Составление собственно архивной описи дел

После проведения классификации дел (или карточек) фонда в соответствии с разработанной для конкретного фонда классифи­кационной схемой составляется архивная опись. В зависимости от схемы классификации, объема и завершенности комплектования фонда (или любого другого комплекса документов) могут быть составлены одна или несколько описей. Отдельная самостоятель­ная опись может быть составлена:

на все дела фонда, если учреждение прекратило свое существование;

дела всех лет одной структурной части, если она прекратила свое существование;

дела за один год или несколько лет деятельности учреждения-фондообразователя, а также одной или нескольких функциональ­ных, предметно-тематических (материалы по личному составу, научно-техническая документация, фотоальбомы, творческие до­кументы и т.д.) и других частей;

все дела объединенного фонда или каждого, входящего в объе­диненный фонд учреждения.

Следует помнить, что количество дел, внесенных в одну опись, не должно превышать самого большого четырехзначного числа (т.е. 9999).

Как уже отмечалось, опись отражает систему организации до­кументов фонда и закрепляет классификацию дел внутри фонда путем присвоения делу порядкового номера. В описи выделяются разделы, подразделы и более мелкие деления в соответствии со схемой классификации дел фонда.

Опись документов (основная информационная часть) состоит из описательных статей. Описательная статья описи представляет собой совокупность сведений о единице хранения и состоит из следующих элементов:

порядкового номера;

делопроизводственного индекса (номера дела по номенклатуре или старого инвентарного номера);

заголовка дела и в ряде случаев аннотации документа;

крайних дат документов в деле (число, месяц, год);

количества листов в деле;

примечаний.

Каждому из элементов статьи, выполняющему определенную функцию, соответствует своя графа в листе описи.

Графа 1 — «Порядковый номер» — отражает учетную функцию описи, закрепляет последовательность расположения дел в фонде. Присвоенный в порядке валовой нумерации номер последней ста­тьи указывает на количество единиц хранения, включенных в опись. При изменении количественного состава дел описи делается со­ответствующая запись в конце описи («Итоговые записи»).

бинированные указатели при незначительном количестве личных имен, географических названий и предметов.

По форме указатели могут быть г л у х и м и и а н н о т и р о -в а н н ы м и (краткими или полными). Приведем пример составле­ния указателя глухого, аннотированного краткого и аннотирован­ного полного.

Гиацинтова С В . 7, 9, 18 Гиацинтова С В . — актриса 7, 9, 18 Гиацинтова Софья Владимировна — советская актриса и режиссер, народная артистка СССР. На сцене с 1910 года, играла во МХАТе, первой студии МХАТ, МХАТе втором.

С 1938 года — в Московском театре им. Ленинского комсомола. В историю русского драматического искусства во­шло исполнение ею роли Марии («Две­надцатая ночь» В. Шекспира) и др. 7, 9, 18

Составить именной и географический указатели не составляет труда, так как в них включаются все понятия, встречающиеся в тексте описи. Следует только запомнить, что географический ука­затель никогда не бывает глухим.

Подробно методику составления указателей рассмотрим на примере предметного указателя.

Предметный указатель представляет собой алфавитный перечень на­учных понятий, исторических фактов, явлений, учреждений и т.п. Пред­метный указатель может быть общим, включающим понятия различного характера, и специальным, включающим однородные понятия (указа­тель фабрик и заводов). Составить предметный указатель значительно сложнее, чем географический или именной. Специфика предметного указателя состоит в отборе понятий для включения в него. В предметный указатель следует включать только наиболее существенные, раскрываю­щие основные вопросы и направления деятельности фондообразователя. Предметный указатель строится следующим образом.

Основным элементом предметного указателя является рубрика, со­стоящая из предметного понятия и поисковых данных.

В зависимости от назначения указателя рубрика может быть простой, т.е. не иметь подрубрик, сложной, т.е. иметь одну подрубрику или опре­деление, гнездовой, т.е. иметь две или несколько подрубрик, например:

Газеты.

Газеты, тираж.

Газеты:

«Известия» 7, 8, 9 «Независимая» 10, 11 «Спид-инфо» 14, 16

Подрубрики могут располагаться как в алфавитной, так и в логичес­кой, систематической последовательности, например:

Образование:

низшее 25, 26 среднее 5, 9 высшее 12, 13, 35

При составлении гнездовой рубрики, следует помнить, что рубрика — всегда родовое понятие, а подрубрики — его виды, поэтому нельзя со­ставлять такого типа гнездовые рубрики как:

Яблоня:

посадка 7

полив 8

уничтожение вредителей 9

Виды документов не включаются в предметные указатели как само­стоятельный элемент справочного аппарата. Указатель видов докумен­тов составляется только к перечням документов, которые служат для определения сроков их хранения.

Понятия в предметном указателе могут быть однословными и много­словными. При введении в указатель многословных понятий следует иметь в виду, что все слова несут разную смысловую нагрузку. Так, например, в понятиях «борьба с неграмотностью», «борьба с дезертирством», «из­бирательная кампания» основное смысловое значение имеют слова «не­грамотность», «дезертирство», «кампания». Такие слова называются удар­ными, или ключевыми.

Неграмотность, борьба с ней 4, 6, 8

Невозможно предугадать заранее мысли исследователя, поэтому в указатель необходимо включать многословное понятие полностью, де­лая отсылку к ключевому понятию, например:

Избирательная кампания — см. кампания избирательная Кампания избирательная 13, 21

Если оба слова являются ключевыми, то в указатель вносится такое словосочетание, какое включено в опись, а второе слово заносится в указатель на соответствующую букву с отсылкой на основное понятие без указания ссылочных данных, например:

Учет военнообязанных 14, 17, 18 Военнообязанные — см. Учет

Инверсии не подвергаются устоявшиеся понятия, например:

Новый русский 7, 13

Для того чтобы составить предметные указатели к описи, необходи­мо каждое предметное понятие выписать на отдельную карточку, дать к нему необходимые пояснения, указать номера единиц хранения, где встречается это понятие.

После выявления всех предметных понятий, в том числе именных и географических, следует произвести их систематизацию по алфавиту (до 4-го знака), сделать необходимую инверсию, создать при необходимос­ти сложные рубрики. И только после этого перенести содержание кар­точного указателя на листовую форму.

Прописные заглавные буквы русского алфавита должны быть про­ставлены перед каждой группой понятий, начинающихся на эту букву, в центре листа, например:

А
Арбуз 4, 7, 9

Автомобиль:

грузовой 7, 8

легковой 8, 9

Архивы:

ведомственные 4, 5

государственные 7, 8

частные 13, 17

И Избирательная кампания, см. кампания избирательная

К Кампания избирательная 7, 8, 9.

К подготовленной архивной описи обязательно должна быть составлена заверительная надпись на отдельном листе-заверителе. В заверительной надписи указывается количество листов в описи. Листы собственно описи и справочного аппарата к ней пронуме­ровываются в валовом порядке. Заверительная надпись подписы­вается составителем описи, например:

В опись внесено 24 (двадцать четыре) дела с № 1 по № 24

Составитель

Дата - Ц 0 0 . 0 0 . 0 0

Система каталогов в архиве

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: