Разработка и внедрение ИСУП

Стратегии разработки ИСУП

Информационная система управления в той или иной степени уникальна для каждого проекта. ИСУП создается на стадии запуска проекта и прекращает свое существование с закрытием проекта. Таким образом, руководство проекта должно быть способно создать эффек­тивную информационную систему за относительно короткий период времени. Это возможно лишь в том случае, если общая структура ИСУП, ее основные элементы и методы развертывания системы заранее разработаны, согласованы и задокументированы. Другими словами, стандартные подходы к управлению проектами, элементы организации, управленческие процедуры и документы, инструменталь­ные средства должны быть внедрены и освоены в организации в целом. Тогда менеджер проекта способен быстро создать систему управления конкретным проектом на основе стандартных подходов и элементов.

В общем виде три основных стратегии должны быть рассмотрены при выработке подхода к разработке системы управления проектами в организации:

1) разработка собственной специализированной системы или на­стройка существующих систем;

2) использование унифицированных систем календарного плани­рования и управления проектами, доступных на рынке;

3) интеграция существующих подсистем по функциям и по данным.

Разработка собственной специализированной системы, как прави­ло, требует значительных капиталовложений, времени и высококвали­фицированных специалистов. Данная стратегия может быть оправдана для специфических проектов и областей управления проектами, где применение универсальных систем неэффективно.

В любом случае применение промышленных систем календарного планирования и управления проектами в рамках ИСУП требует их настройки на предметную область, а часто доработки специфических функций и интеграции с другими системами.

Независимо от выбранной стратегии, главная задача разработчиков состоит в том, чтобы максимально приблизить информационную модель, поддерживаемую системой к реальной организационной структуре и управленческим процедурам проекта.

Что необходимо знать пользователю о предлагаемом программном обеспечении и собственных потребностях для того, чтобы сделать правильный выбор?

Прежде всего, полезно ответить на вопросы, связанные с функциями планирования и управления, которые должны быть реа­лизованы, выбрать степень необходимой детальности планирования и контроля:

1) только планирование или планирование и контроль хода проекта;

2) планирование и контроль лишь сроков выполнения работ;

3) планирование и контроль финансовых вложений без детального планирования использования ресурсов;

4) детальное планирование использования ресурсов;

5) многопроектное планирование и управление.

Полезно заранее определить примерные требования к размерности проектов и детальности планирования, организационной структуре управления и отчетности. Сколько проектов будет вестись одновре­менно и будут ли они взаимозависимыми? Каково примерное количество задач в одном проекте? Сколько видов ресурсов будет задейство­вано в одном проекте и как будут разделяться ресурсы между проек­тами?

Кроме того, на выбор пакетов могут повлиять специфические требования управления в конкретной предметной области. Например специальные требования к отчетности или необходимость расчета дополнительных показателей, необходимость интеграции системы с другими приложениями или нормативными базами данных и т.п.

Немаловажными являются также соображения, связанные с ква­лификацией персонала, который будет использовать ПО. Пакеты, обладающие большими возможностями, требуют, как правило, более высокой квалификации пользователей и дополнительного обучения. Они ориентированы на пользователей профессионалов, т.е. специа­листов основным видом деятельности которых является администри­рование проекта. Для пользователей же, использующих пакеты для управления проектами лишь время от времени при необходимости спланировать небольшой комплекс работ, более важным является простота использования и скорость получения результата.

В крупных орга­низациях, как правило, можно найти оба типа пользователей. И, значит, задача для таких организаций состоит не в том, чтобы стан­дартизироваться на каком-либо одном пакете, а в том, чтобы подобрать оптимальную комбинацию пакетов, поддерживающих процедуры об­мена данными.

Разработка ИСУП

Можно выделить три основные стадии разработки информацион­ной системы управления:

1. Изучение и анализ возможностей автоматизации процедур управ­ления.

2. Проектирование и разработка системы.

3. Тестирование и подготовка документации.

На первой стадии производится обследование существующих ин­формационных систем и ресурсов организации, анализ информацион­ных потребностей руководства на разных уровнях управления. Команда, выполняющая обследование, должна включать как спе­циалистов в области методов управления проектами, хорошо ориен­тирующихся в организационной структуре компании, так и технических специалистов, системных аналитиков.

Обследование предполагает проведение серии интервью со специ­алистами на разных уровнях управления. Интервью должны быть тщательно спланированы по содержанию и последовательности. Оп­росный лист должен содержать описание позиции интервьюируемого в организации и в реализуемых проектах, включая обязанности и ответственность, выполняемые задачи и контакты. Задачей интервью является выявить входную и выходную информацию для данной позиции, описать выполняемые процедуры, применяемые системы и подходы, существующие проблемы и предложения по их разрешению. Информация, полученная в результате проведенного обследования, обрабатывается и обобщается.

В итоге должна быть разработана общая организационная структура управления с описанием выполняемых процедур и существующих проблем. На основе данного документа разрабатывается концепция информационной системы управления, детальное описание подси­стем, обеспечивающих поддержку тех или иных управленческих фун­кций, план создания системы, включающий оценки по срокам, бюджеты и потребностям в специалистах.

На второй стадии формируется команда разработчиков, включаю­щая руководителя проекта разработки, постановщиков задач и про­граммистов.

Проектирование включает разработку функциональной специфи­кации, спецификации обмена данными, технической спецификации, описывающей архитектуру системы, описание критериев и процедуры приемки системы. Разработка включает:

1) поставку и настройку стандартных пакетов, доступных на рынке;

2) разработку специализированных подсистем;

3) по­ставку необходимого оборудования;

4) интеграцию системы в целом.

На стадии тестирования проверяется работоспособность отдельных подсистем и системы в целом, оценивается соответствие полученных решений исходной спецификации и реальным потребностям пользо­вателей.

Параллельно разрабатывается документация на ИСУП, которая включает в себя документацию для администратора системы и инст­рукции пользователям. Инструкции пользователям системы должны быть согласованы с принятыми в организации процедурами планиро­вания и управления проектами.

Важно отметить, что затраты на разработку каждой конкретной ИСУП зависят от сложности системы, которая диктуется потребно­стями конкретного проекта, от количества времени и денег, отпущен­ных на создание информационной системы, а также от знаний и опыта ответственных за создание системы разработчиков.

Внедрение ИСУП

Определенные трудности освоения системы управления проектами могут быть связаны с необходимостью внедрения и использования новых управленческих технологий. Таким образом, разработка и на­стройка программного обеспечения еще не дает гарантии, что данное ПО будет эффективно применено. Процедура внедрения системы призвана помочь в преодолении данной проблемы.

Масштабы использования систем управления проектами в различ­ных организациях могут существенно варьироваться. Сложность задач по внедрению зависит от масштабов организации, имеющейся струк­туры управления и степени автоматизации, масштабов и типа реали­зуемых проектов, степени вовлеченности в управление проектами внешних организаций. Однако, даже в относительно простых ситуа­циях план внедрения системы может сыграть решающую роль для ее ввода в реальную эксплуатацию. Еще на стадии проектирования важно вовлечь потенциальных пользователей в процесс разработки и таким образом заручиться их поддержкой.

Можно сформулировать несколько наиболее часто встречающихся ошибок планирования внедрения систем для управления проектами, которые являются причинами неудач освоения подобных систем:

1) цели проекта и ожидаемые результаты не определены заранее или определены не в полном объеме. Жесткие временные огра­ничения, нетерпеливость или непоследовательность руководства могут не позволить реализовать цели проекта в полном объеме;

2) планирование ввода в эксплуатацию всех функций системы управления проектами одновременно. Внедрение системы для управления проектами в полном объеме может предусматривать использование целого ряда новых технологий (например, уста­новку глобальной информационной сети и баз данных клиент-сервер), а реализация различных функций может влиять на работу разных подразделений и специалистов (например, разные отделы должны быть вовлечены в поддержку информационных потоков при реализации временного, ресурсного и стоимостного видов планирования работ). Все это может привести к значительному усложнению проекта и делает проблематичным стабилизацию работы системы в целом;

3) планирование перевода сразу всей организации на использование системы для управления проектами. Это подобно попытке связать сразу всех сотрудников крупной организации в локальную вычис­лительную сеть, вместо того, чтобы осуществлять подключение пользователей последовательно, отдел за отделом.

Таким образом, некоторые общие рекомендации по внедрению программного обеспечения для управления проектами включают сле­дующее:

1) важно четко представлять преимущества, ожидаемые от внедрения новой системы. Результаты внедрения системы должны быть согласованы со всеми, кого это может касаться на разных уровнях управления в организации (как с непосредственными пользова­телями системы, так и с пользователями/поставщиками инфор­мации для системы);

2) последовательное внедрение в использование функций планиро­вания и управления от простого к сложному. Рекомендуется начать с планирования и контроля временных параметров, затем освоить функции стоимостного планирования и контроля и толь­ко после этого переходить к ресурсному планированию. К интег­рации системы управления проектами с другими системами лучше переходить после того, как процедуры использования основных ее функций освоены;

3) последовательное внедрение системы, начиная с отдельных не­больших проектов и функциональных отделов. Начать лучше с небольшого проекта с достаточно квалифицированной командой исполнителей. Необходимо помнить, что в каждой организации есть сотрудники, более заинтересованные в использовании новых систем автоматизации и более способные в их освоении. Начать лучше именно с них. Получив первую группу пользователей, освоивших систему, можно переходить к распространению данной технологии на остальные проекты и отделы в организации. Когда система начнет реально работать в организации, противникам ее использования придется тоже перейти в ряды пользователей. Важно убедиться, что руководители отделов осведомлены о планах внедрения новой системы и действуют в соответствии с планом.

План внедрения системы не должен ограничиваться лишь настрой­кой программного обеспечения и обучением пользователей функциям системы. Проекты по установке новых систем автоматизации управ­ленческой деятельности традиционно охватывают гораздо более ши­рокий спектр задач от дополнительной формализации процедур сбора и хранения управленческой информации до осуществления изменений в организационной структуре управления и перераспределения обя­занностей. В общем, проекты по внедрению подобных систем можно отнести к классу организационных проектов — проектов, в той или иной степени ведущих к развитию структуры организации. Отличи­тельной особенностью данного типа проектов является то, что от успеха или провала проекта может зависеть эффективность функционирова­ния организации в целом или ее отдельных подразделений. По этой причине тщательное планирование и контроль не только технических, но и человеческих аспектов внедрения системы приобретает особую важность.

Вопросы семинарских занятий

Семинар 1

1. Цели и принципы создания, базовые черты информационной системы управления проектом.

2. Структуризация ИСУП по этапам проектного цикла.

3. Основные функциональные элементы ИСУП.

Семинар 2

1. Программное обеспечение календарного планирования.

2. Разработка и внедрение ИСУП.

Задания для практических занятий (с использованием ПЭВМ) по теме

Разработать график реализации проекта по выпуску рекламного буклета для выставки с использованием программы Microsoft Project. Перечень и предполагаемые длительности работ следующие:

Для выполнения указанных работ выделяется следующий персонал:

Задание 1

1. Самостоятельно определите дату начала проекта.

2. Создайте базовый календарь проекта с учетом предстоящих выходных и праздничных дней. При этом:

– обычный рабочий день должен начинаться в 8.00 и заканчиваться в 18.00. предпраздничные дни заканчиваются на 1 час раньше;

– обеденный перерыв длится 1 час;

– рабочих часов в неделе – 40.

3. Выполните настройки, определяющие поведение программы при Вашей работе с календарным планом.

4. Введите в строки поля «Название задачи» название работ проекта, а в строки поля «Длительность» – их предполагаемые длительности.

5. Отработайте действия по возможному изменению вручную дат начал и окончаний работ, а также их продолжительности.

6. Создайте контрольные точки (вехи) связанные с началом работ и окончанием проекта.

Задание 2

1. Создайте график выполнения работ проекта. При этом:

– работа «Написание текста» должна начинаться сразу после работы «Разработка содержания»;

– работа «Разработка эскизов и иллюстраций» должна заканчиваться одновременно с работой с работой «Разработка содержания»;

– работа «Создание иллюстраций» должна начинаться тогда, когда работа «Написание текста» выполнена на 60%;

– после окончания работы «Написание текста» начинается работа «Литературное редактирование»;

– работа «Верстка» выполнения после окончания работ «Литературное редактирование» и «Создание иллюстраций»;

– работы «Разработка макета обложки» и «Верстка» заканчиваются одновременно;

– работа «Корректура» начинается после окончания работы «Верстка»;

– работа «Цветоделение» выполняется после окончания работы «Корректура»;

– работа «Сдача в типографию» следует за «Цветоделением».

2. Свяжите веху «Начало работ» с самой первой работой проекта, а веху «Завершение проекта» – с самой последней.

3. Настройте масштаб времени, при котором график проекта помещается на экране полностью.

4. Выполните форматирование вех и работ, образующих «критический путь».

Задание 3

1. Выполните объединение работ проекта в следующие три группы:

– «Планирование» (работы «Разработка содержания» и «Разработка эскизов иллюстраций»);

– «Подготовка материалов» (работы «Написание текста», «Создание иллюстраций» и «Литературное редактирование»);

– «Подготовка к печати» (работы «Верстка», «Разработка макета обложки», «Корректура», «Цветоделение» и «Сдача в типографию»).

2. Создайте таблицу ресурсов в представлении «Лист ресурсов».

3. Назначьте ресурсы работам проекта в соответствии со следующей таблицей:

Задание 4

1. Просмотрите график реализации проекта в представлениях «Сетевой график», «Использование задач», «График ресурсов» и «Использование ресурсов».

2. С помощью информации из последнего представления установите перегруженные ресурсы.

3. Решите проблему перегрузки ресурсов с использованием одного из следующих вариантов действий:

– изменить количество рабочего времени, необходимого ресурсам для выполнения работ, т.е. назначить сверхурочные часы или работу в выходные дни;

– изменить график работ так, чтобы работы выполнялись в то время, когда ресурсы не будут перегружены.

4. После решения проблемы перегрузки ресурсов оцените проект с точки зрения изменения сроков реализации.

5. Назначьте контрольную дату в период реализации проекта и отследите ход реализации проекта на эту дату.

6. Выполните прерывание выполнения по одной из невыполненных «критических» и «некритических» работ на контрольную дату работ проекта. Оцените изменения, произошедшие после этого в графике выполнения оставшихся работ проекта.

7. В том случае, если произошел перенос даты окончания проекта на более поздний срок, чем это было с начала, разработайте и спланируйте корректирующие действия, в результате выполнения которых проект может быть завершен своевременно или даже ранее намеченного вначале срока.

Задание на самостоятельную работу по теме

В качестве продолжения самостоятельной работы по темам 2, 3, 4 и 5:

1. Разработать график реализации своего проекта с использованием программы Microsoft Project.

2. Выполненную работу представить в виде файла, выполненного в этой программе не позднее чем через 2 недели после последнего практического занятия по теме.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: