Нормативно-правовая база работы архива

Вся деятельность в архиве должна базироваться на правовой основе. Нормативно-правовую базу работы архива составляют по­мимо архивного законодательства, подробно рассмотренного в соответствующем разделе, нормы гражданского, администра­тивного и трудового права РФ, постановления и указы прави­тельства, ведомственные нормативные акты. К последним отно­сятся приказы Росархива, постановления ее коллегии, основные правила работы государственных и ведомственных архивов, отраслевые инструкции и нормативы, например, примерное по­ложение (устав) об архиве, типовые структуры, типовые нормы времени и выработки на основные виды работ в архивах.

Однако основные нормативные документы, которыми в своей работе руководствуются директор архива и руководители струк­турных подразделений, должны быть разработаны в самом архиве и утверждены органами управления архивным делом данного субъекта Российской Федерации. Состав этих документов разли­чен для государственных архивов и архивов учреждения (табл. 13).

Таблица 13

Самым важным документом, определяющим деятельность ар­хива, является его Положение (Устав).

Положение о государственном архиве или архиве учреждения (Ус­тав) определяет его юридический статус (юридическое лицо, структурное подразделение), ранг (центральный республиканс­кий, объединенный ведомственный), профиль архива (источни­ки комплектования, состав документов, принимаемых на хране­ние); задачи, функции, права и обязанности архива, организаци­онные основы деятельности архива.

Положение о структурном подразделение архива определяет за­дачи, функции права, организацию деятельности структурного подразделения архива.

Должностные инструкции сотрудников определяют обязанно­сти, права и ответственность сотрудников архива. Они составля­ются на всех сотрудников, кроме директора архива и его замес­тителей.

Штатное расписание — перечень должностей учреждения (орга­низации) с указанием количества и размеров должностных окладов.

Все документы, кроме Положения об архиве и инструкции о службе документационного обеспечения управления (ДОУ), под­писываются директором архива.

Положение (Устав) о государственном, центральном отрасле­вом архивах, центральном архиве министерства (ведомства) ут­верждается соответствующим органом управления архивным де­лом. Так, Положение об архиве учреждения, который является юридическим лицом, утверждается в государственном архиве, По­ложение об архиве учреждения и структурном подразделении — руководством этого учреждения.

Планирование в архиве

Планирование - деятельность по составлению планов, опреде­ляющих приоритетные задачи архива.

Планы составляются в соответствии со структурой и штатами архива, поскольку запланированные мероприятия не должны пре­вышать возможности имеющихся подразделений трудовых ресурсов.

Структурные подразделения имеются, как правило, в государ­ственном архиве. Структура государственного архива складывается из отделов, созданных обычно по функциональному принципу, т.е. по направлениям работы архива: отдела комплектования и ведом­ственных архивов, отдела учета, хранилищ, отдела научно-справоч­ного аппарата, читального зала, отдела использования, приемной (справочного стола) архива и других отделов. За основу при разра­ботке структуры архива берется типовая структура, утвержденная Росархивом, в которой указывается состав структурных подразде­лений для различных категорий архивных учреждений.

В государственном архиве помимо отделов создаются коллеги­альные совещательные органы, в работе которых принимают уча­стие сотрудники различных структурных подразделений, а также приглашенные специалисты, ученые из других учреждений. К та­ким органам относятся:

экспертная, экспертно-проверочная (экспертно-методическая) комиссии для решения вопросов экспертизы ценности докумен­тов (ЭЦД) и разработки научно-методического обеспечения дея­тельности архива;

научный совет (для координации исследовательской и изда­тельской работы);

комиссия по рассекречиванию документов (для снятия грифов секретности с документов).

Кроме того, для реализации отдельных издательских проектов в архиве могут создаваться временные трудовые коллективы.

В муниципальных архивах и архивах учреждений вместо струк­турных подразделений могут создаваться группы работников по направлениям деятельности под руководством специалиста.

В архиве учреждения различные направления работы, как пра­вило, распределяются между сотрудниками.

Штатная численность работников архива определяется, исхо­дя из объема документов архива, хронологических границ, ста­туса архива и финансовых возможностей учреждения (ведомства) и государственного бюджета. Для государственных архивов суще­ствуют специальные формулы расчета штатной численности.

Когда штаты и структура архива определены и утверждены директором архива, остается только обеспечить работой трудовой коллектив. Для того чтобы он трудился без авралов и без простоя, существуют планы (табл. 14).

Таблица 14

* Составляются по инициативе архива.

Планирование может быть текущим и перспективным. Перс­пективные планы (программы) составляются на долгосрочный период — 5, 10, 15 лет.

Текущие планы составляются на период 1 год, 0,5 года, квартал, 1 месяц.

Главным документом по планированию работы в архиве является план работы архива на год.

План составляется на основе анализа отчетов за предыдущие годы, с учетом федеральных и региональных планов развития от­расли.

План работы архива состоит:

из введения;

текстовой части — перечня разделов, основных направлений и видов работ с указанием объемов работы, сроков и исполнителей;

расчетной части (основных показателей плана работы на год);

предложений (плана научно-издательской и научно-исследо­вательской работы).

Расчетная часть плана включает бюджет рабочего времени по наиболее важным показателям, контролируемым органом управ­ления. Бюджет рабочего времени - это количество рабочих дней в году, которое необходимо затратить на работу по каждому на­правлению. Он рассчитывается, исходя из штатной численности и типовых норм времени и выработки.

Соответственно, самый важный отчетный документ - годовой отчет архива, который составляется в соответствии с разделами плана и также содержит расчетную часть. К годовому отчету архи­ва могут прилагаться документы централизованного государствен­ного учета: паспорт архива, сведения о состоянии хранения доку­ментов в организациях — источниках комплектования.

Работа с персоналом

Работа с персоналом предполагает прежде всего подбор сотрудников с соответствующей квалификацией, деловыми и, конечно же, человеческими качествами для каждого участка и на­правления. Прежде всего, необходимо помнить основные требо­вания квалификационных справочников в отношении основных категорий специалистов.

Заведующий архивом

Должностные обязанности. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации.

Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.

Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.

Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.

Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.

Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и времен­ного хранения.

Руководит работой по составлению описей дел для передачи доку­ментов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

Осуществляет контроль за состоянием в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

Организует работу по ведению учета документооборота и количестве дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в доку­ментах архива.

Составляет установленную отчетность. Принимает участие в разра­ботке положений и инструкций по ведению делопроизводства и органи­зации архивного дела.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов; Единую государственную систему делопроизводства; порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации; структуру предприятия, учреждения, организации; основы организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Архивариус

Должностные обязанности. Осуществляет работу по ведению архив­ного дела на предприятии.

Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.

Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив.

В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хране­ния, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государ­ственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хра­нения которых истекли.

Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.

Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

Принимает необходимые меры по использованию в работе совре­менных технических средств.

Должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии; порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими; Единую государственную систему делопроизводства; порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов; порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию; порядок ведения учета и составления отчетности; структуру предприятия; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы трудового законодательства; пра­вила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

Кодификатор

Должностные обязанности. Ведет работу по подбору, хранению, систематизации и учету законодательных и нормативных правовых актов и документов.

Выдает необходимые работникам предприятия законодательные и нормативные правовые документы.

Вносит в экземпляры законодательных и нормативных правовых документов в соответствии с принятыми изменениями и дополнениями необходимые отметки.

Подготавливает заявки на размножение законодательных и норма­тивных правовых документов и рассылает их по структурным подразде­лениям предприятия.

Составляет перечень устаревших документов.

Ведет учет выдачи-возвращения документов.

Принимает необходимые меры по использованию в работе совре­менных технических средств.

Должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие материалы и документы, касающиеся вопросов делопроизводства, правил хранения законодательных и иных нормативных документов; принципы разработки классификаторов и порядок пользования ими; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы организации труда; пра­вила эксплуатации технических средств; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

В государственном архиве также предъявляются определенные требования к квалификации архивиста 1-й и 2-й категорий, веду­щего специалиста и других сотрудников. Правильный подбор и расстановка кадров имеет очень большое значение для результа­тов работы.

Маркетинг в архивах

Информационный маркетинг. Для решения задач планирования работы руководство архива должно изучить информационные по­требности общества, состояние рынка информационных услуг в области архивного дела, спроса отечественного и зарубежного потребителя на архивную информацию.

В основе маркетингового исследования лежат такие показатели интенсивности и эффективности использования документов, как потребители информации, тематика исследований, запросов, пуб­ликаций, частота обращений к различным фондам.

Одним из направлений маркетинга является исследование цен на информационные услуги и спроса на мировом рынке ретрос­пективной документной информации. Основными информацион­ными услугами архивов являются копирование документов, про­дажа комплектов микрофильмов и микрофиш архивных докумен­тов, изданий документов и справочников на CD-ROM, созданий платных информационных ресурсов (машиночитаемых версий ис­торических источников в Интернет). Ценовую политику на рынке этих услуг определяют продуценты — производители и продавцы информации. Продуцентами могут быть как сами архивы, так и специальные фирмы, занимающиеся публикацией архивных до­кументов на технотронных носителях и продажей микрофильмов и микрофиш.

В отношении ценовой политики американские экономисты рекомендуют не предлагать редкие товары по низким ценам, а ограничить предложение микрографических товаров, установив высокие цены на них. Для повышения цен государственные архи­вы и библиотеки, которые должны продавать микрофильмы по фиксированной цене, пользуются услугами посреднических фирм, имея постоянный процент от продажи микрокопий фирмой.

Для того чтобы решить эти проблемы, существует механизм информационного маркетинга, который обеспечивает связь по­требителей ретроспективной документной информации с ее хра­нителями, устанавливает, в какой мере информационные услуги архива отвечают требованиям пользователя.

Информационный маркетинг в системе федеральной архивной службы — деятельность по изучению динамики информационно­го рынка и прогнозированию спроса потребителей на информа­ционные товары и услуги.

В современных условиях создания отечественного рынка ин­формации и выхода российских архивистов на мировой информа­ционный рынок главная задача маркетинга — дать ориентиры для установления цен на информационные услуги в архивах и микро­копии архивных документов. Чем выше спрос на ту или иную информацию, тем выше ее цена.

Мировой рынок документной информации — совокупность информационных товаров и их потребителей во всех странах мира. Основные действующие лица на этом рынке — продуценты, или продавцы информации, и покупатели информации.

Вместе с тем задачи информационного маркетинга в архивах значительно шире вопросов ценообразования. Так, сведения о количественных характеристиках (числе посетителей, запросов и т.д.) необходимы для планирования работы архива, определе­ния его бюджета и штата. Сведения о качественной стороне ис­пользования (категориях пользователей, тематике исследований, доле использованных дел и формах использования и т.д.) помо­гают выявить ошибки в экспертизе ценности документов, а глав­ное — организовать всю работу по созданию и усовершенствова­нию справочников системы НСА. Разумеется, фонды, к которым наблюдается устойчивый интерес исследователей, нуждаются в более подробном НСА.

Платные услуги в архивах. Государственные архивы — феде­ральные, центральные, краевые, областные, муниципальные — относятся к госбюджетным организациям, и основным источни­ком их финансирования является федеральный бюджет, бюджет субъекта Российской Федерации или муниципального образования. За счет государственного финансирования существуют и архивы уч­реждений и организаций государственной формы собственности.

Поскольку государственное финансирование, как правило, не обеспечивает всех расходов, связанных с нормальной работой ар­хивов (строительство и ремонт зданий архивохранилищ, покупка оборудования и компьютерной техники, оплата коммунальных ус­луг, оплата труда архивистов), архивам разрешена самостоятель­ная предпринимательская деятельность.

Чтобы самостоятельная предпринимательская деятельность ар­хива находилась в рамках закона, необходимо строго придержи­ваться документов, регламентирующих платные услуги, оказыва­емые архивом:

перечня платных услуг;

цен на платные услуги;

договора на коммерческое использование документов архива.

Перечень платных услуг составляется в каждом архиве и утверж­дается директором архива. В перечне указываются все виды работ, за которые взимается плата, и исполнители работ.

Перечень каждого архива составляется на основе «Номенк­латуры платных работ и услуг, выполняемых архивными уч­реждениями и организациями», который утверждается Росархивом. Он предназначен для государственных, объединенных ве­домственных и межведомственных архивов.

В номенклатуре указаны услуги, за которые архивным учреж­дениям категорически запрещается взимать плату, и услуги, за которые плата может взиматься, если их исполнение «не мешает реализации основных задач и функций архива». Ниже приводится перечень платных и бесплатных услуг архива (табл. 15).

В каждом архиве с учетом его возможностей и штата на основе данной номенклатуры составляется свой перечень услуг. Архив впра­ве сам определять льготные категории пользователей: пенсионе­ры, детские дома и т.д.

По каждому пункту перечня платных услуг необходимо рас­считать их цену. Список цен на платные услуги утверждается ди­ректором архива. Цена рассчитывается с учетом себестоимости ра­боты (расход материала, оплата труда и другие расходы), суще­ствующих налогов и рентабельности (прибыли). В принципе, ар­хив имеет право назначить свободную, т.е. любую цену.

Цена на услуги должна иметь экономическое обоснование в соответствии с методическими рекомендациями Росархива.

Если пользователь собирается реализовать проект, предполага­ющий получение прибыли за счет использования архивных доку­ментов (так называемое коммерческое использование), с ним сле­дует заключить лицензионный договор.

При заключении договора на коммерческое использование докумен­тов архива за основу берется «Временное положение об использова­нии документов государственного архива и центра хранения доку­ментации в коммерческих целях», разработанное Росархивом.

Лицензионный договор заключается между архивом и пользо­вателем на определенный срок. Он закрепляет права, обязатель­ства и ответственность сторон.

Основанием заключения договора является оформленное заяв­кой намерение пользователя, а также следующее инициативное предложение государственного архива:

публиковать архивные документы в печатной, факсимильной, микрографической, электронной и иных формах;

экспонировать архивные документы на платных выставках;

использовать их в коммерческих радио- и телепрограммах при подготовке коммерческих кино- и видеофильмов, звукозаписей;

использовать архивные документы в имущественно-хозяйствен­ных спорах, генеалогических изысканиях, научно-технических раз­работках и технических, в том числе градостроительных проектах;

создавать тематические базы данных.

Таблица 15

При заключении лицензионного договора с пользователя взи­мается плата за передачу права пользования архивными докумен­тами, которая включает расходы на экспертизу заявок, на заклю­чение лицензионного договора, затраты государственного архи­ва, связанные с предоставлением архивной информации, ее цену, договорный проект отчислений от ожидаемого или полученного дохода, иные расходы, связанные с заключением лицензионного договора.

Заключение договора не должно препятствовать использова­нию документов, являющихся объектом договора с некоммерчес­кими целями.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: