Составление справочного аппарата к описи

И вот, Вы составили основную часть справочника - собственно опись. Теперь по ней любой исследователь может найти интересующую информацию из документов фонда. Для ускорения поиска составляется справочный аппарат к описи, который выполняет две функции: во-первых, ускоряет поиск сведений по собственно описи и , во-вторых, предоставляет дополнительную информацию о фонде.

Состав справочного аппарата к описи обширен.

Назовите полный сотав справочного аппарата к описи:

Какие данные выносятся на титульный лист описи?

Что должно быть отражено в предисловии к описи?

Список сокращений представляет собой (раскройте)

Рассмотренные элементы справочного аппарата не столь сложны для понимания и составления как указатели.

Указатели к описи представляют собой перечень предметных понятий, встречающихся в описи, с необходимыми пояснениями и ссылочными данными. Задача указателей - ускорить и облегчить тяжкий труд пользователя по работе с Вашей описью. Указатели могут быть: (назовите виды)

Предметный указатель представляет собой алфавитный перечень научных понятий, исторических фактов, явлений, учреждений и т.п. Предметный указатель может быть общим, включающим понятия различного характера, и специальным, включающим однородные понятия (указатель фабрик и заводов). Специфика предметного указателя состоит в отборе понятий для включения в него. В предметный указатель следует включать только наиболее существенные, раскрывающие основные вопросы и направления деятельности фондообразователя, понятия.

Построение указателя

Основным элементом указателя является рубрика, состоящая из предметного понятия и поисковых данных.

В зависимости от назначения указателя рубрика может быть:

простой (раскройте)

сложной (раскройте)

гнездовой (раскройте)

Определите тип рубрики:

1) Газеты.

2)Газеты, тираж.

3)Газеты.

- “Известия” 7, 8, 9

- “Независимая” 10, 11

- “Спид-инфо” 14, 16

Подрубрики могут располагаться как в алфавитной, так и в логической, систематической последовательности.

Образование

- низшее 25, 26
- среднее 5, 9
- высшее 12, 13, 35

Виды документов не включаются в предметные указатели как самостоятельный элемент справочного аппарата, указатель видов документов составляется только к перечням документов, которые служат для определения сроков их хранения.

Понятия в предметном указателе могут быть однословными и многословными. При введении в указатель многословных понятий следует иметь в виду, что все слова несут разную смысловую нагрузку.

Так, например, в понятиях “борьба с неграмотностью”, “борьба с дезертирством”, “избирательная кампания” основное смысловое значение имеют слова “неграмотность”, “дезертирство”, “кампания”. Такие слова называются ударными или ключевыми.

Выявление ударного ключевого слова необходимо для правильной организации поиска информации в указателе основных вопросов и направлений деятельности учреждения-фондообразователя. При включении многословного понятия в указатель ключевое словов ставится на первое место, т.е. осуществляется инверсия и к нему указывается поисковые данные. А второе слово превращается в пояснение, дополнение к первому.

Например:

Неграмотность, борьба с нею 4, 6, 8.

Невозможно предугадать заранее мысли исследовантеля, поэтому в указатель необходимо включить многословное понятие полностью, сделав отсылку к понятию ключевому.

Если оба слова являются ключевыми, то в указатель вносится такое словосочетание, какое включено в опись, а второе слово заносится в указатель на соответствующую букву с отсылкой на основное понятие, без указания ссылочных данных.

Например:

Учет военнообязанных 14, 17, 18

Военнообязанные - см. Учет.

Инверсии не подвергаются устоявшиеся понятия.

Например:

Новый русский 7, 13.

Для того, чтобы составить указатели к описи, необходимо каждое предметное понятие выписать на отдельную карточку, дать к нему необходимые пояснения, указать номера единиц хранения, где встречается это понятие. После выявления всех предметных понятий, в том числе именных и географических, необходимо произвести их систематизацию по алфавиту (до 4-го знака), необходимую инверсию, создать, при необходимости, сложные рубрики. И только после этого перенести содержание карточки на листовую форму указателя.

Переработка и усовершенствование описи.

В заключение обращаем внимание работников государственных архивов на тот факт, что составление описи не является Вашим основным “хлебом”.

Скорее всего со всеми вышеперечисленными операциями Вы столкнетесь в процессе усовершенствования описи или подготовки ее к изданию. Переработка и усовершенствование описей необходимы для исправления ошибок, допущенных в справочнике предшественниками.

В чем же разница между усовершенствованием и переработкой описи?

Переработка описей производится в исключительных случаях, если прежняя опись является непреодолимым препятствием для поиска информации.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Назовите основные функции описи как архивного справочника.

2. Назовите этапы составления описи в их последовательности.

3. Назовите российских ученых, которые внесли вклад в теорию описания.

4. Дайте определение организации документов и дел в пределах архивного фонда.

5. Назовите основные признаки организации дел фонда учреждения .

6. Назовите дополнительные признаки организации архивного фонда учреждения.

7. Назовите признаки организации документов фонда личного происхождения.

8. Определите тип схемы классификации.

а) опись книгам писцовым и переписным дозорным, перечневым, платежным и межевым, хранящимся в МАМЮ (1869 г.).
г. Алатырь.
7136 (1628) г.
7176 (1668) г.
7196 (1688) г.
г. Алексин
7136 (1628) г. и 7137 (1629) г.
7136 (1628) г. и 7131 (1629) г.
7154 (?) г.
г. Архангельск
7130 (1622) г. и 7132 (1624) г.
7186 (1678) г.
г. Балахна
7136 (1628) г.
7137 (1629) г.

б) Народный комиссариат просвещения РСФСР
– Секретариат коллегии
1918 г.
1919 .
1920 г.
- Управление делами
1918 г.
1919 г.
1920 г.
- Административно-организационное управление
1918 г.
1919 г.
1920 г.
- Отдел реформы школы
1918 г.
1919 г.
1920 г.

В) Фонд актера и режиссера МХАТ В.А.Орлова

1. Документы к биографии Орлова В.А. ................................................

2. Записные книжки Орлова В.А. ............................................................

3. Письма................................................................................................

3.1. Письма к Орлову В.А. от разных лиц ..............................................

3.2. Письма к Орлову В.А. от коллективных авторов ...........................

3.3. Письма к Орлову В.А. от неустановленных лиц ............................

3.4. Письма к Орлову В.А. от иностранных лиц ....................................

3.5. Письма к Орлову В.А. от учреждений и организаций ....................

3.6. Письма разных лиц к разным лицам ...............................................

3.7. Письма разных учреждений к разным лицам .................................

9. Определите, какую ошибку в организации документов в “Описании русских и славянских рукописей Румянцевского музеума” допустил А.Х.Востоков: “Каталог сей расположен по азбучному порядку названий, а не по форматам и не по содержанию рукописей”.

Алфавит (словотолкователь) речей иностранных и древних словенских, кои употреблены в священных книгах. XVII в. 157 л.

Анании Федорова (Суздальского Богородичного собора ключаря) историческое собрание о богоспасаемом граде Суздале...

Анастасия Синаита вопросы богословские и ответы на них, подкрепленные местами из святого писания и из разных отцев церковных...

Грамоты русские, хранящиеся в рижском и кенигсбергском архивах и у частных людей в Лифляндии...

Кормчая. Нач. XVI в. Полуустав 411 л.

10. Назовите состав справочного аппарата к описи.

11. Определите вид указателя к описи.

а) Капова пещера - археолог. памятник на Южном Урале 19, 3, 28.

Капоростто - селение на Сев.Востоке Италии 13, 59, 6.

Капошвар - город в Венгрии 23, 16, 5.

Каппадокия - область в Малой Азии (совр.Турция) 1, 25, 97.

б) Капповский путч - попытка монархического переворота в Германии в 1920 г. 6, 85.

Каприйская школа - группировка русской социал-демократии в Италии в 1909 г. - 27.

Каприччо - музыкальная пьеса 13, 66.

Капуцины - члены католического монашеского ордена в XVI - XVII в. 25, 32.

12. Определите тип рубрики предметного указателя.

Капитель

- пальмовидная 13, 12;

- ионическая 27, 30;

- дорическая 37, 39;

- коринфская 61.

13. Объясните в чем разница между переработкой и усовершенствованием архивной описи.

Тесты

1. Классификационной единицей в пределах фонда является:

- документ;

- лист;

- группа дел;

- дело;

- фонд.

2. Схема классификации дел в пределах фонда это:

- перечень разделов (структурных подразделений или функций фондообразователя и других), на основе которого строится опись;

- перечень категорий документов фонда с указанием сроков их хранения;

- перечень основных этапов истории фондообразователя и фонда;

- алфавитный перечень научных понятий, исторических фактов, явлений, учреждений.

3. В том случае, если учреждение имело часто изменяющуюся, сложную структуру, для его фонда больше подойдет:

- хронологически-структурная схема классификации;

- номинально-хронологическая схема классификации.

4. В том случае, если учреждение вообще не имело структуры и уже окончило свою деятельность, для него больше подойдет:

- хронологически-структурная схема классификации;

- структурно-хронологическая схема классификации;

- отраслевая-хронологическая схема классификации.

5. Если учреждение имело стабильную структуру и уже закончило свою деятельность, для его фонда подойдет:

- хронологически-структурная схема классификации;

- структурно-хронологическая схема классификации;

- отраслевая-хронологическая схема классификации;

- хронологически-отраслевая схема.

6. Заголовки единиц хранения вносятся в опись:

- по валовым номерам дел;

- по делопроизводственным номерам дел;

- по алфавиту первых слов заголовков;

- в зависимости от настроения архивиста.

7. При перенесении заголовка дела в опись:

- возможно употреблять любые сокращения с целью экономии времени и труда архивиста;

- возможно употреблять только общепринятые или предусмотренные в списке сокращений аббревиатуры;

- возможно сокращать только названия организаций и предприятий;

- возможно сокращать только аннотацию документов.

8. Предметный указатель к описи может быть:

- слепым;

- глухим;

- звонким;

- сложным;

- составным.

9. Рубрики предметного указателя бывают:

- сетчатыми;

- квадратно-гнездовыми;

- гнездовыми;

- кубическими.

10. При составлении предметного указателя инверсии не подвергаются следующие устоявшиеся понятия:

- “Красный Октябрь”, фабрика;

- молодежный туризм;

- архивный справочник;

- единый сельскохозяйственный налог.

11. При составлении предметного указателя следующие понятия могут быть рубриками:

- борьба;

- отдел снабжения;

- неграмотность;

- протоколы.

12. Таблица переводных шифров это:

- вид документов секретного делопроизводства;

- вид документов Федеральной службы контрразведки, прилагаемый к радиограммам секретных агентов;

- элемент Справочного аппарата к описи, помогающий установить связь между старым и новым номером дела по описи, если фонд был заново подвергнут переработке.

- элемент справочного аппарата к описи, представляющий собой алфавитный перечень научных понятий, исторических фактов, явлений учреждений.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: