Влияние классификации документов и дел в пределах архивного фонда на составление архивной описи

Архивная опись строится в соответствии с классификацией дел архивного фонда.

Поэтому прежде чем перейти к составлению описи, рассмот­рим организацию работы по классификации дел в пределах архив­ного фонда, которая состоит из двух этапов:

разработки схемы классификации дел фонда;

распределения дел в соответствии со схемой классификации.

Р а з р а б о т к а схемы к л а с с и ф и к а ц и и дел ф о н д о в явля­ется важным шагом для практического осуществления научной организации документов государственных архивов. Кроме того, классификационная схема — это основа структуры описи.

Схема классификации (организации) дел архивного фонда представляет собой систематизированный список наименова­ний структурных подразделений учреждения-фондообразовате-137

ля, его функций или вопросов и направлений его деятельности. Классификационная схема является основанием для организа­ции архивного фонда, для распределения дел фонда по груп­пам, отражающим наиболее характерные стороны деятельности фондообразователя, его функции или структуру, что и закреп­ляется описью.

Прежде чем разработать схему классификации, необходимо изучить историю фондообразователя, выяснить его структуру, компетенцию, функции, вопросы и направления его деятельнос­ти. Эта работа производится с учетом основных и дополнительных признаков классификации.

К основным классификационным признакам относятся:

структурный — в соответствии со структурными подразделе­ниями;

функциональный, отраслевой, тематический — с учетом функ­ций или отраслей деятельности учреждения, а также тех, которых касается содержание документов;

хронологический — по датам или периодам, к которым отно­сятся документы.

К дополнительным классификационным признакам относятся:

номинальный — по видам дел, видам и разновидностям доку­ментов;

корреспондентский — по учреждениям и лицам, с которыми велась переписка фондообразователем;

авторский — по наименованиям учреждений или фамилиям лиц, которые являются авторами документов;

предметно-вопросный — по темам и вопросам, которые отра­жены в документах;

географический — по территориям, населенным пунктам и гео­графическим понятиям, с которыми связано содержание доку­ментов, их авторы или корреспонденты;

хронологический — по датам документов.

При разработке схемы классификации следует запомнить, что:

необходимо использовать только основные признаки;

из всей совокупности основных признаков берут только два;

одним из двух выбранных признаков, как правило, должен быть хронологический;

выбранные признаки в схеме классификации могут меняться местами.

Для фондов учреждений, имеющих четкую структуру, сочета­ние таких двух признаков, как структурный и хронологический, образует два варианта схемы классификации: хронологически-структурный или структурно-хронологический. При стабильной структуре учреждений за весь период существования целесообраз­но разработать структурно-хронологическую схему. В соответствии с этой схемой все дела сначала группируются по структурным

подразделениям. Хронологически-структурная схема применяется обычно в том случае, если структура фондообразователя изменя­лась. Тогда все дела первоначально группируются по годам, а внутри хронологических групп — по структурным подразделениям.

Для фондов учреждений с часто изменяющейся или сложной струк­турой, а также при ее отсутствии, необходимо отразить в схеме отрасли деятельности фондообразователя. В таких случаях обычно применяется хронологически-отраслевая схема. При этом дела сна­чала группируются по годам, а внутри хронологических групп — по отраслям деятельности учреждения-фондообразователя. При классификации по отрасле-хронологической схеме дела группиру­ются сначала по отраслям, а внутри отраслевых групп — по хро­нологии.

Для фондов бесструктурных фондообразователей при небольшом объеме дел можно применять номинально-хронологическую или хро­нологически-номинальную схему систематизации.

Для небольших фондов, имеющих свою специфику, а также для коллекции применяются тематически-хронологическая или хроно­логически-тематическая схемы.

Для объединенного архивного фонда при классификации дел сна­чала производится группировка дел по фондам, входящим в объе­диненный архивный фонд.

Для фондов личного происхождения схемы классификации доку­ментов определяются составом фондообразователей (отдельное лицо, семья, род), характером их деятельности, составом и объе­мом документов фонда. Так, для деятелей культуры в РГАЛИ раз­работали типовую схему классификации документов фондов лич­ного происхождения:

1) рукописи фондообразователя;

2) записные книжки фондообразователя;

3) письма фондообразователя;

4) дарственные надписи разным лицам;

5) письма фондообразователю;

6) дарственные надписи разных лиц фондообразователю;

7) материалы к биографии фондообразователя;

8) материалы имущественно-хозяйственного и бытового ха­рактера;

9) материалы, собранные фондообразователем для своих ра­бот и по интересующим его темам;

10) материалы о фондообразователе;

11) изобразительные материалы;

12) материалы членов семьи фондообразователя;

13) материалы разных лиц, отложившиеся в фонде;

14) коллекции.

Для документов представителей науки, управления, производства и других возможна аналогичная классификация дел в пределах

личного фонда. В схеме классификации для других фондов могут отсутствовать какие-либо из перечисленных разделов, но возмож­но наличие и других, непредусмотренных этой примерной схе­мой разделов, отражающих специфику документов и деятельность самого фондообразователя.

Сложность классификации в пределах самой мелкой группы дел заключается в том, что приходится одновременно учитывать все признаки и располагать дела в систематическом порядке с учетом значимости авторов, корреспондентов, содержания, делопроиз­водственных форм и т.д.

Для дальнейшей классификации используются графическая или текстовые классификационные схемы.

В графической схеме изображаются графически (кружочками, ром­биками, квадратами и др.) и текстуально поясняются все призна­ки группировки документов, начиная от высших групп, созданных на основании ведущих классификационных признаков, и кончая самыми низшими группами, созданными с учетом всех, в том чис­ле и второстепенных признаков классификации. Здесь же в схеме указывается и порядок расположения дел в пределах самых мелких групп. Графические схемы классификации документов встречаются крайне редко.

Наибольшее распространение в отечественных архивах полу­чили текстовые классификационные схемы. В текстовой схеме клас­сификации документов архивного фонда последовательно пере­числяются все разделы, подразделы и более мелкие деления, в которые должны быть сгруппированы дела фонда. Порядок распо­ложения дел в пределах самых низших делений означается пере­числением заголовков дел.

Р а с п р е д е л е н и е дел в соответствии со схемой к л а с с и ф и к а ц и и может проводиться двумя способами: непос­редственной группировки и расположения дел в соответствии со схемой классификации или карточным способом.

При непосредственной группировке дела физически группируют­ся по разделам и другим более мелким делениям в схеме и после­довательно располагаются с учетом указанного в схеме порядка. При карточном способе группируются не сами дела, а карточки с описанными на них делами. Карточки для описания располага­ются в предусмотренной схемой классификации последователь­ности и нумеруются в порядке валовой нумерации. После этого проводится уже окончательная группировка дел фонда.

Карточный способ классификации документов наиболее удо­бен в тех случаях, когда архивный фонд велик по объему и сло­жен по составу. Кроме того, этот способ обеспечивает большую сохранность документов, так как не требует многократного пере­мещения единиц хранения по группам, подгруппам, а также эко­номит рабочее время.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: