Проектирование подсистемы управленческих решений

Техническое проектирование объек­тивно необходимого состава управ­ленческих решений является, первой и наиболее важной задачей техничес­кого проекта подсистемы решений АТП, АТО, ТУ. Для этого, номен­клатуру групп управленческих реше­ний, разработанную в эскизном про­екте, детализируют до отдельных решений, по масштабу соответ­ствующих документу или устному распоряжению. Основное внимание обращается на вводимые в проекте (дополнительно к существующим) конкретные функции управления, на повышение удельного веса тактичес­ких и стратегических управлен­ческих решений. При этом использу­ются рекомендации по теории и методо­логии эксплуатации и управления АП.

Методом экспертных оценок, эвристическим, опытным методом уточняется проектная номенклатура управленческих решений путем увя­зки ее с двухуровневым «деревом целей» управления, рассчитывается удельный вес решений, соответст­вующих целям управления.

Проектная номенклатура управлен­ческих решений распределяется по конкретным функциям управления как формы результатов их испол­нения. Такое распределение осущест­вляется в виде таблицы и исполь­зуется в дальнейшем для построения модели взаимосвязи управленческих решений. Кроме того, спроектирован­ный состав решений закрепляется за структурными подразделениями аппарата управления, с помощью которого уточняются положения о структурных звеньях по разделу «Ответственность».

Необходимо рассчитывать число решений, исходящих их каждого структурного звена управления по определенной службе, и их удельные веса; эти показатели характеризуют производительность (но не качество работы) управленческих подразделе­нии. Проектные значения сравнива­ются с фактическими показателями.

С учетом мероприятий, разрабо­танных в эскизном проекте техноло­гического процесса управления, из­меняется фактическая номенклатура структурированных и особенно твор­ческих решений. Проектный сос­тав устанавливается путем пере­вода подобных фактических реше­ний на класс ниже (до форма­лизованных, рутинных решений) с учетом разработки их алгоритмов, а также введением дополнительных творческих решений на основе проек­тного состава конкретных функций (управленческих задач). Подсчиты­вается проектное количество рутинных, структурированных и творче­ских решений по каждой службе аппарата управления; определяются их удельные веса в общем коли­честве и сравниваются с фактиче­скими значениями.

Далее устанавливаются номенкла­тура и количество управленческих решений, по которым необходимо разработать специальные мероприя­тия, в проекте технологического про­цесса управления по повышению уровня их обоснования. К таким ре­шениям относятся главным образом тактические и стратегические по от­ношению к экономике и организации автотранспортного производства и управления им, а также все решения, связанные с планированием и регули­рованием производства. Рассчитыва­ется проектная величина удельного веса достаточно обоснованных реше­ний и уточняется снижение количест­ва волевых решений.

Необходимо повысить удельный вес своевременно принимаемых управленческих решений, используя мероприятия по усилению контроля исполнения поставленных задач, по совершенствованию стиля и методов управления, морального и мате­риального стимулирования управ­ленческого персонала, по его воспи­танию и т.п. Особо выделяются те решения, по которым установлено в диагностическом анализе регулярное запаздывание с их подготовкой и принятием. Для таких решений раз­рабатывается в деталях рабочий проект; в последующих разделах оргпроекта именно по ним подроб­но разрабатывается технологический процесс управления, акцентируется вниманием при выборе ТСУ.

В рабочем проектировании подсис­темы управленческих решений осно­вой выступает определение действи­тельно необходимой номенклатуры и периодичности выходных показате­лей, реквизитов документов как результатов решения подзадач (ис­полнения должностных обязаннос­тей) отдельными работниками аппарата управления. Это связано с тем, что 20-30% времени ИТР и служа­щие АТП тратят на составление различных видов справок, ответов на запросы вышестоящих органов. Такое же положение в ТУ по отноше­нию к объединениям и министерству. В оперативных ежедневных сведе­ниях, подаваемых из АТП, АТО в ТУ, указывается число выпущенных на линию автомобилей, объем пере­возок в тоннах и грузооборот в тонно-километрах по основным клиентам, коэффициенты выпуска и техничес­кой готовности подвижного состава, число автомобилей в простое, в том числе в ремонте и др. Вся эта информация, заключенная в 18 доку­ментах и составляющая примерно 6000 четырехзначных цифр, ежед­невно передается начальнику ТУ, его заместителю по эксплуатации и главному инженеру. Естественно, эти руководители не в состоянии проана­лизировать такой объем информации и на ее основе принять какое-либо решение, 15-20% поступившей из АТП в ТУ информации затем не используется; а в целом на верхних ступенях отраслевого управления используется только 10% поступив­шей снизу информации.

Основная масса документов (до 80% от общего объема) создается для нужд самого АТП, АТО. Как прави­ло, содержание одних и тех же дан­ных (кроме бухгалтерской, статисти­ческой отчетности) отражается род­ственными АТП в документах, имею­щих различную форму, не всегда соответствующую предъявляемым требованиям. Главным объектом проектирования форм документов является нестандартная документа­ция. Каждый документ должен объективно отражать ход производ­ства набором определенных показа­телей, способствовать принятию обо­снованного решения или характери­зовать содержание управленческого решения.

При проектировании форы доку­ментов используются данные анализа для устранения существующих недостатков, дублирования документов и

документа и отдельных пробелы и недостающих данных и видах документов. Например, государственный номер автомобиля повторяется в шести документах, остаток топлива фиксируется шесть раз в трех документах и т.д.; в целом по АТП избыточность информации составляет 45%.

При выборе содержания и пост­роении форм бланков документов необходимо руководствоваться сле­дующим:

- наличие документа должно быть достаточно обосновано с точки зрения нецелесообразности устных решений и их составляющих;

- каждый документ должен содер­жать минимальное, но достаточное количество информации для полного отражения события или решения, которое им оформляется; при этом уточняется соответствие проектной номенклатуры выходных показателей трех-, четырехуровневому «дереву целей» управления;

- в документах не должны дублиро­ваться показатели, содержащиеся в документах смежных служб АТП, АТО;

- расположение показателей в доку­менте должно подчиняться логичес­кой последовательности его заполне­ния, облегчающей использование, чтение и контроль данных. При этом необходимо минимизировать число движений глаз, рук или поисковых элементов машин при выборе нужных показателей;

- формы документов должны быть смонтированы комплексно с исполь­зованием минимально возможных фор­матов бумаги, предусмотренных ГОСТом; размеры строк и граф дол­жны обеспечить ясность всех запи­сей и внешний вид документа;

- постоянные записи, не изменяю­щиеся в течение длительного време­ни, должны быть отпечатаны типо­графским способом; в первичные документы не должны заноситься нормативы предприятия;

- необходимо обеспечить преемственность, учет традиций в построении и оформлении документов, несоблюдение которых может значительно снизить эффективность введении новых или совершенствования имеющихся формуляров.

Перечисленные требования отно­сятся к так называемой системе специального делопроизводства. Служебная переписка должна соот­ветствовать общей системе дело­производства. Согласно «Методичес­ким рекомендациям по практическо­му применению основных положений Единой государственной системы делопроизводства», проектирование бланков документов осуществляется в соответствии с требованиями ГОСТ 6-38-72 «Система организационно-распорядительной документации. Основные положения» и ГОСТ 6-39-72 «Система организацион­но-распорядительной документации. Формуляр-образец». На всех АТП, АТО, ТУ общие документы должны составляться на унифицированных бланках, применение которых сокращает объем машинописной работы и повышает культуру делопроизвод­ства.

Для машинной обработки доку­ментов при их проектировании ис­пользуются дополнительные требо­вания. Документы, обрабатываемые с помощью клавишных вычислитель­ных машин, должны быть одностроч­ными, так как группировка содержа­щихся в них показателей сводится к ручной раскладке самих документов. Обработка информации на перфо­рационных и электронных вычисли­тельных машинах предполагает использование многострочных доку­ментов, что сокращает их общее количество и трудоемкость за счет однократной записи общих для всех позиций документов признаков. Многострочные документы удобны для перфорации.

Для разработки сводных учетно-плановых показателей с помощью ПВМ и ЭВМ информация с первич­ных документов переносится на пер­фокарты и перфоленты по установ­ленным макетам. После проектирования макета перфорации его расчерчивают на перфокарте с присвоением ему номера, наименования и с надпи­сями в соответствующих зонах наименования каждого реквизита. В отличие от перфокарт информа­ция на перфоленте записывается зонами, причем зона перфоленты мо­жет включать информацию и одного документа, и нескольких пачек доку­ментов. В пределах каждой зоны содержание документов фиксируется последовательно - постоянные и ра­бочие реквизиты, служебные знаки.

Формы носителей сводной или ре­зультативной информации определя­ются эксплуатационными возможно­стями машин, назначением и метода­ми использования данных. Для рабо­тников органов управления на авто­транспорте результатная информа­ция представляется в виде печатных сводок (таблиц, ведомостей) на бланках или рулонной бумаге.

После установления номенклатуры выходных показателей и распределе­ния детализированных результатов по документам осуществляется фик­сация их закрепления за должност­ными обязанностями (привязка уп­равленческих подзадач и резуль­татов их решения). Это выполняется в виде таблицы, аналогичной таб­лице распределения проектной но­менклатуры управленческих реше­ний по конкретным функциям (уп­равленческим задачам), и использу­ется для построения модели взаимо­связи управленческих подзадач по показателям.

Кроме того, детализированные результаты, выходные показатели во всей их совокупности по структур­ным подразделениям и службе аппарата управления распределя­ются по отдельным должностям также в виде таблицы. Этот промежу­точный результат рабочего организа­ционного проектирования подсистемы управленческих решений используется для уточнения положений о должностях по разделу «Ответственность».

В итоге подсчитывается проектное число формируемых показателей (по их номенклатуре) на уровнях должности, структурного звена и службы аппарата управления АТП, АТО, ТУ. С учетом периодичности их формирования определяется об­щее число показателей по тем же уровням. На основе этих данных определяется общий объем перера­батываемой информации.

Объем информации рассчитывает­ся не только для установления трудоемкости ее обработки, но, главным образом, для обоснования выбора конкретных модификаций ТСУ. При этом определяются по каждому документу и суммируется число граф, строк, графострок, слов, показателей, реквизитов, заполняе­мых букв алфавита, цифровых знаков, логических и арифметичес­ких действий, приведенных к дейст­виям умножения. Таким образом, определяется объем регулярной документируемой информации, кото­рая составляет 80-85% от всей документированной информации на АТП. В с вою очередь, в общем объеме документированная информа­ции составляет 50-70%, а устная информация - 30-50%. Зная эти соотношения, можно установить при­мерный общий объем всей инфор­мации на АТП, АТО.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: