Уяснение пределов возможностей сторон. Методы подготовки к переговорам. Бизнес-этикет при подготовке к переговорам.

Установление пределов возможностей участников переговоров -одна из наиболее важных и трудных задач переговорного процесса. Перед началом любых переговоров необходимо определить пределы допустимых и недопустимых возможностей сторон. Установление их позволяет экономить время, силы и средства, поскольку обеспечивает свободу маневрирования в границах собственных возможностей. Кроме того, установление таких пределов позволяет участнику переговоров действовать осмотрительно, решительно и уверенно. Установить пределы возможностей сторон - это значит определить цену тех шагов навстречу партнеру по переговорам, которая для данной стороны уже неприемлема, ту максимальную жертву, которую другой участник готов принести для достижения своей цели и ту точку, при достижении которой вторая сторона прекращает вести эти переговоры и будет добиваться своей цели каким-либо иным образом. Когда этот предел установлен, легче сопротивляться нажиму и соблазнам момента. Способность устанавливать пределы возможностей сторон непосредственно связана со степенью информированности участников переговоров. В процессе деловых переговоров нередко возникает ощущение, что устанавливать какие-то свои пределы вовсе не обязательно, поскольку существующая ситуация уже сама по себе определяет некоторые границы, в которых будет вестись обсуждение. У людей, как правило, всегда имеется некоторое представление, например, о стоимости различных товаров и услуг. И они предполагают, что обсуждение не выйдет за рамки приемлемого для них диапазона. Однако это заблуждение. Даже деловые переговоры могут выходить за естественные рамки и сбиваться на ложный путь. Особенно часто такая ситуация возникает в периоды экономических спадов.

Установление пределов - чисто психологическая проблема. Многие люди не обладают необходимой твердостью, уверенностью в своих действиях, высокой самооценкой, способностью в нужном месте и в нужное время сказать "нет". Вот почему они заключают порой невыгодные для себя сделки, и тогда переговоры могут породить массу негативных эмоций. Это происходит в силу того, что одна из сторон будет чувствовать себя обманутой, жертвой сложившихся обстоятельств в ходе переговоров.

Технику установления пределов возможностей сторон на переговорах можно представить в следующем виде: помнить, что всегда есть другие варианты (они действительно всегда есть); выяснить, какие и сколько вариантов есть; обдумать, что может быть при том или ином варианте. Это означает, что участник переговоров точно знает, что он будет делать в ситуации "а иначе...".

Установление пределов возможностей для себя и партнеров означает и автоматическое определение своей точки сопротивления. Она располагается достаточно близко к установленным пределам, но при этом оставляет достаточное пространство, в котором участник может действовать, не пересекая своих пределов. Когда точка сопротивления достигнута, необходимо проинформировать оппонента по переговорам о том, что обсуждение подошло достаточно близко к тем пределам, которые для себя установил один из партнеров. Это и будет служить сигналом о том, что очень скоро переговоры вообще могут прекратиться.

Полезно иметь в виду, что сразу после начала переговоров заявлять о своих возможностях неразумно. Это - нарушение одного из фундаментальных правил ведения переговоров, которое гласит: "Ни при каких обстоятельствах не следует загонять самого себя в угол".

Полезно тем не менее пересматривать свои пределы, критически смотреть на них с учетом позиции оппонента по переговорам. Полезно также помнить и о том, что иногда самая лучшая сделка - это отказ от нее.

Тот предел (верхний для стороны-покупателя и нижний для стороны-продавца), который делает невозможным заключение сделки, называется точкой отказа.

Установление пределов возможностей сторон имеет не только позитивные последствия, но и негативные. Коротко суть последних сводится к следующему. Они понижают степень восприятия партнера. В самом деле, решив заранее, что никакие доводы и аргументы одной стороны не заставят другую поднять или снизить предел, последняя тем самым лишает себя возможности внимательно отнестись к аргументам сильной стороны. Негативные последствия установления пределов возможностей заключаются и в том, что они подавляют творческую активность партнеров. Иначе говоря, они снижают стимул к поиску такого варианта, который мог бы сочетать различные интересы сторон во взаимовыгодном решении. Предел почти всегда бывает слишком жестким, К тому же раз и навсегда установленный для себя предел в дальнейшем трудно изменить любой стороне.

Обобщая сказанное, следует отметить, во-первых, установление предела возможностей сторон может защитить участников переговоров от принятия невыгодного соглашения; во-вторых, одновременно это может помешать творческому воображению партнеров и как следствие этого - принятию разумного решения.

Одним из вопросов, который встает при подготовке к переговорам, является вопрос о том, как ее лучше провести, какие подходы и способы возможны. Речь здесь идет уже о содержательной подготовке, оценке возможных выгод и потерь, выработке, пока предварительной, наилучших ходов. Какие же это наилучшие? Как их выявить?

Международная переговорная практика дала богатый опыт этому этапу подготовки к переговорам. Они сводятся к следующим приемам и методам: составление балансных листов по методу Р. Фишера, составление балансных листов по методу Дж. Аткин-сона, метод "мозгового штурма", проведение деловых совещаний, разработка метаплана, организация деловых и ролевых игр.

Все указанные методы используются как на этапе подготовки, так и в ходе переговорного процесса при выработке альтернативы, поэтому подробно они рассматриваются в теме "Выработка альтернативы". Здесь отметим лишь, что методы Р. Фишера и Дж. Ат-кинсона основаны на дихотомическом подходе к решению данного вопроса, а именно: оценке его с позиции гипотетических позитивов и негативов, приобретений и потерь. "Мозговой штурм" - форма коллективной выработки идей и их оценки. Деловые и ролевые игры - обсуждение проблемы в форме организационно-деятельностной игры.

По данным, полученным в ходе научного исследования опыта ведения переговоров в Новосибирске, выяснено, что элементами подготовки работников фирм к переговорам стали следующие. Обмен коммерческой информацией (передача прайс-листа). Уточнение позиции исполнителя. Предварительные звонки. Продумывание повестки будущих переговоров. Определение сроков и места проведения переговоров. Предварительный звонок в отдел сбыта фирмы партнеров. Подготовка технической документации. Разработка условий договора. Согласование места и времени проведения переговоров. Выбор тактики поведения. Обдумывание предварительных условий договора. Анализ предполагаемой эффективности торговой сделки. Составление технико-экономического обоснования проекта. Выяснение цен, размеров транспортных и коммерческих расходов у различных поставщиков. Поиск надежной фирмы с хорошей репутацией. Определение места, времени, состава участников переговоров. Подготовка экономической и финансовой документации по видам основной продукции и предприятию в целом, о внешней среде (конкуренция, потребители, поставщики). Разработка вопросника для партнера.

Анализ состояния рынка и возможностей продажи данной продукции. Исследование рынка близлежащих регионов. Сбор информации о партнере. Изучение оптовых цен на обмениваемые товары. Составление проекта договора. Предварительная встреча. Осмотр трасс, автопарков. Составление списка клиентов. Получение информации о фирме. Предварительное повышение цены на все комплектующие на 5 % с учетом ожидаемого требования скидки. Проведение маркетингового исследования рынка. Изучение соответствия иностранной продукции российским стандартам качества. Сбор информации об аналогичном сырье на рынке. Подготовка предложений. Технико-экономическое обоснование на взятие кредита. Проверка и подготовка материалов для возможного залога. Изучение интересов партнера на рынке России. Выяснение стоимости аналогичной продукции у других зарубежных фирм. Поиск материала о сотрудничестве данной инофирмы в России. Подготовка текста договора. Согласование пунктов договора с юристом. Сбор информации по действующим торговым точкам о цене на реализацию продукции и др.

Как отмечали респонденты, в ходе подготовки к переговорам далеко не всегда удавалось все предусмотреть. В частности, не всегда учитывалось следующее: колебание партнера в вопросе о том, какому предприятию он поручит выполнение своего заказа; не проводился полный анализ необходимой для совершения сделки информации. Например. Партнеры потребовали точного обоснования цены продукции (калькуляцию с себестоимостью единицы изделия с обоснованием каждой статьи затрат), а фирма оказалась к этому не готова. Не были собраны и проанализированы сведения о потенциальном партнере по переговорам до их начала. В результате переговоры были прекращены из-за агрессивного и наглого поведения партнеров. К началу переговоров не было учтено, что покупатели могут заинтересоваться другими видами продукции; подготовка образцов потребовала увеличения срока переговоров.

Не было учтено, что партнеры работают крайне неоперативно; что могут возникнуть проблемы с обоснованием номенклатуры продаваемой продукции и ее цен; что ассортимент продуктов магазина достаточно велик и потому много времени уйдет на составление заявки.

Не были учтены национальные особенности южно-корейских партнеров по переговорам; возможность изменения себестоимости продукции в зависимости от изменения курса валюты на момент подписания контракта; необходимость анализа деятельности мясокомбината за прошлый и текущий годы. К тому же информация на момент переговоров оказалась сильно устаревшей.

В ходе опроса выяснилось, что имеется немало фирм, руководители которых признавались, что никакой особой подготовки к переговорам они не проводили.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: