Интерфейс управления АРМ «Приемной комиссии». особенности подсистемы

В современных условиях российского образования приемная комиссия становится одним из ключевых звеньев учебного заведения. От качества работы этого подразделения зависит успех приемной кампании, а значит и успех самого учебного заведения. Более того, во многих случаях речь идёт и вовсе о его выживании. Поэтому грамотное управление процессом приемной кампании является архиважным. Но что есть грамотное управление - это возможность качественного планирования, постоянного измерения, анализа и принятия оперативных решений по улучшению процесса. И это в современных условиях трудновыполнимая без автоматизации задача.

«1С:Колледж» - это тиражный программный продукт для автоматизации управления учебным заведением. Он охватывает все контуры управления учебным заведением и приемная комиссия это только одна из подсистем этой программы. И это правильно, так как цикл управления предприятием неразрывен, из него невозможно вычленить управление каким-то одним процессом без ущерба, как для него, так и для других процессов. Саму же приемную кампанию условно можно представить в виде следующей схемы. (Смотри рисунок 3.8).

Рисунок– 3.8 Схема приемной комиссии

Именно таким образом построена работа и в разделе «Приемная комиссия» программного продукта «1С:Колледж». (Смотри рисунок 3.9).

В состав раздела входят подсистемы:

· Планирование приема.

· Привлечение абитуриентов.

· Прием абитуриентов.

· Вступительные испытания.

· Зачисление.

Рисунок– 3.9 Рабочий стол «Приемной комиссии»

Также в подсистеме приемная комиссия мы можем посмотреть какая организация, какие существуют специальности, дисциплины.

Справочник «Организация» служит для хранения списка организаций, от лица которых мы ведем свою деятельность. Таким образом, программа позволяет вести учет деятельности от лица нескольких организаций в одной базе данных. (Смотри рисунок 3.10).

Рисунок – 3.10 Форма справочника «Организация»

В справочнике «Специальность» и «Дисциплины» хранятся все специальности и дисциплины, по которым когда либо учебное заведение осуществляло или осуществляет подготовку. (Смотри рисунок 3.11 и 3.12).

Рисунок – 3.11 Форма справочника «Специальности»

Рисунок – 3.12 Форма документа «Дисциплины»

Как любой нормальный процесс управления приемной комиссией начинается с планирования. В «1С:Колледж» в подсистеме «Планирование приема» автоматизированы следующие функции:

· Планирование контрольных цифр приема.

· Планирование целевого набора.

· Планирование набора необходимых от абитуриентов документов.

· Планирование вступительных испытаний (какие испытания, для какой специальности должны быть проведены, какие проходные баллы должны быть установлены).

· Планирование расписания вступительных испытаний.

· Анализ контрольных цифр.

Следующим этапом работы приемной комиссии, а по-хорошему и всего колледжа в целом, является привлечение абитуриентов. На самом деле этот процесс должен идти постоянно. Учебное заведение всё время должно работать над повышением своего имиджа, проводить профориентационную работу среди школьников и родителей, использовать различные каналы информирования потенциальных абитуриентов о своем учебном заведении.

Подсистема «Привлечение абитуриентов» помогает:

· Спланировать проведение маркетинговых мероприятий (медиаплан)

· Зарегистрировать и измерить ход, активность и результативность маркетинговой кампании.

· Сравнить и проанализировать эффективность различных каналов и источников информирования абитуриентов, как с количественной точки зрения, так и с точки зрения затрат.

Самым трудоемким этапом работы приемной комиссии является этап приема документов. На этом этапе подсистема «Прием абитуриентов» позволяет автоматизировать:

· Регистрацию сведений об абитуриенте.

· Регистрацию заявлений сразу на несколько видов конкурса (различные специальности, условия финансирования).

· Контроль необходимых документов.

· Учет движения документов абитуриентов.

· Анализ хода приемной кампании.

Этап проведения вступительных испытаний может быть не в каждом учебном заведение, но там где он есть сотрудники приемной комиссии оценят, что подсистема «Вступительные испытания» облегчает работу по:

· Подготовке экзаменационных листов.

· Созданию приказов о допуске к испытаниям.

· Формированию экзаменационных ведомостей.

· Регистрации результатов испытаний.

· Планированию и проведению собеседований.

· Учету работы апелляционной комиссии.

· Анализу результатов испытаний.

И наконец, венцом всей работы приемной комиссии является этап зачисления абитуриентов. Это также не простой процесс, нужно учесть не только результаты испытаний, подачу заявлений на несколько конкурсов, но и копия документа об образовании предоставлена абитуриентом или оригинал и различные другие нюансы. Подсистема «Зачисление» автоматизирует:

· Процесс автоматического создания и управления произвольным количеством рейтингов, с помощью которых можно проигрывать различные сценарии по принципу «что если».

· Создание приказов на зачисление на основании утвержденных рейтингов.

· Подготовку необходимой отчетности по приемной кампании.

· Анализ результатов приемной кампании.

Таким образом, все процессы управления работой приемной комиссии могут быть автоматизированы с помощью программного продукта «1С:Колледж». Это позволяет не просто снизить трудозатраты на всех этапах и повысить эффективность работы приемной комиссии, но и принимать качественные решения, влияющие на функционирование всего учебного заведения в целом.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: