Методы внутреннего контроля

Приемы, используемые при осуществлении внутреннего контроля, весьма разнообразны и включают элементы таких методов, как:

– бухгалтерский финансовый учет (счета и двойная запись, инвентаризация и документация, балансовое обобщение);

– бухгалтерский управленческий учет (выделение центров ответственности, нормирование издержек);

– ревизия, контроль, аудит (проверка документов, проверка арифметических расчетов, проверка соблюдения правил учета отдельных хозяйственных операций, инвентаризация, устный опрос персонала, подтверждение и прослеживание);

– теория управления.

Все вышеперечисленные методы интегрируются в единую

систему и используются в целях управления предприятием.

Методы и процедуры контроля являются важной составляющей системы контроля. Предпринимателю, действующему без образования юридического лица и являющемуся

единственным работником на своем предприятии, особые

процедуры контроля просто не нужны — он вряд ли захочет

обманывать самого себя и подводить заказчиков. Что касается предприятий, насчитывающих большое число наемных

работников, то в их распоряжении должны быть такие методы и процедуры контроля, которые побуждали бы персонал действовать в соответствии с целями руководителей или

владельцев этих предприятий. Кроме того, при наличии подобных методов резко сокращаются возможности для совершения и/или сокрытия мошенничества.

В отличие от мероприятий и процедур, являющихся частью

контрольной среды и системы бухгалтерского учета и относящихся ко всем операциям, проводимым предприятием, специальные

процедуры внутреннего контроля обычно устанавливаются для

крупных или рискованных операций. На состав процедур контроля влияют объем, степень сложности и особенности видов

деятельности предприятия, а также специфика контрольной

среды и системы бухгалтерского учета. Так, на крупном предприятии со сложными условиями обработки данных необходимо

подготовить:

· перечень продавцов или потребителей;

· условия отгрузки продукции;

· процедуры проверки качества защиты компьютерных

данных.

На небольших предприятиях с относительно простыми

условиями обработки данных такие процедуры контроля не

всегда обязательны.

Предприятия достигают целей контроля путем разработки и внедрения процедур контроля на разных уровнях организации и на разных уровнях обработки данных.

Некоторые процедуры контроля применимы непосредственно к хозяйственным операциям, файлам данных, записям и активам. Эффективность таких процедур контроля увеличивается, если проводится их регулярная проверка и если распределение функций способствует защите активов и исключению или обнаружению ошибок в финансовых документах. В компьютеризированных системах существуют процедуры контроля, обычно называемые общими, не имеющие отношения к отдельным хозяйственным операциям или файлам, но оказывающие значительное влияние на весь цикл хозяйственных операций, на несколько циклов или на работу предприятия в целом.

Предприятия разрабатывают и внедряют процедуры контроля для того, чтобы быть уверенными в законности осуществляемых хозяйственных операций, в том, что информация по ним зарегистрирована полностью и точно, что все ошибки в процессе ведения дел и регистрации данных по ним обнаруживаются с максимальной скоростью (независимо от того, произошла ли ошибка при обработке данных по незаконным хозяйственным операциям, заключается ли она в невозможности провести обработку данных по законным операциям), что целостность зарегистрированных данных по ведению финансовой деятельности обеспечена файлами компьютера или бухгалтерскими книгами и что доступ к активам и связанным с ними документам ограничен. Это значит, что процедуры контроля дают уверенность в том, что цели контроля, заключающиеся в обеспечении полноты, точности, законности операций, в защите файлов и активов, были достигнуты и что системой бухгалтерского учета выдается надежная финансовая информация. Предприятиям следует применять различные способы достижения указанных целей.

Несмотря на множество видов деятельности предприятий, существует только пять типов методов контроля:

· разделение обязанностей;

· система независимых проверок;

· физические способы контроля и охраны;

· документальный контроль;

· система подтверждения полномочий.

Сочетание атмосферы всеобъемлющего контроля системы бухгалтерского учета и различных вариантов указанных пяти методов контроля направлено на устранение и/или

уменьшение вероятности совершения мошенничества. Хороший контроль задает параметры приема на работу наиболее

честных сотрудников, способствует моделированию и поощрению их подобающего поведения, пониманию важности выполняемой работы и обеспечивает такой документооборот,

который затрудняет сокрытие мошенничества. Приведенные

выше пять методов контроля закрывают перед потенциальными мошенниками доступ к ценностям, лишают их возможности скрыть следы своего преступления и безнаказанно пользоваться его плодами.

Три из названных элементов являются составляющими

общей структуры системы внутреннего контроля в любой организации или на предприятии. Рассмотрим их подробнее.

Разделение обязанностей

Любой вид деятельности всегда лучше контролируется

либо при распределении обязанностей между работниками,

либо при помощи двойного контроля. Эти формы контроля,

как и большинство профилактических мер, чаще всего применяются там, где производятся расчеты наличными денежными

средствами. Так, получение наличных денег обычно происходит под двойным контролем. Например, в банке контролер,

сверяющий состояние счета, и кассир, выдающий деньги,

обычно отделены друг от друга и не имеют единовременного

доступа к счету и деньгам.

Двойной контроль является таким вариантом системы

контроля, при котором вся операция не может совершаться

одним работником. При двойном контроле одну и ту же задачу выполняют два человека, причем обязанности между ними

распределяются таким образом, чтобы ни один из них не мог

выполнить все действия по данной операции. Обе разновидности контроля преследуют одну и ту же цель: не позволить одному человеку иметь неконтролируемый доступ к денежным средствам.

Внедрить в производство двойной контроль довольно трудно. Когда люди работают под двойным контролем, они не могут оторваться от своих обязанностей — поговорить по телефону, покурить, ответить на какой-нибудь не относящийся к делу вопрос.

Система подтверждения полномочий

Методы контроля, осуществляемые на основе системы подтверждения полномочий, имеют много разновидностей, две из которых — специальная система паролей, дающая возможность тем или иным людям пользоваться компьютером и получать доступ к определенным базам данных, и специальные карточки с собственноручной подписью, позволяющие людям входить в помещения с банковскими сейфами, обналичивать чеки и совершать иные операции в финансовых учреждениях.

Установление границ полномочий тех или иных сотрудников заставляет их не выходить за пределы суммы, в рамках которой они могут принимать решение, или должностных обязанностей. Когда людям не предоставлены полномочия на ведение какой-либо деятельности, их возможности совершить мошенничество значительно сокращаются. Например, если человек не имеет права скреплять своей подписью ту или иную сделку, он просто не может вписать в счет некую сумму для себя и заставить свое предприятие оплатить эти расходы. Эффективность внутреннего контроля предполагает соответствующее распределение обязанностей между теми, кто осуществляет процедуры бухгалтерского учета и контроля, и теми, кто работает с активами. Хотя распределение обязанностей имеет отношение ко всем трем элементам системы внутреннего контроля (контрольная среда, система бухгалтерского учета, процедуры и методы контроля), оно особенно важно для функционирования третьего элемента — процедур контроля. Распределение обязанностей также предусматривает выдачу разным лицам разрешения на ведение какого-либо определенного класса хозяйственных операций, выполнение процедур контроля

в процессе обработки данных, осуществление контроля за выполнением таких процедур, составление соответствующих бухгалтерских документов и работу с активами. Такая организация позволяет уменьшить вероятность возникновения ошибок, ограничить возможность злоупотреблений с активами, исключить другие виды намеренного искажения информации в финансовых документах.

Если две процедуры бухгалтерского учета, относящиеся к одной хозяйственной операции, выполняются разными лицами, каждое лицо осу-ществляет контроль за деятельностью второго лица. Дополнительная процедура контроля может проводиться третьим лицом. Например, один бухгалтер может обрабатывать данные по ежедневно поступающим счетам на оплату товарно-материальных ценностей, другой — заносить данные в компьютер, а третье лицо — сравнивать занесенные в компьютер данные со счетами и удостоверяться, что каждая операция выполнена правильно. Если сравнение данных третьим лицом не проводится, возникает повышенная опасность искажения данных в финансовых документах.

Физические способы контроля

Основным способом физического контроля за сохранностью имущества является инвентаризация.

Инвентаризация имущества производится по его местонахождению материально ответственными лицами, за которыми закреплено это имущество.

Основными целями инвентаризации являются:

· выявление фактического наличия имущества;

сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

· проверка полноты отражения в учете обязательств.

В соответствии с Положением о ведении бухгалтерского

учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации

проведение инвентаризаций обязательно:

при передаче имущества организации в аренду, его выкупе и продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года (инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет);

· при обмене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

· при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

· при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса

и в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: