Сделай Сам Свою Работу на 5

Организация документов и дел





В пределах архивного фонда

(третий уровень организации документов)

Организация документов в пределах архивного фонда называ­ется фондированием.

Фондирование складывается из следующих видов работ:

1) определение границ архивного фонда, в том числе опреде­ление юридической самостоятельности фондообразователя и хро­нологических рамок документов фонда;

2) определение фондовой принадлежности документов.

Архивные документы, сформированные в архивные фонды, объе­диненные архивные фонды и архивные коллекции, перефондирова­нию не подлежат. Исключением являются грубые ошибки в фондиро­вании.

Как было сказано ранее, пересистематизация материалов произво­дится в редких случаях, особенно для фондов, уже введенных в научный оборот. Такой вид работы может встретиться в исторических архивах, сложившихся в X V I I I —XIX вв., г д е фонды обрабатывались разными п о -колениями архивистов, которые руководствовались различными мето­дическими принципами.

Если в государственном архиве приходится выполнять большой объем абот по фондированию, значит образовался значительный массив рос-ыпи — материалов из разных фондов, разрозненных и, как правило, не описанных. Образование россыпи может вызываться чрезвычайными обстоятельствами:



стихийными бедствиями и пожарами;

войной, эвакуацией, вывозом документов захватчиками и последую­щи реституцией;

военными действиями вследствие социальных потрясений, перево-отов;

реформами государственного аппарата, органов власти и управ-ения.

Предварительные этапы работы по фондированию.Перед тем как риступить к выполнению работ по фондированию, необходимо зучить историю фондообразователя, познакомиться с законода-ельными актами, ведомственными изданиями, источниками и итературой, отражающими историю фондообразователя, с зада-ами и функциями, возложенными на него, определить масштаб Деятельности фондообразователя, т. е. кому он подчинялся и ка­кую имел структуру, уяснить функции учреждения в различные Периоды его деятельности. Важное значение имеет определение связей с другими учреждениями.

Следует также ознакомиться с основными видами документов



ондообразователя (постановлениями, приказами, протоколами,

анами, отчетами, штатными расписаниями и др.), в которых со-


 




держатся основные сведения о времени возникновения фондообра-зователя, его компетенции, структуре и ее изменениях, функциях структурных частей, времени, причинах ликвидации фондообразо-вателя.

По выясненным данным составляется историческая справка. Кро­ме названных выше данных о фондообразователе в исторической справке нужно раскрыть систему организации документов в дело­производстве фондообразователя. Эту систему можно выявить по номенклатурам дел, старым описям, классификаторам, элементам описания на обложках.

Далее в исторической справке следует изложить сведения по истории фонда, выяснить:

когда поступил фонд на хранение;

степень его сохранности;

объем фонда;

крайние даты документов.

В исторической справке нужно раскрыть состав, содержание и значение документов для научного и практического использования.

К исторической справке необходимо приложить графическую схему структуры фондообразователя, список источников и лите­ратуры, использованных при написании справки.

Определение границ архивного фонда.Далеко не из любого до­кументального фонда может быть сформирован архивный. Кто же может быть фондообразователем? Прежде всего следует учитывать юридическую самостоятельность учреждения, признаками кото­рой являются:

наличие правового акта об образовании учреждения (акт, ус­тав, указ, декрет, закон, положение);

самостоятельный баланс, смета, счет в банке;

штатное расписание;



самостоятельное ведение делопроизводства (бланк, гербовая пе­чать и др.).

Вместе с тем, самостоятельное структурное подразделение также может быть фондообразователем, если его документы образуют обособленный исторически значимый комплекс.

В Основных правилах работы государственных архивов 1984 г. даны правила определения границ фонда в случае реорганиза­ции, эвакуации учреждения и др.

Однако для материалов новейшего времени (периода 90-х гг. XX в.) задача определения границ архивных фондов является весь­ма актуальной, потому что часто возникает вопрос, присоеди­нить ли новые поступления к уже существующему фонду или со­здать новый архивный фонд? В этом случае следует учитывать коренные изменения в жизни государства и общества. В табл. 5 приведены факторы, влияющие на определение границ архив­ного фонда.


Таблица 5

 

 

 

 

 

Фактор, влияющий на фондирование Документы, возникшие под влиянием фонда Фондообразователь
1. Изменение конституционных основ государства в связи с принятием Конституции РФ 1993 г. Распад СССР в 1991 г. 1.1. Документы высших органов государственной власти Российской Федерации и органов государственной власти субъектов федерации, созданных по Конституции РФ 1993 г. (новые архивные фонды) Президент РФ; Федеральное Собрание; Правительство РФ; Конституционный Суд РФ; Правительство Республики Коми; Московская областная Дума; Верховный Совет РСФСР с 8 декабря 1991 г. по 1993 г.; Совет Министров РСФСР с 8 декабря 1991 г.
1.2. Документы высших органов управления (министерств, ведомств РФ), созданных на базе соответствующих ведомств СССР (новые архивные фонды) Министерство атомной энергетики и промышлен­ности СССР и Министерство РФ по атомной энергии
1.3. Документы советов министров республик в составе Р Ф и автономных образований до и после распада СССР (новые архивные фонды) Совет Министров Якутской АССР и Совет Министров республики Саха
1.4. Документы новых органов местного самоуправления, созданные на основе федеральных законов и нормативных актов субъектов федерации (новые архивные фонды) Комитет местного самоуправления округа Лефортово г. Москва
1.5. Документы Прокуратуры РСФСР и Прокуратуры РФ  

 

    Продолжение табл. 5
Фактор, влияющий на фондирование Документы, возникшие под влиянием фонда Фондообразователь
  (новые архивные фонды), местных прокуратур (новые архивные фонды)  
1.1 Изменение статуса субъекта РФ 1.6. Документы новых органов власти (новые архивные фонды) Хакасский областной совет народных депутатов и Верховный Совет республики Хакассия с 29 января 1992 г.
2. Изменение границ административно-территориаль­ного деления и создание новых органов власти и управления Документы новых органов власти и управления (новые архивные фонды) Бабушкинский районный Совет народных депутатов г. Москвы; Куйбышевский районный Совет народных депутатов г. Москвы; Дзержинский районный Совет народных депутатов г. Москвы; Префектура Северо-восточного административного округа
3. Изменение формы собствен­ности фондо-образователя. Документы учреждений и предприятий, перешедших с 1991 г. в кооперативную, общественную, частную и другие формы собственности (новые архивные фонды) Государственный концерн «Нефтегазстрой» и АО «Роснефтегазстрой»
4. Реорганиза­ция фондообра-зователя, которая ведет к корен­ному изменению его функций и созданию нового учреждения Документы нового учреждения (новый архивный фонд) Центральная научно-исследовательская лаборатория (ЦНИЛ) Главархива СССР и Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Главархив

Окончание табл. 5

 

 








Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.