Экспертиза ценности документов по перечням

Для установления комплекса документов постоянного хране­ния, определения конкретных сроков хранения по отдельным группам документов, унификации сроков хранения однородных документов в различных учреждениях, организациях и на пред­приятиях, а также для оперативного «избавления от ненужных бумаг» существует целостная система нормативно-методических пособий по отбору документов, в которую входят списки источ­ников комплектования, перечни документов, номенклатуры дел, классификаторы, методические рекомендации, указания, памят­ки и т. п.

Из названных пособий особенно отметим перечни документов.

Перечни документов - это систематизированные списки доку­ментов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о со­ставе документов, прием которых на госхранение обязателен.

Именно перечням принадлежит ведущая роль в процессе уста­новления сроков хранения документов. Они являются как бы клю­чом к созданию конструкции Архивного фонда страны.

Сложившаяся к 1990-м гг. система перечней достаточно полно выполняла свою функцию для государственных организаций.

Но уже с начала 1990-х гг., когда в стране поменялись полити­ческие и экономические устои и в связи с этим возникли органи­зации иных форм собственности (организации нового типа или негосударственные организации), в систему нормативно-методи­ческих пособий по отбору документов, естественно, были при­внесены и новые моменты. В большей степени они коснулись имен­но перечней.

Современная система перечней документов. Внутреннее устрой­ство современной системы перечней документов представлено в графическом варианте на рис. 6.

Рис. 6. Система перечней документов в зависимости от сроков хранения

В данной системе традиционно различают два типа перечней документов:

1)с указанием сроков хранения;

2)подлежащих постоянному хранению.

Перечни документов с указанием сроков хра­нения могут быть нескольких видов. В типовых перечнях для всей системы государственных учреждений унифицируются сроки хра­нения однородной типовой документации, образующейся в дея­тельности всех учреждений, организаций и предприятий незави­симо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности. Кроме того, типовые перечни определяют состав доку­ментов, подлежащих передаче в госархивы.

Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех уч­реждениях, организациях и на предприятиях формируются дела с приказами руководства, с планами и отчетами, с документами по личному составу, с бухгалтерской документацией, материалами об­щественных организаций. Все эти и другие так называемые типо­вые документы выполняют одинаковые для всех учреждений фун­кции, а поэтому должны иметь и одинаковые сроки хранения.

Например, приказы руководства по основной деятельности дол­жны храниться постоянно, а документы по личному составу — 75 лет. Списки военнообязанных, уведомления о прибытии ко­мандированных на работу, графики распределения отпусков и т.д. должны храниться только 1 год. Эти сроки распространяются на все без исключения предприятия и организации.

Но типовые перечни не содержат сведений о документах, от­ражающих отраслевые и другие специфические направления дея­тельности.

Для больших и сложных фондов, а также для групп однород­ных фондов обычно разрабатываются примерные перечни докумен­тов, которые являются своего рода методическими пособиями по экспертизе ценности при научно-технической обработке докумен­тов фонда.

В примерных перечнях называются документы, подлежащие государственному хранению, а также документы, подлежащие выделению к уничтожению как не представляющие научной, исторической, экономической ценности.

Ведомственный перечень представляет собой справочник о со­ставе и содержании документов учреждений, организаций и пред­приятий одного ведомства, одной отраслевой системы. Перечень предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности учреждений этого ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида документов.

Таким образом, типовая документация с едиными общими и обязательными сроками хранения входит составной частью во все ведомственные перечни.

До 1990-хгг. перечни документов, подлежащих постоянному хранению, были одного вида — типовые. В них были указаны документы, подлежащие приему только в государ­ственные архивы СССР, которые, как было сказано выше, ори­ентировались на документы государственных учреждений. Послед­ним таким перечнем является типовой перечень документов, вы­пущенный в 1989 г.

В 1990-е гг. с появлением организаций разных форм собствен­ности возникла потребность в подготовке новых видов перечней документов, учитывающих происшедшие изменения.

Весьма своевременным является перечень документов для негосудар­ственных коммерческих организаций — справочное пособие «Управлен­ческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в дея­тельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйствен­ных товариществ и обществ, производственных кооперативов)» (М., 1996). Данное пособие может быть отнесено к системе перечней, так как в первую очередь включает примерный перечень управленческих докумен­тов негосударственных коммерческих организаций. Поскольку пособие выпущено в электронном формате, оно содержит на дискете программу просмотра примерного перечня и выбора статей для формирования соб­ственного перечня управленческих документов.

Данная система перечней охватывает так называемые управленчес­кие документы. Но есть перечни для специальной документации. Напри­мер, в 1998 г. был выпущен «Перечень научно-технической документа­ции, подлежащей приему в государственные архивы России».

Как видим, рассмотренные перечни представляют два типа пе­речней документов: с указанием сроков хранения и подлежащих постоянному хранению.

Сегодня уже можно говорить о новом, третьем виде перечней, где даны группы документов как постоянного, так и временного хранения, но последние не только не дифференцированы по сро­кам, а напротив, обозначены лишь как «тяготеющие» к постоян­ному сроку хранения. Среди них нет документов, однозначно име­ющих тот или иной временный срок хранения.

Из вышедших в последнее время (2000) типовых перечней наи­более современным является «Перечень типовых документов, об­разующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хра­нения», который явился логическим продолжением Типового пе­речня документов, вышедшего в 1989 г.

В чем же взаимосвязь двух этих перечней?

Во-первых, с момента выхода в свет нового типового перечня утрачивает свою силу лишь первая часть Типового перечня 1989 г.

Во-вторых, новый Перечень типовых документов распростра­няет свое действие на документы, начиная с 1995 г., а для установ­ления сроков хранения документов, созданных в 1980- 1990-е гг. (до 1995 г.) необходимо продолжать пользоваться типовым перечнем 1989 г.

В-третьих, остается действующей вторая часть Типового пе­речня документов 1989 г., которой необходимо пользоваться при определении сроков хранения документов по отраслям и специ­фическим направлениям деятельности организаций, например конструкторской, технологической, проектной, научно-исследо­вательской и другой подобного рода документации.

Само название нового Перечня типовых документов указывает на то, что он включает однотипные документы, образующиеся в организациях независимо от их назначения, уровня и масштаба деятельности и даже форм собственности, т.е. действие нового Перечня типовых документов распространяется и на документы негосударственных организаций.

Новый Перечень типовых документов необходимо использо­вать в качестве основного нормативного документа и в первую очередь — при подготовке номенклатур дел и формировании дел в делопроизводстве, а также при определении сроков хранения и отборе документов на постоянное (вечное) хранение.

Если вы работаете в учреждении — источнике комплектования (или потенциальном источнике комплектования для негосударственных орга­низаций), то без изменений можете использовать те сроки хранения, которые указаны в графе «Срок хранения документов» (графа № 3).

Если вы работаете в государственном или муниципальном учрежде­нии, которое не является источником комплектования, то вместо графы с указанием срока хранения «Постоянно» используйте графу с указани­ем срока хранения «10 лет», т.е. сами преобразуйте указанный срок хра­нения.

Более того, в данном случае негосударственным учреждениям реко­мендовано хранить документы «не менее 10 лет... срок хранения докумен­тов определяет организация в соответствии с действующим законодатель­ством и необходимостью практического использования документов».

Но это правило распространяется не на все документы: есть целые комплексы документов, которые необходимо хранить во всех организа­циях, не являющихся источником комплектования (государственных, муниципальных, негосударственных), до момента их ликвидации. Это такие документы, как приказы по основной деятельности, бюллетени голосования, уставы и положения, учредительные документы и доку­менты их регистрации, а также другие документы нормативно-правово­го, имущественно-хозяйственного характера.

Особо следует обращать внимание на изменение сроков хранения до­кументов по личному составу в учреждениях всех форм собственности.

В стране существует запретная дата, которой является 1945 г. Это означает, что документы, образовавшиеся до этого срока, нельзя унич­тожать без согласования с ЭПК, а для местных дел, организовавшихся до 1945 г., практически устанавливается срок хранения в графе «Посто­янно».

Необходимо обратить внимание и на отметку ЭПК рядом с опреде­ленным сроком хранения, которая означает, что указанная документа­ция в организациях государственного типа, возможно, будет иметь постоянный срок хранения, что решается после ее изучения и по согласо­ванию с ЭПК государственного или муниципального архива.

В организациях негосударственного типа отметка верна лишь в том случае, если данная организация заключила договор с архивным учреж­дением на передачу документов. Если негосударственная организация «не контактирует» с архивным учреждением, то вопрос о сроках хранения таких документов решается экспертной комиссией самой организации.

В 2000 г. вышел в свет еще один новый, не имевший ранее аналогов «Примерный перечень документов, образующихся в де­ятельности кредитных организаций, с указанием сроков хране­ния», в составе которого отражены документы по организационным вопросам управления, экономическому прогнозированию и креди­тованию, кассовым операциям и инкассации, операциям с ценны­ми бумагами и внешнеэкономической деятельности, бухгалтерско­му учету и отчетности, автоматизации банковских работ и др.

Данный перечень способствует рациональной организации до­кументов в делопроизводстве, обеспечению сохранности, отбору документов на постоянное (вечное) хранение, установлению кон­кретных сроков хранения документов, а также защите законных интересов кредиторов, вкладчиков и клиентов кредитных органи­заций.

Особо следует отметить, что применение этого перечня явля­ется обязательным для кредитных организаций, заключивших до­говор с архивным учреждением системы Федеральной архивной службы.

Структура перечня. Любой перечень состоит из основной части и справочного аппарата.

Основная часть — описательные статьи — представляет собой наименования видов и разновидностей документов с указанием сроков хранения и вопросов деятельности учреждений, систематизированных в соответствии с классификационной схе­мой и имеющих сквозную валовую нумерацию.

Каждая описательная статья в перечне включает в себя: поряд­ковый номер; наименование видов и разновидностей документов, иногда указывается автор или корреспондент, вопрос или тема, а для планов или отчетов — период планирования или отчетности и др.; сроки хранения документов, дифференцированные по звень­ям перечня; примечания, уточняющие сроки хранения документов. Иногда «примечания» располагаются под строкой, что позволяет не повторять одни и те же примечания на одной странице.

Ниже приводится образец оформления описательной статьи.

Исчисление сроков хранения документов производится с 1 ян­варя года, следующего за годом окончания дела в делопроизвод­стве. Так, например, срок хранения документов и дел, закончен­ных в любом месяце 1995 г., начинается с 1 января 1996 г.

Для документов по личному составу, срок хранения которых равен «75 лет - в» по Типовому перечню документов 1989 г. исчис­ление сроков хранения следует производить с учетом возраста чело­века, обозначенного в перечне буквой «в», к моменту окончания дела. Продолжительность хранения таких документов после окон­чания дела делопроизводством должна равняться разности, т.е. «75 лет - в». Например, личное дело студента, оконченное делоп­роизводством в связи с завершением обучения в институте в год, когда ему исполнилось 22 года, должно храниться в архиве вуза 53 года (75 - 22 = 53).

Отметка «ЭПК» на конкретных видах документов с временными сроками хранения означает, что часть такого рода документов мо­жет иметь научно-историческое значение и должна передаваться на государственное хранение по истечении указанного срока. Сроки хра­нения документов обозначаются не только конкретным количеством лет. Для некоторых копийных и дублетных материалов срок хране­ния определяется их практической надобностью, а в перечне вместо конкретного количества лет указывается «До минования надобнос­ти», «До замены новыми» и т.д. Во многих случаях статьи перечней дополняются примечаниями, уточняющими сроки хранения доку­ментов («После снятия с учета», «По истечении срока действия до­говора», «После увольнения», «При отсутствии годовых» и т.п).

Справочный аппарат помогает ориентироваться в пе­речне, пользоваться им при экспертизе документов и включает в себя титульный лист с названием перечня и выходными данны­ми, указания по применению перечня, список сокращений, ука­затель видов документов. Могут быть и другие элементы справоч­ного аппарата (Типовое положение об ЭК, ЦЭК ведомства, фор­мы акта о выделении дел к уничтожению, итоговой части номен­клатуры дел и т.п.).

Указания по применению перечня обычно состоят из нескольких разделов:

общие положения;

структура и порядок применения перечня;

организация проведения экспертизы ценности документов и порядок оформления результатов отбора документов на хранение и уничтожение.

Список сокращений чаще всего составляют к большим по объе­мам перечням.

В указателе видов документов в алфавитной последовательнос­ти перечисляются все виды документов, включенных в описатель­ные статьи, с указанием номеров статей.

Способы группировки учреждений в схеме перечня. В связи с тем, что типовые перечни включают в себя наименования документов, образующихся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых министерствами и ведомствами в процессе своей деятельности, в основе классификационных схем этих переч­ней лежит функционально-отраслевой принцип. Типовой перечень включает разделы, отражающие основные направления деятельнос­ти организаций, свойственные им, как правило, независимо от уров­ня в системе управления и ведомственной принадлежности: руко­водство, контроль, кадры и т. п. Разделы обычно имеют подразделы по более узким вопросам. Рассмотрим это более подробно.

Одни и те же виды документов создаются в разных учреждени­ях и организациях, поэтому ежедневно «могут плодиться и раз­множаться». Не только одинаковые виды документов могут откла­дываться в фондах разных учреждений, но копии одного и того же документа могут быть и в фонде автора этого документа, и в фондах, как выше, так и ниже стоящих на иерархической лестни­це управления учреждений. Все это ведет как к внутрифондовой, так и к межфондовой дублетности.

Для того чтобы избежать поступления в госархив одних и тех же документов, но от разных учреждений, в перечнях предусмот­рена группировка учреждений по звеньям управления, что позво­ляет отразить различное значение одних и тех же документов в зависимости от масштаба деятельности учреждения-фондообразователя и характера взаимоотношений различных учреждений, входящих в систему одного ведомства.

В ведомственных перечнях все учреждения, организации и пред­приятия группируются в звенья в соответствии с выполняемыми ими функциями или в соответствии с уровнями управления.

Звеном перечня является группа учреждений одного уровня управления.

Группировка учреждений по звеньям ведомственной системы позволяет установить и круг учреждений, являющихся или не яв­ляющихся источниками комплектования госархивов.

Многозвенность перечней в 1980- 1990-х гг. напрямую связана со списками источников комплектования.

Группировка учреждений по звеньям системы помогает выя­вить, какие документы создаются на каждом из уровней управле­ния, в каждой группе учреждений, какие из них должны хранить­ся постоянно, а какие подвергаться уничтожению во всех видах учреждений, какие документы и сколько лет хранятся в зависи­мости от их принадлежности к разным уровням системы. Одина­ковые виды документов во всех организациях должны храниться одинаковые сроки.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: