Поиск документов в делопроизводстве и архиве учреждения

Очень часто работникам делопроизводственной службы при­ходится оперативно разыскивать какой-либо документ или доку­менты по вопросу, требующему срочного решения. Если делопро­изводство ведется в соответствии с требованиями Единой госу­дарственной системы документационного обеспечения управле­ния (ЕГСДОУ), проблем с поиском какого-либо документа, как правило, не бывает.

Для поиска документов, не оконченных делопроизводством, следует обратиться к регистрационно-контрольным картотекам. Схема поиска документной информации в делопроизводстве и архиве учреждения приведена в табл. 9. Рань­ше (а кое-где и сейчас) в учреждениях велись картотеки входящих и исходящих документов, журналы регистрации внутренних до­кументов, а также отдельные контрольные картотеки жалоб и за­явлений граждан, документов по личному составу, научно-тех­нической документации и др. Неудобством этих картотек было то, что они имели, как правило, один уровень входа, соответствовав­ший принципу систематизации карточек. Так, карточки регистра­ции входящих документов систематизировались, как правило, по дате поступления документа, а карточки регистрации исходящих документов — по адресатам. В этом случае, когда неизвестна точ­ная дата поступления документа или точное название адресата, но известен вопрос, могли возникать трудности с поиском.

В настоящее время традиционные картотеки почти повсемест­но уступили место регистрационным базам данных и интегриро­ванным автоматизированным системам делопроизводства (АСД), разработанным на основе таких СУБД, как Lotus Notes или Docs Open, Personal Oracle и др. Преимущество электронных систем ре­гистрации состоит в том, что поиск можно осуществлять по лю­бому «чувственному» реквизиту документа или по сумме реквизи­тов: дате регистрации и внутреннему номеру; внешнему номеру и дате; автору (от кого); адресату (кому); краткому содержанию; виду отправления (электронная почта, почтовое сообщение, факс); резолюции руководства; контрольной дате; исполнителям; отмет­ке об исполнении и отправке ответа; хранению (№ и название дела); комментариям (приложению) и др.

Если известен хотя бы один из этих реквизитов, база данных в считанные секунды найдет все документы, соответствующие за­просу. Еще одним преимуществом для поиска в АСД является то, что они позволяют тут же просмотреть текст найденного доку­мента, введенный с помощью сканера, или даже графическое изображение документа. При поиске по традиционным картотекам в лучшем случае можно было узнать лишь имя исполнителя.

Поиск документов, оконченных делопроизвод­ством, имеет свою специфику. Это документы временного (сро­ком до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) и постоянного хранения.

Дела временного хранения находятся в структурном подразде­лении до тех пор, пока, согласно решению ЭК учреждения, они не будут уничтожены в связи с истечением срока хранения. Что­бы найти документ, прежде всего следует найти папку-скоро­сшиватель, в который он подшит, а для этого следует узнать индекс дела по номенклатуре, проставленный на обложке папки-скоросшивателя. Как правило, индекс дела по номенклатуре состоит из двух цифр, разделенных дефисом: номера структур­ного подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре (например, 05-12, где 05 — номер отдела, а 12 — номер дела). В по­следнее время широкое распространение получили классификато­ры информации. Если в учреждении принят классификатор вопросов деятельности, то индекс состоит из трех цифр, из ко­торых средняя — код по классификатору. Классификаторы об­легчают поиск информации. Поэтому предварительно следует отыскать код нужного вопроса по классификатору. Этот код, на­верняка, можно узнать из регистрационной картотеки (базы дан­ных). Отыскав требуемую папку-скоросшиватель, придется про­смотреть все документы, так как внутри дела документы систе­матизируются чаще всего по хронологии, поэтому необходимо знание точной даты документа. Однако есть исключения: заявления граждан систематизируются по алфавиту фамилий заявите­лей; исходящие документы могут систематизироваться по адре­сатам. Следует учесть, что дела временного хранения могут хра­ниться не только в структурном подразделении, но и централи­зованно — в канцелярии.

Дела долговременного или постоянного хранения в структурном подразделении находятся временно — до передачи в архив учреж­дения. В период формирования любое дело имеет свой индекс по номенклатуре, который, как было сказано выше, состоит из двух или трех цифр, разделенных чертой.

После окончания делопроизводством дела изымаются из скоросшивателей, переформировываются, переплетаются, нумеру­ются, уточняются данные на их обложках. На них составляются годовые описи дел структурного подразделения. У дела, включен­ного в годовую опись, кроме индекса по номенклатуре появляет­ся еще и архивный номер.

Дела в описи дел структурного подразделения нумеруются в Валовом порядке (1, 2, 3 и т.д.). Однако в одном структурном Подразделении ежегодно может быть составлено несколько описей, поэтому существенное значение имеет не только № дела, н. и № описи.

Описи дел структурных подразделений нумеруются следующим образом, например 5п—81, где 5 — номер структурного подразделения; буква обозначает категорию документов (п — постоянного хранения, в — временного хранения, л/с — по личному составу ит.п.), а 81 — последние цифры года, когда дело было закончено делопроизводством. Номер дела ставится на обложке карандашом, так как, когда дела передаются в архив учреждения, то там на основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел учреждения.

После передачи дел в архив учреждения по описи, один экземпляр описи остается в структурном подразделении. В архиве учреждения ежегодно составляется также несколько сводных описей (дел постоянного хранения, долговременного хранения, по личному составу и т.д.), где дела всех структурных подразделений имеют общую валовую нумерацию, поэтому номер дела в описи дел структурного подразделения отличается от номера того же дела в сводной описи учреждения. Номер дела проставляется на обложке дела чернилами после утверждения сводной описи дел учреждения на ЭК организации и согласования ее с ЭПК архивного учреждения (для государственных и негосударственных учреждений, заключивших договор с государственным архивом). Однако и этот номер не является окончательным — на дела постоянного хранения и дела по личному составу составляются так называемые законченные описи дел. Количество дел в законченной описи, как правило, не должно быть меньше 1000, поэтому в законченную опись включаются дела учреждения за несколько лет. В законченной описи дела учреждения за несколько лет также нумеруются в валовом порядке. По законченным описям дела передаются в государственный или объединенный архив учреждения и хранятся уже там.

Чтобы не запутаться в архивных шифрах, на обложке дела, в описи дел структурного подразделения и сводной описи дел учреждения обязательно проставляется индекс дела по номенклатуре. Индекс дела проставляется также на регистрационной карточке документа. На него и следует ориентироваться при поиске.

Основными справочниками в архиве учреждения являются свод­ные описи дел постоянного и долговременного хранения, состав­ляемые ежегодно (см. раздел 6.3. «Архивные описи»).

Остановимся на последовательности поиска нужного документа.

Сначала нужно просмотреть заголовки единиц хранения и вы­писать нужные цифры, затем, обратившись к топографическому указателю, разыскать дело. Если опись содержит несколько сотен или тысяч единиц хранения, следует воспользоваться указателями к описи — предметным, именным, географическим и другими. Однако, как правило, в архив учреждения поступают запро­сы, требующие обнаружить конкретный документ или подтвер­дить точные данные (например, дату и номер приказа о приеме на работу и увольнении сотрудника). Описи, раскрывающие содержание документа на уровне единицы хранения, как правило, недостаточно подробны для такого поиска, поэтому целесообраз­но воспользоваться картотеками и каталогами архива учрежде­ния, где, как правило, информация описывается подокументно. Основу каталога составляет регистрационно-контрольная карто­тека (РКК), которая должна передаваться в архив учреждения вме­сте с делами постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хра­нения. В архиве картотека подвергается экспертизе: из нее изыма­ются карточки документов, не подлежащих хранению; остальные карточки снабжаются указанием на архивный шифр дела по свод­ной описи учреждения. Картотеки пересистематизируются, к ним составляются предметные указатели. Особенно большое значение в работе архива учреждения имеет картотека документов по личному составу. Кроме того, здесь могут быть представлены картотеки на на­учно-техническую документацию, по истории учреждения и др.

В автоматизированных системах делопроизводства регистрационно-контрольные базы данных за истекший делопроизводственный год, как правило, сохраняются полностью. Поэтому в регистрационной карточке таких систем помимо индекса дела по номенклатуре проставляется срок хранения и место хранения документа, предусматривается поле для ар­хивного шифра.

Если необходимы документы более чем десятилетней давно­сти, то, чтобы убедиться, что они не уничтожены, следует вни­мательно изучить протоколы заседаний Экспертной комиссии уч­реждения и прилагаемые к ним акты о выделении на уничтоже­ние дел. Если дела переданы в государственный архив, поисковая работа будет продолжена самим учреждением. Чтобы поиск доку­ментов, хранящихся в государственном архиве, увенчался успе­хом, необходимо представлять себе систему НСА к документам Архивного фонда РФ.

Таблица 9

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: