Эскизное проектирование организационно-технологического

Процесса управления

Сложность целостного процесса управления АП предполагает воз­можность и необходимость его расчленения по различным призна­кам: фазы информационного про­цесса, основные функции управле­ния, фазы управляемого процесса, объекты управления, методы управ­ления, степень централизации управ­ления и т.д. Одним из кон­структивных признаков такой клас­сификации является дифференци­ация процесса управления по аспек­там с выделением организационного, технического, технологического, со­циально-трудового и экономического процесса управления (см. рис. 3.1).

Организационный процесс управ­ления представляет собой состав групп, типов управленческих функ­ций (комплексов управленческих за­дач), функций (задач) и работ (должностных обязанностей), после­довательность, частоту и длитель­ность их исполнения, а также особенности содержания с позиций возможности их механизации и авто­матизации. Таким образом, оргпроцесс управления характеризует, что делается (или должно делаться) структурными подразделениями аппарата управления и как они функци­онируют.

Основными параметрами и пока­зателями общей модели оргпроцесса управления, используемыми в эскизном проекте, являются:

1. Состав групп управленческих функций - список (перечень) их но­менклатуры, соответствие номенкла­туры групп функций «дереву целей» управления, полнота исполнения групп управленческих функций;

2. Периодичность исполнения групп управленческих функций - число раз исполнения в год;

3. Число групп управленческих функций - число их наименований, число функциональных циклов в год, удельные веса стратегических, такти­ческих и оперативных групп управ­ленческих функций в общем их количестве;

4. Параллельность исполнения групп управленческих функций - очередность выполнения их состава (схема), сдвиги по времени их исполнения (график Гантта, сетевой график), коэффициент параллель­ности исполнения групп функций;

5. Длительность групп управ­ленческих функций - продолжи­тельность выполнения или момент времени завершения каждой группы управленческих функций, а также всего функционального цикла в це­лом;

6. Распределение групп управ­ленческих функций по интервалам календарного времени;

7. Степень совершенства органи­зационных методов формализации оргпроцесса управления - качество Положений об АТП, АТО, ТУ и Положений об их службах (раздел «Функции, задачи, права, ответствен­ность»);

8. Состав и удельный вес групп управленческих функций, решаемых с помощью технических средств управления.

Рассмотрим методы совершенст­вования организационного процесса управления АП по указанным пара­метрам с учетом требований к ра­циональному процессу управления.

Задача установления проектного состава групп управленческих функ­ций (комплексов управленческих задач) решается в следующей последовательности: выбирается коренной уровень измерения в проектных рекоменда­циях при решении этой задачи классификационный или порядко­вый; устанавливается уровень совер­шенства проектных решений - нор­мативный или научный, если отсут­ствует передовой опыт решения данной задачи; выбирается метод оргпроектирования - типовых про­ектных решений, параметрический, графический.

Допустим, выбран классификационный уровень измерения, нормативный уровень оргпроектирования и метод типовых проектных решений. В связи с этим формируется таблица-матрица состава групп управлен­ческих функций по ГОСТ 24525.0-80, где по горизонтали указываются функциональные подсистемы, а по вертикали - целевые под­системы. В поле таблицы проставляются шифры специальных функций управления с приложением списка их номенклатуры, выделяются фактически выполняемые группы управленческих функций (специальные функ­ции управления), а также предлагаемые дополнительно в проекте. Последние устанавливаются на основе спроектированного «дерева целей» и результатов анализа использования техники, кадров, информационных, финансовых, организационных ресурсов управления, выявленных резервов в системе и процессе управления.

На основе составленной таблицы подсчитываются по ГОСТу проектное и базовое
число специальных функций управления, относящихся к каждой целевой подсистеме,
и рассчитываются частные коэффициенты полноты состава групп управленческих функций, а затем общий коэффициент. Фактические их величины сравниваются с проектными. В другом варианте проектного состава групп управленческих функций может быть выбран порядковый уровень измерения, научный уровень оргпроектирования и метод параметрического моделирования. Для этого
необходимо изучение и обобщение специальной литературы по функциям управления
производством (табл. 14.2).

Задача установления проектной периодичности исполнения групп управленческих функций (специальных функций) решается путем выбора частоты выполнения каждой из них, т.е. число раз в год. Проектное число общих функциональных циклов в год рассчитывается как сумма произведений проектного числа групп управленческих функций на проектную частоту их исполнения в год.

При нормативной номенклатуре проектного состава групп управлен­ческих функций для установления частоты их исполнения применяется метод типовых проектных решений. При этом используются официальные инструкции, методики, учебная ли­тература по экономике и организаций автомобильного транспорта.

Для установления частоты испол­нения групп управленческих функций на научном уровне проектных реше­ний применяется метод имитацион­ного моделирования, в том числе автоматизированного.

Установление проектной парал­лельности исполнения групп управ­ленческих функций проводится на классификационном уровне измере­ния и научном уровне совершенства проектных решений, так как нор­мативные данные пока отсутствуют, что, в свою очередь, не позволяет оценить прогрессивность передового опыта. При этом используются такие методы оргпроектирования, как лич­ный опыт руководителей и проекти­ровщиков, экспертные оценки, пара­метрическое моделирование.

Один из методов решения этой задачи предполагает установление логической па­раллельности исполнения групп управленчес­ких функций, объединенных вначале по специ­фике объектов (управление производством в целом, обеспечивающим производством, вспомогательным производством, основным производством, управлением производством), затем - по специфике содержания управле­ния любым объектом (контроль, руководство, планирование, организация, регулирование) и по интервалу времени, на который распро­страняется управленческое воздействие (пер­спективное, тактическое, оперативное, эпи­зодическое). Далее синтезируется исполнение всех групп функций в сетевом графике с учетом реального масштаба времени Наибольшая наглядность и убедительность достигается в том случае, когда график спроектированного оргпроцесса управления сравнивается с фактическим, специально построенным при обследовании и диагности­ческом анализе.

Особое и наибольшее внимание уделяется решению задачи установления проектной длительности испол­нении каждой группы управленчес­ких функций и в целом функцио­нального цикла. Выбирается поряд­ковый уровень измерения (так как срок завершения работы устанавли­вается в реальном масштабе време­ни, на определенные дату и часы), нормативный уровень совершенстве предложений и метод типовых про­ектных решений. При этом исполь­зуются материалы обследования и диагностического анализа длитель­ности исполнения каждой фактичес­ки исполняемой группы управленчес­ких функций.

Таблица 14.2 (лист 59)

Устанавливается период времени завершения каждой группы управ­ленческих функций на основе регла­ментирующих отраслевых докумен­тов, пожеланий руководителей, экс­пертных оценок (определенный год и месяц для перспективных функций, календарные месяц и число для тактических и время суток для опера­тивных функций; время исполнения эпизодических функций - 2-15 дней). Начало исполнения каждой группы функций определяется экс­пертным путем.

На основе проектной параллель­ности организационного процесса управления и периодов времени начала и завершения исследуемых операций рассчитываются длительность исполнения каждой группы управленческих функций и всего оргпроцесса управления в целом. Последняя определяется как сумма длительностей исполнения групп функций, лежащих на критическом пути в сетевом графике. Определяется выигрыш времени в проекте по сравнению с фактическими данными. Сравнивается проектная длительность решения комплексов управленческих задач и оргпроцесса в целом с базовой (т.е. с длительностью оргпроцесса при последовательном исполнении всех групп управленческих функций) и рассчитывается коэффициент параллельности спроектированного оргпроцесса управления. Затем проектный коэффициент параллельности сравнивается с фактичес­ким.

Степень регламентирования со­става групп управленческих функ­ций, периодичности (частоты), по­следовательности и длительности их исполнения характеризуют качество предлагаемых организационных ме­тодов управления в части организа­ционно-стабилизирующего воздей­ствия на процесс управления при эскизном его проектировании. При этом уровень совершенства органи­зационных методов управления опре­деляется полнотой охвата парамет­ров и показателей процесса управле­ния и его организации в проекте, качеством проектных решений, выб­ранной формой представления этих решений (коэффициенты, таблицы, схемы, графики) и качеством оформ­ления предлагаемых мероприятий, удобством для практического внедре­ния и пользования.

Завершающим параметром эскиз­ного проектирования оргпроцесса управления является уровень выпол­нения групп управленческих функций с помощью ТСУ. Регламентация этого параметра является необхо­димым условием выделения и совер­шенствования технического процесса управления. Данная задача решает­ся на классификационном уровне измерения путем установления про­цента механизированного и автома­тизированного исполнения каждой группы управленческих функций. Здесь используется метод типовых проектных решений, в том числе рекомендации по «АСУавтотранс», передовой опыт АТП, АТО, ТУ, разработки научно-исследователь­ских организаций на автотранспорте и в других отраслях.

Итоговым и очень важным момен­том является установление влияния общего совершенствования оргпроцесса управления на повышение эффективности и качества управ­ления АП. Для этого выделяются те параметры и показатели, характе­ризующие спроектированный оргпроцесс управления, которые изменились по сравнению с фактически­ми. Затем на порядковом уровне измерения определяется характер влияния степени изменения показа­телей усовершенствованного процес­са управления на показатели эф­фективности управления производ­ством.

Наряду с организационным про­цессом управления АП важнейшее значение в оргпроектировании имеет разработка мероприятий по совер­шенствованию технологического про­цесса управления и его организации. Последний представляет собой про­цесс циркуляции и преобразования информации, совокупность этапов, стадий и процедур (в зависимости от уровня детализации) подготовки, принятия и реализации управлен­ческих решений, выполняемых в определенной последовательности машинами и людьми с соответствую­щей длительностью в режиме разде­ленного времени. В процессе управ­ления АП выделяются технологичес­кие процессы управления (общие, конкретные и детальные технологи­ческие циклы), соответствующие подготавливаемым группам управ­ленческих решений, отдельным реше­ниям или их составным частям.

При проектировании технологи­ческого процесса управления и его организации обязательно что-то в нем улучшается (по сравнению с существующей практикой) для повы­шения эффективности и качества управления производством. Пробле­ма состоит в поиске того, что именно целесообразно улучшить, и в дока­зательстве, что это совершенствова­ние действительно приведет к повы­шению эффективности и качества управления и в определении размера этого эффекта.

В эскизном проекте технологи­ческого процесса управления и его организации основным предметом внимания, единицей исследования выступает общий технологический цикл управления. Это объясняется тем, что состав общих технологи­ческих циклов управления предопределен номенклатурой групп управ­ленческих решений, а совершенство­вание последней рассматривается в гл. 15. Кроме того, номенклатура общих технологических циклов управления вытекает из состава общих функций управления и их групп, который уже должен быть спроектирован и выступает как неизменное условие. Таким же усло­вием выступает и проектное общее «дерево целей» управления. На дан­ном этапе эскизного проектирования сохраняется вся фактически суще­ствующая система управления, рас­сматриваемая как условия при проектировании общего технологи­ческого процесса управления и его организации (табл. 14.3).

Параметры и показатели самого технологического процесса управле­ния и его организации, которые можно улучшить по сравнению с фактическими их значениями, раз­деляются на две группы: первичные параметры (именно их изменяют в проекте) и расчетные параметры, которые вычисляют в соответствии с изменениями первичных парамет­ров и показателей. Номенклатура таких параметров в наиболее полном виде представлена в табл. 14.3. Здесь же указаны показатели эф­фективности управления АП, на ко­торые влияет изменение в проекте параметров технологического про­цесса управления. Первые семь первичных параметров и шесть расчетных характеризуют технологический процесс управления; вторая часть (под чертой) - его организацию (см. табл. 14.3).

Всю совокупность параметров технологического процесса управле­ния производством удобно представ­лять в виде таблицы, в которой одновременно указываются факти­ческие и проектные значения три­надцати параметров (табл. 14.4). Решение этих задач осуществляется на порядковом и, главным образом, на классификационном уровнях из­мерения при использовании нормативного или научного уровня совершенства проектных решений. Метод оргпроектирования - личный опыт проектировщика с использованием знаний и рекомендаций практических работников.

Состав (номенклатура) этапов по каждому общему технологическо­му циклу (ОТЦ) управления уста­навливается (дополняя фактическое состояние) с учетом его значения в целостном технологическом про­цессе управления и степени точности фактического его выполнения, а также влияния на повышение эф­фективности и качества управления производством.

Периодичность (частота) выпол­нения каждого ОТЦ и, следователь­но, всех его этапов (число раз в год) определяется на основе изучения соответствующих регламентирующих документов, анализа производствен­ных ситуаций и оценки фактического состояния по ОТЦ. При этом необ­ходимо помнить, что изменение периодичности прямо связано с повы­шением или снижением трудоемкости управления по выполнению ОТЦ и соответственно - результативнос­ти управления.

Таблица 14.4 (лист 61)

Фактическую сложность каждого ОТЦ управления и его этапов редко удаётся уменьшить в проекте, так как она зависит от сущности групп управленческих решений, а добавление этапов повышает сложность ОТЦ. И нее же ее можно снизить, если будут найдены более простые и точные методы, алгоритмы испол­нения этапов и всего ОТЦ управ­ления. Часто фактический уровень сложности ОТЦ искусственно повышен из-за низкой организации техно­логического процесса управления, когда на любой из последующих этапов поступает информация не­полная, некачественная и несвоевре­менная. При отсутствии обоснован­ных методик степень сложности эта­па оценивается экспертно по трех­балльной шкале: высокая слож­ность - 0,8; средняя - 0,5 и низ­кая - 0,2. При этом степень сложности ОТЦ рассчитывается, как средняя арифметическая величина по его этапам, а степень сложности всего технологического процесса уп­равления, как средняя арифмети­ческая по всем ОТЦ управления.

Проектная номенклатура методов реализации каждого этапа ОТЦ определяется с учетом их разбивки на три группы и трехбалльной шкалы оценок степени их совершен­ства: интуиция, опыт работника, экспертные оценки - 0,2; инструк­ции, алгоритмы, методики выпол­нения рутинных операций, простые расчеты - 0,5; оптимизационные ме­тоды, в том числе экономико-математические - 0,8. Выбор методов, алгоритмов реализации ОТЦ управления и этапов обосновывает­ся в пояснительной записке на основе изучения передового опыта и соответ­ствующей литературы с учетом условий системы управления производством (см. табл. 14.3). Особое внимание обращается на выбор методов, алгоритмов реализации ОТЦ, включающих общие функции управления, дополнительно введен­ные в проекте.

Степень точности исполнения эта­пов. ОТЦ и технологического про­цесса управления в целом зависит прежде всего от применяемых мето­дов их реализации и оценивается тремя массами: высокая точность - 0,8; средняя - 0,5; низкая - 0,2. Пе­ревод степени точности в проекте в белее высокий класс предопреде­ляется изменением группы предлага­емых методов исполнения этапов ОТЦ управления.

Уровень соответствия (адекват­ности) сложности, методов и точнос­ти исполнения ОТЦ управления рассчитывается по следующим фор­мулам:

адекватность степени совершен­ства методов У_м и степени слож­ности ОТЦ У_с:

А_см = У_с / У_м

адекватность степени точности У_т и степени сложности:

А_ст = У_с / У_т

адекватность сложности, методов и точности исполнения ОТЦ:

У_смт = А_смА_ст

Причем, чем ближе эта величина к единице, тем выше уровень соот­ветствия сложности, методов и точ­ности исполнения ОТЦ.

Совершенствование параллельно­сти выполнения общих технологи­ческих циклов управления и его этапов осуществляется по критерию минимизации времени на весь тех­нологический процесс управления или на группу ОТЦ. При этом совмещаются этапы и ОТЦ по вре­мени их исполнения разными служ­бами аппарата управления. После­довательный метод сочетания за­меняется на параллельно-последова­тельный и особенно параллельный. Важно учитывать, чтобы выигрыш во времени не пропадал из-за дополнительных затрат времени на согласование параллельно выполняемых и проекте ОТЦ и их этапов. Формами представления результатов эскизного проектирования организа­ции технологического процесса управления по этому параметру могут выступать: логическая схема последовательности выполнения групп ОТЦ и их этапов; сетевой график выполнения этапов по группам ОТЦ с событиями - группы документов и другие формы. Сетевой график наиболее предпочтителен, так как позволяет отразить и параметр «длительность выполнения каждого этапа по всем или группе ОТЦ управления». Логические схе­мы, сетевые графики, разработанные в качестве проекта, сопоставляются с подобными схемами, отражающими фактическую организацию техноло­гического процесса управления автотранспортным производством.

При эскизном проектировании до­кументооборота и информационных потоков разрабатывается схема ин­формационных связей между служ­бами аппарата управления (с уче­том подразделений производства и внешней среды) по группам документов и устных сообщений. Другой формой представления ре­зультатов проектирования по этому параметру может выступать таблич­ная матрица.

Итогом разработки эскизного про­екта технологического процесса управления и его организации явля­ется определение влияния предлага­емых мероприятий на повышение эффективности и качества управле­ния производством. Такое влияние устанавливается на порядковом уровне измерения и дополняется разработками других разделов оргпроекта. Уточнение на более высоких уровнях измерения осуществляется в техническом проекте.

Разработка эскизного проекта ор­ганизационного и технологического процессов управления АП дополняется мероприятиями по проектированию процесса технических средств управления (технического процесса управления) и его организации. При этом объектом внимания в эскизном проекте выступают группа и тип фактически имеющихся технических средств управления. Проектирование тех­нического процесса управления и его организации в соответствии с обшей моделью (см. табл. 13.2) включает решение следующих задач:

- совершенствование использования исправных ТСУ по их группам и типам во времени - повышение ко­эффициента использования техники по отношению к фонду рабочего времени и к календарному фонду времени;

- повышение уровня загрузки исправных ТСУ по их мощности - улучшение соотношения достигаемом производительности технических средств управления к величине их паспортной мощности и к наиболее передовому фактическому уровню;

- сокращение времени простоев ТСУ по техническим неисправностям - уровень регулярности обслуживания и ремонта ТСУ;

- оценка влияния совершенствова­ния использования ТСУ на повыше­ние эффективности и качества управ­ления АП.

Исходные данные для эскизного проектирования технического про­цесса управления (как результаты его обследования и анализа) удобно представить в форме таблицы. Одно временно в такую таблицу заносятся результаты оргпроектирования, что позволяет наглядно сравнивать фак­тическое и проектное состояния (табл. 14.5). При отсутствии какого-либо ТСУ на данном АТП в таблице ставится прочерк.

Совершенствование использова­ния ТСУ может быть достигнуто в результате разработки мероприя­тий, касающихся: рационального использования административных зданий по назначению, более правильного размещения служб управления в помещениях;

Таблица 14.5 (лист 62 - 63)

недопущение перегрузки и использования некачественных материален при эксплуатации оборудования (что вызывает непредвиденные расходы на ремонт); улучшение учета просто­ев ТГУ в исправном и неисправном состоянии; бережного хранения обо­рудования на складах, при транспор­тировке и т.п.

Повышение уровня загрузки исправных ТСУ по их мощности достигается в результате совершен­ствования использования ТСУ по прямому назначению, обучения пер­сонала грамотной эксплуатации ТСУ, улучшения оперативного маневриро­вания наличными ТСУ, введения контроля за их использованием и т.п.

Сократить время простоя ТСУ по техническим неисправностям уда­ется в результате обеспечения пери­одического обслуживания и своевре­менного их ремонта, повышения заинтересованности работников в ка­чественном обслуживании, улучше­ния обеспеченности запасными час­тями, рационального использования списанных ТСУ и т.п.

Оценка влияния совершенствова­ния использования ТСУ на повыше­ние эффективности и качества управ­ления осуществляется путем уста­новления связей между улучшением параметров технического и тех­нологического процесса управления. Среди последних основными в дан­ном случае выступают длительность выполнения этапов и общих техноло­гических циклов управления, а также точность их выполнения. На поряд­ковом уровне измерения оценивается степень такого влияния. Одновремен­но уточняется соответствие улучше­ния использования ТСУ с таким пара­метром организационного процесса управления, как состав и удельный вес общих управленческих функций, выполняемых с помощью ТСУ.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: