Инструментарий администрирования

Разработка и применение инструментария администрирования основывается на единстве и универсальности процесса воздействия, прикладном использовании его потенциала, содержания и результатов самым широким кругом менеджеров. Это позволяет исключить параллелизм, усовершенствовать процедуру, существенно повысить эффективность функционирования и развития организации, обеспечив координацию действий всех участников. Иными словами, это определяет органичное единство, преемственность и развитие исследования в воздействие, что, в конечном счете, и должен обеспечивать профессиональный менеджер.

Универсальность инструментария администрирования проявляется не только в разработке и применении единого и эффективного механизма или его целенаправленной коммутации с функциями менеджера. Она может самым непосредственным образом реализовываться в совершенно необходимом, органичном и последовательном объединении исследования и воздействия менеджера на организацию. В этом плане универсальный инструментарий становится одним из специфических и, в то же время, наиболее часто встречающихся практических проявлений администрирования, позволяющих преодолеть противоречия между исследованием и воздействием.

Реализация административного подхода неизбежно сталкивается с необходимостью выявления и разрешения возникающих иерархических противоречий в организации. В отличие от самоорганизации, их значение в построении и использовании универсального инструментария администрирования резко возрастает, поскольку перемещается в сферу отношений управления. В ходе практического применения инструментария администрирования, в рамках разработки и реализации конкретного воздействия они непосредственно упираются в распределение полномочий и необходимость обеспечения координации между участниками этого процесса.

Позиционирование противоречий в процессе постановки и применения инструментария администрирования не только не является негативным, но, напротив, должно рассматриваться в качестве фактора, обуславливающего необходимость и возможность его постоянной адаптации и модернизации. Именно в противоречиях его формирования и применения, как неоспоримо и убедительно показывает практика становления рыночных отношений в отечественной экономике (переход от кризиса 1998 к последующему подъему), объективно заложены наиболее перспективные ресурсы развития организации.

Инструментарий администрирования основывается на применении палитры разнообразных сочетаний внешних орудий, средств, способов, процедур непосредственного воздействия на формирование и развитие организационных отношений в процессах и системах менеджмента. Он формируется и применяется в виде сложных универсальных конструкций, объединяющих отдельные составляющие в отлаженный механизм. Базовые процедуры такого механизма постоянно модернизируются и наращиваются инновационными конфигурациями, во многом определяющими сущность и содержание организационных изменений и развития организации.

Инструменты администрирования разнообразны настолько, насколько специфичны решаемые ими задачи, но их формирование осуществляется на основе общей палитры, представляемой следующим образом:

……………………………………………………………………………..

Рис. 5.4.3. Палитра инструментария администрирования

Приведенная модель имеет упрощенное построение, отражающее состав, содержание и наиболее распространенные конфигурации сочетания инструментов администрирования на основе структуризации общей палитры на створу уровни и ступени. На практике, помимо этого она специализируется и модернизируется на стадии разработки и по ходу адаптации, агрегирования и применения конкретного набора инструментов, существенно расширяя возможности ее использования.

Палитра администрирования является исходной основой формирования и осуществления любого организационного воздействия, представляющего, в конечном счете, то или иное сочетание позиционированных в ней инструментов. Также как художник, представляя перед собой образ, смешивает определенным способом те или иные краски, каждый менеджер, разрабатывая и осуществляя организационное воздействие, должен выбирать и сочетать необходимые для достижения поставленной цели средства. И первым, с чего начинается этот процесс, становится представление палитры инструментария администрирования из и на методической основе которой, формируется каждое конкретное воздействие менеджера на организацию.

Важно понимать, что представленная на рис. 5.4.3. модель приводит только ограниченную группу, пусть наиболее часто используемых, но далеко не всех инструментов администрирования. Проведенное в модели двухмерное позиционирование инструментов, выделение створов, уровней ступеней, цепочек уже формирует конструктивный подход к их выбору. В процессе планирования и осуществления конкретной конфигурации администрирования особое значение приобретает форма кооперации выбранных инструментов, объединяющих их уровней, цепочек и т. д., отражающая процедуру ее осуществления. Данная модель, возможность ее развития, специализации, адаптации, предполагают выбор и комбинирование средств, способов, процедур администрирования на основе универсальной методики построения конкретного воздействия. К сожалению, такой синтетический подход в отечественной практике, чаще всего, заменяется бесконечно повторяющимся использованием ограниченного круга форм, уже в силу этого, выхолащивающих сущность, ограничивающих действенность, дезавуирующих содержание воздействия. На определенном этапе такого процесса, как это ясно видно из сегодняшней практики управления, злоупотребление одними инструментами в ущерб использования потенциала и разнообразия других, начинает разрушать организацию, приводя, например, к «…отказу от выполнения абсолютно легитимного приказа теми и тогда, кто никогда ранее не позволял себе этого».

Девальвация таких инструментов стала возможной по тому, что их необоснованно частое, и уже поэтому, ошибочное применение, провоцирующее повторные, еще более сильные, но, именно по этому неправильные действия разрушает методические основы администрирования. Преодоление таких, весьма негативных тенденций, основывается на систематизированном освоении и адаптированном применении всей палитры самых разнообразных инструментов администрирования в соответствии с конкретными условиями и решаемыми задачами. Общие методические основы такого подхода понятны и привычны каждому, поскольку используют хорошо известный и широко применяемый способ «выбора из меню». Вместо бесконечного повторения прецедента, на основе ранее принимавшегося в подобной ситуации решения, они предлагают выбор и комбинирование из этой палитры, более адекватных и, уже по тому, действенных средств администрирования.

Большинство из позиционированных, в представленной на рис.5.4.3. палитры инструментов администрирования, цели и возможности их применения привычны и понятны, поскольку многократно осуществлялись и воспринимались каждым менеджером. Так, позиционированный на первом уровне приказ уже собственным статусом определяет жесткость регламентирования и четкость разграничения, развиваемых содержащимися в нем требованиями, осуществление тех или иных действий. Их основой объективно является разработка, раскрывающая формализацию и обеспечивающая программу действия команды. Понятно, что в конкретном случае на этой основе формируется, адаптируется и применяется широкий спектр прикладных процедур, обеспечивающих полное и эффективное достижение целей организации.

Горизонтально вертикальное транспонирование модели развивается нисходящей и восходящей ступенчатой зависимостью, отражающей не только возможные контуры компоновки инструментов администрирования, но и, что особенно важно, их содержательно-качественную преемственность. Это позволяет углублять, акцентировать, специализировать администрирование путем наращивания его содержания и действенности за счет, например, эффекта реверберации, достигаемого повторением содержания действия на новом качественном уровне.

Закрепленные базовой моделью варианты последовательностей или более сложных цепочек формирования и применения инструментария администрирования, при сохранении общей логики их построения, адаптируются, модифицируются и модернизируются в соответствии с изменением и развитием целей, объектов и условий деятельности менеджера. Базовая конфигурация призвана отразить только общую палитру возможных сочетаний построения и применения воздействий менеджера на организацию в качестве модели или кондуктора целенаправленного конструирования и применения конкретного инструмента администрирования.

Вместе с тем, модель конфигурации потому и называется базовой, что в ходе разработки и применения инструментария администрирования в ней отразились сложившиеся, устоявшиеся, закрепившиеся и штатно используемые в качестве отправного алгоритма контуры построения новых модификаций. Так, разделение процесса организации на отдельные действия обеспечивает формирование, как распорядка, так и расписания, взаимодействие которых наиболее четко представляется графиком. В реальном процессе управления, в качестве самостоятельного, целенаправленно развивающегося или законченного агрегата этот контур широко и разнообразно комбинируется и компонуется на основе применения модульного принципа построения и использования инструментария администрирования.

Такие, периодически повторяемые комбинации отдельных составляющих или целые цепочки складываются в достаточно устойчивые процедуры, модульно компонуемые и применяемые в различных механизмах в виде рычагов и инструментов администрирования. Например, метод подряда, оптимизирующий формы, повышающий качество и сокращающий сроки работы, используется в самых разнообразных моделях хозяйствования. При этом в качестве инструмента организации может применяться универсальный механизм самоокупаемости, обеспечивающий экономию ресурсов, заинтересованность и ответственность конкретных исполнителей за конечные результаты работы.

Вертикальная доминанта, представленной рис. 5.4.3. палитры, выделяет широкий спектр специализации палитры средств и методов, разнообразием и последовательностью качественных преобразований в формировании и применении инструментария администрирования. Так, приведенная в первом створе последовательность: приказ – требование - поручение – распоряжение – разрешение - рекомендация - определение - утверждение - закрепление – указание – доведение - заключение, отражает нарастание разнообразия средств административного воздействия, во многом определяющее эффективность менеджмента. Причем результат осуществления и применения такого выбора инвариантно развивается соответствующими цепочками последовательной специализации, детализации и адаптации инструментов, позиционированных в трех следующих створах модели.

Так, регламентация, формализация, алгоритмизация и ранжирование представляют верхний, самый жесткий сегмент структурного створа модели, обеспечивающий дискретизацию, детерминирование и четкое представление состава и конфигурации применяемых средств администрирования. В свою очередь, распределение, согласование, делегирование и передача обеспечивают структуризацию содержания администрирования по ее составляющим. Наконец, формирование, нормирование, секвестирование и регулирование обеспечивают адаптацию и сопровождение административного воздействия в рамках сформированной структуры.

Позиционируя, выбирая и компонуя отдельные инструменты администрирования в прикладные конфигурации необходимо четко различать особенности сущности, содержания и применения каждого из них. Так, например, отличие временного и частного делегирования полномочий конкретного органа, от структурно закрепляемой на постоянной основе передачи его функций другому подразделению. Или, создающее благоприятные условия и продуктивную атмосферу всемерного и всестороннего развития самостоятельной деятельности работника инициирование, от целенаправленного и результативного стимулирования, как формы его безусловного принуждения к определенному действию.

В таких различиях и заключаются, в конечном счете, критерии выбора и компоновки тех или иных средств в устойчиво и эффективно применяемые агрегаты конфигураций администрирования. Собственно представление и применение отдельных инструментов рассматриваемой модели имеет смысл только при условии четкого понимания и прикладного использования этих различий в процессе выбора, компоновки и осуществления административных действий. Вместе с тем, анализ таких различий, их амплитуды и соответствия выделенным в модели инструментам, сам по себе, служит мощнейшим фактором разработки и применения новых форм воздействий, обеспечивающих использование рассматриваемого разнообразия.

С использованием этого подхода, в палитре позиционированы инструменты: распределения между разрешением и выделением, разграничения – между формализацией и программой, инструктажа - между структурой и передачей и т. д. Этим выделяются уже не только прямые нисходящие, но, и обратные, восходящие, ступенчатые последовательности, отражающие значительно более сложные конфигурации применения администрирования. Понимание различий в сущности и содержании того или иного инструмента совершенно необходимо еще и по тому, что именно оно обеспечивает выбор адекватных средств администрирования.

Так, превалирующие в отечественной практике руководства приказы и распоряжения (более 65%), как административные методы воздействия форматируют организацию в качестве функции управления, централизующей разработку и принятие решения. Они не только перегружают верхние уровни структуры разработкой содержания действий, которая, в последствии существенно деформируется исполнителями, но, и, что более негативно, освобождают нижние уровни не только от участия в выработке, но и от ответственности за результаты исполнения принятых наверху решений.

В отличие от приказа или распоряжения, применение указания в отечественных условиях (менее 12%), в конечном счете, делегирует полномочия по поиску диссонанса, разработке, принятию и реализации решения исполнителю, то есть, практически обуславливает необходимость его самоорганизации. Исключительно важно понимать, что, в этом случае, профессионально квалификационный уровень исполнителя и всей организации в целом приобретает устойчивую тенденцию к росту, в отличие от приказной централизации, которая со временем его понижает, последовательно снижая профессиональный потенциал, как процесса, так и системы.

Проведенное сравнение не только выделяет существенное значение актуального для отечественного менеджмента перераспределения удельного веса применения приказов, распоряжений и указаний, но и обнажает действие одной из основополагающих закономерностей децентрализации управления. Это действие особенно контрастно проявляется именно в построении и применении инструментария организации, где выбором методов и средств, очень часто, не только определяется тактика, но и «де-факто» обуславливается стратегия функционирования и развития организации, что во многом дезавуирует разрабатываемые и декларируемые программы совершенствования управления.

В качестве самостоятельного направления совершенствования формирования и применения организационного инструментария углубляется его профессионально-индивидуальная адаптация. Например, оперативный характер работы диспетчера обуславливает высокую напряженность, динамичность и интенсивность ее организации, которая возможна только на основе адаптации индивидуальных качеств работника к содержанию и особенностям осуществления технологического, коммерческого или иного процесса. Она выражается в формировании и закреплении адаптированного инструментария администрирования, обеспечивающего выявление и использование индивидуальных психофизиологических, интеллектуальных, коммуникационных качеств личности. В нем используются такие административные приемы организации труда работника, как: чередование видов деятельности, процедурная индивидуализация, инновационное инициирование, регламентация саморелаксации, программирование аутотренинга и т. д.

Приведенные выше, формируемые на их основе и другие направления и примеры применения инструментария администрирования позволяют сделать вывод об объективно-субъективной природе, открытом характере его становления и развития, широкой сфере адаптации и использования. При этом сохраняется универсальность восприятия и применения администрирования, обеспечивающая адекватность взаимодействия различных организаций и исполнителей. Это позволяет целенаправленно совершенствовать собственно инструменты и методику их применения в различных организациях и ситуациях.

Анализ конфигураций вертикальных доминант рассматриваемого инструментария формирует комплексное представление ранжированной палитры форм администрирования, сочетающего общие методы, конкретные способы и универсальные инструменты с механизмом социально-экономической организации. Естественно, что ее функционирование объективно основывается на использовании информационных, административных, финансовых, структурных и других средств организации, обеспечивающих действие всего универсального инструментария в комплексе.

В разработке и реализации менеджмента организации под средствами администрирования понимается, в общем виде вся совокупность используемых приемов и их конкретного обеспечения, а, в частном случае, конкретно используемые ресурсы или произведенные и применяемые инструменты, с помощью которых обеспечивается достижение желаемого результата. Упор здесь делается на построение прикладных программ, систем, алгоритмов, процедур организации администрирования на основе представленного выше базового инструментария. При этом разнообразие применяемых средств ограничивается только имеющимися в системе полномочиями и ресурсами их осуществления и, в значительной мере, определяет общую эффективность разработки и применения инструментария администрирования.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: