|
|
Состав работ по подготовке проектаПри подготовке проекта моделирования бизнес-процессов должны быть выполнены следующие работы: • диагностика проблем предприятия; • определение перечня основных бизнес-процессов; • определение и ранжирование целей проекта; • выбор (разработка) и утверждение методики ведения проекта, включая • подготовка программного и аппаратного обеспечения; • формирование рабочих групп; Глав а 3_____ Описание и анализ бизнес-процессов___________________________________________ 151 • методическая подготовка: обучение руководителей и специалистов орга • информирование персонала о задачах проекта; • детальноепланирование работ. В зависимости от масштабов проекта часть этих работ можно не выполнять. В § 3.3 мы рассмотрим только некоторые из перечисленных. Последовательность выполнения работ на подготовительном этапе показана на рис. 3.24.
Работа по проекту начинается с постановочного совещания руководителей предприятия, на котором принимается решение об инициации проекта. На этом совещании должен быть назначен руководитель проекта, а также куратор проекта из числа высшего руководства организации. Как правило, им является один из первых заместителей генерального директора, либо сам руководитель берет на себя функции по контролю выполнения проекта. Возможно создание специального подразделения во главе с руководителем. При этом исключительно важно, чтобы руководитель этого подразделения подчинялся напрямую генеральному директору, а не главному инженеру, технологу, коммерческому директору и т.п. Кроме того, на постановочном совещании необходимо договориться о принципах формирования рабочей группы. Возможно, потребуется несколько совещаний руководителей верхнего уровня, прежде чем они придут к общему мнению о целях проекта, убедятся в наличии команды и желании что-то менять. Если на этом этапе становится очевидно, что команды руководителей нет, никто не готов реально работать, то инициировать проект не следует — это приведет к значительным потерям времени и средств организации. 152_________________________________ ВВ. Репин, В. Г. Елиферов. Процессный подход к управлению Руководитель проекта создает рабочую группу,отбирая сотрудников подразделений в соответствии с определенными требованиями. Рабочую группу необходимо обучать принципам и методам моделирования бизнес-процессов и методикам внедрения процессной системы управления. На первом этапе рабочая группа должна пройти двух- или трехдневное обучение по этим вопросам. В последующем участникам рабочей группы потребуется пройти еще несколько циклов обучения для овладения инструментальными средствами моделирования процессов, а также практического освоения методик моделирования и анализа процессов. Можно отметить, что рабочая группа вынуждена учиться и выполнять проект одновременно. На основе общих целей проекта, поставленных руководством организации, рабочая группа разрабатывает детальные цели проекта, проводит экспресс-диагностику существующего состояния процессов, подготавливает техническое задание на выполнение работ по проекту. Для разработки структуры целой, как правило, требуется проведение диагностики состояния тех процессов, которые предстоит улучшать в рамках проекта. Эта диагностика может проводиться различными способами, например, при помощи двух- или трехдневного выездного семинара, когда руководители и сотрудники подразделений проходят обучение основам процессного подхода и анализируют текущую ситуацию по своим процессам. Диагностика может проводиться путем интервьюирования либо анкетирования руководителей и сотрудников подразделений. Общая цель диагностики — выявить проблемные зоны в бизнес-процессах, а также попытаться сформулировать существующиепроблемы. После того как цели проекта утверждены руководством организации, рабочая группа приступает к выработке методологии ведения проекта. В нее включаются рахтичные методики, в частности, методика формирования моделей бизнес-процессов в выбранной нотации. Методология ведения проекта оформляется в виде документа и утверждается руководством организации. Параллельно с созданием методологии проводится обучение руководителей и сотрудников организации основам процессного подхода. Сотрудников организации информируют о целях проекта, о его основных этапах и об их роли в проекте. На этом же этапе участники рабочей группы проходят дополнительное обучение по техническим аспектам реализации проекта. Затем (или одновременно) проводится подготовка программного и аппаратного обеспечения. Создаются условия для работы рабочей группы: помещения, оборудование, связь и т.д. Практический опыт показывает, что при отсутствии выделенного помещения рабочая группа не сможет эффективно выполнять свои функции. Попытки проводить совещания рабочей группы внутри подразделений приведут к отвлечению сотрудников от основных обязанностей и т.д. На основе спецификации целей, технического задания и методики веления проекта руководитель проекта разрабатывает детальный календарный план ра- Глава 3 Описание и анализ бизнес-процессов__________________________________________ 153 бот, распределяет функции между членами рабочей группы, готовит необходимые документы. Итогом подготовительного этапа является готовность организации к проекту, как показано в табл. 3.4. Таблица 3.4 Критерии готовности организации к проект)' описания бизнес-процессов
Далее мы более подробно остановимся на ключевых аспектах подготовки проекта моделирования бизнес-процессов организации. Требования к управлению проектом. Роли сотрудников в проекте Требования к управлению проектом моделирования бизнес-процессов соответствуют стандартным требованиям проектного управления |1|. Тем не менее, следует отметить ряд специальных требований, предъявляемых к проектам именно такой специфики. В первую очередь — это требования к руководителям верхнего уровня, которые должны активно участвовать в проекте. Такое участие означает: • мотивацию персон&па организации, демонстрирование личной заинтере • участиев постановочных совещаниях рабочей группы; • оперативныйанализ разрабатываемых материалов;
• оперативный контроль деятельности руководителей подразделений и ра • поэтапный контроль выполнения проекта; • анализ и перераспределение функций подразделений, ответственности • обеспечение рабочей группы необходимыми ресурсами. Начиная проект, руководитель организации должен отдавать себе отчет в том, что придется выделять значительную часть своего рабочего времени для участия в проекте. Если руководители среднего звена и сотрудники организации не будут чувствовать личную заинтересованность руководителя организации, проект, как показывает опыт, будет неудачным. Если у первого лица все-таки не хватает времени, роль лидера проекта должен играть кто-то из его первых заместителей, имеющих реальный вес в организации. Руководителю организации следует целенаправленно формировать заинтересованность в проекте как можно большего числа руководителей среднего звена и сотрудников подразделений. Необходимо, чтобы люди понимали, что проект является средством улучшения деятельности организации в целом и в конечном счете улучшения положения его сотрудников. Руководитель организации не должен рассматривать проект как незначительное разовое мероприятие. Внедрение процессного подхода к управлению должно стать важнейшей постоянной задачей коллектива организации на ближайшие два — три года. Структура управления проектом представлена на рис. 3.25.
Руководитель проекта подчиняется непосредственно руководителю организации. Именно поэтому на схеме он вынесен на один уровень с владельцем процес- Глава 3 Описание и анализ бизнес-процессов__________________________________________ 155 са — руководителем большого подразделения. В крупных организациях власть и возможности руководителя проекта несопоставимы с возможностями руководителя большого подразделения. Поэтому в таких проектах целесообразно вводить куратора проекта — руководителя уровня заместителя директора. В этом случае взаимодействие руководителя проекта с руководителями подразделений осуществляется при участиикуратора, что в некоторой степени гарантирует возможность плодотворного сотрудничества руководителя проекта и руководителя подразделения, что способствует успешному выполнению работ по проекту. Следует отметить, что при формулировании требований к структуре управления проектом необходимо учитывать также упраапенческую культуру организации. Если в организации низкая культура, идет напряженная «политическая» борьба, то роль руководителя организации и его представителя-куратора будет велика. Для организации с высокой корпоративной культурой и сложившейся командой руководителей верхнего уровня целесообразно максимально упростить схему управления проектом. Руководитель проекта управляет рабочей группой, состоящей из нескольких аналитиков. Для среднего по масштабам проекта численность рабочей группы составляет пять — семь человек. Численность рабочей группы должна быть оправдана. Для этого необходимо понимать, какие работы выполняют участники группы. В процессе реализации проекта каждый член рабочей группы выполняет определенную функцию: 1) заказчик — руководитель предприятия, владелец процесса; 2) руководитель проекта — сотрудник, целиком ответственный за полноту и 3) аншштик — эксперт по моделированию бизнес-процессов, разработчик 4) координатор проекта — сотрудник, обеспечивающий взаимодействие 5) внутренний эксперт — руководитель или специалист предприятия, явля 6) рецензент — руководитель/специалист организации, либо внешний при 7) ответственный за формирование архива — член рабочей группы, ответ 156_________________________________ ВВ. Репин, В.Г. Елиферов. Процессный подход к управлению из основных функций - архивирование подшивок моделей бизнес-процессов, используемых при рецензировании (проверке адекватности). Далее, при описании работ по формированию моделей процессов, будут подробно рассмотрены перечисленные функции. Остановимся на требованиях к кв&пификации руководителя проекта. Сотрудник организации, претендующий на роль руководителя проекта должен удовлетворять следующим требованиям: • опыт работы в организации не менее двух-трех лет (предполагается хоро • лидерство, умение упраатять людьми, коммуникабельность, инициатив • наличиечеткой личной позиции по вопросу процессного подхода к уп • знание методик финансового менеджмента; • знание и понимание принципов процессного упраапения и менеджмента • шадение методиками разработки моделей бизнес-процессов в различных • владение методиками проектного управления; • представление о возможностях программных продуктов по моделирова • опыт ведения проектов аналогичного масштаба. Анализируя перечисленные требования, можно заключить, что найти среди сотрудников организации человека, удовлетворяющего этим требованиям, достаточно сложно. На практике у руководителя организации есть два варианта: либо «перекупать» руководителя проекта со стороны, либо «выращивать» собственного. Отметим несколько важных моментов управления рабочей группой: • оперативный контроль за деятельностью аналитиков; • ежедневные совещания (10—15 мин) перед началом рабочего дня; • еженедельные письменные отчеты ан&1итиков по использованию рабоче • ежемесячные расширенные совещания рабочей группы с подведением • плановые совещания по обсуждению моделей бизнес-процессов, анализу Четкий оперативный контроль за деятельностью рабочей группы необходим для того, чтобы работа продвигалась в строго намеченном направлении. Г л а в а 3 Описание и анализ бизнес -процессов______________________________________ 157 
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: ©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|
Рис. 3.24. Последовательность работ, осуществляемых на подготовительном этапе проект
К проекту можно приступать, когда готовность организации соответствует критериям, перечисленным в табл. 3.4. Впоследствии по ходу проекта невыполненные полностью работы будут закончены.
154_________________________________ В.В, Репин, В.Г. Елиферов. Процессный подход к управлению
Рис, 3.25. Структура управленияпроектом.