РАСПОЛОЖЕНИЯ ЭЛЕМЕНТОВ ЗАГОЛОВКА

*) элемент заголовка возможный, но не обязательный.

Простые заголовки наиболее полно отражают порядок формирования документов в дела. Они являются основой составления обобщенных, сложных, и типовых заголовков.

Обобщенные и сложные заголовки.

Составление обобщенных заголовков рекомендуется тогда, когда дела были сформированы таким образом, что в них вошли документы разных авторов, разных корреспондентов, разного содержания и т.д.

Для компактности заголовка приходится прибегать к обобщенным заголовкам (дайте определение)

Избегайте заголовков, хотя бы отдаленно напоминающих тип “разные бумаги по разным вопросам” (“общие материалы, переписка по организационным вопросам, материалы к руководству” и т.п.). (Объясните, почему):

Сложные заголовки составляются в том случае, когда дело состоит из легко выделяемых отдельных групп документов или было сформировано без всякого учета признаков заведения дел. При этом на одну группу документов можно составить простой заголовок, на другую обобщенный.

Сложный заголовок (дайте определение)

Составление аннотаций.

Простые и, тем более, обобщенные и сложные заголовки не всегда могут раскрыть содержание отдельных, наиболее важных документов дела. Это осуществляется с помощью аннотирования документов.

Перечислите категории документов, на которые составляются аннотации:

Укажите, какие элементы информации включает в себя аннотация, если:

- аннотация представляет собой заголовок отдельного документа;

- аннотация составляется на несколько однородных документов;

- аннотация содержит краткое описание содержания документа.

Аннотация помещается за заголовком дела с красной строки на обложке (карточке) или на отдельном листе, который вкладывается между обложкой и первым листом дела.

Типовые заголовки.

Типовые заголовки разрабатываются для однородных дел с целью облегчения и достижения единства (унификации) их описания.

Укажите, какие элементы входят в типовой заголовок:

Требования, предъявляемые к заголовку.

Заголовок должен быть кратким, точным и литературно-грамотным. Не следует механически переносить в заголовки из текстов документов архаичные выражения, нельзя также модернизировать заголовок, заменяя исторические понятия современными терминами. (Обьясните, почему):

2.3.6. Дифференцированный подход к описанию.

Степень подробности научного описания документов и дел зависит от ценности документной информации, ее уникальности. Дела, содержащие ценные исторические источники, описываются максимально подробно с аннотированием отдельных документов. На особо ценные, уникальные дела составителя внутренняя, подокументная опись.

Особенности описания документов и дел личного происхождения.

При описании документов и дел личного происхождения учитывается особенность этих материалов.

Перечислите виды документов, характерные для дел личного происхождения.

Перечислите дополнительные элементы информации, которые присутствуют при описании дел личного происхождения.

2.5. Особенности составления заголовков документов и дел досоветского периода.

Состав и содержание документов, созданных в предшествующие исторические эпохи, а так же дел, сформированных в делопроизводстве XVI-XVII и XVIII-XIX вв., обладают рядом специфических черт и особенностей, которые следует учитывать при составлении заголовка.

Особым своеобразием отличаются документы XV-XVII вв., т.к. в них отображается самобытный облик Российского государства и особый стиль русского языка. Реорганизация структур госуправления, развитие языка и расширение функций государства приближает документы этого периода к современным, с точки зрения приема их описания. Если документы XV-XVII вв., из-за своеобразия делают возможным включение в состав заголовков отдельных оборотов речи и даже целых фраз, целиком заимствованных из текста или самоназвания документа, то для документов и дел XVIII-XIX вв. такие заимствования, как правило, не производятся.

При описании документов и дел XV-XVII вв. Особое внимание уделяется сохранению транскрипции имен и фамилий упоминающихся в них персоналий, названия должностей и титулов.

Укажите правила передачи должностей и титулов при описании документов

XV--XIX вв.

Следует избегать вульгаризированных эпитетов и определений, носящих отпечаток исторического или идеологического противостояния. В равной степени это относится как к представителям правящих классов и сословий, так и к подданным слоям населения. В последнем случае следует воздержаться от идеологических перекосов, содержащихся в тексте самих документов (объясните, почему):

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Дайте определение вторичной документной информации.

2. Почему опись называют матерью “всех архивных справочников”?

3. Охарактеризуйте этапы и способы описания.

4. Перечислите информационные характеристики документов и дел.

5. В чем состоит разница между простыми, обобщенными и сложными заголовками?

6. Найдите ошибки в заголовках дел.

Дело о нырнутии в воду и самовольном невыхождении из оныя.

Общая переписка по вопросам работы отдела снабжения.

Дело о немирном житии ключаря Федотова.

Переписка о поставках по обязательствам синтетических материалов финской фирме “Эрко” Главного управления механика и энергетика Министерства строительных материалов СССР.

Тесты

1. Заголовок дела составляется:

- на основании внимательного изучения документов дела;

- на основании поверхностного просмотра первых листов дела;

- списывается с обложки дела;

- сочиняется на основании изучения исторической справки о фондообразователе и фонде.

2. Данный заголовок единицы хранения является:

1) Записная книжка актера МХАТ Орлова В.А. 1927-28 гг.

простым

обобщенным

сложным

2) Переписка с архивными учреждениями о разработке проекта Правил работы государственных архивов СССР.

простым

обобщенным

сложным

3) Устав акционерного общества “Экспо-строй”, переписка с Министерством юстиции Российской Федерации о регистрации учредительных документов общества.

простым

обобщенным

сложным

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ ЗАДАНИЕ

1) Определите, кому могли принадлежать эти высказывания.

“Первая главная обязанность служащих в архиве есть составление описаний и содержание рукописи указателей к рукописям вверенного им хранилища. Эта обязанность далеко не так легка, как может казаться с первого взгляда : лишь специалист, знающий основательно свой предмет, может в нескольких словах, точно и ясно определить как название, так и существенное.”

“Если нет инвентарей ( inventaire sommaire ) хранилищу документов, то это равносильно невозможности узнавать о существовании документов иначе как случайно - следовательно, мы можем сказать, что успехи истории в значительной степени зависят от усовершенствования общего инвентария архивных документов.”

2) Объясните, как проявляется в процессе описания диалектическая взаимосвязь всех процессов работы с документами, которые основываются на природе самого документа?

Cписок основных источников и литературы по теме

Источники

Дифференцированный подход к описанию документов. Методические рекомендации. Вып. 1. М., 1969.

Методы описания документной информации: Метод. рекомендации. М., 1986.

Совершенствование научно-справочного аппарата к документам бывших партийных архивов: Методические рекомендации. М., 1994.

Литература

Белянина Л.И., Ларина В.Г., Химина Н.И. Научно-справочный аппарат в бывших партийных архивах: состояние и перспективы развития // Отечественные архивы. 1994. № 5.

Ковальчук Н.А., Осичкина Г.А., Бутько С.П. Основные информационные справочники в системе НСА государственных архивов. М., 1985.

Хлопов В.Г., Благодатская В.И. Описание документов бывших партийных контрольных органов//Отечественные архивы. 1999. №3.

ТЕМА 3.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: