Интегрированные информационные системы поддержки принятия решений

Процесс принятия решения – это процесс выбора оптимального (удовлетворительного) решения среди альтернативных вариантов. Система поддержки принятия решений – это соединение комплекса программных средств, имитационных, статистических и аналитических моделей процессов и ра­бот по проекту для подготовки решений по его реализации.

Целью информационной системы поддержки принятия решений является орга­низация и управление принятием решений при разработке и реализации проектов на основе современных технологий обработки информации. Основными функция­ми этих систем являются:

1) сбор, передача и хранение данных;

2) содержательная обработка данных в процессе решения функциональных задач управления проектами;

3) представление информации в форме, удобной для принятия решений;

4) доведение принятых решений до исполнителей.

Интегрированная информационная система управления проектами:

1) объединяет данные из различных подразделений и организаций, относящихся к конкретному проекту;

2) обеспечивает хранение, сбор и анализ управленческой информации относитель­но степени достижения целей проекта;

3) создается для каждого проекта и является временной, так как проект пред­ставляет собой одноразовое предприятие;

4) должна обеспечивать алгоритмы разрешения конфликтующих требований, воз­никающих по ходу обеспечения проекта;

5) должна обеспечивать поддержку деловых взаимоотношений между исполните­лями, временно объединенными в команду;

6) является динамической системой, которая изменяется в зависимости от стадии проекта;

7) является открытой системой, так как проект не является полностью независимым от бизнес-окружения и текущей деятельности предприятия.

Структуру интегрированной информационной системы поддержки принятия решений во многом определяет структура принятых в рамках проекта и организа­ции процессов управления. Как уже отмечалось выше, она может быть структурирована по этапам проектного цикла, функциям, уровням управления.

Как уже говорилось ранее (см. подвопрос 2.2), основными функциональными элементами интегрированной информационной системы поддержки принятия решений на стадии выполнения проекта являются:

1) модуль календарно-сетевого планирования и контроля работ проекта;

2) модуль ведения бухгалтерии проекта;

3) модуль финансового контроля и прогнозирования.

Важнейшим компонентом интегрированных информационных систем поддерж­ки принятия решений являются системы управления базами данных (СУБД). Их основными функциями являются поддержка целостности, защищенности, архива­ции и синхронизации данных в условиях многопользовательской работы.

3. Программное обеспечение календарного планирования

Первые программы для управления проектами были разработаны в 1970-х годах. В основе данных систем лежали алгоритмы сетевого планирования и расчета временных параметров проекта по МКП. Первые системы позволяли представить проект в виде сети, рассчитать ранние и поздние даты начала и окончания работ проекта и отобразить работы на временной оси в виде диаграммы Ганта. Позже в системы были добавлены возможности ресурсного и сто­имостного планирования, средства контроля за ходом выполнения работ.

Использование систем долгое время ограничивалось традиционными областями –крупными строительными, инженерными или оборонными проектами и требовало профессиональных знаний. Однако, в конце прошлого – начале текущего века ситуация в области использования ПО для календарного планирования резко изменилась. Благодаря повышению мощности и снижению стоимости персональных компьютеров, а также, при участии таких корпораций, как Microcoft и Symantec, буквально заваливших рынок дешевыми систе­мами для управления проектами, программное обеспечение и методи­ки управления, доступные раньше только состоятельным организациям, пришли на рабочие столы и вошли в повседневную практику менеджеров и сотрудников средних и малых компаний. А наиболее мощные из систем для персональных компьютеров, такие как Primavera и Artemis, позволили управлять проектами в таких областях, где раньше управление без использования больших ЭВМ и не мыслилось.

В настоящее время на рынке представлено значительное количе­ство универсальных программных пакетов для персональных компьютеров, автоматизирующих функции планирования и контроля календарного графика выполнения работ.

Как правило, современные системы календарного планирования, распространяемые на рынке, обеспечивают основной набор функци­ональных возможностей, которые включают в себя:

1) средства проектирования структуры работ проекта;

2) средства планирования по МКП;

3) средства ресурсного планирования (описание, назначение и оп­тимизация загрузки ресурсов);

4) некоторые возможности стоимостного анализа;

5) средства контроля за ходом исполнения проекта;

6) средства создания отчетов и графических диаграмм.

Набор базовых функциональных возможностей систем данного класса представлен в таблице 6.2.

Таблица 6.2. Базовые функциональные возможности системы календарного планирования

Различия между пакетами заключаются в поддерживаемых ими вычислительных платформах, мощности, наличии дополнительных средств, и в качестве реализации предоставляемых ими функций.

Оценка мощности пакета включает в себя тестирование качества работы системы (скорость вычислений, печати, изменения экранов) и качество представления информации по проекту (диаграммы Гантта и РERT), а также оценку полноты, мощности и гибкости функций, необходимых для разработки плана и оперативного управления. При оценке мощности системы для управления проектами обычно оцениваются следующие основные функциональные возможности:

1) средства описания комплекса работ проекта, связей между работами и их временных характеристик:

- поддержка календаря проекта (максимальный размер календаря, наиболее поздняя дата, максимальное количество праздников в одном календаре, возможность задавать рабочие дни недели и различные рабочие дни для различных недель, возможность зада­вать обычные рабочие часы);

- ограничения, накладываемые на работы проекта (типы работы («как можно раньше», «как можно позже», работы с фиксирован­ной датой начала/окончания), возможность планирования выпол­нения работ по индивидуальным календарям);

- возможности назначения временных характеристик (максималь­ная длительность отдельной задачи, максимальная длительность проекта, единицы времени, доступные в системе, задачи-вехи, вычисляемые резервы времени (полный, свободный), возмож­ность системы автоматически присваивать длительность отдель­ным задачам, возможность привязки длительностей задач к объему назначенных ресурсов);

- связи между задачами (максимальное количество предшествую­щих и последующих задач, допустимые типы связей, допустимые типы задержек/перекрытий);

- максимально допустимое количество задач в проекте, длина имени задачи, возможности кодирования, возможность автома­тического пересчета, многоуровневое представление проекта;

2) средства поддержки информации о ресурсах и затратах по проекту и назначения ресурсов и затрат отдельным работам проекта:

- информация о ресурсах (максимальное количество ресурсов на проект, возможность описания различных типов ресурсов (скла­дируемые и нескладируемые, статьи затрат, номенклатура мате­риалов), поддержка ресурсов с фиксированной стоимостью и ресурсов, стоимость которых зависит от длительности их исполь­зования, поддержка информации о требуемых и доступных объе­мах ресурса, возможность задания нормального и максимального объемов ресурса, возможность задания переменного объема ре­сурса, возможность задания индивидуальных календарей ресур­сов);

- назначение ресурсов задачам (максимальное количество ресурсов на задачу, возможность задания частичного использования ресур­сов, возможность задания задержек при использовании ресурса);

- календарное планирование при ограниченных ресурсах (выделе­ние перегруженных ресурсов и использующих их задач, разреше­ние ресурсных конфликтов, автоматическое/командное выравнивание ресурсов, выбор ресурсов для выравнивания, вы­равнивание с учетом приоритетов задач, выравнивание с учетом ограничений по времени или с учетом ограничения на ресурс, оптимальность полученных планов);

3) средства контроля за ходом выполнения проекта:

- средства отслеживания состояния задач проекта (фиксация плана расписания проекта, средства поддержки фактических показате­лей состояния задач (процент завершения));

- средства контроля за фактическим использованием ресурсов (бюджетное количество и стоимость ресурса, фактическое коли­чество и стоимость ресурса, количество и стоимость ресурсов, требуемых для завершения работы);

- средства стоимостного анализа состояния проекта и анализа на основе выполненных объемов работ;

4) удобные графические средства представления структуры проекта (диаграмма Гантта, сетевая диаграмма, иерархическая диаграмма про­екта), а также средства создания различных отчетов по проекту:

- диаграмма Ганта (отображение критического пути, расчетных и фактических дат начала и окончания работ, резервов работ, возможность изменения временной шкалы, отображение текущей даты, отображение составных задач, отображение дополнительной информации);

- PERT-диаграмма (отображение критического пути, расчетных и фактических дат начала и окончания работ, длительности, резер­вов работ, отображение многоуровневости детализации задач, возможность задания различных типов сетевой диаграммы, ручное и автоматическое размещение работ и связей, определение допол­нительной информации);

- средства создания отчетов (отчеты по состоянию выполнения расписания, отчеты по ресурсам и по назначению ресурсов, профили загрузки ресурсов, отчеты по затратам (могут включать стоимость отдельных задач, детализацию стоимости задач по ресурсам, стоимость ресурса по задачам, запланированную и фактическую стоимость), отчеты по денежным потокам, отчеты для анализа фактического состояния выполнения задач проекта и сравнения с запланированным).

Кроме того, следующие дополнительные возможности должны быть рассмотрены при выборе пакета планирования:

1) сортировка данных (максимальноеколичество критериев, сор­тировка по кодам задач и датам);

2) критерии отбора данных (исключающий и выделяющий отбор);

3) возможности печати (типы принтеров, плоттеры, многостранич­ный отчет);

4) средства обмена данными (поддержка технологии клиент/сервер, стандартов SQL (Structured Query Language – стандартный, структурированный язык построения запросов к базам данных) и ODBC (Open Data Base Connectivity) – стандарт доступа к базам данных различных Форматов), интеграция с ресурсами Web, им­порт/экспорт (ASCII (формат структурированного, текстового файла.), dBase, Lotus, другие системы для управле­ния проектами);

5) работа в сети;

6) работа с несколькими проектами (многопроектное планирова­ние, объединение проектов, связь проектов, максимальное коли­чество связанных проектов, совместное ресурсное планирование);

7) языки программирования и разработки макроопределений.

Важными для пользователя являются простота изучения и исполь­зования системы, а также качество дополнительной консультационной поддержки данной системы на рынке.

На сегодняшний день на рынке представлен широкий набор программных средств для управления проектами.

Microsoft Project

Microsoft Project является на сегодняшний день самой распростра­ненной в мире системой планирования проектов. Во многих западных компаниях MS Project стал привычной добавкой к Microsoft Office даже для рядовых сотрудников, которые используют его для планирования графиков несложных комплексов работ.

MS Project может быть рекомендован для планирования несложных проектов пользователями-непрофессионалами и новичками.

Отличительной особенностью пакета является его простота.

Microsoft Projectобеспечивает информационную поддержку менеджера на всех стадиях жизненного цикла проекта:

1) Инициация:

- определение целей и ограничений по проекту;

- ввод справочника ресурсов. Возможно планирование трудовых ресурсов, материалов и механизмов. Указывается уровень доступности ресурса, индивидуальный календарь и несколько ставок оплаты. Имеется возможность импорта списка ресурсов из Active Directory и адресной книги;

- использование шаблонов планов проектов.

2) Планирование:

- ввод и структурная декомпозиция состава работ, длительностей работ и ограничений по срокам работ, установление логических связей между работами;

- расчет расписания проекта методом критического пути. Планирование расписания от даты начала или к дате окончания проекта;

- планирование работ с учетом календарей выполнения работ и доступности ресурсов;

- расчет трудоемкости работ, перерасчет длительностей работ в зависимости от использования ресурсов на работах;

- ввод потребностей работ в ресурсах;

- ручное и автоматическое выравнивание уровня загрузки ресурсов с целью оптимального распределения ресурсов между работами;

- расчет стоимости работ и стоимости ресурсов, затрачиваемых на работы.

3) Реализация и контроль исполнения:

- создание базового плана (до 11 экземпляров) с целью отслеживания отклонений;

- учет фактических сроков выполнения работ, трудозатрат (в т.ч. сверхурочных), ресурсов, расхода материалов и денежных средств;

- выдача отчетов по отклонениям от намеченных показателей, использование наглядных индикаторов;

- экспорт данных в Microsoft Excel для дальнейшего анализа.

4) Завершение:

- подготовка итоговых отчетов по всем параметрам плана проекта: сроки выполнения работ, стоимости работ, трудозатраты исполнителей и расход ресурсов;

- архивация плана проекта.

Вывод данных в Microsoft Project производится с помощью представлений:

1) таблицы работ, ресурсов, назначений;

2) диаграмма Ганта;

3) сетевой график;

4) график загрузки ресурсов;

5) вычисляемые пользовательские поля.

MS Project позволяет сортировать, фильтровать и группировать данные, произвольно настраивать коды структуры работ и ресурсов.

Поддержка Microsoft Mail и Microsoft Exchange позволяет облегчить и систематизировать групповую работу с проектами. Настройка сооб­щений для команды проекта включает возможность определения со­става проектных данных пересылаемых участникам проекта по электронной почте и установку ограничений на коррекцию пересыла­емой информации получателями. Хранение проектов в папках Exchan­ge обеспечивает дополнительные средства разграничения доступа к файлам проектов.

Среди достоинств пакета также следует отметить достаточно удоб­ные и гибкие средства создания отчетов. Основные типы отчетов могут быть выбраны из заготовок (Report Gallery). Возможность одновремен­но иметь до шести планов для каждого проекта позволяет повысить эффективность анализа «что если...». В то же время MS Project предоставляет минимальный набор средств для планирования и управления ресурсами.

Как и все продукты MS Office программа MS Project содержит внутренний макроязык программирования Visual Basic for Application (VBA). Благодаря VBA, опытные пользователи могут быстро и легко расширить функционал системы, производить нестандартные расчеты, интегрировать Project с другими приложениями.

Time Line

Другое популярное решение в классе недорогих пакетов предлагают системы компании Time Line Solutions. На рынке стран СНГ распространение получила русифицированная версия Time Line для Windows.

Time Line, подобно MS Project, содержит лишь минимально необходимые функции управления проектами, предоставляя пользо­вателю-непрофессионалу максимально простые и ясные средства бы­строго создания и расчета временных и стоимостных параметров несложных проектов.

Начинающему пользователю система предлагает набор базовых расписаний, дающих общее представление о проектах в различных областях (бизнес-план, производство изделия, маркетинг изделия, новостройка и т. д.).

Специальная функция «Инструктор» активизирует модуль контроля за логикой работы пользователя. Периодически он выводит на экран запросы, уточняющие назначение проделанных операций, и предложения относительно дальнейших действий.

Пакет содержит полный набор функций управления проектами, однако, объем планируемых проектов, как и в MS Project, ограничен 10.000 задач 1.000 видов ресурсов. Система предоставляет упрощенные алгоритмы ресурсного планирования.

Для организации коллективной работы с данными проекта Time Line может быть установлен как на рабочих станциях, так и на сервере сети. Многопроектное управление реализуется только через объединение проектов или связь проектов.

Система Project Management Integrator,поставляемая вместе с Time Line Workgroup Edition, позволяет организовать совместное исполь­зование Time Line и системы поддержки групповой работы Novell Group Wise.

Time Line может быть рекомендован для планирования отдель­ных проектов или комплексов средних по размерам проектов.

Project Updater

Система Project Updater обеспечивает дополнительные средства организации контроля за ходом выполнения работ проекта для пакетов Microsoft Project и Time Line. Основные возможности пакетавключают:

1) поддержку распределенной системы обновления данных и выдачу отчетов о состоянии проекта для Microsoft Project и Time Line;

2) интеграцию данных проекта с другими корпоративными данными;

3) документирование и хранение архивной информации о выполнении каждого проекта.

Информация о состоянии проекта хранится в репозитарии СУБД Oracle вместе с другими данными по предприятию. Эта информация может быть использована для создания консолидированных отчетов и исследования сценариев взаимодействия проектов и функциональных подразделений. Менеджер может видеть, как расхождение плановых и фактических оценок бюджета или сроков выполнения отдельного проекта может повлиять на ход работы всей компании.

Менеджер проекта определяет права доступа к информации для каждого члена команды. Стандартизированньй набор процедур, кон­троль доступа обеспечивают поддержку интегрированности данных. Встроенные средства электронной почты позволяют связывать сооб­щения с задачами проекта. Структурированные отчеты по ходу работ комплекса проектов позволяют идентифицировать конфликты между проектами. Обновленная информация о состоянии работ может кон­тролироваться руководителем проекта перед загрузкой в систему управ­ления проектами.

Средства автоматической генерации графов и отчетов включают:

1) состояние выполнения работ;

2) состояние назначений;

3) расхождения плана и факта;

4) тенденции выполнения проекта.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: