Принципиальная модель управления проектом. Функции и подсистемы управления проектом

Принципиальная модель управления проектами, дающая полное представление о совокупности и взаимосвязях базовых понятий, приведена на рис. 3.5.

Поскольку основные функции управления проектом нами уже изучены в теме 1 (подвопрос 4.2), рассмотрим содержание подсистем управления проектом. Выделение этих подсистем связано с тем, что управление проектом, как вы уже знаете, принято рассматривать с позиций системного подхода.

Каждая из этих подсистем по-разному взаимодействует с базовыми эле­ментами проекта (см. подвопрос 4.1 темы 1). Управление содержанием проекта путем формирования системы целей определяет структуру и состав работ, ресурсов, результатов и рисков. Управление продолжительностью проекта прежде всего направлено на работы, а также затрагивает ресурсы (так как начало работ означает поступление или начало использования ресурсов), результаты (так как окончание ра­бот означает создание результата) и риски (так как воздействие факторов окружающей среды сказывается на продолжительности проекта). Управ­ление стоимостью и управление качеством проекта направлены на все базовые элементы. Управление персоналом, управление материально-техническим обеспечением и управление коммуникациями проекта прежде всего направлены на соответствующие виды ресурсов (человеческие, материальные и ин­формационные). Управление рисками направлено на оптимизацию взаи­модействия всего проекта с окружающей средой.

Реализация управления проектом в рамках каждой подсистемы заключа­ется в создании одной или нескольких управляющих моделей (фаза раз­работки) и воплощении решений, заложенных в эти модели (фаза реали­зации). Модели служат средствами, обеспечивающими процессы реали­зации и контроля. На основе первоначальной модели строится модель, отражающая фактически достигнутые результаты. Таким образом, уп­равляющая модель – это не абстрактное отображение действительно­сти, а реальный инструмент управления. В таблице 3.2 показано, какие базовые элементы затрагиваются при функционировании каждой подси­стемы управления проектом и какие управляющие модели при этом ис­пользуются.

Управление содержанием проектапредставляет собой деятельность, на­правленную на определение структуры целей и обеспечение их реализа­ции. Под содержанием проекта следует понимать совокупность постав­ленных перед проектом целей и связей между ними.

Управление продолжительностью проектапредставляет собой деятель­ность, направленную на обеспечение достижения целей проекта в необхо­димые сроки. В фазе разработки проекта управление продолжительностью заключается в разработке иерар­хической структуры работ (дерево работ), сетевых моделей и календар­ных графиков (чаще всего в виде графика Гантта).

Управление стоимостью проектапредставляет собой деятельность, направ­ленную на определение необходимого финансового результата и его дос­тижение. В зависимости от специфики проекта финансовый результат может заключаться:

1) в соблюдении установленного уровня расходов, отраженного в бюдже­те проекта;

2) достижении необходимого соотношения между доходами и расходами, ранее определенными в бюджете (или финансовом плане проекта).

Таблица 3.2. Связи подсистем управления проектом, базовых элементов и управляющих моделей

Управление качеством проектапредставляет собой деятельность, направ­ленную на достижение соответствия результатов проекта выявленным потребностям и ожиданиям. Принято различать четыре ключевых аспекта качества проекта:

1) качество, обусловленное соответствием результатов проекта рыноч­ным потребностям и ожиданиям. Этот аспект качества достигается бла­годаря эффективному определению и актуализации потребностей и ожиданий потребителя;

2) качество разработки (проектных решений) и планирования проекта. Достигается благодаря тщательной разработке самого проекта и его продукции. Этот аспект определяется как соответствие проектных ре­шений выявленным потребностям и ожиданиям потребителей, с одной стороны, и существующим технологиям – с другой стороны;

3) качество выполнения работ по проекту в соответствии с проектной и плановой документацией. Обеспечивается благодаря поддержанию соответствия результатов проекта его плану и проектной документа­ции. Этот аспект определяется как соответствие показателей качества работ заданным проектным решениям;

4) качество ресурсного обеспечения. Достигается благодаря использова­нию на протяжении всего проектного цикла качественных ресурсов, таких, как материалы, комплектующие, машины и оборудование, пер­сонал и технологии. Этот аспект определяется как соответствие пока­зателей качества ресурсов заданным проектным решениям.

Управление персоналом проектапредставляет собой деятельность, направ­ленную на обеспечение проекта необходимыми человеческими ресурсами и их эффективное использование. В фазе разработки на основе анализа структуры работ определяются по­требности в необходимых человеческих ресурсах, после чего производит­ся организационное проектирование и создание основной модели – орга­низационной структуры управления проектом. Более детальные организа­ционные решения закрепляются в положениях о структурных подразде­лениях, в должностных инструкциях, матрицах разделения администра­тивных задач управления, сетевых матрицах, профессиограммах. В фазе реализации производятся поиск и подбор кадров, их адаптация и обучение, распределение и контроль выполнения работ, мотивация и развитие персонала и пр.

Управление материально-техническим обеспечением проектапредстав­ляет собой деятельность, направленную на обеспечение работ всеми необ­ходимыми материальными ресурсами при соблюдении ранее запланиро­ванных сроков и качества. В рамках этой подсистемы происходит управ­ление материальными ресурсами, такими, как средства производства и материалы.

В управлении материально-техническим обеспечением принято выделять управление закупками и управление поставками, а также управление за­пасами и производственно-техническую комплектацию. Управление закупкаминаправлено на поиск поставщиков необходимых ресурсов, ус­тановление с поставщиками деловых отношений, согласование договор­ной документации и приобретение прав на использование ресурсов. Под управлением поставкамиследует понимать деятельность по своевре­менной доставке материальных ресурсов к местам их использования, орга­низацию их приемки, входного контроля, хранения и передачи в исполь­зование. Под управлением запасамипонимается совокупность процедур, правил и работ, направленных на обеспечение оптимального запаса ресурсов, не­обходимого для бесперебойного осуществления работ.

Важным аспектом управления ресурсами является производственно-тех­ническая комплектация,направленная на обеспечение комплектности поставок. Под комплектностью следует понимать соответствие поставок качественным и количественным требованиям.

Управление коммуникациями проектапредставляет собой деятельность, направленную на обеспечение сбора, обработки и своевременного предо­ставления информации, необходимой участникам проекта для эффектив­ного выполнения работ.

В фазе разработки происходит определение информационных потребно­стей участников проекта, проектирование структуры документации (дере­во документации, номенклатура дел) и баз данных, а также создание про­екта информационной системы, включающей схемы аппаратной и про­граммной составляющих.

В ходе разработки и реализации проекта происходит выработка решений, закрепляемых в тех или иных документах, и выполнение решений, сопро­вождаемых накоплением учетных данных и представлением отчетов о промежуточных и окончательных результатах работ. Обязательным яв­ляется создание документов, отражающих фактически достигнутые резуль­таты, т.е. так называемой исполнительской документации, являющейся основной для контроля и корректировки решений, а также дальнейшего развития продукции.

Управление рискамипроекта представляет собой деятельность, направ­ленную на оптимизацию взаимодействия проекта с внешней средой в целях минимизации отклонений проекта от ранее поставленных целей.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: