|
|
Составление у ч е т н ы х документов в архивеВнутренние учетные документы.Эти документы служат о с н о в о й длявсех сводных форм: если первичные формы составлены небрежно, неточны или просто утеряны за какой-то период, то никакой сводной статистики получить не удастся. Как видно из табл. 6, основной «костяк» внутренних учетных документов в государственных архивах и архивах учреждений совпадает. К ним относятся: книга поступлений, список фондов, лист фонда, архивная опись, дело фонда. Кроме того, при необходимости и в зависимости от состава документов могут также вестись отдельные описи страхового фонда, реестры описей, карточки и книги учета движения фондов, книги учета документов, передаваемых в другие архивы, книги учета фондов и дел, выделенных к Уничтожению, паспорта фондов и др. Полистный учет документов осуществляется на основе внутренних описей и листа-заверителя дела. в Назначение названных выше учетных форм практически идентично разных хранилищах, но в их ведении наблюдается специфика в зависимости от вида архива. Например, в ведомственном архиве имеется Книга учета поступления и выбытия, поскольку в этом фонде хранятся Документы временного и постоянного хранения, а также документы по Личному составу. В государственный же архив поступают только документы постоянного хранения, поэтому в нем ведется книга учета поступлений. Попробуем разобраться в этом многообразии учетных документов. Книга поступлений предназначена для первичного учета поступающих в архив документов. С ее помощью можно узнать откуда, когда, в каком состоянии и в каком количестве получены документы для архива. Можно установить поступления в архив фондов и дел за любой период времени. Книга поступлений помогает правильно раскрыть динамику роста архивных фондов за определенный отрезок времени. В книгу поступлений в хронологической последовательности заносятся все поступления независимо от того, является поступление первичным или вторичным. При ведении книги необходимо обратить внимание на следующие моменты: сдатчик-фондодержатель может не совпадать с фондообразователем, в таком случае следует указать их обоих. Необходимо охарактеризовать состав и состояние документов, а также годы. Если поступила россыпь, то необходимо ее взвесить. Состав документов указывается на основании сдаточной описи, а если ее нет, то на основании хотя бы приблизительного знакомства с документами поступления. Список фондов представляет собой перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по мере поступления. Указывается официально принятое название учреждения-фондообразователя и официально принятое сокращенное название. Если название фондообразователя менялось, то указывается его последнее наименование. Главная цель списка фондов — закрепить за каждым фондом свой уникальный номер. Номер присваивается фонду один раз, как имя человеку, но в отличие от человеческого его нельзя изменить. При выбытии фонда из архива «освободившийся» номер не может быть присвоен другому фонду, так как прежний номер мог войти в научный оборот. Лист фонда включает сведения о названии со всеми его переименованиями и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и наличии описей. Лист фонда раскрывает и динамику изменений состава и состояния фонда. Это осуществляется на основе записей о поступлении и выбытии документов. Лист фонда состоит из трех основных разделов: 1) сведения о переименованиях фондообразователя; 2) сведения о местонахождении фонда и его номере; 3) сведения о движении (поступлении и выбытии) документов фонда. Сведения о движении документов приводятся отдельно для описанных и неописанных документов (россыпи). При учете россыпи может быть указано количество дел, документов или листов; при учете описанных материалов — только количество единиц хранения. По листу фонда присваивается номер каждой описи. Если материалы какой-либо описи выбывают из архива, то ее номер не присваивается другой описи. Архивная опись является учетным справочником, на основе которого ведется поединичный и суммарный учет (путем сложения данных итоговых записей всех описей фонда). Дело фонда — комплекс документов, отражающих историю архивного фонда. В дело фонда включается историческая справка о фондообразо-вателе; схема систематизации дел фонда; рабочая инструкция по обработке фонда; акты о приеме документов; акты о выделении документов к уничтожению; акты проверки наличия и состояния документов; акты о неисправимом повреждении документов; копии характеристик фонда, составленные для путеводителя; справка об использовании материалов фонда и др. Таким образом, из дела фонда можно получить следующие сведения: о дате создания учреждения; подчиненности; функциях; реорганизации; условиях хранения материалов; видах научно-технической обработки материалов. Каждому делу фонда присваивается номер фонда и его название. Дела фондов хранятся в порядке их номеров. Документы о поступлении и выбытии материалов фонда, о переименовании фондообразователя и об изменении в научно-справочном аппарате фонда включаются в дело только после фиксации этих изменений в списке фондов, в описях, реестре описей. Все документы, находящиеся в деле фонда, должны быть подшиты и пронумерованы; на них составляется внутренняя опись. Документы централизованного государственного учета.Документы централизованного государственного учета составляются на основе суммирования данных, извлеченных из документов внутреннего учета. Основным документом централизованного учета в государственном архиве и архиве учреждения является паспорт архива организации, который составляется архивами учреждений в зависимости от состава документов (на управленческую, КФД и НТД). В него включаются данные об условиях хранения документов, количестве единиц хранения и обеспеченности кадрами ведомственного архива на 1 декабря каждого года. Федеральная архивная служба Суммарный паспорт федеральных архивов Российской Федерации Суммарный паспорт государственных архивов субъектов Российской Федерации Центральный фондовый каталог (ЦФК) Федеральной архивной службы
Суммарный паспорт федеральных музеев и библиотек Российской Федерации Суммарный паспорт государственных музеев и библиотек субъектов Российской Федерации
Орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации Суммарный паспорт государственных архивов субъекта Российской Федерации (1 раз в три года)
Суммарный паспорт районных городских государственных архивов субъекта Российской Федерации (1 раз в три года) Суммарный паспорт музеев и библиотек субъекта Российской Федерации (1 раз в три года) Фондовый каталог (ФК) субъекта Федерации (ежегодно) Сведения об изменении в составе и объеме фондов на 1 января каждого года (ежегодно)
Федеральные архивы, музеи и библиотеки Паспорт федерального архива, музея или библиотеки (1 раз в три года) Карточка фонда (ежегодно к 1 марта) Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января каждого года (ежегодно 1 марта)
Государственные архивы, музеи или библиотеки субъектов Федерации Паспорт государственного архива, музея или библиотеки на 1 января каждого года (не реже 1 раза в три года) Карточка фонда (ежегодно не позднее 1 февраля) Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января каждого года (ежегодно не позднее 1 февраля)
Рис. 7. Движение документов централизованного учета для государственных архивов, музеев и библиотек
Федеральная архивная служба Основные сведения о состоянии хранения Документов в организациях — источниках Комплектования государственных, районных 
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: ©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|