Характеристика технического обеспечения

Техническое обеспечение является составной частью общего обеспече­ния системы управления автотранс­портным производством. Оно приз­вано способствовать всемерному по­вышению производительности управ­ленческого труда и эффективности управления производством в целом. В рамках указанной общей цели, техническое обеспечение призвано на основе комплексного использова­ния различных технических средств решать ряд конкретных задач, свя­занных с механизацией и автомати­зацией следующих управленческих процессов и работ: составление текс­тов управленческих документов; ко­пирование и размножение управлен­ческих документов; обработка входя­щих и исходящих документов; хране­ние, поиск и транспортировка управ­ленческих документов; выполнение графических работ по оформлению управленческих документов; обеспе­чение оперативной связи и сигнали­зации; выполнение вычислительных операций; оснащение мебелью и обо­рудованием служебных помещений.

С позиций состава предоставля­емых средств техническое обеспе­чение представляет собой комплекс разнообразных инструментов, прис­пособлений, машин, механизмов и це­лых агрегатов, от простейших канцелярских принадлежностей до сложных электронных приборов и устройств. Последние десятилетия ознаменовались бурным развитием таких средств. Их производство во всех развитых странах исчисляется сотнями тысяч наименований.

Появление большого числа тех­нических средств, предназначенных облегчить труд работников управ­ления, сделать его более эффектив­ным, представляет собой наглядное доказательство научно-технического прогресса в сфере управления. Однако современная техника управ­ления требует, чтобы управленчес­кий аппарат хорошо знал ее и эффективно использовал. При этом важно также каждому средству определить наиболее целесообразные и рациональные сферы применения.

Сегодня еще не все предприятия и организации автотранспорта осна­щены, в достаточной мере, техни­ческими средствами управления. Как показали обследования, есть немало производств, где испытывается ост­рый недостаток в самых необхо­димых средствах оргтехники. С дру­гой стороны, можно увидеть немало примеров, когда имеющиеся техни­ческие средства управления исполь­зуются недостаточно.

Техническое обеспечение систем управления автотранспортным про­изводством включает: технические средства управления, организацион­ную и вычислительную технику.

Технические средства управления - это устройства, входящие в состав автоматизированных и полуавтома­тизированных систем: диспетчерско­го управления движения грузовых автомобилей (или автобусов) на ли­нии; оперативного контроля за сос­тоянием подвижного состава и нали­чием запасных частей на складе;

централизованного управления уборочно-транспортными работами в пе­риод уборки урожая; оперативного управления перевозками контейне­ров; оперативного управления рабо­той заказных автобусов и автомоби­лей-такси и т.д. (рис. 12.1, 12.2).

Организационная техника (оргтехника) является наиболее разнообразной и включает шесть групп специализированных средств, а также мебель и оборудование для служебных помещений.

К первой группе средств оргтех­ники, предназначенных для составле­ния текстов управленческих документов, относят пишущие машинки, диктофоны, авторучки, ручки шари­ковые и карандаши.

Данные средства уже давно используются в сфере управления АП и имеют широкое распростра­нение. Характерной их чертой яв­ляется простота и доступность, возможность использования в усло­виях различных производств.

Вторая группа включает разнооб­разные устройства, предназначенные для копирования, размножения и тиражирования управленческих документов. Процессы копирования и размножения во многом схожи по технологии производства, но отличаются по качеству выдаваемой продукции и ее назначению. Полу­чение копий с подлинников управ­ленческих документов, писем и жалоб трудящихся в значительной мере повышает оперативность работы с этими материалами и принятия необходимых решений. Тиражирование документов, особенно важных и имеющих принципиальное значение для системы управления автотран­спортным производством, позволяет всему аппарату управления постоян­но иметь хорошую информацион­ную базу, основу для выработки правильных и эффективных решений.

Третья группа средств оргтехни­ки - это оборудование для обработ­ки входящих и исходящих доку­ментов. Совсем недавно такие работы выполнялись исключительно вручную. Теперь имеется ну бор механизиро­ванных приспособлений, позволяю­щих автоматически вскрывать кон­верты с поступающей корреспон­денцией, наносить штамп регистра­ции, а также выполнять многие другие операции.

Четвертая группа - средства хра­нения, поиска и транспортировки управленческих документов. Заме­тим, что не везде организация этих процессов отвечает в полной мере современным требованиям.

Это, пожалуй, одно из наиболее сла­бых мест организации делопроиз­водства в системе управления АП. Какими возможностями располагают современные средства хранения уп­равленческой документации, какую они оказывают помощь? Прежде всего, обеспечивают надежную сох­ранность, являются удобными в об­ращении, обеспечивают быстрый поиск требуемых документов, исклю­чают случаи неправильного размеще­ния документов при хранении, позво­ляют экономить время и труд многих работников аппарата управления.

Пятая группа средств оргтехни­ки - это разнообразные устройства, используемые для выполнения гра­фических работ по оформлению управленческих материалов и доку­ментов.

Шестая группа объединяет много­численные устройства оперативной связи и сигнализации. Для пред­приятий, объединений и организа­ций автотранспорта эти средства имеют особое значение. Потребность в этих средствах продиктована прежде всего, тем, что подразделе­ния управляемой и управляющей систем пространственно разобщены и иногда находятся друг от друга на значительном расстоянии. Напом­ним также, что АП по своей природе исключительно мобильно и без надежной связи нормально не может функционировать.

К составу современных средств оргтехники условно причислена ме­бель и некоторые виды оборудова­ния, предназначенные для оснаще­ния служебных помещений предпри­ятий и организаций автотранспорт-та. Мебель служебных помещений оказывает не только эстетическое и психологическое воздействие на уп­равленческий персонал, она в нема­лой степени влияет на производи­тельность его труда.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: