ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ НА ОСНОВЕ КРИТЕРИЕВ

ВАША ЦЕЛЬ : Изучить методику проведения экспертизы ценности документов на основе критериев.

ВАША ЗАДАЧА: Провести экспертизу ценности документов фондов учреждений или фондов личного происхождения.

3.1.1. Понятие об экспертизе ценности документов.

Процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов.

Методика экспертизы складывалась в течение длительного периода времени. Основы начали закладываться в XIV-XVIII вв. Более бурное развитие экспертиза получила в XIX в. и окончательно сформировалась в ХХ веке.

Итогом экспертизы ценности документов является комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны полноценными документами. Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, подлежащих концентрации в государственных архивах.

Задачи экспертизы ценности документов.

Cформулируйте задачи экспертизы ценности документов:

Первая задача -

Вторая задача -

Третья задача -

Четвертая задача -

Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах.

Кратко охарактеризуйте каждый этап:

Критерии экспертизы ценности

Критерии экспертизы ценности - это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.

Все критерии могут быть классифицированы по трем большим группам:

- критерии оценки происхождения документов;

- критерии содержания документов;

- критерии внешних особенностей документов.

К группе критериев происхождения отнесены следующие критерии:

- значение учреждения или лица в жизни общества;

- значимость события (явлений, предмета), отраженного в документах;

- время и место образования документов.

К группе критериев содержания отнесены следующие критерии:

- значение имеющейся в документе информации;

- повторяемость документной информации;

- целевое назначение документа;

- вид и разновидность документа.

К группе критериев внешних особенностей документов относятся:

- подлинность;

- наличие резолюций, виз, помет на документе;

-внешний вид документа, форма передачи содержания, удостоверения и оформления документов, (в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности, физическое состояние документа).

Раскройте значение каждого критерия ЭЦД:

“Значение учреждения или лица в жизни общества” -

Критерий значения событий -

Критерий времени образования документов -

Критерий места образования документов -

Значение информации документов -

Повторяемость информации -

Подлинность документов -

Резолюции, визы, пометы -

Художественные, палеографические, языковые и другие особенности -

Назовите виды и формы повторяемости информации.

Как оформляются результаты ЭЦД?

Особенности проведения экспертизы ценности документов личного происхождения.

Документы личного происхождения отражают не только факты реальной действительности, но и отношение к ним автора, зависящее от социальной позиции, накопленного жизненного опыта и специфики эмоционального восприятия мира. Исторические события предстают перед нами в свете его индивидуального отношения к ним. Вследствие этого отражение внешнего мира в документах личных архивов, не теряя своего объективного значения, приобретает и субъективный характер.

Разумеется, субъективный характер документов личного происхождения требует самой тщательной проверки, отраженных в них сведений, но это обстоятельство не умаляет большого значения данных материалов. “... Если подходить к источнику не только как к однолинейному свидетельству о ряде фактов, свидетельству, возможно, и недостоверному, но как к материальному результату человечесткой деятельности, средству достижения практической цели, то можно увидеть в нем достоверные черты времени, которые этот источник в себя вобрал”[1]. при таком подходе самые субъективные источники могут дать достоверные сведения о времени, в которое они возникли.

В отличие от отбора на государственное хранение документов современных учреждений для отбора документов личного происхождения до настоящего времени не разработаны перечни. Поэтому пользуются системой критериев, разработанной на базе общих критериев.

С учетом специфики документов личного происхождения критерии экспертизы ценности документов личного происхождения подразделяют на двегруппы:

- критерии ценности фондов личного происхождения;

- критерии ценности документов личного происхождения.

К группе критериев ценности фондов личного происхождения отнесены следующие критерии:

- значение творческой и общественной деятельности фондообразователя (раскройте)

- история фонда и его состав (раскройте)

- взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (раскройте)

К группе критериев ценности документов личного происхождения относятся:

- значение творческой и общественной деятельности автора документа (раскройте)

- время и место создания документа

(раскройте)

- значимость содержания документа, его информационная, художественная и научная ценность (раскройте)

- внешние признаки документа (раскройте)

- взаимосвязь с другими документами (раскройте)

Имейте в виду, если в деле, отбираемом к уничтожению, наряду с не имеющими ценности документами есть ценные документы, то Вы можете переформировать дело, а не полностью оставлять его на хранение.

В результате проведенной экспертизы ценности выделяются три группы дел с составленными на них карточками описания.

Первая группа - дела (и карточки) постоянного хранения, которые в дальнейшем будут включены в опись.

Вторая группа - дела (и карточки) со сроками долговременного хранения (75 лет и 75-в), которые будут включены в опись по личному составу.

Третья группа - дел (и карточки) временного хранения. В фондах учреждений 1920-х годов сроки хранения таких документов давно истекли. Эти дела подлежат уничтожению.

При проведении экспертизы ценности документов личного происхождения на основе критериев сначала определяется ценность фонда, а затем проводится оценка документов.

В результате экспертизы выделяется две группы дел с карточками описания на них.

Первая группа - дела (и карточки) постоянного хранения, которые затем включаются в опись.

Вторая группа - дела (и карточки), выделяемые к уничтожению.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1.Дайте определение экспертизы ценности документов.

2. Назовите задачи экспертизы ценности документов.

3. Назовите этапы экспертизы ценности документов?

4. Назовите группы критериев экспертизы ценности.

5. Назовите группы критериев экспертизы для документов

личного происхождения.

6. Назовите виды и формы повторяемости информации.

7. В чем различие задач и функций ЦЭПК, ЦЭК, ЭПК, ЭК.

Тесты:

1. Комплексная целевая экспертиза ценности это:

- экспертиза ценности, проводимая с целью уничтожения документов;

- экспертиза, которая проводится сразу по нескольким фондам с целью выявления дублетности;

- выездная экспертиза в специально выбранном учреждении;

- экспертиза ценности, которая проводится в комплексе с другими видами работы по освобождению площадей архивохранилищ.

2. В группу критериев происхождения включаются следующие критерии экспертиза ценности документов:

- время и место рождения фондообразователя;

- целевое назначение документов.

- значимость событий (явлений, предмета), отраженных в документах;

- внешний вид документа

- время и место образования документов.

- значение учреждения или лица в жизни общества;

- значение имеющейся в документе информации;

- повторяемость документной информации;

- подлинность;

- языковые особенности документов;

- физическое состояние документов.

- наличие резолюций, виз, помет на документе.

3. В группу критериев содержания включаются следующие критерии экспертиза ценности документов:

- степень введения документов фонда в научный оборот;

- целевое назначение документов;

- значимость событий (явлений, предмета), отраженных в документах;

- внешний вид документа;

- время и место образования документов;

- значение учреждения или лица в жизни общества;

- значение имеющейся в документе информации;

- повторяемость документной информации;

- подлинность;

- языковые особенности документов;

- физическое состояние документов;

- наличие резолюций, виз, помет на документе.

4. В группу критериев внешних особенностей включают:

- время и место образования документов;

- особенности передачи текста;

- цвет и запах документа;

- особенности материальной основы документа;

- размер документа;

- особенности физического состояния;

- наличие резолюций, виз, помет на документе;

- палеографические особенности документов.

- юридическая достоверность документа.

5. Формальный вид повторяемости информации это:

- простое воспроизведение документной информации во вторичных источниках;

- документы на одинаковых бланках;

- документы, завизированные или подписанные должностным лицом без их изучения.

6. Аналитико-синтетический вид повторяемости информации это:

- преобразование документной информации первичных источников во вторичных источниках информации;

- цитирование одного документа во втором;

- “высшая ступень подготовки документа, разрешающая противоречия предшествующих документов” по диалектике Гегеля;

- расчленение (документа) путем логической абстракции;

- копирование документов.

7. Под значением учреждения в жизни общества

понимают:

- принадлежность государству контрольного пакета акций данного предприятия;

- значение деятельности учреждения для развития отрасли, его место в ведомственной системе;

- важность целей и задач группы людей, работающих в данном учреждении;

- размер штатов учреждения;

- размер уставного капитала, размер фонда заработной платы.

8. Под значением лица в жизни общества понимают:

- наличие статьи о данном лице в Большой советской энциклопедии;

- признание заслуг данного лица научной или художественной общественностью, государством, коллегами, зрителями и др.;

- наличие статьи о деяниях данного лица в Книге рекордов Гинеса;

- размер годового дохода, стоимость движимого или недвижимого имущества лица;

- наличие в фонде данного лица ценных исторических источников.

9. Результаты экспертизы ценности закрепляются:

- архивной описью;

- актом о выделении дел к уничтожению;

- уставом учреждения;

- квитанцией пункта приема макулатуры;

- номенклатурой дел.

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ ЗАДАНИЕ

1) В чем суть научной дискуссии второй половины 1970-х годов об экспертизе ценности документов личного происхождения?

2)Определите, кому принадлежат эти высказывания?

a) “Документы, отобранные для уничтожения едва ли следует истреблять самому архиву: в этом отношении предвидится не польза, а вред, ибо канцелярские служители и сторона архива получили бы через это возможность сами продавать хотя бы и надорванную бумагу, а такая продажа могла бы послужить или соблазном и поводом продавать и такие дела, которые подлежат хранению. Поэтому лучше, чтобы начальство архива продавало оные с торгов, через это любители старины получат средство преобретать за бесценок материалы, которые все-таки нельзя признать бесполезными и в ученом отношении вполне не годными.”

б) «Необходим закон о немедленном прекращении уничтожения архивных дел в учреждениях всех ведомств. Практика, основанная на действующих, высочайше утвержденных положениях и правилах Комитета Министров, обратила это важное и трудное дело в очень легкое, но влекущее за собою в последнее десятилетие повальное разрушение русских архивов с высокоценным для науки содержанием”.

в) Основные задачи экспертизы:

- установление тесной взаимосвязи между экспертизой и источниковедением, разработка сближающих их приемов и методов работы,

- сближение экспертизы и комплектования с вопросами документирования деятельности учреждений, разработка научных основ документирования, обеспечивающих создание высококачественных документов как по форме, так и по содержанию;

- разработка принципов построения системы перечней документальных материалов, обеспечивающих правильное решение вопросов отбора документальных материалов для государственного хранения;

- изучение вопросов определения ценности документов, создаваемых в нескольких экземплярах и откладывающихся в различных учреждениях ;

- разработка критериев отбора на государственное хранение материалов, которые в недалеком будущем будут создаваться в массововм количестве в связи с применением электронно-вычислительной и другой новой техники;

- определение категорий документальных материалов, оригиналы которых могут быть уничтожены после их микрофотокопирования или в результате применения других способов миниатюризации документов;

- разработка вопроса о документах, которые могут храниться не только в архивах, но и в музеях ”

г) “Вполне целесообразно создание “перечня для архивиста”, т.е. такого перечня, который бы включал только документацию, подлежащую приему в государственные архивы”

д) “После того, как для составления и воспроизведения документов стали применять современную технику, их число за последние десятилетия увеличилось скорее в геометрической, чем в арифметической прогрессии...Наблюдается любопытная аномалия - чем важнее вопрос, тем менее вероятно отыскание по нему полной документации.В то время как современная техника во многих отношениях помогла получению и хранению документальных материалов, ее применение ведет и к устранению многих материалов, которые могли бы в свое время стать частью документации о деятельности правительственного учреждения. Многое, влияющее на разработку директив и планов, никогда не получает отражения в документах.”

Список основных источников и литературы по теме:

Источники.

Методические рекомендации по проведению целевой комплексной экспертизы ценности документов, хранящихся в государственных архивах. М., 1998.

Отнесение организаций и предприятий нового типа к числу источников комплектования государственных архивов. М., 1993.

Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций ( хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов ): Справочное пособие. М.; ВНИИДАД, 1996.

Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций ( новых экономических - хозяйственных структур ): Методические рекомендации. М., 1997.

Литература.

Альбрехт Б.В. О некоторых проблемах развития архивного дела в банковской системе // Отечественные архивы. 1997. № 4.

Банасюкевич В.Д. Формирование Архивного фонда Российской Федерации. Современный этап // Секретарское дело. 1998. № 1.

Бурова Е.М. История и современные тенденции развития экспертизы ценности документов: Учебное пособие. М., 1985.

Жукова М.П. Экспертиза ценности документов современных учреждений, организаций, предприятий // Отечественные архивы. 1994. № 5.

Жукова М.П. Экспертиза ценности и комплектование государственных архивов управленческими документами ( теоретико-методический аспект ) // Отечественные архивы. 1995. № 6.

Иноземцева З.П., Курносов Н.Д. Новое время - новые проблемы. Комплектование государственных архивов документами общественных движений // Отечественные архивы. 1992. № 6.

Осичкина Г.А. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве// Секретарское дело. 1997. № 4.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: