ГЛАВА 2. ОФИС В СОВРЕМЕННОЙ СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ

С развитием рыночных отношений в России интерес общества к проблемам организации офисов и их управления значительно возрос.

В дорыночные времена считалось, что офисы в основном вы­полняли вспомогательные функции, являясь второстепенной обла­стью управленческой деятельности.

В настоящее время роль офиса в современной фирме стала по существу ведущей независимо от объемов и направлений ее деятель­ности.

Одновременно значительное увеличение масштабов управленче­ской деятельности, а также расходов на содержание аппарата управ­ления требует вносить изменения в вопросы организации офисов для повышения эффективности конторского труда.

Большое значение при этом приобретает применение новейших информационных технологий, оказывающих существенное влияние на модернизацию офисов.

Существуют различные толкования самого понятия «офис»: и как «служба», «услуга», «обязанность», и как «место, где осуществляются деловые операции», и как служебное помещение, в котором заняты преимущественно служащие (клерки).

В деловой практике общепризнанным является определение офиса как аналога понятий «административная служба», «контора» и, если обобщенно, «аппарат управления». При этом современные офисы создаются и функционируют в различных сферах деятельности — хозяйственной, политической, общественной, социальной и пр.

Имеются некоторые различия в понимании офиса как центра административной деятельности. В частности, для представителей малого бизнеса офис видится в основном как помещение для деловых операций, а для представителей более крупного бизнеса офис — не только помещение, но и символ престижа фирмы, где трудится дос­таточно большой управленческий персонал.

Во всех случаях офис представляет собой обособленную админи­стративную единицу, организующую управление фирмой и оказы­вающую различные услуги информационного, консультационного и иного характера, используя труд квалифицированных специалистов.

Теоретические модели офиса ( информационная, коммуникационная, системная)

Принято выделять три модели офиса — информационную, ком­муникационную и системную.

В информационной моделиофис рассматривается как своеобраз­ный цех, который «производит» информацию в различных видах. Основной акцент делается на анализи рационализациюрабочих процедур. Социально - психологические проблемы либо игнорируются полностью, либо рассматриваются как ограничительный фактор. Элементарный информационный процесс представляется состоя­щим из четырех основных видов деятельности — генерирования информации, ее хранения, распространения и восприятия. В рам­ках каждого из четырех элементов модели производится множество операций над информацией. При этом осуществляется перевод ин­формации в машинную форму или наоборот.

В коммуникационной моделиэлементарный коммуникационный процесс представляется состоящим из трех основных элементов: по­сылка сообщения, его прием и реакция «приемника» в обратной связи.

Офис в целом рассматривается в виде иерархии взаимосвязан­ных коммуникационных процессов. Процессы низшего уровня кон­тролируются высшими, но они в свою очередь постоянно изменя­ются благодаря обратной связи. В коммуникационной модели офиса подчеркивается роль человека как основного элемента любой системы сообщений.

Анализ поведения людей в офисе — одна из центральных задач любого научного анализа. На рис. 2.1 и 2.2 даны схемы взаимосвязей в первой и второй моделях офиса.

Рис. 2.1. Информационная модель офиса

Рис. 2.2. Коммуникационная модель офиса

В системной моделиофис представляется как социотехническая система. Это означает попытку анализа и синтеза рационалистическо­го и поведенческого направлений в менеджменте офиса, выраженных в информационной и коммуникационной моделях, которые рассмат­риваются как крайние случаи, пригодные для решения частных проблем, возникающих в офисе. Поэтому разработчик автоматизи­рованных систем для офиса не может ограничиваться только пара­метрами информационных потоков, общим характером решаемых задач или типами коммуникаций. Он принимает во внимание соци­ально-психологические особенности организации, в которой с точ­ки зрения социотехнических систем конечные результаты работы любой организации зависят не только от взаимоувязанной работы, но и от взаимоотношений между людьми, их ценностями, ориентациями и т.п.

В отличие от рационалистического направления авто­матизации конторского труда социотехническая система считает, что информационная технология — это не просто ее применение к еще одной конкретной области человеческой деятельности, а нечто совершенно новое, и что она не может в полном объеме быть при­менена нигде, кроме офиса.

Традиционные концепции автоматизации конторского труда, основанные на разделении труда, пересматриваются в пользу созда­ния высокоавтоматизированных рабочих мест, а не автоматизации процессов, что позволит каждому работнику с меньшими затратами труда и большей творческой отдачей выполнять различные работы.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: