Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации

Архивы недостаточно собрать — не менее важно обеспечить их сохранность. К сожалению, вся история развития архивной сферы в нашей стране связана с безвозвратной гибелью документов.

Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответственное, бездумное отношение к документам. До сих пор бытует мнение о «бесполезности бумаг» и о «пыльном архиве» как о чем-то ненужном. И только тогда, когда человек лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справ­ку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архи­вов. Но ведь архивы — это еще и уникальные хранилища сведений о прошлом нашей страны и наших предков. Как часто всего один сохранившийся документ может поменять наше представление и знание о чем-либо или ком-либо. Это только в романах «рукописи не горят», в жизни все прозаичнее и трагичнее — горят и гибнут и в наши дни. Нет ничего страшнее, чем потерять память, забыть свои корни — это в равной мере страшно и для отдельного чело­века и для целых народов. Вот почему призыв, прозвучавший в начале 1920-х гг.: «Сохраняйте архивы!» — столь же актуален и сегодня.

Специалистам, решившим связать свою профессиональную де­ятельность с архивоведением, необходимо знать основы обеспе­чения сохранности документов. Система мер по обеспечению их сохранности включает в себя следующие мероприятия: комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание ма­териально-технической базы хранения документов (здания и по­мещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и вос­становления поврежденных материалов и др.), а также комплекс мер по созданию и соблюдению режима хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, ох­ранный).

Остановимся более подробно на требованиях, предъявляемых к зданиям и помещениям, режиму хранения, размещению, про­верке наличия и состояния дел.

Здания и помещения для архивов. В соответствии с современны­ми нормативными документами к зданиям и помещениям для архивов предъявляются следующие требования: архив должен раз­мещаться в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или помещении. Абсолютно не до­пускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, не отапливае­мых, без вентиляции помещений.

Под архив должно быть предоставлено несколько помещений так называемого основного назначения: хранилище документов; помещения для приема, временного размещения, акклиматиза­ции документов; помещение для использования документов; ра­бочие комнаты сотрудников архива. Они должны быть безопасны в пожарном отношении, гарантированны от затопления и иметь за­пасной выход. В них не должно быть газовых и водонесущих труб;

электропроводка должна быть скрытой, а рубильники — распола­гаться вне помещений хранилищ.

Режим хранения. Для сохранности документов очень важную роль играет правильное освещение хранилищ, поэтому для светового ре­жима существуют особые требования. Так, постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Освещение храни­лищ и документов солнечным светом не допускается. Естественное освещение должно быть рассеянно специальными светорассеивателями. Чтобы защитить документы, их хранят в переплетах, пап­ках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа и т. п.

Для искусственного освещения применяют лампы накалива­ния в закрытых плафонах. Допускается применение люминесцен­тных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.

В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный для документов температурно-влажностный режим, учитывающий их специфику. Так, для бумажных документов температура долж­на равняться 17—19 °С, а относительная влажность воздуха со­ставлять 50 — 55%; для черно-белых пленочных материалов — тем­пература 15 °С, а влажность 40—55%; для документов на магнит­ных лентах и дисковых носителях — температура 15 — 20 °С, влаж­ность воздуха 50-65%.

В помещениях не должно быть резкого колебания температуры и влажности, так как это разрушает носитель информации (бума­гу, пленку и т.д.). Температурно-влажностный режим в хранили­щах необходимо регулярно измерять, а параметры записывать в регистрационном журнале. Измерения проводятся при помощи спе­циальных контрольно-измерительных приборов: термометров, психрометров, гигрометров, которые размещают в главном про­ходе, вдали от отопительных и вентиляционных систем.

Для поддержания санитарно-гигиенического режима, исключа­ющего появление плесени, пыли и, особенно насекомых и грызу­нов, в помещениях систематически должна проводиться влажная уборка и, не реже одного раза в год, обработка растворами анти­септиков. Кроме того, два раза в год документы выборочно под­вергаются обследованию для обнаружения насекомых и плесне­вых грибков.

При проведении уборок и санитарных обработок антисептика­ми растворы не должны попадать на документы.

Строго должен соблюдаться охранный режим архива. Хранилище в рабочее время должно быть закрыто на ключ, право доступа к нему должно быть ограничено и т.д. Обязательно должны быть тех­нические средства защиты (решетки на окнах, сигнализация и т.д.).

Размещение документов в хранилище. Хранилища оборудуются стационарными металлическими стеллажами, в качестве допол­нительных средств хранения могут использоваться сейфы, метал­лические шкафы и др.

Расстояние между рядами стеллажей должно составлять в глав­ном проходе — 120 см, проход между стеллажами — 75 см, такое же расстояние должно быть между наружной стеной здания и стел­лажами, параллельными стене. Расстояние между полом и нижней полкой стеллажа — не менее 15 см, а в цокольных этажах — 30 см.

Документы в зависимости от вида размещаются в соответству­ющих первичных защитных средствах: коробках, специальных фут­лярах, пакетах и т.д.

Все помещения архива, а также стеллажи и полки нумеруют­ся сверху вниз и слева направо. В целях закрепления места хране­ния документов в хранилищах используются топографические указатели.

Проверка наличия и состояния документов. В ходе проверки устанавливается фактическое наличие документа, находящегося на хра­нении в архиве; выявляются и устраняются недостатки в учете до­кументов; выявляются документы, требующие реставрации, кон­сервации, профилактической и технической обработки. Проверка наличия и состояния документов должна проводиться не реже 1 раза в 5 лет. Кроме того, в архивах проводятся единовременные провер­ки наличия и состояния документов, если производились переме­щения дел в другое помещение; после чрезвычайных происшествий; при смене заведующего архива или лица, ответственного за архив; при ликвидации или реорганизации архива.

По окончании проверки наличия и состояния дел в конце каж­дой описи после заверительной надписи делается запись «прове­рено», проставляется дата проверки и подпись проводивших про­верку работников с указанием их должностей.

Если проверкой обнаружена недостача дел, то организуется их розыск.

На пропавшие дела, а также дела, не подлежащие восстанов­лению, составляются соответствующие акты, к которым также составляется справка о проведении розыска.

Проверка наличия и состояния документов считается завер­шенной после внесения изменений в учетные документы прове­ряемого фонда.

Создание страхового фонда архивных документов. На особо цен­ные и уникальные документы организации создаются страховые копии, которые в совокупности составляют страховой фонд, со­здаваемый на случай утраты или повреждения подлинных доку­ментов.

Страховой фонд архивных документов — это совокупность осо­бо ценных и уникальных документов, хранимых на микрофиль­мах в специально защищенных объектах (на случай утраты или повреждения оригинала).

Страховой фонд архивных документов входит составной час­тью в Единый страховой фонд Российской Федерации (ЕСФ РФ).

Кратко остановимся на истории возникновения страхового фонда. В конце 1950-х гг. во время ядерного противостояния было постановле­ние Правительства СССР по Министерству обороны о создании страхо­вого фонда документов оборонного значения.

К 1991 г. в основном было закончено создание объектов хранения и специальных лабораторий по микрофильмированию (их было даже слиш­ком много создано).

В 1994—1995 гг. ряд министерств и ведомств (экономики, государственного имущества) попытались вывести эту работу из-под контроля государства, пошли даже на рассекречивание ряда данных.

В 1995 г. вышло постановление о Едином российском страховом фонде.

В соответствии с ЕСФ РФ предлагается четкое разграничение архивных документов по следующим уровням и категориям: уровни:

федеральный (на основе мобилизационного плана);

региональный (территориальный), категории документов на каждом уровне:

включенные в мобилизационный план;

для проведения аварийно-спасательных работ;

национального культурного наследия страны. Курируют эту работу следующие организации: Министерство экономического развития, МЧС и Минобороны, Министерство культуры, Росархив и РАН.

Основным носителем ЕСФ РФ является 35-миллиметровая плен­ка (рулонный микрофильм). Микрофильм, как правило, исполь­зует МЧС. Можно использовать и лазерные диски с 50-летним сроком хранения (срок хранения самого диска) или 16- и 70-миллиметровую пленку, хотя использование последней в силу ряда причин не совсем эффективно.

В РФ достаточно объектов для хранения страхового фонда, за­полнены они примерно на 50 —60% и расположены в основном за Уралом. К сожалению, многие лаборатории самоликвидировались, однако возможность действующих составляет 140 — 200 тыс. кадров в год.

Особо активно участвуют в создании территориальных страхо­вых фондов такие регионы, как Москва, Кемерово, Тула, Курск и ряд других.

В архиве организации, где документы интенсивно используют­ся в различных целях, рекомендуется создавать фонд пользова­ния, который может быть создан путем микрофильмирования, ксерокопирования, с применением электронных носителей, обес­печивающих идентичность копии и подлинника документа.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: