Специфика деятельности офиса и виды офисных работ

Офис,как было указано, — это учреждение или подразделение, в котором выполняется определенная работа по государственному или общественному управлению. Как и любому органу управления, офису присущи управленческие функции — общие и специфические.

По данным исследований было установлено, что реальные функ­ции офиса зависят от его статуса, масштабов предприятия, объема прав и полномочий и личности руководителя. Традиционное управ­ление офисом в США было связано с организацией документообо­рота. Ч. Вильсон, бывший президент «Дженерал Моторс», отмечал: «Ни одного действия по производству и распределению готовой продукции не осуществляется в наш современный век без того, чтобы не переместилась какая-либо бумажка».

С началом компьютеризации в теории и практике менеджмента были серьезно поставлены вопросы о научной обоснованности ос­новных видов работ, выполняемых в офисе, и в связи с этим о роли и месте офиса в системе управления современной корпорацией. По­сле тщательного анализа было выявлено 30 основных видов работ, выполняемых в офисе. Среди них:

· бухгалтерские операции;

· проведение внутрифирменного учета и контроля;

· разработка бюджета;

· проектирование новых зданий и сооружений;

· наем, подготовка и переподготовка конторского персонала;

· административное обслуживание; автоматизация конторских и управленческих работ;

· обеспечение конторскими принадлежностями и оборудова­нием;

· копирование;

· печать;

· ведение архивов и библиотек;

· обеспечение связью;

· почтовые операции;

· содержание кафе и кафетериев, столовых и пр.

Эти разноплановые работы выполняются в офисах в неодинако­вых объемах и различными специалистами. Основные задачи, кото­рые были выделены в ходе обследования, сводились к следующему:

· обеспечение работой руководителей и специалистов;

· управление документооборотом;

· обеспечение представительства (включая оформление внеш­него вида и интерьера штаб-квартиры фирмы).

В средних и мелких фирмах к этим задачам офиса добавляются: ведение личных дел сотрудников, организация электронной обра­ботки данных, внедрение новой информационной техники (ЭВМ, сети, банки данных и пр.). Все это привело к необходимости пе­ресмотра сложившихся представлений об офисе и видах выпол­няемых в нем работ. Вместо общего объединяющего термина «бу­мажная работа» введен новый: переработка информации с целью подготовки управленческого воздействия. Исходя из такого толко­вания сущности работы в офисе, в число его работников в настоя­щее время включают:

· управляющих;

· специалистов (кроме научных и технических, занятых непо­средственно в производстве);

· канцелярских работников (клерков) разного рода;

· секретарей.

Общая численность всех четырех групп и их доля в трудоспособ­ном населении постоянно растет и, как уже указывалось, в США достигла половины общего числа. Однако соотношение внутри этих групп достаточно устойчиво: 26% работников офисов составляют управляющие, 40% — специалисты, 28% — канцеляристы и 6% — секретари. Офис преобразуется и путем стирания барьеров между руководителями, с одной стороны, и специалистами и клерками — с другой. Современный рядовой сотрудник офиса, вооруженный современной техникой получения информации, зачастую более подготовлен к разработке вариантов решений, чем линейный руко­водитель. Подходы с системных позиций позволяют рассматривать различных работников офиса как звенья одной цепи.

Функции офиса

Одни исследователи административного управления сравнивают офис с нервным центром предприятия: здесь формируется его долго­временная политика, отсюда осуществляется руководство ежеднев­ными операциями; здесь накапливаются, хранятся и поддерживаются в рабочем состоянии информационные массивы, составляющие «па­мять» организации. Исходя из этого можно сделать вывод, что осно­ву функций офиса составляют, несомненно, планирование, органи­зация, мотивация и контроль — основные функции менеджмента, без реализации которых невозможно функционирование ни одной системы управления.

Другие исследователи обращают внимание на коммуникацион­ные аспекты функционирования офиса: сюда поступают все сооб­щения из разных подразделений и их внешней среды, здесь органи­зуются и проводятся различные совещания и встречи.

Третья группа ученых указывает на то, что основным содержа­нием работы офиса является принятие решений. Поэтому особое место следует отвести также и связующим процессам менеджмента (коммуникациям и принятию решений), которые по сути дела со­ставляют основной смысл административной деятельности и предна­значения офиса. Первыми во времени возникновения и главными по своему значению в административной работе стали учет и докумен­тирование. В связи с этим административная служба выступает как орган предприятия, деятельность которого заключается в создании, передаче и хранении информации. Таким образом, на первое место выходят три следующие основные функции современного офиса:

1) документалистика;

2) коммуникации;

3) принятие решений.

На этой основе были конкретизированы виды офисной деятель­ности с точки зрения их вклада в реализацию указанных функций:

· двусторонние коммуникации(консультирование, выдача рекомендаций, инструктирование, решение проблем, установление связей);

· переработка цифровых данных(бухгалтерия, учет, расчеты, оценка материальных запасов и т.п.);

· стимулирование действий(утверждение, санкционирование, одобрение и т.п.);

· сопоставление со стандартами(оценка, учет, контроль, прове­дение ревизий);

· сортировка данных по алгоритму(заполнение форм, фиксация данных, их хранение, составление шкал);

· общее администрирование;

· работа с персоналом(надзор за выполнением работ, оценка производственных показателей, подбор кадров, их мотивация);

· односторонние коммуникации(информирование, отчетность);

· организация формальных совещаний;

· обработка заказов, счетов, запросов;

· прогнозирование(планирование, анализ, разработка бюджета);

· административные услуги(ведение календаря работы, органи­зация встреч, прием посетителей);

· организация обмена(реклама, продажа, формирование отноше­ний покупателей и поставщиков);

· перевод данных из одной среды в другую;

· машинопись, стенография, копирование.

В итоге исследований офис представляется достаточно обособ­ленной частью организации со специфическими внутренними от­ношениями, развивающимися по особым законам.

Процесс управления офисом представляет собой комплекс раз­нообразных операций, выполняемых в определенной последователь­ности и обеспечивающих реализацию основных функций управления предприятием. Этот процесс определенно базируется на операциях, имеющих в своей основе организационно-административный, аналитико - конструктивный и информационно - технический характер.

Организационно-административнаядеятельность предполагает служебные коммуникационные, распорядительные, координацион­ные и контрольно-оценочные действия, свойственные, как прави­ло, труду руководителя.

Аналитика-административнаядеятельность лежит в основе про­цесса подготовки и принятия решений и составляет содержание труда специалистов офиса.

Информационно-техническаядеятельность составляет документационные, учетные, счетные, вычислительные и коммуникационно - технические операции, выполняемые техническими исполнителями.

Роль руководителя офиса

Прежде всего необходимо усвоить понятия и определения, касаю­щиеся роли руководителя офиса.

Управление офисом— целенаправленное воздействие, организующее труд служащих. Это также воздействие на многие другие процессы развития социально-экономической системы.

Административное управление — управление, осуществляемое по формально утвержденным полномочиям с учетом организационных требований.

Административная функция — помимо того, что она базируется на основных функциях менеджмента — планировании, организа­ции, мотивации, контроле, включает в себя также прогнозирование, распорядительство, координацию, руководство основной деятель­ностью административной службы, подбор и расстановку персо­нала, обеспечение правовой и социальной защищенности служа­щих офиса.

Руководитель офиса (офис-менеджер) — лицо, организующее ра­боту административной службы и персонифицирующее решения группы специалистов офиса.

Руководитель учитывает и обобщает мнения всех специалистов
и соответствующих служб, но решать должен именно он. Руководитель охватывает проблему в целом, во всех ее аспектах, поэтому принятие решения — основная его функция, а в случае его уклонения от этого деформируется вся кадровая структура офиса. Руководитель направляет деятельность управленческого коллектива на реализацию задач, возложенных на него собственником, несет персональную ответственность за своевременное решение основных проблем управляемой системы в целом, за организацию работы и контроль исполнения, а также представляет или высшее звено управления, или собственника в данном управленческом коллективе. Деятельность руководителя заключается в решении общих проблем развития управляемой и управляющей системы.

Важная проблема — соотношение руководителя (менеджера) и хозяина (собственника). Собственник первичен. Руководители разного уровня могут быть собственниками полными или частич­ными, например акционерами. При хорошо организованном пред­принимательстве функции собственника четко отделены от функ­ций управляющего. Собственник назначает управляющего, дает ему указания, контролирует итоги его работы. Но само управление организует управляющий. Если собственник работает в управлении, то он должен выполнять только те обязанности, которые ему по­ложено выполнять.

Функция руководителя офиса.Руководитель офиса относится к категории основного состава руководителей организации (предпри­ятия). Он подчиняется непосредственно руководителю организации (предприятия) и его статус равен статусу первых его заместителей. Основными его задачами являются руководство и контроль финансово - хозяйственной деятельности офиса с целью обеспечения максимальной эффективности организации.

Работа руководителя офиса регламентируется (в зависимости от масштабов деятельности) уставом, положением или должностной инструкцией.

На должность руководителя офиса назначается лицо, отвечаю­щее установленным квалификационным требованиям. Эту долж­ность предпочтительно занимает лицо с высшим профессиональным образованием и стажем работы на руководящих должностях в ком­мерческих структурах.

Обязанности руководителя офисаРуководитель офиса в пределах своих функций имеет следующие должностные обязанности:

· осуществление руководства всеми видами работ в офисе;

· направление деятельности персонала офиса на достижение организационных целей;

· обеспечение выполнения всех обязательств предприятия пе­ред государством, поставщиками, заказчиками и банками;

· обеспечение офиса квалифицированными специалистами, а также наилучшее использование их знаний и опыта, создание благоприятных условий их труда;

· обеспечение соблюдения законности деятельности офиса, ак­тивное использование правовых средств для совершенствования управления;

· решение всех вопросов в пределах предоставленных прав и поручение выполнения отдельных производственно-хозяй­ственных функций другим должностным лицам — руководи­телям функциональных служб офиса.

Содержание труда руководителя офиса.Содержание деятельности руководителя офиса разнообразно: он выступает в роли администра­тора, организатора, специалиста и воспитателя. Выполняя организа­ционно-административные операции, руководитель ведет творческую работу — осуществляет поиск разного рода решений, в том числе и важнейших для своего предприятия.

Количество работы, которое приходится выполнять руководителю офиса или которую он считает необходимой выполнять в течение рабочего дня, огромно, а темпы ее выполнения очень напряженны.

Очень часто многие виды труда выполняются руководителем не последовательно, а параллельно. После долгих часов работы руково­дитель не в состоянии уйти от проблем своего предприятия ни фи­зически, ни мысленно.

Руководитель:

· планирует работу коллектива, исходя из общих задач;

· определяет долю участия в выполнении работы каждого под­разделения и подчиненных работников;

· организует собственный труд и труд подчиненных по выпол­нению работ;

· контролирует ход выполнения работы;

· оценивает и стимулирует деятельность подчиненных.

Существенную роль в организации труда руководителя играют регламентация его трудового процесса путем правильного распре­деления рабочего времени между видами управленческих работ, рационального планирования рабочего дня и недели, определения порядка и методов выполнения основных видов работ и использо­вание процедур отдельных работ, выполняемых в кооперации с другими работниками.

По данным обследований, продолжительность рабочей недели руководителя офиса может составлять от 60 до 80 (и более) часов, при этом его рабочее время распределяется следующим образом: запла­нированные заседания и встречи — 59%, незапланированные встре­чи — 10, работа с документами — 22, телефонные переговоры — 6, поездки и др. — 3%.

В процессе труда руководителя офиса особое и важное место занимает работа с информацией. Это объясняется тем, что инфор­мация — один из важнейших ресурсов офиса и предмет его дея­тельности. Учитывая, что информационные массивы современного офиса составляют основу для принятия оптимальных решений, а в итоге и основу для реализации административной деятельности, особое внимание следует обратить на умение руководителя офиса эффективно взаимодействовать с информационной системой пред­приятия. Руководитель должен знать принципы функционирования информационной системы организации, владеть методикой поиска, сбора, передачи, обработки и анализа информации. Руководитель также должен уметь работать с основными видами информацион­ной техники. Следует установить четкую процедуру работы с ин­формацией в организации, обеспечить пропуск на верхний уровень управления самой необходимой оперативной информации.

Среди основных качеств, присущих административному персо­налу, необходимо выделить такие, как большая выдержка, крепкие нервы и целеустремленность, логическое и рациональное мышле­ние в сочетании с умением быстро схватывать суть проблемы и раз­решать ее быстрее, чем это может сделать «средний человек», брать на себя бремя ответственности за руководящие решения и дейст­вия. Обращение руководителя с людьми должно быть искренним, дружественным, приветливым, но решительным, при этом он дол­жен уметь ясно и доходчиво передавать свои мысли устно или письменно. Талантливый руководитель всегда выступает в роли при­мера для подражания подчиненных, коллег, равных по должности, и даже для более высоких руководителей. По данным опросов, приоритетными требованиями к руководителю являются:

· лидерство;

· эффективность руководства;

· видение перспектив;

· достижение согласия;

· предприимчивость;

· гибкость в смене роли;

· восприимчивость;

· гибкий стиль;

· способность к анализу;

· решение проблем.

Контрольные вопросы

1. Покажите роль офиса в современной системе управления.

2. Расскажите о теоретических моделях офиса.

3. Дайте определение офиса и перечислите факторы, обусловли­вающие его специфику.

4. Перечислите основные виды работ, выполняемых в офисе.

5. Какие известны группы офисных работников и их количественное соотношение?

6. Назовите основные и вспомогательные функции офиса.

7. В чем заключается административно-организационная, админист­ративно - аналитическая и информационно-техническая деятельность в офисе?

8. Сформулируйте основные понятия, касающиеся управления офисом и роли его руководителя.

9. Дайте общую оценку роли руководителя офиса и проблемы соотношения офис-менеджера и собственника.

10. Перечислите должностные обязанности руководителя офиса.

11. Расскажите о содержании труда руководителя офиса и распреде­ления рабочего времени в нем.

12. Охарактеризуйте информационные аспекты в труде руководителя офиса.

13. Перечислите приоритетные требования к руководителю офиса и к его личным качествам.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: