Составление справочного аппарата к описи
И вот, Вы составили основную часть справочника - собственно опись. Теперь по ней любой исследователь может найти интересующую информацию из документов фонда. Для ускорения поиска составляется справочный аппарат к описи, который выполняет две функции: во-первых, ускоряет поиск сведений по собственно описи и , во-вторых, предоставляет дополнительную информацию о фонде.
Состав справочного аппарата к описи обширен.
Назовите полный сотав справочного аппарата к описи:
Какие данные выносятся на титульный лист описи?
Что должно быть отражено в предисловии к описи?
Список сокращений представляет собой (раскройте)
Рассмотренные элементы справочного аппарата не столь сложны для понимания и составления как указатели.
Указатели к описи представляют собой перечень предметных понятий, встречающихся в описи, с необходимыми пояснениями и ссылочными данными. Задача указателей - ускорить и облегчить тяжкий труд пользователя по работе с Вашей описью. Указатели могут быть: (назовите виды)
Предметный указатель представляет собой алфавитный перечень научных понятий, исторических фактов, явлений, учреждений и т.п. Предметный указатель может быть общим, включающим понятия различного характера, и специальным, включающим однородные понятия (указатель фабрик и заводов). Специфика предметного указателя состоит в отборе понятий для включения в него. В предметный указатель следует включать только наиболее существенные, раскрывающие основные вопросы и направления деятельности фондообразователя, понятия.
Построение указателя
Основным элементом указателя является рубрика, состоящая из предметного понятия и поисковых данных.
В зависимости от назначения указателя рубрика может быть:
простой (раскройте)
сложной (раскройте)
гнездовой (раскройте)
Определите тип рубрики:
1) Газеты.
2)Газеты, тираж.
3)Газеты.
- “Известия” 7, 8, 9
- “Независимая” 10, 11
- “Спид-инфо” 14, 16
Подрубрики могут располагаться как в алфавитной, так и в логической, систематической последовательности.
Образование
- низшее 25, 26 - среднее 5, 9 - высшее 12, 13, 35
Виды документов не включаются в предметные указатели как самостоятельный элемент справочного аппарата, указатель видов документов составляется только к перечням документов, которые служат для определения сроков их хранения.
Понятия в предметном указателе могут быть однословными и многословными. При введении в указатель многословных понятий следует иметь в виду, что все слова несут разную смысловую нагрузку.
Так, например, в понятиях “борьба с неграмотностью”, “борьба с дезертирством”, “избирательная кампания” основное смысловое значение имеют слова “неграмотность”, “дезертирство”, “кампания”. Такие слова называются ударными или ключевыми.
Выявление ударного ключевого слова необходимо для правильной организации поиска информации в указателе основных вопросов и направлений деятельности учреждения-фондообразователя. При включении многословного понятия в указатель ключевое словов ставится на первое место, т.е. осуществляется инверсия и к нему указывается поисковые данные. А второе слово превращается в пояснение, дополнение к первому.
Например:
Неграмотность, борьба с нею 4, 6, 8.
Невозможно предугадать заранее мысли исследовантеля, поэтому в указатель необходимо включить многословное понятие полностью, сделав отсылку к понятию ключевому.
Если оба слова являются ключевыми, то в указатель вносится такое словосочетание, какое включено в опись, а второе слово заносится в указатель на соответствующую букву с отсылкой на основное понятие, без указания ссылочных данных.
Например:
Учет военнообязанных 14, 17, 18
Военнообязанные - см. Учет.
Инверсии не подвергаются устоявшиеся понятия.
Например:
Новый русский 7, 13.
Для того, чтобы составить указатели к описи, необходимо каждое предметное понятие выписать на отдельную карточку, дать к нему необходимые пояснения, указать номера единиц хранения, где встречается это понятие. После выявления всех предметных понятий, в том числе именных и географических, необходимо произвести их систематизацию по алфавиту (до 4-го знака), необходимую инверсию, создать, при необходимости, сложные рубрики. И только после этого перенести содержание карточки на листовую форму указателя.
Переработка и усовершенствование описи.
В заключение обращаем внимание работников государственных архивов на тот факт, что составление описи не является Вашим основным “хлебом”.
Скорее всего со всеми вышеперечисленными операциями Вы столкнетесь в процессе усовершенствования описи или подготовки ее к изданию. Переработка и усовершенствование описей необходимы для исправления ошибок, допущенных в справочнике предшественниками.
В чем же разница между усовершенствованием и переработкой описи?
Переработка описей производится в исключительных случаях, если прежняя опись является непреодолимым препятствием для поиска информации.
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
1. Назовите основные функции описи как архивного справочника.
2. Назовите этапы составления описи в их последовательности.
3. Назовите российских ученых, которые внесли вклад в теорию описания.
4. Дайте определение организации документов и дел в пределах архивного фонда.
5. Назовите основные признаки организации дел фонда учреждения .
6. Назовите дополнительные признаки организации архивного фонда учреждения.
7. Назовите признаки организации документов фонда личного происхождения.
8. Определите тип схемы классификации.
а) опись книгам писцовым и переписным дозорным, перечневым, платежным и межевым, хранящимся в МАМЮ (1869 г.). г. Алатырь. 7136 (1628) г. 7176 (1668) г. 7196 (1688) г. г. Алексин 7136 (1628) г. и 7137 (1629) г. 7136 (1628) г. и 7131 (1629) г. 7154 (?) г. г. Архангельск 7130 (1622) г. и 7132 (1624) г. 7186 (1678) г. г. Балахна 7136 (1628) г. 7137 (1629) г.
б) Народный комиссариат просвещения РСФСР – Секретариат коллегии 1918 г. 1919 . 1920 г. - Управление делами 1918 г. 1919 г. 1920 г. - Административно-организационное управление 1918 г. 1919 г. 1920 г. - Отдел реформы школы 1918 г. 1919 г. 1920 г.
В) Фонд актера и режиссера МХАТ В.А.Орлова
1. Документы к биографии Орлова В.А. ................................................
2. Записные книжки Орлова В.А. ............................................................
3. Письма................................................................................................
3.1. Письма к Орлову В.А. от разных лиц ..............................................
3.2. Письма к Орлову В.А. от коллективных авторов ...........................
3.3. Письма к Орлову В.А. от неустановленных лиц ............................
3.4. Письма к Орлову В.А. от иностранных лиц ....................................
3.5. Письма к Орлову В.А. от учреждений и организаций ....................
3.6. Письма разных лиц к разным лицам ...............................................
3.7. Письма разных учреждений к разным лицам .................................
9. Определите, какую ошибку в организации документов в “Описании русских и славянских рукописей Румянцевского музеума” допустил А.Х.Востоков: “Каталог сей расположен по азбучному порядку названий, а не по форматам и не по содержанию рукописей”.
Алфавит (словотолкователь) речей иностранных и древних словенских, кои употреблены в священных книгах. XVII в. 157 л.
Анании Федорова (Суздальского Богородичного собора ключаря) историческое собрание о богоспасаемом граде Суздале...
Анастасия Синаита вопросы богословские и ответы на них, подкрепленные местами из святого писания и из разных отцев церковных...
Грамоты русские, хранящиеся в рижском и кенигсбергском архивах и у частных людей в Лифляндии...
Кормчая. Нач. XVI в. Полуустав 411 л.
10. Назовите состав справочного аппарата к описи.
11. Определите вид указателя к описи.
а) Капова пещера - археолог. памятник на Южном Урале 19, 3, 28.
Капоростто - селение на Сев.Востоке Италии 13, 59, 6.
Капошвар - город в Венгрии 23, 16, 5.
Каппадокия - область в Малой Азии (совр.Турция) 1, 25, 97.
б) Капповский путч - попытка монархического переворота в Германии в 1920 г. 6, 85.
Каприйская школа - группировка русской социал-демократии в Италии в 1909 г. - 27.
Каприччо - музыкальная пьеса 13, 66.
Капуцины - члены католического монашеского ордена в XVI - XVII в. 25, 32.
12. Определите тип рубрики предметного указателя.
Капитель
- пальмовидная 13, 12;
- ионическая 27, 30;
- дорическая 37, 39;
- коринфская 61.
13. Объясните в чем разница между переработкой и усовершенствованием архивной описи.
Тесты
1. Классификационной единицей в пределах фонда является:
- документ;
- лист;
- группа дел;
- дело;
- фонд.
2. Схема классификации дел в пределах фонда это:
- перечень разделов (структурных подразделений или функций фондообразователя и других), на основе которого строится опись;
- перечень категорий документов фонда с указанием сроков их хранения;
- перечень основных этапов истории фондообразователя и фонда;
- алфавитный перечень научных понятий, исторических фактов, явлений, учреждений.
3. В том случае, если учреждение имело часто изменяющуюся, сложную структуру, для его фонда больше подойдет:
- хронологически-структурная схема классификации;
- номинально-хронологическая схема классификации.
4. В том случае, если учреждение вообще не имело структуры и уже окончило свою деятельность, для него больше подойдет:
- хронологически-структурная схема классификации;
- структурно-хронологическая схема классификации;
- отраслевая-хронологическая схема классификации.
5. Если учреждение имело стабильную структуру и уже закончило свою деятельность, для его фонда подойдет:
- хронологически-структурная схема классификации;
- структурно-хронологическая схема классификации;
- отраслевая-хронологическая схема классификации;
- хронологически-отраслевая схема.
6. Заголовки единиц хранения вносятся в опись:
- по валовым номерам дел;
- по делопроизводственным номерам дел;
- по алфавиту первых слов заголовков;
- в зависимости от настроения архивиста.
7. При перенесении заголовка дела в опись:
- возможно употреблять любые сокращения с целью экономии времени и труда архивиста;
- возможно употреблять только общепринятые или предусмотренные в списке сокращений аббревиатуры;
- возможно сокращать только названия организаций и предприятий;
- возможно сокращать только аннотацию документов.
8. Предметный указатель к описи может быть:
- слепым;
- глухим;
- звонким;
- сложным;
- составным.
9. Рубрики предметного указателя бывают:
- сетчатыми;
- квадратно-гнездовыми;
- гнездовыми;
- кубическими.
10. При составлении предметного указателя инверсии не подвергаются следующие устоявшиеся понятия:
- “Красный Октябрь”, фабрика;
- молодежный туризм;
- архивный справочник;
- единый сельскохозяйственный налог.
11. При составлении предметного указателя следующие понятия могут быть рубриками:
- борьба;
- отдел снабжения;
- неграмотность;
- протоколы.
12. Таблица переводных шифров это:
- вид документов секретного делопроизводства;
- вид документов Федеральной службы контрразведки, прилагаемый к радиограммам секретных агентов;
- элемент Справочного аппарата к описи, помогающий установить связь между старым и новым номером дела по описи, если фонд был заново подвергнут переработке.
- элемент справочного аппарата к описи, представляющий собой алфавитный перечень научных понятий, исторических фактов, явлений учреждений.
Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:
©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.
|