Место проведения мероприятия

У хорошего организатора всегда есть список залов для проведения каких угодно мероприятий – на 5, 10, 100, 1000 человек.

В качестве места проведения мероприятий используются:

♦ специализированные конференц-залы;

♦ гостиничные конференц-залы;

♦ бизнес-центры;

♦ кинотеатры;

♦ университеты;

♦ арт-галереи (картинные галереи);

♦ дома культуры;

♦ консерватории;

♦ театры.

Выбор места определяется спецификой и тематикой мероприятия, бюджетом, масштабностью.

Это должен быть не просто конференц-зал, находящийся где-либо, а зал в центре города. Если речь идет о Москве – помещение в районе Садового кольца, если о Санкт-Петербурге – в районе Невского проспекта. Желательно, чтобы здание, в котором вы организуете мероприятие, располагалось как можно ближе к станции метро: 5, 10, максимум 15 минут ходьбы.

Подбирать зал необходимо заранее. Недопустима ситуация, когда вы в пятый раз набираете номер телефона, вам отвечают, что на сегодня занято, а в вашем списке больше не осталось вариантов. В итоге вы заказываете дорогой, неудобный, неуютный зал просто потому, что другие на это время забронированы.

Такие, на первый взгляд несущественные, мелочи могут очень сильно навредить вашей репутации и испортить настроение посетителям мероприятия. Помните также о том, что люди могут попросту потребовать деньги назад и покинуть помещение.

В зале, отведенном под мероприятие, должно быть красиво и чисто: аккуратный вход, удобная лестница или функционирующий лифт, комфортные сиденья, кондиционирование (в помещении должно быть прохладно, не более +20 °C) и обязательно хорошее освещение. Необходимо, чтобы человека, находящегося на сцене, было хорошо видно из любой точки зала. Кроме того, очень желательно наличие в помещении ритейл-зоны. Обязательно должны быть размещены указатели, чтобы посетители сразу видели, куда им идти.

Начинающие организаторы нередко оказываются не готовы к критическим ситуациям. Когда вы бронируете зал, недостаточно его просто осмотреть, следует также познакомиться со всем персоналом: администратором, электриком, охраной, звукорежиссером и т. д. У вас должны быть контактные данные всех этих людей.

Представьте, если в ходе мероприятия вдруг погаснет свет или пропадет звук, а в службе безопасности перепутают время окончания мероприятия. Такие небольшие технические неполадки могут обернуться провалом всего мероприятия.

...

СЛУЧАЙ ИЗ ПРАКТИКИ

Однажды я организовывал мероприятие довольно известного тренера в Москве. До начала семинара оставалось полчаса, а в соседнем зале как раз началась дискотека. Уже включили громкую музыку и стали впускать молодежь. Тогда пришлось пойти на хитрость: мы договорились с танцующими, а это были в основном школьники и студенты, что мы им заплатим, а они за это будут говорить всем, что дискотека отменена по техническим причинам. В итоге дискотека не состоялась из-за малого количества людей. Я веду к тому, что еще одно очень важное для организатора качество – это находчивость.

На любом мероприятии обязательно наличие так называемой ритейл-зоны. Чаще всего такая зона оформляется на отдельном столике, в специально отведенном месте. Здесь вы размещаете бесплатные полиграфические материалы: буклеты, листовки, анонсы, а также коробочные версии ваших продуктов, книги. Здесь же находится продавец-консультант. Ритейл-зоны организуют с целью формирования имиджа и повышения лояльности целевой аудитории.

Основные критерии выбора зала:

♦ близость к метро;

♦ месторасположение – центр города или близость к центру;

♦ достаточная звукоизоляция (определяется эксклюзивностью мероприятия);

♦ кондиционирование воздуха, приятная прохлада;

♦ гардеробная (актуально в осенне-зимний период);

♦ наличие нескольких туалетов;

♦ достаточное количество мест в зале;

♦ хорошее освещение;

♦ наличие столов для регистрации.

Техническое оснащение зала и подготовка к мероприятию

В зале, который вы арендовали под мероприятие, должны быть отменная акустика и хорошая аудиосистема. Перед началом мероприятия желательно поставить негромкую динамичную мелодию, чтобы присутствующие «подзарядились».

Обязательно наличие медиапроектора для прокрутки презентаций и рекламы, а также удобного микрофона. Важный момент: держать в руке микрофон с тяжелым проводом по 2–3 часа довольно утомительно, поэтому желательно иметь студийный беспроводной микрофон-прищепку. В моей практике был случай, когда один известный тренер выбрал из нескольких организаторов меня только потому, что я предложил ему такой микрофон.

Зал должен быть готов за ночь до старта мероприятия. Необходимо предусмотреть достаточное количество столов для регистрации, из расчета один стол на 50 человек.

Для проведения больших мероприятий (от 100 человек) зал следует разделить на зоны (ВИП, бизнес, стандарт). В ВИП-зоне должны быть соответствующие таблички.

Желательно наличие отдельной зоны для кофе-брейков. Предварительно подготовьте угощение – кофе, шоколад, печенье.

Ни в коем случае не забывайте о раздаточном материале: блокноте и ручке, информации с анонсом будущих мероприятий, спецпредложениях на продукты, связочном подарке (это может быть книга спикера) или несвязочном подарке (например, билет в кино).

Организатор должен прибыть за 2–3 часа до начала мероприятия, проверить работу микрофона, проектора, ноутбука (презентация), онлайн-трансляции, еще раз уточнить расписание мероприятия.

Перед началом мероприятия на входе в зал должен стоять встречающий (это может быть и сам организатор), который приветствует гостей и раздает небольшие презенты.

Оператор видеосъемки и фотограф на мероприятии

Для создания высококачественных рекламных материалов для будущих проектов вам понадобятся оператор видеосъемки и профессиональный фотограф. Их главные задачи: показать зал, количество людей, отразить уровень организации мероприятия, запечатлеть лучшие моменты выступлений.

Для изготовления рекламы желательно фотографировать зал таким образом, чтобы на фото создавалась видимость полного зала (особенно если людей немного). Тренера необходимо фотографировать на сцене и с аудиторией. Из отснятых материалов вы сможете сделать проморолик на 2–3 минуты.

ВИП-зона

Каким бы скромным ни было ваше мероприятие, необходимый минимум присутствующих должен составлять 20 человек.

В любом зале необходимо предусмотреть ВИП-места. При широкомасштабных мероприятиях (от 100 человек) зал делится на ВИП-зону, бизнес-зону и стандартную зону. ВИП-зона огораживается лентами, на стульях в ВИП-зоне закрепляются соответствующие (именные) таблички.

Для ВИП-посетителей должен быть предусмотрен отдельный стол регистрации, и очень желательно – отдельный вход в зал.

Под ВИП-зону обычно оборудуют первые два ряда или самые удобные места в зале. Все в этой зоне подчеркивает исключительность тех, кто за это платит. ВИП-персонам выдаются бейджи.

Кроме комфорта ВИП-клиенты должны получить больше информации, чем остальные участники. Это можно организовать во время мастер-класса на перерыве. В таком случае объявляется, что зал закрывается на 10–15 минут для проведения специального мастер-класса для ВИП-персон. Другой вариант: попросить прийти ВИП-клиентов на 10–15 минут раньше для получения ценной, предназначенной специально для них информации.

Замечено, что по окончании мероприятия ВИП-персоны покупают больше, чем все остальные.

На сайте и в других рекламных источниках обязательно разместите информацию о том, какими привилегиями пользуются клиенты, заказавшие ВИП-участие.

Пример организации пространства в зале представлен на рис. 1.1.

Рис. 1.1.Организация пространства в зале

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: