Сделай Сам Свою Работу на 5

Проектирование организации информационного обеспечения





 

Основой технического проекта ин­формационной подсистемы является номенклатура целостных сообщений, т.е. входящих документов и устной информации по структурным подраз­делениям аппарата управления и управленческим задачам. Проектная номенклатура сообщений является конкретизацией состава информа­ционных массивов» разработанных в эскизном проекте.

Номенклатура информационных сообщений устанавливается, прежде всего, с учетом содержания реша­емых управленческих задач. На основе диагностического анализа отбираются те задачи, по которым констатирован дефицит (недостаточ­ная полнота) входящих документов и устных сообщений. Этот список дополняется вводимыми новыми за­дачами, установленными в техни­ческом проекте организационного процесса управления. Используя типовые проектные решения, науч­но-методические рекомендации по решению конкретных задач управле­ния производством на АТП, в АТО, ТУ, устанавливается проект­ная номенклатура сообщений по информационному обеспечению тех­нологического процесса управления.

Одним из основных методов обос­нования полноты информационных сообщений является увязка входов и выходов по всей номенклатуре управленческих задач службы аппа­рата управления. Для наглядного представления, определения места и значения каждой управленческой задачи, полной увязки результатов их решения строится графическая схема - информационная модель. При ее построении главное внима­ние обращается на то, что каж­дый выход (результат решения) одной задачи должен стать входом информационным сообщением дру­гой задачи или замыкаться на произ­водство и внешнюю среду данной службы.



Важной задачей технического проектирования информационной подсистемы является распределение и закрепление каждого целостного сообщения по структурным 'подраз­делениям аппарата управления. Вза­имоувязка, полнота, наглядность такого распределения обеспечива­ется построением та блицы-матрицы, в которой слева по вертикали указывается перечень информационных сообщений, а вверху по горизон­тали - перечень структурных звеньев. В поле таблицы условными обозначениями фиксируются виды информационных процессий (образование информации, использо­вание для справок и утверждении, использование для образования производной информации), а также виды связей между ними (доку­ментированная или устная). Взаимо­связанные виды потоков исходной и производной информации соеди­няются линиями в пределах дан­ной графы (структурного звена управления), где формируется произ­водная информация.



Разработанные схемы информаци­онных связей управленческих задач и структурных звеньев аппарата управления используются для уточ­нения положений о структурных подразделениях по разделу «Права». Кроме того, на основе этих схем составляются отдельные таблицы по каждому структурному звену с указанием источника поступления информации, вида сообщения, полу­чаемого результата и кому он передается.

После этого производятся расче­ты количественных показателей по спроектированной информационной подсистеме. Подсчитывается число сообщений по их номенклатуре (дли­на списка) и общее число сообщений с учетом периодичности их поступ­ления по каждому структурному звену, службе и управляющей сис­теме в целом.

По схемам информационных свя­зей управленческих и структурных звеньев прямым счетом определя­ется количество и удельные веса документальных и устных информа­ционных сообщений, а также условно-постоянных, нормативно-справочных и переменных сообщений.

При разработке мероприятий для повышения достоверности информа­ционных сообщений необходимо учи­тывать, что чем длиннее информационные каналы и чем больше на этом пути структурных подразде­лений, тем больше информация подвергается искажению, снижается ее точность. Следовательно, для повышения достоверности сообщения необходимо сокращать общую протя­женность этих каналов, длину марш­рута прохождения отдельных доку­ментов, устранять излишние согла­сования и утверждения; при этом уменьшается и общее время про­хождения документов.



На движение документов между подразделениями АТП затрачивает­ся 12% времени работников аппа­рата управления. Для устранения излишних передач документов меж­ду подразделениями используется транспортная модель линейного программирования, с помощью кото­рой оптимизируется суммарная кратность документопередач.

При построении схем документо­оборота необходимо учитывать ос­новные документопотоки: входящие на АТП, в АТО, ТУ, исходящие и внутренние. Обеспечение опера­тивного прохождения документов и своевременного контроля за их исполнением, а также правильного их оформления в соответствии с требованиями ГОСТ возлагается на канцелярию, секретариат. Наи­более распространенным методом контроля исполнения документов является ведение контрольно-сроко­вой картотеки.

Разработка информационной под­системы, потоков документальной и устной информации на уровне по­казателей и отдельных сведений осуществляется в рабочем проекте. Основная задача при этом состо­ит в уточнении необходимости полу­чения определенных сведений по каждой должностной обязанности и рабочему месту.

Номенклатура входных показате­лей устанавливается путем опреде­ления минимально необходимого их содержания и объема для решения управленческих подзадач. При этом учитывается, что взаимосвязь доку­ментов должна обеспечивать пол­ноту показателей, необходимых для решения подзадач управления. На­пример, план по перевозкам дол­жен соответствовать плану по ТО и ТР подвижного состава, послед­ний - плану материально-техничес­кого снабжения, обеспечения кад­рами, финансами и т.д. План перевозок автоколонны должен соответствовать плану по службе эксплуатации, сменно-суточные зада­ния - месячному плану, а послед­ний - квартальным и годовым. Та­кая взаимосвязь показателей и до­кументов является необходимым ус­ловием правильной организации до­кументооборота.

Для устранения дублирования по­казателей в различных потоках информации необходимо выявить состав и число документов, в которых повторяются одни и те же сведения, и установить их целесо­образность. Наиболее эффективными методами сокращения дублирования, снижения избыточности информаци­онных данных является создание накопительных документов взамен разовых, введение информации об отклонениях фактического состояния от плана (нормы) взамен повто­рения фактов, подтверждающих вы­полнения плана, точное установле­ние (сокращение) числа получа­телей одних и тех же сведений.

Полная номенклатура входных и промежуточных показателей в до­кументированной или устной форме в масштабе всей службы АТП или структурного звена управления распределяется по отдельным долж­ностям и оформляется в виде таб­лицы. Такая таблица (аналогич­ная той» которая составляется в техническом проекте по целостным документам, управленческим зада­чам-функциям и структурным звень­ям) позволяет охватить весь комплект первичных нормативно-справочных и промежуточных информационных данных, не упус­кая из виду существенных момен­тов. Кроме того, общая таблица распределения всех входных и выходных показателей по должностям обеспечивает их балансировку и выступает основой уточнения поло­жений о должностях по разделу «Права». Отсутствие же конкре­тизации должностных инструкций на уровне показателей делает их слишком общими и малоэффектив­ными в практическом использова­нии.

В рабочем проекте информацион­ной подсистемы, кроме того, необхо­димо:

- установить требуемый общий объем, минимально возможную час­тоту получения сведений, обеспе­чить повышение - их достоверности и своевременности;

- определить возможность замены поступающей документированной ин­формации на устное сообщение (как более оперативное и менее трудоемкое); установить необходи­мость замены устной информации документом (как более точным, подлежащим длительному Хранению без искажений);

- повысить унификацию, типизацию и стандартизацию получаемых доку­ментов и устных данных по их содержанию, форме и порядку рас­положения показателей с точки зрения удобства их использования;

- рассчитать коэффициент использо­вания всех сведений, содержащих­ся в поступающих на рабочие места конкретных документах и устных сообщениях; проектные зна­чения коэффициента сравнить с фак­тическими.

По документам, в составлении которых принимают участие нес­колько работников аппарата управ­ления (путевой лист, товаротранспортный документ, ремонтный листок и т.п.), составляются оперограммы с указанием показателей, подго­тавливаемых каждым исполнителем.

Разработка рабочего проекта ин­формационной подсистемы, на уровне показателей является наиболее трудоемкой частью всего оргпроекта ОУАП, но именно на этом уров­не детализации осуществляется вся практическая деятельность аппарата управления, поэтому от тщательнос­ти его разработки зависит качест­во большинства разделов и всего оргпроекта в целом.

 

 








Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.