Отчеты о работе секции ВО политкаторжан и ссыльнопоселенцев по изучению декабристов и их времени за 1924 г.

Сведения, ведомости, сводки, справки, таблицы и другая информаци­онно-аналитическая документация описывается с указанием в заголов­ке автора, содержания, территории и времени. В некоторых случаях ука­зания автора и территории можно опустить, что зависит от состава и содержания самих документов. Например:

Сведения о положении военнослужащих Красной Армии в немецкое плену, о деятельности испанской «Голубой дивизии» за 1940-1942 гг.

Ведомости на выдачу заработной платы профессорско-преподаватель­скому составу РГГУ за январь —июнь 1994 г.

Сводки удовлетворенных и отклоненных ходатайств о принятии в г р а ж -данство СССР за 1925-1927 г.

Самым сложным при составлении заголовков является опреде­ление характера дела по составу документов. Иногда в деле собра­ны разные виды документов, и необходимо, в первую очередь определить вид дела: материалы, дело, переписка.

Понятие материалы применяется тогда, когда описывается комплекс, состоящий из документов разных видов и не связан­ных между собой последовательностью делопроизводства. Их, как правило, объединяет вопрос, содержание. Например:

Материалы об организации выставок советской литературы в Лондоне, Париже, Харбине, Нью-Йорке в 1925 г. (положение, про­токолы, докладные записки).

Понятие материалы применяется и в тех случаях, когда обо­значаются документы-приложения к какому-либо документу. На­пример:

Протоколы заседаний Комитета по присуждению международ­ных премий за 1991 г. (подлинники) и материалы к ним (стенограм­мы, представления, переписка).

При описании материалов после указания всех элементов заго­ловка в круглых скобках по значимости перечисляются основные виды документов, включенных в дело.

Понятие дело применяется при описании личных дел, когда указываются только фамилия, имя и отчество, а также при опи­сании дел, в которых документы разных видов связаны единством вопроса и последовательностью делопроизводственного рассмот­рения. Как правило, это судебные, следственные или по рассмот­рению споров дела. Например:

Дело об авторском праве наследников НА. Римского-Корсакова.

Следственное дело об Игнатии, митрополите Крутитском, и Кириане, архимандрите Суздальского Спасо-Ефимъего монастыря, обвиненных в оказывании чести и разных услуг инокине Елене, быв­шей царице Евдокии, во время заточения ее в Суздальском Покровс­ком девичьем монастыре. Из: Описания документов и дел, храня­щихся в архиве Св. Синода. Т. 1. С. 81.

Понятие переписка применяется к комплексу документов, яв­ляющихся запросами и ответами, возникающими в процессе вза­имодействия нескольких учреждений. В заголовке указывается лишь корреспондент и содержание. Например:

Переписка с ЦИК СССР, НК РКП СССР, секретариатом И. В. Сталина, Главлитом о переводе и популяризации национальной литературы, об изъятии книг из печати.

Для личной переписки уместно указать и автора. Например: Переписка Ю. С. Нечаева-Мальцева с И. В. Цветаевым и В. Д. По­леновым об архитектурном убранстве и росписи залов Музея изящ­^нЫх искусств художниками В.Д.Поленовым, В.М.Васнецовым, д А. Серовым, П. В. Жуковским.

После того как определен характер дела, составляется заголовок ^йз определенных элементов, вытекающих из признаков заведения дел. Ниже приведена примерная схема расположения заголовка.

* Элемент заголовка — возможный, но не обязательный.

Простые заголовки наиболее полно отражают порядок форми­рования документов в дела. Они являются основой составления обобщенных, сложных и типовых заголовков.

Составление обобщенных заголовков рекомендуется тогда, ког­да дела были сформированы таким образом, что в них вошли до­кументы разных авторов, разных корреспондентов, разного со­держания и т.д.

Основными условиями образования обобщенных заголовков яв­ляются, во-первых, обобщение отдельных элементов заголовка, т.е. обобщение авторов, корреспондентов, содержания и т.д. Например:

В деле содержится переписка с Можайским УИКом об организа­ции курсов по ликвидации неграмотности и переписка с Можайским УОНО о работе школ уезда.

Архивоведение

Правильно обобщенный заголовок будет звучать так:

Переписка с Можайским УИКом и Можайским УОНО об органи­зации курсов по ликвидации неграмотности и работе школ уезда.

Во-вторых, в обобщенных заголовках при наличии большого количества авторов или корреспондентов, вопросов и географи­ческих понятий возможна замена ряда понятий одним родовым понятием. Например:

В деле содержатся протоколы заседаний коллегии Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации и про­токолы заседаний Ученых советов РГГУ, МГУ и других университе­тов за 1997 г. Документы подлинные и копии.

Правильно составленный заголовок будет звучать так:

Протоколы заседаний коллегии Министерства общего и профес­сионального образования Российской Федерации и ученых советов уни­верситетов за 1997 г. Подлинники и копии.

В этом заголовке видовые понятия — вузы — были сведены к однородному понятию. Сложнее обстоит дело с обобщением со­держания. При обобщении содержания излишне подробный заго­ловок все-таки лучше излишне схематичного. Следует избегать за­головков типа «Разные бумаги по разным вопросам» (лучше «об­щие материалы, переписка по организационным вопросам, мате­риалы к руководству» и т.п.).

Сложные заголовки составляются в том случае, когда дело со­стоит из легко выделяемых отдельных групп документов или было сформировано без всякого учета признаков заведения дел. При этом на одну группу документов можно составить простой заголо­вок, на другую — обобщенный.

Сложный заголовок составляется путем сочетания:

1) простых заголовков, например:

Протоколы совещаний при Управлении делами СНК СССР по воп­росу постановки секретного делопроизводства за 1932 г. (подлинни­ки) и акты обследования состояния секретного делопроизводства в аппарате СНК СССР и СТО СССР за 1927-1936 гг.;

2) простого и обобщенного заголовков, например:
Протоколы заседаний Министерства здравоохранения СССР за

1938 год (подлинники), переписка с иностранными учеными, фирма­ми и медицинскими учреждениями о взаимном обмене научной ин­формацией;

3) обобщенных заголовков, например:

Протоколы заседаний избирательных комиссий округов г. Москвы за ноябрь —декабрь 1997г. (копии), переписка с избирательными ко­миссиями о проведении выборов в Городскую Думу.

Для однородных дел в целях облегчения и достижения единства (унификации) их описания разрабатываются типовые заголовки.

В типовой заголовок входят элементы, присущие большой груп­пе однородных дел: виды документов или дел и автор, виды докУ'

центов или дел и корреспондент, виды документов или дел и содержание и т. д., например:

Протоколы заседаний коллегии Министерства... за... год. Под­линники, копии.

К этой типовой части надо будет только добавить конкретное название министерства, проставить год и указать подлинность или копийность документа.

Для облегчения работы над документами фонда составляется перечень типовых заголовков.

Простые и, тем более, обобщенные и сложные заголовки не всегда могут раскрыть содержание отдельных, наиболее важных документов дела. Это осуществляется с помощью а н н о т а ц и и .

Аннотируются документы, которые содержат сведения о наиболее выдающихся событиях, фактах и деятелях, а также воззвания, лис­товки, прокламации, брошюры, карты, чертежи, входящие в дела.

Таким образом, аннотируются документы, которые могут слу­жить предметом самостоятельного поиска.

Аннотация составляется в трех вариантах:

1) аннотация, представляющая собой заголовок отдельного
документа, например:

Письмо К. Э. Циолковского о конструировании металлического дирижабля. Л. 17—18;

2) аннотация, составляющаяся на несколько однородных до­
кументов, например:

Воззвания о заготовке продовольствия для Поволжья. Л. 14—21;

3) аннотация, содержащая краткое описание содержания до­
кумента, например:

В списке семей красноармейцев, не получивших карточки «Крас­ная звезда», содержатся сведения о составе семей. Л. 45.

В конце аннотации обязательно указываются номера листов документов, на которые составлена аннотация.

Аннотация помещается за заголовком дела с красной строки на обложке (карточке) или на отдельном листе, который вклады­вается между обложкой и первым листом дела.

Ценность документной информации.Степень подробности на­учного описания документов и дел зависит от ценности докумен­тной информации, ее уникальности. Дела, содержащие ценные исторические источники, описываются максимально подробно, с аннотированием отдельных документов. На особо ценные, уни­кальные дела составляется внутренняя документная опись.

Вопрос о ценности информации источников, конечно, слож­но решить однозначно. Один из подходов к решению был разра­ботан в 1960-1970-е гг., когда было введено категорирование фон­дов учреждений, т.е. разделения их на категории (1, 2, 3) в зави­симости от места учреждения-фондообразователя в системе госу­дарственного управления:

1-я категория — высшие и центральные органы власти,управле-ния, суды и др.;

2-я категория — учреждения среднего звена (краевые, областные, губернские и др.);

3-я категория — местные низовые учреждения (районные, волост­ные, сельские, поселковые и др.).

К фондам 1-й категории составлялись наиболее подробные справочники.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: