Описание документов и дел в архивах учреждения и государственных архивах

Описание начинается в делопроизводстве учреждений и про­изводится непосредственно на обложках дел в начале делопроиз­водственного года. Оно представляет собой прогностический спи­сок тех документов, которые будут сформированы в дела.

В архивах учреждения и государственных архивах описание производится, если поступили дела, описанные неудовлетворитель­но или совсем не описанные.

При обработке значительного комплекса документов описание в архивах производится на карточках, что помогает не только опе­ративно исправлять неточности, но и облегчает в дальнейшем клас­сификацию дел внутри архивного фонда.

На обложках и карточках указываются одинаковые и в единой последовательности информационные характеристики докумен­тов и дел.

Информационные характеристики документов и дел. Информационными характеристиками каждого дела являются:

название учреждения с указанием вышестоящего ведомства;

название структурной части (функции, отрасли);

индекс дела по номенклатуре;

заголовок дела;

аннотация;

крайние даты документов дела;

количество листов;

архивный шифр.

Название учреждения является в то же время и названием фон­да. Дается полное наименование учреждения с указанием ведом­ства, в систему которого оно входит. Обычно, если есть офици­ально принятое сокращенное наименование, оно дается в скоб­ках после полного наименования учреждения.

Если название учреждения менялось или дело из одного уч­реждения передавалось в другое, то на обложке указывается пос­леднее название.

Название структурной части помогает быстро и правильно про­вести классификацию дел внутри архивного фонда.

Если учреждение не имело структуры, то указываются функ­ции или отрасли деятельности этого учреждения, например «ру­ководство» и т.д.

Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел внутри архивного фонда, показывает степень сохранности и пол­ноты материалов.

Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание его документов.

Аннотация документов - это краткое изложение содержания документа, а также краткая характеристика наиболее ценных до­кументов, содержание и особенности которых не охватываются заголовками дела.

Крайние даты определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводстве. Следует учитывать, что дела могут начи­наться или заканчиваться документами входящими, исходящими или внутренними. На каждом документе, как правило, бывает несколько дат: составления, подписания, исходящей или входя­щей регистрации.

В качестве крайних дат для документов входящих приняты даты входящей регистрации, для исходящих и внутренних - даты со­ставления или подписания документов.

Особое внимание следует обратить на датировку декретов и законов, планов и отчетов, книг и копий документов.

Для декретов, законов, указов, постановлений, приказов крайними датами являются даты подписания или утверждения. Если они не датированы, то дата определяется моментом опубликования или вступления до­кумента в силу.

Для планов, отчетов, смет крайними датами являются даты, на кото­рые или за которые они составлены, а не даты составления или подпи­сания. Такие даты достаточно указать только в заголовке, не указывая крайних дат.

Для книг (кассовых, учета, регистрации) крайние даты определяются первой и последней записями.

Для копий документов крайними датами являются даты их изготовле­ния, а не даты оригиналов.

На практике встречаются случаи, когда дело было начато в одном учреждении, а затем передано в другое. Особенно это типично для судеб­ных дел. В этих случаях указываются 3 даты:

дата заведения в первом учреждении;

дата поступления в другое учреждение;

дата окончания дела во втором учреждении.

Первые две даты в таких случаях обозначаются в виде дроби.

Количество листов проставляется с целью сохранности доку­ментов дела.

Архивный шифр — это условное обозначение места хранения дела: название архива, № фонда, № описи, № дела по описи.

Из перечисленных информационных характеристик более подробно рассмотрим важнейшие из них — заголовок и анно­тацию.

Заголовок должен быть кратким, точным и литературно-грамотным. Не следует механически переносить в заголовки из текстов документов архаичные выражения, нельзя также модер­низировать заголовок, заменяя исторические понятия современ­ными терминами.

Заголовки бывают трех типов: простые, обобщенные и сложные.

Простой заголовок складывается из расположенных в опреде­ленной последовательности следующих элементов: вид дела, вид или разновидность документов (вид дела: дело, материалы, переписка и др.; вид документов: протоколы, планы и др.);

автор (дает возможность уяснить смысл и степень достоверно­сти фактов, определить сущность содержания документов);

корреспондент (указывает на те учреждения и лица, с которы­ми был связан в своей деятельности фондообразователь);

предмет или вопрос (отражает содержание документов дела, имеет большое значение и его надо четко и ясно формулиро­вать);

территория (указывает на территорию, о которой говорится в документах, или на территорию, на которой были созданы доку­менты, или на территорию, с учреждениями или лицами кото­рой переписывался фондообразователь);

время (событий или составления документов);

формальные признаки (подлинность или копийность).

Рассмотренные элементы заголовка одновременно все вместе никогда не применяются. Их набор зависит от состава и содержа­ния документов дела. Документы в дело подбираются на основе признаков заведения: предметного, номинального, авторского, корреспондентского, географического, хронологического, а так­же формальных признаков подлинности и копийности.

Если в делопроизводстве правильно были сформированы дела по признакам их заведения, то не представляет труда составить заголовок, с наибольшей полнотой отражающий состав и содер­жание документов этого дела.

Протоколы, приказы, циркуляры и другие организационно-распорядительные документы в делопроизводстве формируются по номинально­му, авторскому, иногда предметно-вопросному, а также хронологичес­кому признакам. Соответственно заголовки будут содержать указание вида документов, название автора и дату, а также будет указан формальный признак подлинности или копийности. В том случае, если при формиро­вании был использован предметно-вопросный признак или заголовок составлен на отдельный документ, тогда в заголовке будет указано со­держание документов. Например:

Протоколы №1 — 15 заседаний коллегии Министерства экономики Российской Федерации за январь —июль 1996 г. Подлинники.

Приказы ректора РГГУпо личному составу за 1997 г. Подлинники.

Циркуляры Управления Можайской уездной рабоче-крестьянской милиции о внесении в основной оклад милиционеров самогонной премии за март 1926 г. Копии.

Планы и отчеты также описываются с указанием автора, иногда содержания, и времени — периода составления документа. Например:

План работы коллегии Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации на 1996 г.

Отчеты о работе секции ВО политкаторжан и ссыльнопоселенцев по изучению декабристов и их времени за 1924 г.

Сведения, ведомости, сводки, справки, таблицы и другая информационно-аналитическая документация описывается с указанием в заголов­ке автора, содержания, территории и времени. В некоторых случаях ука­зания автора и территории можно опустить, что зависит от состава и содержания самих документов. Например:

Сведения о положении военнослужащих Красной Армии в немецком плену, о деятельности испанской «Голубой дивизии» за 1940—1942 гг.

Ведомости на выдачу заработной платы профессорско-преподавательскому составу РГГУ за январь—июнь 1994 г.

Сводки удовлетворенных и отклоненных ходатайств о принятии в гражданство СССР за 1925-1927 г.

Самым сложным при составлении заголовков является опреде­ление характера дела по составу документов. Иногда в деле собра­ны разные виды документов, и необходимо, в первую очередь, определить вид дела: материалы, дело, переписка.

Понятие материалы применяется тогда, когда описывается комплекс, состоящий из документов разных видов и не связан­ных между собой последовательностью делопроизводства. Их, как правило, объединяет вопрос, содержание. Например:

Материалы об организации выставок советской литературы в Лондоне, Париже, Харбине, Нью-Йорке в 1925 г. (положение, про­токолы, докладные записки).

Понятие материалы применяется и в тех случаях, когда обо­значаются документы-приложения к какому-либо документу. На­пример:

Протоколы заседаний Комитета по присуждению международ­ных премий за 1991 г. (подлинники) и материалы к ним (стенограм­мы, представления, переписка).

При описании материалов после указания всех элементов заго­ловка в круглых скобках по значимости перечисляются основные виды документов, включенных в дело.

Понятие дело применяется при описании личных дел, когда указываются только фамилия, имя и отчество, а также при опи­сании дел, в которых документы разных видов связаны единством вопроса и последовательностью делопроизводственного рассмот­рения. Как правило, это судебные, следственные или по рассмот­рению споров дела. Например:

Дело об авторском праве наследников П. А. Римского-Корсакова.

Следственное дело об Игнатии, митрополите Крутитском, и Кириане, архимандрите Суздальского Спасо-Ефимъего монастыря, обвиненных в оказывании чести и разных услуг инокине Елене, быв­шей царице Евдокии, во время заточения ее в Суздальском Покровс­ком девичьем монастыре. Из: Описания документов и дел, храня­щихся в архиве Св. Синода. Т. 1. С. 81.

Понятие переписка применяется к комплексу документов, яв­ляющихся запросами и ответами, возникающими в процессе вза­имодействия нескольких учреждений. В заголовке указывается лишь корреспондент и содержание. Например:

Переписка с ЦИК СССР, ПК РКП СССР, секретариатом И. В. Сталина, Главлитом о переводе и популяризации национальной литературы, об изъятии книг из печати.

Для личной переписки уместно указать и автора. Например: Переписка Ю. С. Нечаева-Мальцева с И. В. Цветаевым и В. Д. Поленовым об архитектурном убранстве и росписи залов Музея изящ­ных искусств художниками В. Д. Поленовым, В. М. Васнецовым, В. А. Серовым, П. В. Жуковским.

После того как определен характер дела, составляется заголовок из определенных элементов, вытекающих из признаков заведения дел. Ниже приведена примерная схема расположения заголовка.

* Элемент заголовка — возможный, но не обязательный.

Простые заголовки наиболее полно отражают порядок форми­рования документов в дела. Они являются основой составления обобщенных, сложных и типовых заголовков.

Составление обобщенных заголовков рекомендуется тогда, ког­да дела были сформированы таким образом, что в них вошли до­кументы разных авторов, разных корреспондентов, разного со­держания и т.д.

Основными условиями образования обобщенных заголовков яв­ляются, во-первых, обобщение отдельных элементов заголовка, т.е. обобщение авторов, корреспондентов, содержания и т.д. Например:

В деле содержится переписка с Можайским УИКом об организа­ции курсов по ликвидации неграмотности и переписка с Можайским УОНО о работе школ уезда.

Правильно обобщенный заголовок будет звучать так:

Переписка с Можайским УИКом и Можайским УОНО об организации курсов по ликвидации неграмотности и работе школ уезда.

Во-вторых, в обобщенных заголовках при наличии большого количества авторов или корреспондентов, вопросов и географи­ческих понятий возможна замена ряда понятий одним родовым понятием. Например:

В деле содержатся протоколы заседаний коллегии Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации и протоколы заседаний Ученых советов РГГУ, МГУ и других университетов за 1997 г. Документы подлинные и копии.

Правильно составленный заголовок будет звучать так:

Протоколы заседаний коллегии Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации и ученых советов университетов за 1997 г. Подлинники и копии.

В этом заголовке видовые понятия — вузы — были сведены к однородному понятию. Сложнее обстоит дело с обобщением содержания. При обобщении содержания излишне подробный заголовок все-таки лучше излишне схематичного. Следует избегать заголовков типа «Разные бумаги по разным вопросам» (лучше «общие материалы, переписка по организационным вопросам, материалы к руководству» и т.п.).

Сложные заголовки составляются в том случае, когда дело со­стоит из легко выделяемых отдельных групп документов или было сформировано без всякого учета признаков заведения дел. При этом на одну группу документов можно составить простой заголовок, на другую — обобщенный.

Сложный заголовок составляется путем сочетания:

1)простых заголовков, например:

Протоколы совещаний при Управлении делами СЕК СССР по вопросу постановки секретного делопроизводства за 1932 г. (подлинники) и акты обследования состояния секретного делопроизводства в аппарате СНК СССР и СТО СССР за 1927—1936 гг.;

2)простого и обобщенного заголовков, например:

Протоколы заседаний Министерства здравоохранения СССР за 1938 год (подлинники), переписка с иностранными учеными, фирмами и медицинскими учреждениями о взаимном обмене научной ин формацией;

3)обобщенных заголовков, например:

Протоколы заседаний избирательных комиссий округов г. Москвы за ноябрь — декабрь 1997 г. (копии), переписка с избирательными комиссиями о проведении выборов в Городскую Думу.

Для однородных дел в целях облегчения и достижения единства (унификации) их описания разрабатываются типовые заголовки.

В типовой заголовок входят элементы, присущие большой группе однородных дел: виды документов или дел и автор, виды документов или дел и корреспондент, виды документов или дел и содержание и т. д., например:

Протоколы заседаний коллегии Министерства... за... год. Под­линники, копии.

К этой типовой части надо будет только добавить конкретное название министерства, проставить год и указать подлинность или копийность документа.

Для облегчения работы над документами фонда составляется перечень типовых заголовков.

Простые и, тем более, обобщенные и сложные заголовки не всегда могут раскрыть содержание отдельных, наиболее важных документов дела. Это осуществляется с помощью аннотации.

Аннотируются документы, которые содержат сведения о наиболее выдающихся событиях, фактах и деятелях, а также воззвания, лис­товки, прокламации, брошюры, карты, чертежи, входящие в дела.

Таким образом, аннотируются документы, которые могут слу­жить предметом самостоятельного поиска.

Аннотация составляется в трех вариантах:

1)аннотация, представляющая собой заголовок отдельного документа, например:

Письмо К.Э.Циолковского о конструировании металлического дирижабля. Л. 17—18;

2)аннотация, составляющаяся на несколько однородных документов, например:

Воззвания о заготовке продовольствия для Поволжья. Л. 14—21;

3)аннотация, содержащая краткое описание содержания документа, например:

В списке семей красноармейцев, не получивших карточки «Крас­ная звезда», содержатся сведения о составе семей. Л. 45.

В конце аннотации обязательно указываются номера листов документов, на которые составлена аннотация.

Аннотация помещается за заголовком дела с красной строки на обложке (карточке) или на отдельном листе, который вклады­вается между обложкой и первым листом дела.

Ценность документной информации. Степень подробности на­учного описания документов и дел зависит от ценности докумен­тной информации, ее уникальности. Дела, содержащие ценные исторические источники, описываются максимально подробно, с аннотированием отдельных документов. На особо ценные, уни­кальные дела составляется внутренняя документная опись.

Вопрос о ценности информации источников, конечно, слож­но решить однозначно. Один из подходов к решению был разра­ботан в 1960 — 1970-е гг., когда было введено категорирование фон­дов учреждений, т.е. разделения их на категории (1, 2, 3) в зави­симости от места учреждения-фондообразователя в системе госу­дарственного управления:

1-я категория — высшие и центральные органы власти, управления, суды и др.;

2-я категория — учреждения среднего звена (краевые, областные, губернские и др.);

3-я категория — местные низовые учреждения (районные, волост­ные, сельские, поселковые и др.).

К фондам 1-й категории составлялись наиболее подробны справочники.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: