Техника исследования документов ревизором

В финансово-хозяйственном контроле в условиях автоматизированной системы обработки информации (АСОИ) используется фактографическая информация как способ описания фактов. Эту информацию в системе учета группируют по соответствующим признакам и способам учета, и она является отправным моментом относительно изучения контроля за финансово-хозяйственной деятельностью предприятий. С другой стороны, она выступает основанием для доказательств в конфликтно-ситуационных процессах.

С помощью фактографической информации можно определить эффективность деятельности субъектов хозяйствования, выполнения ими функциональных обязательств как перед государством, так и перед своими партнерами. Конечная цель контроля в этом отношении — выявление и устранение недостатков в финансово-хозяйственной деятельности субъектов предпринимательской деятельности. При применении АСОИ на электронно-вычислительных машинах создаются условия для эффективного использования фактографической информации, в частности в изучении финансово-хозяйственного контроля.

Для поиска, группирования и преобразования информации, сгруппированной в автоматизированных банках данных (АБД), применяется диалоговый режим общения ревизора с ЭВМ. Достоверность данных ревизоры проверяют по проектной документации. Используя сводную информацию в машинограммах, ревизор определяет правильность корреспонденции счетов бухгалтерского финансового учета, доброкачественность первичных документов, соответствие форм машинограмм. Сгруппированные (синтезированные) данные бухгалтерского финансового учета и финансовой отчетности дают возможность обнаружить отклонение фактических показателей финансово-хозяйственной деятельности предприятий от нормативно-правовых актов, установить перерасходы материальных, трудовых и финансовых ресурсов вследствие бесхозяйственности.

С помощью сгруппированной в АБД первичной, планово-договорной и нормативно-справочной информации можно обнаружить причины перерасходов сырья, электроэнергии, топлива, заработной платы и непроизводительных затрат. Причем сами расчеты перерасходов по запросу ревизора выполняет ЭВМ и выдает их пользователю через алфавитно-цифровое печатающее устройство или через дисплей в диалоговом режиме.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, которые фиксируют факты осуществления хозяйственных операций. При этом первичные документы должны быть составлены во время осуществления хозяйственной операции или непосредственно после ее окончания.

Для контроля и приведения в порядок обработки данных на основании первичных документов могут составляться сводные учетные документы. Документы должны иметь такие обязательные реквизиты, как:

– название;

– дату и место составления;

название предприятия, от лица которого составлен документ;

– содержание и объем хозяйственной операции, единицу

его измерения;

– должности лиц, ответственных за осуществление и

оформление хозяйственной операции, их подписи.

Документ (от лат. documentum — свидетельство) имеет

юридическое значение как доказательство законности осуществления операции и правильности записей в регистрах

бухгалтерского учета.

Первичные документы проверяют по форме (полнота и правильность оформления и заполнения реквизитов), по смыслу (законность операции, логическая увязка с отдельными показателями) и с арифметической точки зрения (правильность цен, наценок, сделанных вычислений, таксировка подсчетов). Экспертная проверка дополняет формальную и арифметическую и призвана обнаружить подделку в документе, дописывания текста, букв, цифр, зачеркивания, полное или частичное удаление написанного текста, цифровых записей, подделку подписей и т.п. Они могут быть выявлены путем внимательного обзора документа. Подделанные документы могут иметь нарушенную структуру бумаги (потеря блеска), утончение пласта бумаги, расплывы чернил в штрихах заново выполненных операций, признаки дописки (разные почерки), признаки травления, наличие пятен, ломкость (хрустящесть) бумаги.

Подделанным (фальшивым) является документ, реквизиты или содержание зафиксированной операции которого не соответствуют действительности. Составление подделанных документов является уголовным преступлением. Подделанные документы бывают двух видов:

– бестоварные — документы, которыми оформлено движение ценностей, тогда как они в действительности не поступали, или израсходованы на другие цели, или вообще остались без движения (например, накладная на отпуск материальных ценностей из базы составлена, однако фактически они не были отпущены);

безденежные — документы, которыми оформлены операции с денежными средствами, которые в действительности не имели места (например, составлен расходный кассовый ордер на якобы выданные из кассы деньги, но фактически они не выплачены, а присвоены кассиром). На практике встречаются документы частично бестоварные и частично безденежные. К первым можно отнести расходную накладную на отпуск кормов с животноводческой фермы на откорм телят, в которой рядом с фактически отпущенными кормами числятся и такие, которых недостает в амбаре и которые списаны по договоренности заведующего складом и заведующей фермы с целью утаивания недостатка кормов.

Частично безденежной может быть платежная ведомость, выписанная под видом выплаты заработной платы, в которой одновременно на сумму действительно надлежащей для оплаты работы дописана сумма на оплату работы надуманных лиц, за счет чего списана украденная из кассы денежная наличность.

По качественным признакам документы делятся на доброкачественные и недоброкачественные.

Доброкачественным считается документ, который отвечает требованиям по составлению в утвержденной форме, в котором заполнены все необходимые реквизиты и в котором правильно отображена выполненная хозяйственная операция.

К недоброкачественным относят документы, которые не отвечают перечисленным требованиям, отражают осуществленную операцию в искаженном виде и содержат фальшивые факты: например, учетные письма, наряды, где указан завышенный объем выполненных строительно-монтажных работ и единичные расценки, тарифы, разряды и т.п. При этом документ, которого фактически нет, но он выдается за существующий, считается фиктивным (от лат. fictio — выдумка).

Нередко нарушения и злоупотребления кроются за внешне правильно оформленными документами (фиктивными квитанциями, расписками, актами). Если ревизор обнаружил признаки злоупотребления, он обязан сосредоточить свое внимание на их полном изобличении.

По смыслу операции, отображенной в документе, ревизор устанавливает ее законность и целесообразность. При этом операция считается законной, если ее содержание не противоречит действующему законодательству, директивам правительства, ведомственным инструкциям, постановлениям, положениям и т.д.

Хозяйственная операция может быть законной, но нецелесообразной, и наоборот. Во время выявления незаконных и нецелесообразных операций ревизор должен определить их характер и выяснить, кто и по чьему распоряжению осуществил их, установить размер вреда или степень нарушений действующего законодательства или ведомственных указаний, с тем чтобы квалифицированно установить нарушение нормативных документов и законоположений.

В случаях установления фиктивных документов ревизоры изымают их, о чем немедленно следует сообщить правоохранительным органам. Вместо изъятых документов в делах организации, которая ревизуется, остаются копии изъятых документов, удостоверенные подписями ревизующего и главного бухгалтера. После завершения ревизии изъятые документы возвращают той организации, из которой они были забраны, если правоохранительные органы не вынесли решение об их изъятии.

Подделанными (фальсифицированными) являются документы, которые имеют подделанные подписи, резолюции, штампы и печати, замену текстов и сумм, подчистки, приписки, исправления и прочие приемы подделки с целью утаивания фактов растрат и краж ценностей, бесхозяйственности, незаконных и нецелесообразных операций, очковтирательства и т.п.

Проверка содержания операций и записей в бухгалтерском учете осуществляется в хронологическом или систематизированном порядке.

Хронологическая проверка предусматривает рассмотрение документов по датам (дням, месяцам), по порядку размещения документов в папках, по мемориальным ордерам, отчетам, сводным накопительным ведомостям. Этот вид проверки малоэффективен, поскольку распыляет внимание ревизоров на разнородные по экономическому содержанию хозяйственные операции, при этом нарушается процесс их планомерного и глубокого изучения.

Проверка документов осуществляемых в хронологической последовательности хозяйственных операций оправдывает себя в условиях применения мемориально-ордерной формы учета во время ревизии предприятий, которые выполняют незначительный объем работы.

В практике контрольно-ревизионной работы значительное распространение приобрела систематизированная проверка документов по экономически однородным хозяйственным операциям в разрезе отдельных участков. В особенности эффективна она при журнально-ордерной форме учета, когда экономически однородные первичные документы сгруппированы и подшиты по отдельным журналам-ордерам и счетам синтетического учета.

Запись хозяйственных операций в журналах-ордерах по кредитовым признакам обеспечивает эффективную проверку списания хозяйственного средства предприятия и корреспонденции счетов. При этом одновременно объединяется наглядное обобщение однородных хозяйственных операций и процессов с детальной углубленной проверкой их по первичным документам. Систематизация однородных операций в журналах-ордерах оказывает содействие оперативному осуществлению взаимного контроля.

Таким образом, систематизированная документальная проверка характеризуется объединением обобщенного изучения однородных операций с детальным их исследованием, выявлением взаимосвязей между операциями, первичными документами, учетными регистрами и отчетностью.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: