Сделай Сам Свою Работу на 5

Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации

Государственному учету подлежат следующие документы:

государственных архивов (федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных);

государственных музеев и библиотек;

научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, а также других ведомств;

структурных подразделений организаций, хранящих докумен­ты (ведомственных архивов);

негосударственных архивов юридических и физических лиц, отнесенных к составу Архивного фонда РФ на основе соглашения с Федеральной архивной службой.

Современные правила учета базируются на Регламенте госу­дарственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегист­рированном Министерством юстиции 8 июля 1997 г. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений учреждений системы Росархива и организаций, являю­щихся источниками комплектования государственных и муници­пальных архивов, а также негосударственных организаций, хра­нящих документы Архивного фонда РФ.

Отношения с собственниками документов негосударственной части АФ РФ складывались в 1990-е гг. не просто. Первоначально по Основам законодательства об Архивном фонде РФ и архивах все документы госу­дарственной и негосударственной частей АФ РФ, независимо от места Их хранения, подлежали государственному учету. Это строго обязывало собственника документов представлять сведения о своих документах в Росархив, что выполнялось далеко не всегда. В соответствии с Положе­нием об Архивном Фонде РФ 1994 г. собственники документов (негосу­дарственной части АФ РФ) представляли сведения о своих фондах и Документах с целью их государственного учета по запросам ГАФ РФ. В Соответствии с Регламентом государственный учет негосударственной Части АФ РФ осуществляется на основе соглашения с Федеральной ар­хивной службой России после отнесения документов к составу АФ РФ. Таким образом, собственникам документов предоставляется определен-101


оТаблица 6

 

 



Негосударственный архив Архив учреждения Государ­ственные архивы, музеи и библиотеки Научные архивы региональных отделений, региональных центров РАН, научно-отрасле­вые архивы РАН Архив РАН Архивы федеральных органов исполни­тельной власти (министерства, ведомства и отраслевые фонды) Архивы органов управления архивным делом субъекта РФ Росархив
Архив юриди­ческого лица Архив физи­ческого лица
I. Внутренние учетные документы в различных архивах
  На усмот­рение лица Книга учета поступления и выбытия документов. Книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования. Список фондов. Лист фонда. Описи дел или сводные номенклатуры дел времен­ного хранения. Описи ОЦЦ. Книга учета поступле­ний доку­ментов. Список фондов. Описи. Лист фонда, а также дру­гие доку­менты. Дело фонда. Топогра­фический указатель (см. Основ- Книга учета поступлений документов. Список фондов. Описи. Лист фонда и другие документы См. «Архив учрежде­ния» См. «Архив учреждения»    

 

  Описи страхо­вого фонда. Дополнение. Лист-завери­тель, дело фонда, вну­тренняя опись ные пра­вила рабо­ты гос­архивов)         \
II. Докум енты централизованного госу дарственного учета в различны х архивах  
Паспорт Карто- Паспорт Паспорт Паспорт архива Сводный Сведения о Суммарный Суммарный
архива чки архива орга- архива, на 1 января. паспорт состоянии паспорт паспорт
органи- фонда низации, хра- музея, Карточка научных хранения государствен- федеральных
зации,   нящей упра- библиоте- фонда. и науч- документов в ных архивов архивов.
хранящей   вленческую ки на 1 ян- Сведения об но-отрас- организациях — субъекта РФ. Суммарный
управ-   документацию варя. изменении в левых источниках Суммарный паспорт
ленче-   на 1 декабря. Карточка составе и архивов комплектования паспорт федеральных
скую   Паспорт фонда. объеме фонда РАН данного районных и музеев и
докумен-   архива Сведения на 1 января (1 раз в ведомства на городских библиотек.
тацию на   организации, об измене-   3 года). 1 декабря. архивов Суммарный
1 декабря.   хранящей ниях в   Паспорт Сводный субъекта РФ. паспорт
Паспорт   КФД на 1 составе и   архива паспорт Суммарный государствен-
архива   декабря. объеме   РАН. организаций, паспорт музеев ных архивов
организ-   Паспорт фондов на   Фондо- хранящих и библиотек субъектов РФ.
ации,   архива 1 января.   вый документы субъекта РФ. Суммарный
хранящей   организации, Сведения   каталог отраслевого Фондовый ката- паспорт музеев
КФД на   хранящей о состоя-   РАН. фонда (для лог субъекта РФ. и библиотек
1 декабря.   НТД. нии хра-   Карточки государственных Сведения о субъектов РФ.
Паспорт   Паспорт нения   фондов отраслевых состоянии ЦФК Федераль-
архива   организации, документ-   архива фондов). хранения ной архивной
    хранящей ов в орга-   РАН Паспорт архива документов в службы.
    документы отраслевого низациях     организации, организациях — Сводные сведения


ЙА2

§«S а я з

В 05

g Ј й « Я Я Ж kg

| g S g

< s Ґ 4 со

ОО. Л 5D?.3LнH1<=1


лая свобода в определении отношений с Федеральной архивной служ­бой и выполнение самостоятельной работы по учету документов.

Документы негосударственной части Архивного фонда Р Ф , переданные собственниками на временное и депозитарное хранение в государствен­ные, районные, городские архивы, государственные музеи и библиотеки, учитываются отдельно от документов государственной части АФ Р Ф .

Практически организация учета представляет собой утомитель­ный процесс составления и ведения учетных документов. У неко­торых неопытных специалистов при первом знакомстве с обили­ем учетных показателей возникает «учетофобия» — профессио­нальное «заболевание» архивистов.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, со­став и состояние архивных документов в единицах учета.

Все учетные документы делятся на внутренние и централизо­ванного государственного учета и различаются по составу в него­сударственных, государственных, ведомственных архивах, архи­вах РАН, отраслевых фондах, органах управления архивным де­лом субъектов РФ и Росархиве (табл. 6).



©2015- 2019 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.