ГЛАВА 19 ПРОЕКТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ПОДСИСТЕМЫ РЕШЕНИИ И ПОДСИСТЕМЫ ИНФОРМАЦИИ

Принципы и методы проектирования подсистемы управленческих решений

И подсистемы информации

Разработанный эскизный проект технологической системы управления производством на АТП, в АТО, ТУ (подсистемы управленческих реше­ний и подсистемы информации) конкретизируется в техническом про­екте и затем, детализируется в рабо­чем проекте.

В эскизном проекте системы ба­зовой единицей выступали группа (комплекс) управленческих решений и массив информации, ориентирован­ные на общую функцию управления (группу управленческих задач), об­щий технологический цикл и службу аппарата управления. В техническом проекте такими единицами являются отдельное управленческое решение (документ или устное решение, ука­зание по одному вопросу) и целост­ное информационное сообщение до­кументированное или устное, ориен­тированные на конкретную функцию управления (управленческую зада­чу), конкретный технологический цикл и структурное подразделение аппарата управления. В рабочем проекте в качестве базовой единицы выступают выходные показатели, реквизиты в документах (составные части устного решения) и отдель­ные данные в информационном сооб­щении, ориентированные на подза­дачи управления (должностные обя­занности, детальные функции управ­ления), детальный технологический цикл и должность в аппарате управ­ления.

Состав задач, решаемых в техни­ческом проекте подсистемы управ­ленческих решений на АТП, в АТО, ТУ, определяется следующими пара­метрами и показателями ее конкретной модели:

- состав управленческих реше­ний - номенклатура управленческих решений (документов и устных рас­поряжений, указаний); системати­зация, распределение номенклатуры управленческих решений по их группам, комплексам;

- соотносительность управленческих решений - соответствие управлен­ческих решений конкретному (двуху­ровневому) «дереву целей» управ­ления; распределение управленче­ских решений по конкретным функ­циям (управленческим задачам); закрепление управленческих реше­ний за структурными звеньями упра­вления;

- число управленческих решений - число номенклатурных управленче­ских решений (длина списка); общее количество решений с учетом перио­дичности их подготовки и принятия;

- структура подсистемы управлен­ческих решений - удельный вес до­кументированных решений и устных распоряжений в их номенклатур­ном списке и общем количестве; чис­ло управленческих решений в каждой их группе, в том числе оперативных, тактических, стратегических и эпизо­дических решений, их удельные веса в номенклатурном списке и общем количестве; удельный вес решений (по их числу из номенклатурного списка), соответствующих целям управления двухуровневого «дерева целей»;

- пропорциональность управленчес­ких решений - число решений, исхо­дящих из каждого структурного звена управления, и их удельные веса в общем количестве по службе аппа­рата управления; число рутинных (стандартизированных) решений, структурированных (типовых) и неструктурированных (творческих, слабоструктурированных) решений, их удельные веса в общем коли­честве; число объективно обоснован­ных решений (ресурсно, вариантно, с нормативно-правовой точки зре­ния) и волевых, их удельные веса в общем количестве решений; число своевременно принимаемых решений раньше и позже необходимого срока, их удельные веса в общем количе­стве.

Состав задач, решаемых в техниче­ском проекте подсистемы информа­ции в АТП, АТО, ТУ, определяется следующими параметрами и показа­телями ее конкретной модели:

- состав информационных сооб­щений - номенклатура целостных сообщений документированных и устных; систематизация, распределе­ние номенклатуры сообщений по информационным массивам;

- соотносительность информацион­ных сообщений - соответствие номенклатуры получаемых сообщений номенклатуре управленческих решений; распределение, закрепле­ние сообщений по управленческим задачам (конкретным функциям управления); закрепление входящих информационных сообщений за структурными звеньями управления;

- число информационных сообще­ний - число номенклатурных сообщений документированных и устных (длина списка); общее число сообщений с учетом периодичности их поступления;

- структура подсистемы информа­ции - удельный вес документиро­ванных сообщений и устных в их номенклатурном списке и общем ко­личестве; число условно-постоянных, нормативно-справочных и перемен­ных сообщений, их удельные веса в номенклатурном списке и общем количестве;

- качество информационных сооб­щений - полезность входящих сооб­щений; полнота информации; досто­верность сообщений; избыточность входящих сообщений; своевремен­ность получаемых сообщений.

Состав задач, решаемых в рабочем проекте подсистемы управленческих решений на АТП, в АТО, ТУ, опре­деляется следующими параметрами и показателями ее детальной модели:

- состав детализированных резуль­татов (составных частей управлен­ческих решений) - номенклатура выходных показателей, реквизитов как составных частей документов, устных распоряжений; систематиза­ция, распределение показателей, рек­визитов в документах;

- соотносительность составных час­тей управленческих решений - соот­ветствие номенклатуры выходных, формируемых показателей детально­му (трех-, четырехуровневому) «де­реву целей» управления; распреде­ление детальных результатов управ­ления по должностным обязаннос­тям (управленческим подзадачам); закрепление формируемых показате­лей за должностями;

- количество детальных результатов управления - число рассчитывае­мых показателей, подготавливаемых данных (длина номенклатурного спи­ска); общее число рассчитываемых показателей с учетом периодичности; объем перерабатываемой информа­ции в знаках с учетом вариантности расчетов; количество детальных результатов, подготавливаемых каждой должностью в аппарате управления.

Состав задач, решаемых в рабо­чем проекте подсистемы информации на АТП, в АТО, ТУ, определяется следующими параметрами и показа­телями ее детальной модели:

- состав информационных дан­ных - номенклатура входных пока­зателей, данных; систематизация номенклатуры показателей, данных по входным документам, сообще­ниям;

- соотносительность информацион­ных данных - соответствие номенк­латуры входных показателей, дан­ных номенклатуре выходных резуль­татов; распределение информацион­ных данных по решаемым управлен­ческим подзадачам (должностным обязанностям); закрепление входных показателей, данных за должностями аппарата управления;

- количество информационных дан­ных - число входных данных, в том числе показателей; общее число входных данных с учетом их перио­дичности; объем входящей информа­ции в знаках.

Проектные решения должны обес­печить улучшение этих параметров и показателей по сравнению с их фактическими значениями. Техниче­ский и рабочий оргпроекты техноло­гической системы управления разра­батываются с учетом требований к подсистеме управленческих реше­ний и подсистеме информации.

Каждое управленческое решение должно отвечать следующим, предъ­являемым к нему, требованиям:

- целенаправленность, т.е. строгое соответствие определенной конкрет­ной цели управления, для достиже­ния которой принимается данное ре­шение;

- объективная обоснованность реше­ния, проявляющаяся в использова­нии технических, технологических, организационных, социальных, эко­номических законов автотранспорт­ного производства и управления, в сбалансированности обеспечения ресурсами для выполнения решения, в вариантности расчетов, в соблюде­нии законности правовых норм его принятия;

- конкретность содержания, совер­шенство формы, количественная и качественная определенность реше­ния;

- стимулирующее свойство решения, которое проявляется в предусмотрении морального и материального сти­мулирования участников его разра­ботки и исполнителей, в прямом и косвенном удовлетворении общест­венных, коллективных и личных инте­ресов в каждом решении.

Подсистема управленческих реше­ний должна строиться на четкой иерархии трех уровней ее описа­ния общего, конкретного и деталь­ного. Каждое решение из номенкла­турного списка должно входить в определенную группу, комплекс управленческих решений и, в свою очередь, состоять из четкого соста­ва реквизитов, показателей. Доку­менты по форме и содержанию необ­ходимо в максимальной степени унифицировать, придать им необхо­димую юридическую силу с ответственностью на более нижних ступе­нях управления. Количество реше­ний, особенно по одной и той же проблеме следует по возможности сокращать, значительно повышая их качество и контроль исполнения. Каждое управленческое решение (его составная часть, показатель) должно быть закреплено за управ­ленческой задачей (должностной обязанностью) и структурным зве­ном управления (должностью).

К информационным сообщениям и данным предъявляются требования: четкость их номенклатуры; опреде­ленности распределения сообщений и данных по задачам и должностным обязанностям, а также по структур­ным подразделениям и должностям; соответствия информационных сооб­щений управленческим решениям (тождество входных документов по одним и выходных документов по другим задачам). Качество исполь­зуемой информации обеспечивается повышением ее полезности, достовер­ности, своевременности и снижением избыточности сообщений. Рациона­лизация формы представления ин­формации определяется степенью ее документируемое, совершенством носителя информации, наибольшей полнотой, объемом необходимых дан­ных.

Совершенствование информацион­ных потоков, документооборота осно­вывается на принципах прямоточности движения сообщений (минимизации суммарной кратности документопередач), ритмичности обмена ин­формацией (отсутствие простоев в ожидании и пиковых нагрузок) и рационализации интенсивности пото­ков (соответствие потенциальной способности получателя к восприя­тию, переработке информации).

Разработка технического и рабо­чего проектов подсистемы управлен­ческих решений и подсистемы инфор­мации, документооборота осуществ­ляется: специальными конкретными методами. Наиболее эффективными являются нормативный метод (при­менений официальных инструкций, методик автотранспортных министерств, ЦСУ, министерства финансов и т.п.), использование типовых проектных решений и научно-методи­ческих рекомендаций (разработки НИИАТ, Центроавтотеха, ЦНОТиУ, НИПИ АСУ АТ Минавтотранса РСФСР, ГосавтотрансНИИпроект Минавтотранс УССР, КазНИПИАТ, НИИ Главмосавтотранса и т.п.).

При отсутствии или недостаточ­ной конкретности нормативных и научно-методических рекомендаций применяется метод экспертных оце­нок на основе опроса руководи­телей, специалистов и технических исполнителей АТП, АТО, ТУ.

Особое значение имеет метод ло­гического соответствия, основой ко­торого является правильное и пол­ное соответствие подсистемы управ­ленческих решений и подсистемы информации принципам дифферен­циации их элементов потрем уровням детализации, привязка их к строго соответствующим управленческим задачам и подзадачам, а также к структурным звеньям и отдельным должностям. Во взаимосвязи с мето­дом логического соответствия применяются методы оптимизации потоков информации, таблично-графические и другие, уровень использования которых зависит от квалификации проектировщика.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: