Типология и классификация делопроизводственной документации

Типология и классификация документов является фундаментом документации, основой ее организации, хранения и поиска. Иначе документы просто теряются в массе других. Типология — установ­ление существенных общих черт в развитии документации. Класси­фикация — отнесение документов к определенному типу. В задачи классификации входит раскрытие внутренней, необходимой связи между типами документов. К числу наиболее распространенных относится классификация по содержанию документов, раскрыва­ющая внутреннюю логику развития систем документации в связи с изменениями в жизни общества. Раскрыть содержание делопро­изводственной документации — это значит установить, по каким отраслям деятельности и знаний, темам, проблемам, вопросам име­ются документы. Классификация по содержанию является основой создания поисковых классификаций документов. Для облегчения поиска документов составляются и широко публикуются класси­фикаторы-перечни типовых документальных материалов, образу­ющихся в деятельности предприятий, учреждений, организаций с указанием сроков хранения материалов. Перечни дают классифи­кационные схемы по вопросам (рубрикам) деятельности, начиная с наиболее крупных вопросов и кончая мелкими. Во многих учреж­дениях составляются номенклатуры дел, регистрационные карточ­ки документов и описи. Для той же цели служат описи, каталоги, путеводители, составляемые в архивах. С 1959 г. в советских архи­вах разрабатывается и внедряется схема единой классификации документов. Разработка и анализ поисковых классификаций не яв­ляется задачей собственно источниковедения. Но историк должен учитывать особенности классификации документов, принятой в том или ином архиве или учреждении, с материалами которых ему, воз­можно, придется иметь дело. Описание классификационных схем делопроизводственной документации, принятых в советских учреж­дениях и архивах, можно найти в работе К И. Рудельсон «Совре­менные документные классификации» (М., 1973).

В настоящее время система хранения и поиска документов в уч­реждениях и архивах в связи с распространением ЭВМ и расшире­нием возможностей их применения стоит на пороге внедрения авто­матизированных информационно-поисковых систем (ИПС), осно­ванных на стандартизации и разработке единых принципов клас­сификации делопроизводственных документов. Внедрение ИПС ба­зируется на воспроизведении классификационных связей с помощью кодирования, т. е. представления различных элементов содержания документов в виде кодов-индексов, указывающих автора, действу­ющее лицо или событие, тему, время и место создания документа. Учитывается максимальное количество, признаков и характерных черт документов, по которым они могут быть найдены в обширных комплексах документации.

Для изучения документов большое значение имеют классифика­ций в зависимости от тех функций, какие выполняют документы в управлении. По этому критерию можно выделить организацион­ную (нормативную), распорядительную, плановую, учетную, контрольную и отчетную документацию.

Организационная документация определяет порядок какой-ли­бо деятельности, в том числе порядок самого делопроизводства, структуру, компетенцию, задачи, формы и методы исполнения, вза­имоотношения предприятий, учреждений, организаций. В органи­зационных документах определены права и обязанности отдельных работников, должностных лиц, членов общественных организаций. К организационной документации относится множество разновид­ностей документов, включая положения, уставы, прави­ла, статуты, нормативы, обязательства, договоры, контракты, трудовые соглашения. Организационные документы создаются на всех уровнях, начиная от высших органов государственной власти и кончая местными учреждениями. В зави­симости от этого находятся сфера действия документа, его полно­мочия и сроки исполнения. Изучение организационной документа­ции позволяет определить характер деятельности предприятий, уч­реждений, организаций, особенности их делопроизводства.

Распорядительная документация служит для реализации управленческой деятельности, основы которой заложены в до­кументах организационного характера. Распорядительная доку­ментация представляет продолжение организационной. Различия между ними условны и относительны, поэтому чаще говорят о едином комплексе организационно-распорядительной доку­ментации (ОРД). К ней относятся решения, резолюции, приказы, инструкции, циркуляры, распоряжения, поручения, предписания, наказы. В распорядительной документации находят отражение не только исходные моменты в деятельности предприятий, учреждений, организаций, но и конкретные мероприятия по их реализации. Большую группу документации организационно-распорядительного характера об­разуют афиши, объявления, плакаты, бюллетени, имеющие информационно-справочное значение.

Особые разновидности организационно-распорядительной до­кументации составляют протоколы и стенограммы засе­даний коллегиальных и коллективных органов, представительных собраний трудящихся, конференций, съездов. Протоколы и сте­нограммы— это последовательная запись хода обсуждения вопросов и процесса выработки решений, которые обычно зано­сятся в протокол или имеются в приложении. Протоколы содер­жат также краткий конспект докладов и выступлений. Количест­во протокольной документации в советский период резко возра­стает в связи с расширением функций коллективного руковод­ства.

При работе с протокольной документацией следует учиты­вать, что требования к ее ведению заметно различаются в зависимости от характера учреждений и организаций, от времени и места составления протокола. Работая с протоколами первых лет Советской власти, исследователь нередко может столкнуться с так называемыми «глухими» протоколами, содержащими только указание о повестке дня и перечисление выступавших. И в дальнейшем в протоколах могут встречаться пропуски, не­понятные места, искажения, особенно если протоколы не подвер­гались правке. Постепенно, однако, складывается довольно разработанная практика ведения протоколов в различных учреж­дениях и организациях. Растет число компетентных лиц, отвеча­ющих за ведение документации. Прежде всего это распростра­няется на высшие и центральные органы, а затем и на местные учреждения и первичные организации. Большое значение имеет появление инструкций и правил ведения документации, накопле­ние положительных образцов. При изучении протокольной доку­ментации важно учитывать те моменты, которые связаны с раз­личными мнениями, поправками в обсуждении вопросов. Они позволяют войти в живую ткань событий. Вместе с тем отсутствие сведений по обсуждаемым вопросам заставляет привлекать дру­гие источники для раскрытия содержания протоколов.

Как форма ведения протокольной документации в советское время более распространенным становится стенографирование. Стенограммы представляют полное и подробное изложение хода заседаний, собраний. Все чаще практикуется такая форма веде­ния протоколов, как магнитофонные записи. Работа органов власти и общественных организаций находит отражение в га­зетных отчетах об их заседаниях. Материалы периодики могут помочь ликвидировать пробелы в протокольной документации, выявить главное в содержании выступлений. Протокольная до­кументация высших органов власти и общественных организаций широко публикуется в виде специальных изданий. Регулярно издаются стенографические отчеты съездов Советов, сессий ЦИК и Верховного Совета СССР, стенограммы съездов проф­союзов и ВЛКСМ.

К организационно-распорядительной документации относится обширная группа документов, которые передаются в форме текущей, переписки предприятий, учреждений, организаций и их представителей. После революции в характере переписки прои­зошли значительные изменения, связанные с ликвидацией целого ряда бюрократических процедур, с демократизацией общест­венных отношений. Данный комплекс документации остается пока весьма значительным и, по-видимому, будет играть свою роль в обозримом будущем. Среди материалов переписки боль­шой удельный вес составляют телеграммы, телеграфные и телетайпные сообщения, радиограммы, те­лефонограммы. Они свидетельствуют о возрастании опера­тивности переписки. Совершенствуются и ее традиционные формы. Они стали более простыми. Как правило, отдельный документ посвящен какому-либо одному вопросу. Обычными становятся машинописный текст, штамп и печать предприятия, учреждения, организации, сохранение копий исходящих доку­ментов. На входящих документах довольно часто имеются от­метки о дальнейшем их прохождении. Все это значительно облегчает источниковедческий анализ служебной переписки. Необходимо иметь в виду, что материалы переписки могут быть представлены в делах как отдельными документами, так и целы­ми их комплексами, в которых могут найти свое отражение раз­личные стороны деятельности государственных и общественных органов за длительный период времени.

К данной группе документации принадлежит также перепи­ска, характеризующая взаимоотношения предприятий, учрежде­ний, организаций и отдельных граждан. В фондах учреждений ежегодно откладываются десятки тысяч писем. Следует разли­чать внутреннюю и внешнюю переписку, которая тесно связана с характером деятельности учреждения и с его полномочиями. В данной категории документов в советский период также прои­зошли существенные изменения. Были отменены формы обраще­ния и изложения содержания документов, унижающие человече­ское достоинство, а также связанные с этим некоторые разно­видности документов, например прошения.

Письма трудящихся в государственные и общественные органы содержат предложения, заявления, рапорты, сообщения, запросы. Изменилось отношение к письмам трудящихся. Они внимательно изучаются и обсуждаются. Факты, свидетельст­вующие о недостатках в работе учреждений и отдельных лиц, тщательно проверяются. Особой формой контроля за деятельно­стью государственных органов являются депутатские запросы. Для изучения писем трудящихся в органах государственного управления создаются специальные комиссии. Материалы про­верки и обсуждения писем часто фиксируются в протокольной документации, особенно когда решение вопроса и принятие мер зависит от коллегиальных органов.

Значение материалов переписки трудящихся и органов управ­ления как исторических источников трудно переоценить. В них находит отражение обширный круг проблем, интересов, запро­сов, мнений, настроений людей, их реакция на различные на­роднохозяйственные и общественно-политические мероприятия и другие стороны жизни советского общества.

Специфические особенности имеет дипломатическая перепи­ска. Во взаимоотношениях Советского государства с другими странами по вопросам внешней политики, экономическому, торго­вому и культурному сотрудничеству сохраняются сложившиеся формы этой переписки: личные и вербальные ноты, меморанду­мы, памятные записки. Они содержат наибольшее число обще­принятых условностей в соответствии с нормами международно­го протокола. Однако коренное изменение принципов и методов дипломатии, обусловленное отменой «тайной дипломатии», уста­новлением новых форм международного общения, основанных на уважении суверенитета других народов и служащих интересам всех народов, повлекло существенное изменение как в разновидностях, так и в содержании, направленности дипломатической переписки. Следует подчеркнуть, что эти новые формы стали присущи в целом международной практике ведения дипломати­ческой документации. Дипломатическая деятельность СССР вызвала к жизни такие разновидности переписки, как личные послания глав правительств, правительственные ноты, которые далеко переросли рамки и значение личных нот. Расширение авторства сказалось в появлении особых внешнеполи­тических заявлений, посланий, деклараций высших законодательных органов Советской власти (съездов Советов, Верховного Совета СССР) и Советского правительства. Измени­лись адресаты этих документов. Многие из них обращены к парламентам, народам других стран. Это обстоятельство су­щественно влияет на стиль дипломатических документов.

Новые принципы советской дипломатии повлекли регулярную и широкую публикацию материалов дипломатической переписки на страницах периодической печати, в специальных сборниках документов внешней политики. Как дипломатическая переписка, так и внутриведомственная документация широко представлены в издаваемой серии «Документы внешней политики СССР». Для истории Великой Отечественной войны неоценимое значение имеют вышедшая в 1957 г. «Переписка Председателя Совета Министров СССР с президентами США и премьер министрами Великобритании во время Великой Отечественной войны» и из­дания протоколов союзнических конференций в Тегеране, Ялте и Потсдаме.

Плановая документацияфактически возникает только в усло­виях социализма, отражая особый тип организационно-распоря­дительной деятельности. Материалам планирования народного хозяйства СССР посвящена специальная глава учебника. Но нужно помнить, что в деятельности государственных органов, предприятий и общественных организаций возникает множество делопроизводственных плановых документов в виде планов работы, проектов и проектных заданий, программ, смет, графиков и сетевых графиков.

Обширную группу делопроизводственной документации со­ставляют учетные документы.На всех предприятиях ведется учет рабочей силы, оборудования, выпускаемой продукции, израсхо­дованных" сумм, сырья, материалов. Многие учреждения оценива­ют имеющиеся в их распоряжении кадры, средства, возможности. Общественные организации ведут непрерывный учет своих чле­нов, их перемещений, уплаты членских взносов. В задачи учета входит регистрация мероприятий в процессе управленческой и общественной деятельности. К учетной документации относятся анкеты, листки, журналы 'и книги учета, реестры, кадастры, перечни, табели, тарифы, счета, ба­лансы. Особенности учетных документов складываются в зависимости от характера учета: личного, производственного, техни­ческого, финансового, бухгалтерского.

С учетной документацией тесно связана контрольная.Не­редко их не разделяют и определяют как учетно-контрольную документацию, поскольку вышестоящие органы свои контроль­ные функции осуществляют в форме учетных операций. Сюда входят материалы ревизий, проверок, заключений о работе, справок о деятельности, регистрации, единовременных обследований.

И, наконец, документацией, которая обобщает наиболее важ­ные сведения других документов, является отчетная.Отчетная документация представляет собой не только обзор, но и анализ деятельности предприятий, учреждений, организаций и их структурных подразделений за определенный период времени. В советском обществе отчетность ведется не только перед вы­шестоящими органами, но и перед производственными коллекти­вами, общественными организациями, представительными собраниями трудящихся. В число подобных документов входят отчеты о работе, обзоры, трудовые рапорты, сводки, донесения, доклады.

Делопроизводственная документация можетиметь разработан­ные (типовые,составленные по образцам) и неразработанные (индивидуальные)формы. Преимущество неразработанных форм состоит в том, что они могут содержать большее количество сведений и добавочных указаний, способствующих источнико­ведческой оценке и классификации фактов. В типовых формах документов несущественные с точки зрения управления подроб­ности и детали, как правило, опускаются. Документы, не имею­щие разработанных форм, могут не содержать самых необходи­мых для анализа сведений. Типовые, составленные по образцам, предусматривающие минимальный необходимый объем сведе­ний, документы получают все большее распространение. Инди­видуальные формы документов в делопроизводстве пока еще преобладают, но, несмотря на разнообразие их форм, диапазон ситуаций, которые они отражают в сфере управления, ограни­чен. Процесс управления как бы запрограммирован и повторяет­ся в определенной последовательности и по правилам, которые нередко задаются в организационно-распорядительной докумен­тации. Сходство формальных признаков управленческой дея­тельности и различие индивидуального содержания этих призна­ков является одной из предпосылок дальнейшей унификации и стандартизации документов. Как писал В. И. Ленин, «в веде­нии дела разными и разнородными предприятиями, учреждения­ми, ведомствами и пр. есть много сходного и сходного в основ­ном».

Разработанные формы документов существуют в виде типовых бланков, образцов, трафаретов, форму­ляров, ведомостей, анкет, листков. Процесс перехода от неразработанных к разработанным формам осуществляется пу­тем выделения и формализации признаков и показателей в доку­ментах, которые называются реквизитами. Реквизит — логически неделимый элемент в рамках явлений, отражаемых документом, например название учреждения, которое фигурирует в документе. Признаками документа .обозначаются его качественные особен­ности, последовательность событий, свойств, кпримеру меро­приятия руководства завода по повышению уровня квалифика­ции рабочих. Показатели — это, как правило, количественные оценки признаков или совокупностей взаимосвязанных признаков (рост рядов профсоюзной или комсомольской организации за отчетный период). Показатель может быть минимальным элемен­том документа, имеющим самостоятельное значение. Отдельный показатель может лечь в основу образования документа. Показа­тель может существовать изолированно от документа, являться объектом анализа, вывода, расчета. Таковы широко используемые в исторических исследованиях уровень национального дохода к его изменение, динамика выпуска продукции, развитие произво­дительности труда и многие другие. Показатели, почти, непремен­ный атрибут плановой, учетной и отчетной документации. Но иг­рая большую роль в практике управления, показатели нередко фигурируют и в организационно-распорядительной документации. Стандартизация и унификация документов, выделение признаков и показателей ведет к появлению и все большему распростране­нию статистических форм документов.

Статистические документыслужат для концентрированного и обобщенного описания свойств и признаков общественных явле­ний с помощью количественных значений и являются обязатель­ным условием управления и планирования в области экономики, политики и культуры. С начала 30-х годов, когда в основу получе­ния статистических сведений был положен текущий учет, наблюда­ется взаимное проникновение делопроизводства и статистики. Необходимо учитывать, что в настоящее время статистические до­кументы составляют не менее четверти всей делопроизводственной документации. Их удельный вес в отдельных группах документации неодинаков. Наибольшее значение они имеют в учетно-контрольной документации, где многие формы подготовлены для статистической обработки. Статистические формы занимают в отчетной доку­ментации значительное место. Так, отчетность предприятий об их производственной деятельности ведется по установленным ти­повым статистическим формам. Они вводятся ЦСУ по согласова­нию с соответствующим ведомством. Издаются специальные аль­бомы форм с краткими указаниями по их заполнению, предназначенные для правильной организации делопроизводства. Историк, ознакомившись с этими формами, может получить представление об имеющихся сведениях, вести их целенаправленный поиск и от­бор. С середины 50-х годов статистические формы делопроизводст­венных документов более или менее стабильны.

Разделение документов на первичныеи производныесвязано с различным уровнем обобщения информации, в них заключенной. Первичные документы возникают на основе определенного числа исходных признаков и показателей, производные представляют собой результат обобщения первичных документов. Несколько больше половины общего объема делопроизводственной докумен­тации составляют производные, или вторичные, документы. Было бы неправильно считать, что нет необходимости обращаться к пер­вичным или производным документам промежуточного уровня на том основании, что документация вышележащего уровня все равно обобщает наиболее важные показатели и факты общественного развития. Практика управления действительно накопила большой опыт такого обобщения, и обобщенные показатели находят широ­кое применение в научных исследованиях. Но все же чаще всего задачи научного исследования отличаются от управленческих и тре­буют обращения к первичным документам и несколько иным принципам их анализа.

В делопроизводственной документации можно выделить ком­плексы служебных официальныхи неофициальныхдокументов. Официальные документы имеют служебное подтверждение их правильности со стороны государственных и общественных органов. Неофициальные документы такого подтверждения не имеют. Так, в личном деле работника могут находиться автобиогра­фия, имеющая только личную подпись, и характеристика, удостоверенная представителями администрации и общественных организаций. В делопроизводстве большая часть документов име­ет официальный характер, но значительно число и неофициальных документов: писем, деловых записей, проектов ре­шений, индивидуальных обязательств.

В делопроизводстве существует множество разновидностей документов по личному составу,отражающих прием, перемещения и увольнения работников, получение ими образования, материалы аттестаций и присвоения званий, по защите диссертаций и присуж­дению ученых степеней, по награждениям и назначениям на пенсии. Эти документы формируют личные дела. Среди обширных комплексов личных дел отбор на длительное хранение ведется «сходя из характера заслуг и служебного положения человека. Большое значение придается наградным делам, личным делам персональных пенсионеров. Но на длительное хранение поступают не только дела лиц, имеющих какие-либо заслуги перед обществом. На основе представительной выборки идет передача на хранение личных дел работников управленческого аппарата и некоторых массовых профессий. Материалы личных дел важны как истори­ческий источник. Они содержат обширный круг сведений историко-биографического характера и дают возможность проследить судь­бы конкретных людей в связи с историческими изменениями.

Соотношение отдельных разновидностей документации зави­сит от уровня управления (высшего, центрального или местного). Так, на уровне вышестоящих органов (Совета Министров, министерств, ведомств и др.) чаще возникают документы организаци­онно-распорядительного характера, обязательные для приема и исполнения в нижестоящих подразделениях. Учетно-контрольная, отчетная документация начинает создаваться на низших уровнях управления и сужается по пути наверх. Организационно-рас­порядительная, наоборот, разрабатывается, расширяется, порожда­ет другие, более детальные и конкретные документы при движении вниз.

Удельный вес различных групп документации зависит также от времени возникновения документов. В первые годы Советской власти, когда происходило становление нового государственного аппарата, разрабатывались основы нового производственного и об­щественного управления, объемы организационно-распорядитель­ных документов были весьма велики. Активизацию организацион­но-распорядительной деятельности, находящую отражение в документации, можно было наблюдать и в дальнейшем, в периоды организационных перестроек и нововведений в управлении. Поря­док представления отчетной документации становится более или менее постоянным по мере налаживания управления.

Типология и классификация делопроизводственной документа­ции имеет большое значение для поиска и отбора информации, ко­торая лучше всего отвечает задачам исследования. Обнаруживает­ся, что одна классификационная схема документации множеством нитей связана с другой. Между ними образуется генетическая и структурная связь. Это наглядно можно видеть на примере взаи­модействия разновидностей документов на одном промышленном предприятии в условиях современного производства.

На предприятии в течение года может обращаться более мил­лиона управленческих документов. Почти половину из них—-46% составляет учетная документация, 28% —плановая, 15% — отчет­ная, 6%—организационно-распорядительная, прочие разновид­ности документов — 5%. Очевидно, что в сфере деятельности пред­приятия можно найти только те документы, которые определяются задачами, порядком деятельности, компетенцией данного пред­приятия, закрепленных в «Положении о социалистическом произ­водственном предприятии». Функции производственной деятель­ности находят свое отражение в распорядительной, плановой, учетной документации. Основную массу учетных документов составляют бухгалтерские документы, сведения которых так или иначе находят отражение в других формах учета. Вследствие этого бух­галтерские документы не поступают даже на длительное хранение. Учетные и отчетные документы увязаны с плановыми, но значи­тельно шире плановых, так как включают различную деятель­ность, не предусмотренную планом. Отчетные документы обобщают важные данные учета. Наибольший уровень обобщения имеют го­довая статистическая отчетность предприятия и прилагаемая к ней объяснительная записка, содержащая анализ работы предприятия за год. Становится очевидным, что для изучения производства осо­бое значение имеют годовые отчеты предприятий. Именно они поступают на длительное хранение и хранятся в фондах областных статистических управлений, а отчеты наиболее крупных предприя­тий имеются и в центральных архивах в фондах соответствую­щих министерств и ведомств. Но помимо производства историка ин­тересует множество социальных и политических аспектов в развитии трудовых коллективов. В этой связи отчетность дает ма­ло сведений, хотя в последние годы число социальных показателей в документации постоянно увеличивается. Исследователь может привлечь для изучения этих сторон материалы личного учета отде­лов кадров, отделов труда и заработной платы, социологических ла­бораторий, документацию общественных организаций на производ­стве.

§ 3. Некоторые вопросы источниковедческой обработки делопроизводственной документации

Для изучения делопроизводственной документации как источ­ника по истории советского общества применимо большинство при­емов и методов, выработанных по отношению к комплексам дело­производственной документации предшествующих периодов. Но при этом необходимо учитывать и ряд особенностей, которые выте­кают из общих закономерностей развития систем делопроизвод­ственной документации и ее отдельных разновидностей в советский период.

Проблемы истории советского общества широки и многоплановы. Решение многих из них требует обобщения большого конкрет­но-исторического материала, использования комплексов делопро­изводственной документации, сосредоточивающих огромную массу сведений по различным аспектам социально-экономического, по­литического и культурного развития страны. Источниковедческое изучение делопроизводственной документации предусматривает поиск и выявление круга необходимых документов, критический анализ содержащихся в них сведений, разработку обобщенных ме­тодов их использования, оценку, сопоставление, обработку, интер­претацию и формулирование выводов исследования.

В источниковедческом анализе важно учитывать обстоятельст­ва возникновения документов, цели, для которых они составля­лись. Это решающим образом влияет на определение степени их пригодности для исследования. В процессе анализа содержания ну­жен исторический подход. Необходимо составить общее представ­ление, насколько документы полны, надежны, доступны, какова степень их сохранности, насколько они репрезентативны для целей исследования. В комплексах делопроизводственной документации могут быть существенные пробелы, обусловленные как объективны­ми, так и субъективными причинами. Так, значительные объемы документов были утрачены в годы гражданской и Великой Оте­чественной войн, несмотря на меры, которые предпринимались для их спасения. В самом делопроизводстве документы могут посту­пать на хранение с перерывами, быть неполными, непредставительными. В процессе своей работы над документами историк должен предусматривать возможности дальнейшего поиска и обнаружения новых документов. Нужно также учитывать доступность докумен­тов. Наибольшие трудности связаны с получением личных доку­ментов, так как это может затрагивать интересы живущих ныне людей. К тому же личные документы хуже сохраняются. Офици­альные документы, получившие общественное признание, более до­ступны. Многие из них публикуются в периодической печати, в специальных сборниках.

Делопроизводственная документация как исторический источ­ник не исчерпывает всего многообразия явлений действительности. Документы обычно меньше рассказывают о самом процессе дея­тельности. Они чаще указывают на ее необходимость или резуль­таты, но меньше говорят о мотивах деятельности, о различных пе­рипетиях, нюансах и других субъективных моментах. Поэтому изучение сведений документов нужно дополнять данными, извле­ченными из других видов источников.

Спецификой делопроизводственной документации как вида ис­точников является ее объективно-функциональный характер. Ее материалы нередко обеспечивают более высокую степень надеж­ности и обоснованности исторических знаний, чем другие виды ис­точников. Однако это еще не значит, что объективная истинность сама по себе вытекает исходя из официального служебного харак­тера документов. Направленность, замысел и задача документа, отображенная в нем временная и пространственная ситуация, ав­тор, заказчик, характер представления исходных данных как в смысле теоретических позиций, так и в смысле метода, стиля, объ­ема, формы и точности изложения являются важными признаками в определении достоверности и пригодности всех, в том числе и официальных служебных документов.

Попавшие в поле зрения историка документы могут иметь лишь частичное значение для решения поставленной задачи. В процессе исследования необходимо стремиться к выявлению таких комплек­сов документов, которые доказательно отображали или предполо­жительно могли бы отобразить соответствующие задачам исследо­вания исторические обстоятельства. Но в силу закономерностей отложения и закрепления документации, в силу возможных пробе­лов в ней в исторической науке правомерно существование так на­зываемого неполного знания. Анализ отдельных документов в ряду утраченных может представлять значительный интерес. При этом следует отчетливо представлять ограниченную роль данного доку­мента в более широком историческом контексте. Отталкиваясь от сведений документов, историк прибегает к догадке, интуиции, опи­раясь на свой предшествующий опыт и знания.

При работе с документами по истории советского общества приходится сталкиваться с проблемой иного рода: документов, ко­торые можно привлечь для работы, слишком много, а их содержа­ние по формальным критериям одинаково. Необходимо решить, каким должен быть минимальный объем привлекаемых к исследованию документов. Разработка методики исследования обширных комплексов документации является весьма актуальной для источ­никоведения истории советского общества.

Важность и значимость документов при их отборе определяет­ся в зависимости от целей и задач исследования. Если взять кон­кретный документ и попытаться проанализировать, сколько в нем содержится информации, важной для историка, то из этого ниче­го не получится. Так, простое перечисление вопросов, обсуждав­шихся в протокольной документации того или иного органа, едва ли продвинет исследователя к решению поставленных задач. Историк должен попытаться сгруппировать материал вокруг опре­деленной проблемы. Выделение исследовательских целей позволя­ет определить научную ценность сведений, их отбор, приемы ана­лиза и обработки. В этом одна из важнейших задач работы с комплексами делопроизводственной документации.

Нужно принимать во внимание, что в документах содержатся сведения, предназначенные первоначально не для исследователь­ских целей, а для требований руководства и управления. Появив­шись на свет независимо от исследователя по другому поводу, до­кументы анализируются историками в соответствии с задачами конкретных исследований. В зависимости от этого выделяются различные структуры сведений, разрабатываются оценочные кри­терии, приемы использования. Хорошо, если цели исследования и назначение документа совпадают, но чаще использование докумен­тов в исторических исследованиях обладает свойством вторичного -сбора фактов. Для того чтобы обнаружить исторически значимые факты, объяснить причины исторических событий, историк как бы заново, с определенных теоретических позиций систематизирует данные документов, получает сведения, носящие более обобщен­ный характер. Предпосылкой строго научного решения этой зада­чи является знание особенностей отражения действительности в от­дельных разновидностях документов.

В советском источниковедении, в практике исторических иссле­дований разрабатываются и все более совершенствуются способы изучения документов. Имеется много работ, посвященных источ­никоведческому анализу комплексов документов или даже единич­ным документам. Иногда может создаться впечатление, что доку­менты исследуются как бы сами по себе. Однако это далеко не так. Проблемы источниковедческого анализа даже единичных до­кументов связаны с той ролью, которую сыграл тот или иной доку­мент в истории советского общества. Чаще всего изучение таких документов находится в русле исследования поворотных моментов в истории нашего государства, начиная с изучения условий победы Великой Октябрьской социалистической революции. Привлечение каждого нового документа, дающего более полную картину этого события всемирно-исторического значения, представляет большую ценность. Поэтому в источниковедческих сборниках много внима­ния уделяется анализу документации этого периода: протоколам различных органов, решениям собраний рабочих и крестьян, анкетам делегатов съездов Советов, переписке центральных и местных учреждений.

Хотя в источниковедческом плане может представлять интерес отдельный документ, в большинстве случаев он не дает полной картины событий. Необходимо изучать комплексы документов,, связанных одной темой и взаимно дополняющих друг друга, поэто­му документальные материалы исследуются обычно большими группами так, как они откладываются в процессе управления и хранятся в архиве. С помощью последовательной цепи умозаклю­чений и выводов обобщается материал, воспроизводится ход собы­тий, подчас уникальных ^!и неповторимых в своем историческом своеобразии. Например, изучая директивы Главного командова­ния в годы гражданской войны и командования армий и фронтов, приказы, доклады, боевые донесения и сводки, телеграммы, мож­но последовательно воспроизвести боевые операции Красной Ар­мии.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: