По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные и нерегламентированные.

• Регламентированные письма составляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д.).

Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных текстов или текстов, составленных из стандартных синтаксических конструкций.

К таким стандартным конструкциям относятся формулировки, указывающие:
на причину обращения:

– В связи с неполучением счета-фактуры...
– Ввиду задержки получения груза...
на ссылки:
– Ссылаясь на Ваш запрос от...
– Согласно протоколу о взаимных поставках ...
на цель:
– В целях скорейшего решения вопроса ...
– В ответ на Ваш запрос ...

Регламентированные письма имеют четкую структуру, как правило, состоящую из двух частей: в первой, вводной части, излагаются причины, указываются цели отправителя и приводятся ссылки, на основании которых делаются заявления, осуществляются речевые действия, представляющие вторую, основную часть письма:

Просим прислать образцы товаров и прайс-лист…
Просим рассмотреть наше предложение…

• Нерегламентированные письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста. Он, как правило, включает элементы повествования (историю вопроса), этикетную рамку и обязательный элемент делового письма - речевое действие:

– этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, желаем успехов, приносим извинения и т.п.;
– сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем и т.п.;
– подтверждения: подтверждаем;
– заявления: заявляем, объявляем;
– требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;
– обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;
– напоминания: напоминаем;
– предложения: предлагаем.

В отличие от регламентированных деловых писем нерегламентированные деловые письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы.

Служебная телеграмма

Как известно, служебная телеграмма в качестве официального документа используется для передачи экстренной информации. Телеграмма часто имеет статус документа: телеграмма с заверенными фактами, телеграмма с заверенной подписью, фототелеграмма, телеграмма-доверенность, телеграмма на специальном бланке (текст-клише). В ряду других текстовых сообщений телеграмма выделяется своеобразным языком и композицией, которые получили название "телеграфный стиль". Этот стиль сложился под влиянием двух факторов.

Первый фактор - высокая стоимость телеграфной связи, обусловливающая предельный лаконизм текста: телеграф пользуется понятием "тарифное слово", которое не обязательно совпадает со словом грамматическим.

Например, предлог "в отношении к" определяется лингвистами как одно слово, а телеграф в этом случае тарифицирует три словесные единицы.

Стремление к лаконизму приводит к исключению из текста всех элементов, без которых можно понять информацию.

Опускаются союзы, предлоги, местоимения, крайне редко используются прилагательные, наречия.

По возможности сокращаются глагольные формы. Информация о количестве и датах принята на телеграфе в цифровом, а не в буквенном выражении.

Буквами передаются только однословные числительные.

В синтаксисе языка телеграмм отсутствуют сложные предложения, причастные, деепричастные и другие обособленные обороты, вводные структуры.

Информация передается простыми предложениями, которые часто представляют собой неполные или усеченные высказывания.

Все это требует особого навыка при составлении и обработке телеграфных текстов, так как часто они производят на неподготовленного читателя впечатление бессвязного высказывания, например:

Ликвидации последствий землетрясения отгрузить не позднее 10 июня Длсамбулъская область 22 автомобиля ММЗ-555 фонду сельского хозяйства Казахской второй квартал шесть штук третий квартал шестнадцать

Второй фактор - сформировавший телеграфный стиль - должен содержать доступную, понятную информацию для адресата.

Очевидно, что оба названных фактора плохо сочетаются, что требует от составителя текста телеграммы гибкости и чувства меры в сокращении обычного текста.

При этом нужно учитывать:

1) степень осведомленности адресата о сообщаемом;

2) определенные трансформационные правила: использование именительного падежа вместо косвенных для обозначения места и времени (Джамбульская область, второй квартал), замена глаголов отглагольными существительными (выполнение, ликвидация, принятие, отгрузка и т.п.),например:

Переписка по электронной почте

Переписка по электронной почте является относительно новым видом делового общения, в котором есть свои особенности, отличающие её от традиционного «бумажного» общения. Официальные и деловые письма лучше писать на бланках предприятия, которые должны быть в вашем компьютере в электронном виде. На таком бланке нужно разместить логотип, адрес и телефоны организации. При этом следует применять структуру и стиль письма, как и в бумажном варианте.

В официальных электронных письмах не допускается использование разных шрифтов, графических изысков, смайликов, а также смешение кириллицы и латинского шрифта.

Нельзя присылать файлы в приложении, при этом оставляя пустым само поле письма.

Надо обязательно в поле письма написать краткое сообщение о том, что находится в приложенных файлах. Иначе письмо без сообщения, но с файлами будет восприниматься как рекламный спам или вирусная атака.

Поэтому важная информация должна обязательно содержаться в самом теле письма, а её адекватное обозначение – в теме-заголовке.

Считается дурным тоном отправлять письма без указания темы в строке «тема». К сожалению, многие кампании отправляют деловые сообщения в прикрепленных файлах, а в письме при этом ничего не пишут. Такие письма вызывают раздражение невежливостью их отправителей. С какой стати получатель должен тратить время на открытие какого-то файла, пришедшего по почте? К тому же это опасно с точки зрения заражения вирусом. Поэтому во многих компаниях письма с файлами, но без сообщения автоматически убираются.

Если вы получили деловое письмо, рекомендуется сразу же направить в ответ краткое уведомление о получении письма, чтобы отправитель не ломал голову: не дошло, прочитано – не прочитано. Более детальный ответ можно выслать позже, если это необходимо.

К деловым бумагам относятся также такие жанры, как доверенность, заявление, характеристика, автобиография, резюме и другие.

Официально-деловой стиль и в этих деловых бумагах требует однозначности и точности формулировок, достоверности, стандартности и унифицированности текстовых и языковых средств. Такие требования выдвигает сама сфера употребления этого стиля.

Несоответствие стиля официальной среде часто приводит к казусам и неудачам. К примеру, известна ироническая «доверенность», сочиненная К.И.Чуковским:

Конечно, писатель пошутил, но если бы бухгалтерия получила такой документ, то вряд ли бы приняла его к исполнению, поскольку с первого прочтения этой бумаги видно, что он не соответствует формальному стандарту подобного документа.
Поэтому обращаем ваше внимание на композиционные особенности этих документов.

Доверенность

Композиция доверенности:

— ФИО автора, паспортные данные;
— указание на доверенное лицо, паспортные данные;
— характеристика того, что доверяется;
— срок действия доверенности (не всегда);
— дата, подпись;
— заверение подписи (чаще нотариальное).

Пример доверенности:

Заявление

Композиция заявления:

— в правом верхнем углу наименование организации (руководителя), ФИО заявителя (в родительном падеже, точка не ставится), адрес (если требуется);
— наименование документа (пишется в центре со строчной буквы, после наименования документа ставится точка);
— конкретное изложение просьбы и т. д.;
— перечисление прилагаемых к тексту заявления документов (если это требуется);
— число;
— подпись.

Пример заявления:

Помните об общих требованиях, предъявляемых к деловому письму: точность, краткость, ясность излагаемого содержания, юридическая обоснованность, единая внешняя форма, общепринятое, стандартное расположение частей текста или реквизитов.

Реквизиты — обязательные составные части делового письма или документа.

При написании заявления часто возникают споры: как следует писать: заявление Ивановой А. И. или от Ивановой А. И.

Обычно предпочитают первую, более традиционную форму, без предлога. Но допускается и вторая — с предлогом. Это можно объяснить грамматической связью: заявление от кого?, так же как, например, письмо кому от кого?

Иногда применение формы без предлога вызывает некоторое неудобство, если, например, рядом оказываются две фамилии в родительном падеже:

Директору школы Ивановой А. И.
Петровой И. П.

С точки зрения требований к составлению деловых бумаг и грамматики то и другое совершенно верно.

Причиной спора иногда бывает и строчная буква в слове заявление.

Если исходить из грамматических норм, то слово «заявление» надо писать со строчной буквы, так как начальная часть документа является одним предложением:

Директору
школы № 15
Иванову А. И.
Петровой П. П.

Заявление

Итак, составные части документа (заявления, заявки, доверенности и т. д.):

1) кому (название учреждения или должностного лица с указанием фамилии, имени, отчества);

2) от кого (фамилия, имя, отчество — в род. п., а также должность);

3) заголовок (заявление, доверенность, заявка, объяснительная записка, докладная (служебная) записка и т. д.);

4) текст документа (просьба, объяснение, сообщение);

5) дата (слева) и подпись (справа);

6) адрес (дается или сверху после фамилии перед заголовком или после указания числа снизу).

Иногда в документе подробно излагается просьба, ее причина, указывается перечень прилагаемых документов (их название когда и зачем выданы).

Прилагаться могут справки, документ об образовании, автобиография и т. д.

В производственной, научной сфере нередко используется такой документ, как характеристикаучебной или профессиональной деятельности.

Предлагаем примерный план, которым можно воспользоваться для составления характеристики.

1. Общие данные (фамилия, имя, отчество, год и место рождения).

2. Сведения об учебе (аргументированные).

3. Интересы, увлечения, способности.

4. Взаимоотношения в коллективе, с товарищами.

5. Вывод, пожелания.

6. Указание на цель составления характеристики.

Характеристикавсегда подписывается руководителем организации (предприятия), заверяется печатью и указывается дата.

При написании этого делового документа старайтесь использовать лексику официально-делового стиля речи.

В повседневной жизни приходится нередко писать заявления, автобиографию (при поступлении в учебное заведение, на работу). Поэтому необходимы умения и навыки в составлении этих бумаг.

После заголовка Автобиографияв виде связного текста пишутся следующие данные:

• фамилия, имя, отчество (я, Иванов Иван Иванович);

• дата и место рождения;

• родители (их полное имя и отчество, чем занимаются); образование;

• начало трудовой деятельности (место работы, должность, последующие перемещения);

• указать (если имеются) поощрения, награждения;

• дата (слева) и подпись (справа).

Резюме

Резюме- составленный по определенным правилам набор сведений о претенденте на работу. В настоящее время человек, ищущий работу, направляет свое резюме работодателю или компании по подбору персонала в ответ на объявления о вакансии, то есть свободной должности.

Резюмепозволяет работодателю заочно ознакомиться с деловыми и личностными качествами кандидатов на свободное рабочее место, произвести первичный отбор наиболее достойных и дать первую оценку их соответствия имеющейся вакансии. Не существует единого стандарта и жестких форм написания резюме. Слово «резюме» обычно не употребляется. Вместо него обычно печатают или пишут от руки фамилию прописными буквами.

Резюмедолжно быть составлено так, чтобы дать человеку лучший шанс из всех возможных получить приглашение на собеседование.

Не существует строгих нормативных правил, как составлять резюме. Но, работодатели должны увидеть Ваши сильные стороны и разнообразие Ваших талантов.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: