ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА

Современная система управления в небольшой компании должна быть простой и гибкой. Ее главным критерием должно быть обеспечение эффективности и конкурентоспособности работы предприятия. Это особенно важно для предприятий малого бизнеса, где без соблюдения этих условий трудно рассчитывать на успех.

Организация управления предполагает решение следующих вопросов:

· создание структуры предприятия;

· распределение полномочий.

Ключевым аспектом организации управления является создание организационной структуры предприятия. Под организационной структурой понимается упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в устойчивых взаимоотношениях, обеспечивающих их функционирование и развитие как единого целого. Элементами структуры являются отдельные работники, службы и другие звенья аппарата управления. В рамках структуры протекает управленческий процесс (движение информации и принятие управленческих решений), между участниками которого распределены задачи и функции управления, а, следовательно, права и ответственность за их выполнение.

Организационная структура предприятия есть средство для достижения поставленных целей и задач. Работа над структурой должна начинаться с целей и стратегии. Структура следует за стратегией, определяется ею, то есть структура меняется тогда, когда меняется стратегия.

Прежде чем определить структуру, необходимо проанализировать все виды деятельности, необходимые для функционирования предприятия, выделить ключевые из них, от которых, прежде всего, зависит успех дела, затем распределить их по блокам.

Проектируя структурные элементы организации, нужно ответить на следующие вопросы:

· Какие основные процессы выполняет организация? (как правило, производство и продажи);

· Какие процессы необходимы для поддержания основных? (бухгалтер, юрист, системный администратор и т.д.);

· Какие структурные подразделения необходимы для выполнения основных и вспомогательных процессов, их размеры?

· Как эти структуры будут взаимодействовать между собой?

Например, организационная структура пиццерии.

Обязанности управленческого состава пиццерии:

Директор:

· организует всю работу предприятия;

· несет полную ответственность за его состояние и состояние трудового коллектива

· представляет предприятие во всех учреждениях и организациях;

· распоряжается имуществом предприятия;

· издает приказы по предприятию в соответствии с трудовым законодательством;

· принимает и увольняет работников;

· применяет меры поощрения и налагает взыскания на работников предприятия;

· открывает в банках счета предприятия;

· осуществляет экономическое планирование.

Коммерческий директор:

· заключает договоры;

· поиск поставщиков материала;

· маркетинговая политика;

· принимает участие в планировании;

· разрабатывает мероприятия по снижению себестоимости и повышению рентабельности предприятия, улучшению использования производственных фондов, выявлению и использованию резервов на предприятии;

· разрабатывает календарные графики работы.

Бухгалтер:

· ведет бухгалтерский учет и отчетность;

· выполняет расчетные работы, оформляет необходимую документацию;

· следит за точностью и своевременностью расчетов с потребителями, поставщиками и органами налогового контроля;

· составляет итоговые бюджетные отчеты для предоставления в налоговые органы;

· принимает активное участие в планировании в области налоговой и ценовой политики предприятия.

· производит финансовые расчеты с заказчиками и поставщиками, связанные с реализацией готовой продукции, приобретением необходимого сырья, в его задачи также входит получение кредитов в банке, своевременный возврат ссуд.

Менеджер по закупкам:

· осуществляет закупки необходимых товаров (продуктов);

· организует контроль за качеством поступающего на предприятие сырья, полуфабрикатов и др., так как качество продукции является определяющим в общей оценке результатов деятельности трудового коллектива.

Администратор-технолог:

· обеспечивает контроль за сохранностью оборудования;

· прогнозирует замену оборудования и запасных частей, а также своевременный ремонт оборудования;

· следит за качеством проведения ремонтов и профилактических работ;

· осуществляет инвентарный контроль;

· следит за правильной работой оборудования и персонала;

· контролирует соблюдение установленной технологии;

· осуществляет оперативный контроль за ходом производства;

· осуществляет контроль за комплексностью и качеством готовой продукции.

Так как проектируемое предприятие относится к сфере обслуживания, то планируемый график работы с 10.00 до 23.00. Таким образом, в соответствии с КЗоТ режим работы барменов, официантов, поваров и работников кухни, устанавливается два через два дня, без перерывов, с 9.30 до 23.30. Режим работы административно-управленческого персонала с 10.00 до 19.00 с перерывом на обед пять дней в неделю. Водитель работает с 10.00 до 20.00 с перерывом на обед шесть дней в неделю, уборщица работает утром (до открытия) и вечером (после закрытия).

Приведенная в примере организационная структура пиццерии является преимущественно линейной. В управленческой практике выделяются три основных типа организационных структур:

Линейные - централизованные бюрократические иерархии с прямым соподчинением. Вспомогательные функции (маркетинг, финансы, бухгалтерия, управление персоналом и т.п.) выполняются сотрудниками без отрыва от их основной (управленческой или операционной) деятельности. Как правило, линейная структура характерна для начинающих малых организаций.

Функционально-рыночные- структуры, в которых имеет место функциональная или рыночная группировка организационных единиц. Выделяют четыре основных вида таких структур:

· Линейно-функциональные- линейные структуры с выделенными функциональными подразделениями: производство, маркетинг, финансы, персонал, бухгалтерия и т.п. Преимущества линейно-функциональной структуры: 1) стимулирует деловую и профессиональную специализацию; 2) уменьшает дублирование усилий и потребление материальных ресурсов в функциональных областях; 3) улучшает координацию в функциональных областях. Недостатки: 1) отделы могут быть более заинтересованы в реализации целей и задач своих подразделений, чем общих целей всей организации. Это увеличивает возможность конфликтов между функциональными областями; 2) в большой организации цепь команд от руководителя до непосредственного исполнителя становится слишком длинной.

· Продуктовые дивизиональные - рыночное разделение организационных единиц, ориентирующее компанию на конечный продукт.

· Рыночные дивизиональные - рыночное разделение организационных единиц, ориентирующее компанию на конкретный сегмент рынка. Преимущества продуктовой и рыночной дивизиональных структур: 1) возможности адекватных реакций на изменение спроса; 2) сотрудники сконцентрированы на удовлетворении потребностей потребителей; 3) сотрудники функциональных отделов вовлекаются в деятельность, направленную на предоставление конкретных товаров или услуг, укрепляется их связь с производством. Недостатки: 1) возможен конфликт между продуктовыми группами, связанный с доступом к источникам внешних ресурсов; 2) интересы компании в целом могут быть принесены в жертву потребностям группы; 3) нередко возникает непроизводительная конкуренция между группами.

· Территориальные (географические) дивизиональные - рыночное разделение организационных единиц, ориентирующее компанию на географически-определенный регион. Преимущества географической дивизиональной структуры: 1) накапливается опыт работы с различными группами потребителей; 2) все механизмы находятся под контролем регионального менеджмента; 3) устраняются проблемы контроля и управления дисперсными единицами. Недостатки: 1) дублирование функций в каждой географической области; 2) высокая вероятность автономизации подразделений и проведение ими собственной политики; 3) возможно, необходимо ужесточение процедур контроля центра за работой регионального менеджмента.

Адаптивные - структуры, способные гибко изменяться в соответствии с условиями внешней среды. Выделяют два основных вида таких структур:

· Проектные - операционные группы формируются под конкретную цель (задание) - проект. После окончания проекта группа расформировывается.

· Матричные - компания содержит в штате определенное количество сотрудников, группируя их в организационные единицы в зависимости от реализуемого проекта. Выделяют постоянные матричные структуры, когда организационные единицы и сотрудники остаются на одном и том же месте относительно длительное время, как это происходит с некой гипотетической международной фирмой, и подвижные формы, создаваемые под определенный проект, в которых периодически происходит ротация организационных единиц и сотрудников. Преимущества матричной структуры: 1) стимулирует кооперацию функциональных специалистов; 2) работа над различными проектами и в разных командах позволяет сотрудникам приобрести разнообразный опыт; 3) возрастает доступность специализированных знаний и навыков. Матричная структура имеет ряд недостатков: 1) высокие издержки, возможно, неэффективное использование ресурсов; 2) Требует от менеджеров развития межличностных навыков общения; 3) Возможны проблемы с подотчетностью двум руководителям; 4) Возможны конфликты по поводу распределения сотрудников по конкретным проектам между продуктовыми и функциональными менеджерами.

Для российского малого бизнеса наиболее простой является структура фирмы, находящейся в единоличном владении. Такая фирма обычно управляется собственником, который берет на себя весь риск предпринимательства. Глава фирмы нередко сам занимается бухгалтерским учетом, сбытом и снабжением, ценами и рекламой. Многое при этом зависит от его целеустремленности и работоспособности.

По мере роста компании и объема продаж создается управленческая группа. Она может включать управляющего (собственника), агента по снабжению, часто выполняющего функции технолога, мастера, в подчинении которого находятся рабочие. Для временной работы приглашается бухгалтер. Совмещение профессий, управленческих функций, родственные или семейные отношения на таких предприятиях способствуют экономному использованию ресурсов.

При общей простоте организационно управленческих структур малых фирм многие из них сталкиваются со сложными проблемами. Успех функционирования таких фирм основывается по сути дела на личном мастерстве и энтузиазме управляющего. Однако в современных российских условиях одного энтузиазма недостаточно.

Как показывает опыт, один из основных факторов, способствующих разорению малых фирм, нехватка управленческих знаний у владельцев и управляющих этих предприятий. Поэтому они вынуждены прибегать к услугам консультационных фирм или привлекать на работу профессиональных менеджеров.

В последнее время широкое распространение получила идея аутсорсинга. Суть этой идеи заключается в максимально возможном сокращении постоянно существующей структуры организации путем передачи неосновных (с точки зрения компетенций) процессов внешним исполнителям (отсюда название - аутсорсинг: «внешний источник»). В эту категории могут входить:

· Постоянно занятые сотрудники - носители идеологии и ключевых компетенций компании;

· Проектные сотрудники - временно формируемые для исполнения конкретной задачи проектные команды профессионалов (часто фрилансеров). После окончания проекта им выплачивается соответствующая компенсация и команда расформировывается.

· Аутсорсинг-партнеры - сотрудники сторонних организаций, которые могут брать на себя как вспомогательные, так и отдельные элементы основных элементов деятельности компании.

Проектирование организационной структуры зависит от квалификации собственника(ов) и часто сопровождается желанием владельцев сэкономить на управленческом персонале, и все управление берет на себя сам учредитель, либо в некоторых случаях приглашенный или назначенный директор и приглашенный бухгалтер. Естественно минимальный управленческий персонал не в состоянии взваливать на себя все, даже некоторые наиболее актуальные, с точки зрения необходимости их решения, задачи менеджмента. В лучшем случае результат неэффективного управления - недополучение возможной прибыли, упущенные выгоды.

Если ситуацию идеализировать, то нетрудно увидеть, что в таком делении предприятий по уровню управления присутствует своя логика. Понятно, что в небольшом магазине, кафе, парикмахерской и т. д. нет необходимости иметь специалистов-менеджеров, да это и накладно. Обычно функции управления в маленьких предприятиях берет на себя его владелец или один единственный приглашенный специалист по управлению делами, то есть происходит своего рода совмещение должностей. Хотя, в то же время указанные размеры предприятия по численности работающих не являются единственным критерием применения упрощенной модели организационной структуры. Необходимость создания того или иного подразделения управления или привлечение специалиста менеджера может зависеть от целого ряда других факторов, характеризующих условия деятельности конкретного предприятия. Это может зависеть от ассортимента продукции (услуг), состава работающих, отрасли деятельности, дифференциации клиентов и др.

Как показывает статистика, малый бизнес по количеству предприятий занимает очень высокий процент и чуть ли не половина создаваемых предприятий приходится на небольшие, с численностью работающих до 20 человек. Как правило, функции в них берет на себя руководитель (в большинстве случаев он же и собственник), полагая, что их лучше выполнять самому, чем перепоручать другим.

Однако такой расчет не всегда оправдан. Отказ о делегирования полномочий (или их части) влечет за собой дефицит времени на управленческую деятельность и отрицательно сказывается на результатах работы предприятия. К тому же руководителю фирмы необходимо заниматься не только текущей работой фирмы, но и смотреть вперед, видеть перспективу ее деятельности. Поэтому целесообразно потратить определенное время на обучение подходящего для этого работника делегировать ему полномочия, чем постоянно выполнять эту работу. Но почему-то некоторые российские предприниматели, собственники малых предприятий не хотят соглашаться с вышеуказанными доводами, во многих случаях, даже, например, по причине своей гордыни, которая им подсказывает, что он полный хозяин, сам единолично должен управлять своей «вотчиной». Самолюбию такое положение дел может и льстит, но вряд ли такая лесть стоит тех выгод, которые безвозвратно упускаются.

Основная задача предпринимателя при создании организационной структуры заключается в том, чтобы с учетом всей совокупности специфических факторов конкретного бизнеса определить оптимальную систему управления в целях достижения успеха.

ПОДБОР ПЕРСОНАЛА.

Каким бы гениальным не был руководитель, без квалифицированной команды профессионалов добиться успеха в бизнесе сегодня невозможно. Как же подобрать необходимых специалистов?

При подборе сотрудников надо сделать несколько последовательных шагов:

1. Провести экспертизу вакансии (построить профиль деятельности);

2. Привлечь кандидатов;

3. Проанализировать резюме или провести телефонные интервью;

4. Провести собеседования или оценочные интервью;

5. Провести итоговую оценка и сравнение кандидатов;

6. Принять решение о найме конкретного сотрудника.

Первое, что надо сделать, построить профиль должности будущего сотрудника. Если сказать проще, ответить на вопрос «Что будет делать будущий сотрудник?». Ответив на этот вопрос, вы определите требования к должности, установите критерии для отбора, определите профессиональные обязанности. Для построения профиля должности вы должны ответить на следующие вопросы:

· Что будет сотрудник делать каждый день?

· Что будет делать по вашему требованию?

· Что самое важное?

· Что самое трудное?

· Какие технологии и орудия труда используются?

· В каких условиях протекает работа?

· Для достижения каких целей компании необходима данная должность?

· В каких направлениях деятельности будет задействован сотрудник?

Ответив, на эти вопросы вы установите необходимые требования, которые предъявляет ваша организация к данному специалисту.

Профиль должности будущего кандидата – это описание знаний, навыков, психологических характеристик, опыта, а также анкетных данных, необходимых для работы.

Таблица 1. Таблица определения профиля деятельности сотрудника.

Обязательным условием успешной работы специалиста является правильное определение нами целей и задач его деятельности.

Нет плохих или хороших кандидатов, есть специалисты, подходящие или неподходящие данной должности и данной организации.

При построении профиля должности мы учитываем три основных положения:

1. Особенности корпоративной культуры;

2. Особенности выполняемой работы и среды, в которой выполняется работа;

3. Качества, необходимые для успешной работы на данной должности.

Ниже вы можете ознакомиться с примером определения требований к кандидату на основании исследования корпоративной культуры.

Таблица 2. Требования к кандидату на основании корпоративной культуры.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: