Ввод данных при помощи формы

Access также допускает другой способ ввода данных – с помощью специальной формы. Такая форма удобна также для редактирования и просмотра записей с большим количеством полей или со сложной структурой данных, например, когда значениями полей являются большие тексты, рисунки и др. Форма может содержать наименования полей и окошки ввода отдельных значений поля.

Вид формы и расположение ее элементов создает пользователь в режиме конструирования формы. Рассмотрим один из способов конструирования формы. Нажмите на кнопку Разделенная форма .

При этом появится панель для конструирования формы ввода данных. В ней растяните или сожмите нужные элементы - длину строки ввода или высоту элемента ввода многострочного комментария типа Мемо (рис. 8.5). Сохраните форму под именем Материалы - Форма №1.

Рис. 8.5. Создание формы.

Теперь на закладке Главная можно выбрать Режим ввода Форма и вводить данные не в таблицу, а используя более удобные элементы сконструированной формы. Окно формы показано на рис. 8.6.

Рис. 8.6. Ввод данных при помощи формы

Выбирать нужную запись можно щелкнув на ней в таблице, которая находится ниже формы, либо кнопками навигации, которые находятся под таблицей справа от надписи Запись.

Запросы и отчеты в СУБД
Microsoft Access

2.1. Создание подчиненных таблиц

Базы данных в своем большинстве содержит таблицы, которые находятся в отношении подчинения к другим таблицам. В рассматриваемом примере БД всякий приобретаемый материал на протяжении времени может иметь различные цены. Если необходимо их фиксировать, то следует создать новую таблицу История цен, которая будет подчиненной по отношению к таблице Материалы, когда одному материалу может соответствовать некоторое количество цен. Создадим такую таблицу.
В открытой БД в режиме Таблицы нужно вновь дважды щелкнуть на строке Создание таблицы с помощью мастера. На первом шаге создания таблицы следует ввести четыре поля ID, Дата, Цена, Шифр (поле Шифр подчиненной таблицы потребуется для создания связи с основной таблицей материалов). На втором и третьем шагах нужно дать таблице имя История цен, в качестве ключевого выберем поле ID и выберем тип Счетчик - последовательные числа, автоматически присваиваемые каждой новой записи. Такие поля называются автоинкрементными.(самоувеличивающимися).

При создании полей следует дать им имя, тип и указать их некоторые свойства. Эти сведения приведены ниже в таблице 8.2.

Табл. 8.2

Свойства полей таблицы История цен

После создания таблицы ее следует сохранить.

Рис. 8.6. Поля подчиненной таблицы История цен

Далее необходимо установить связь подчиненной таблицы История цен с основной таблицей Материалы. Для этого сначала закройте все таблицы и формы, ярлыки которых видны в правой части рабочего поля (на рис. 8.6 эти ярлыки видны над таблицей справа). Теперь на закладке Работа с базами данных нужно нажать кнопку Схема данных . При этом появится окно со списком таблиц. Используя кнопку Ctrl выделите обе таблицы и надмите кнопку Добавить. Можно добавлять таблицы поочередно.

Рис. 8.7. Добавление таблиц в список связывания

Теперь на панели появится два окошка с наименованиями таблиц и их полей, как показано на рис. 8.7 в его верхней части. Для связывания таблиц надо перетащить надпись Шифр из таблицы материалов и положить ее на надпись Шифр в таблице истории цен. Теперь появится окно, которое показано в нижней части рис. 8.7.

Рис. 8.8. Схема связывания полей таблиц

Рис. 8.9. Связанные поля основной и
подчиненной таблиц

В нем необходимо установить галочки, как показано на рисунке. Обеспечение целостности данных позволяет автоматически производить некоторые операции, связанные с редактированием базы данных. Например, каскадное обновление связанных полей позволит при изменении шифра материала сразу заменить шифр этого материала во всех связвнных записях истории цен по этому материалу, а каскадное удаление связанных записей позволит после удаления материала автоматически удалить все его цены. Нажмите кнопку Создать. При этом связь между таблицами будет установлена и показана на панели при помощи линии (рис. 8.9).

Теперь можно приступить к заполнению подчиненной таблицы. Для этого следует в левой панели двойным щелчком открыть таблицу Материалы.

В открывшейся таблице напротив каждой записи появился значок «+» (рис. 8.10). Это означает, что таблица имеет подчиненную таблицу. Чтобы ввести ценовые данные по конкретному материалу следует щелкнуть по этому значку. При этом поверх таблицы появится таблица истории цен по текущему материалу, а значок «+» изменится на «-» (чтобы закрыть подчиненную таблицу следует в основной таблице щелкнуть по значку «-»). На рис. 8.10 для материала «ЖЕСТЬ ЧЕРНАЯ» введено четыре цены.

Рис. 8.11. Основная и подчиненная таблицы БД на одной панели

При выполнении лабораторной работы следует ввести по 3-4 цены для каждого материала. Данные в столбец ID вводить не нужно, так как значения по автоинкрементному полю программа заносит автоматически.

2.2. Запросы к базе данных

Запросы предназначены для определения доступа к подмножеству записей и полей одной или нескольких таблиц БД. При выполнении запроса результаты выборки отображаются также, как таблица, но в соответствии со структурой и составом запроса. Всякий запрос может быть сконструирован, затем выполнен, отредактирован и удален.

Рассмотрим пример запроса к таблице Материалы со следующим заданием:
• показать только те материалы, запасы которых находятся в пределах 10000-20000 кГ,
• показывать только поля Материал, Запасы, Шифр, причем в таком порядке,
• упорядочить результат запроса в порядке возрастания запасов.

Для создания запроса нужно на закладке Создание щелкнуть на кнопке Конструктор запросов , затем в окошке рис. 8.7 добавить таблицу Материалы и закрыть его. При формировании запроса (рис. 8.12) сначала следует последовательно перетащить из верхней таблицы наименования полей Материалы, Запасы, Шифр, ЕдИзм в ячейки строки Поле нижней таблицы. Затем с строке Вывод на экран пометить галочкой все поля. Далее в строкеСортировка в поле Запасы выбрать из выпадающего списка опцию По возрастанию. Наконец, в строке Условие отбора в поле Запасы записать условие ">=10000 and <=20000" (кавычки вводить не нужно), а в поле ЕдИзм указать условие "КГ" (с кавычками). Это означает, что следует выполнить отбор записей, для которых запасы не менее 10000 кГ и не более 20000 кГ, и что отбирать следует только те записи, для которых единицей измерения является "КГ".

Рисунок 8.12. Окно формирования запроса

После этого следует сохранить запрос и закрыть его.

Рис. 8.13. Выполненный запрос

Чтобы выполнить запрос, следует дважды щелкнуть на его наименовании. При этом появится таблица данных, которая показана на рис. 2.7. Видно, что ее содержимое удовлетворяет всем требованиям, которые были сформулированы в запросе.
Используемое в запросе условие отбора является примером логических выражений, предназначенных для формирования самых разнообразных условий отбора записей из базы данных.

2.3. Отчеты

Отчеты являются конечным результатом выполнения многих работ по ведению баз данных. Они предназначены для создания выходных электронных и печатных документов по таблицам, формам или запросам к базе данных. Для украшения отчетов в них можно добавлять линии, рамки, рисунки и др.
В Access существует множество способов создания отчетов от простых до очень сложных с различными уровнями детализации и размещения данных на носителе – экране монитора или листах бумаги.
Созданию отчета предшествует его планирование. Обычно планирование отчета включает следующие этапы:
• разметка отчета, когда набросок отчета создается умозрительно или на бумаге;
• сбор данных, когда выполняется отбор и упорядочение данных из одной или нескольких таблиц или запросов;
• конструирование структуры отчета, когда используя мастер или конструктор отчета, размещают нужные поля, метки, другие элементы;
• просмотр и печать отчета.
Ограничимся примером создания самого простого отчета - введенной нами таблицы материалов. Для этого нужно щелкнуть один раз на таблице материалов в списке слева, затем на закладке Создание активировать Мастер отчетов для данной таблицы. В появившемся окне отчета (рис. 2.8) следует при помощи верхней кнопки переместить нужные поля из списка Доступные поля в список Выбранные поля.

Рис. 8.14. Окно формирования списка полей отчета

Далее в одном из окон (рис. 8.14) отсортировать отчет, например, по материалам (располагать их в отчете в алфавитном порядке). При этом будет создан отчет в виде таблицы с заголовком. Данные в таблице отчета совпадают с данными выбранной таблицы БД, а заголовок – с именем таблицы. Затем следует нажать на кнопку Далее окна рис. 8.15.

Рис. 8.15. Окно сортировки

После создания отчета его можно отредактировать (например, изменить ширину поля или указать желаемый цвет элементов отчета), вызвав при помощи контекстного меню режим макета.

Отчет показан на рис. 8.16. Создайте такой отчет.

Рисунок 8.16. Отчет по таблице Материалы

Литература

file:///C:/Users/User/AppData/Local/Temp/Rar$EXa0.521/Access2007/Access2007/Access.htm

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: