Перечни документов, подлежащих постоянному хранению.

До настоящего времени разработаны были перечни одного вида - типовые. Это Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР (М., 1973), который, повторим, был ориентирован на документы государственной системы учреждений.

В типовом “Перечне документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР”. (М., 1973) иная схема классификации. Разделами служат наименования направлений деятельности органов государственной власти и управления, учреждений, предприятий и организаций.

Обратите внимание на то, что в 3-5 разделах перечня названа, как правило, документация, носящая специфический, свойственный тому или иному направлению деятельности или отрасли характер. Общая организационно-распорядительная документация по форме, видам документов и их назначению одинаковая для большинства отраслей и направлений деятельности учреждений (приказы, протоколы, докладные записки, отчеты, справки и т.п.) сосредоточена во втором разделе перечня. В подразделе “Промышленность” в рубриках “Общие вопросы организации производства” и “Внедрение новой техники и достижений организации производства” и “Внедрение новой техники и достижений науки...” предусмотрены документы, свойственные не только промышленности, но и большинству отраслей народного хозяйства в целом.

Очень своевременным является перечень для негосударственных коммерческих организаций - справочное пособие “Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)” (М., 1996). Данное пособие может быть отнесено к системе перечней, так как в первую очередь включает Примерный перечень управленческих документов негосударственных коммерческих организаций и будучи выпущенное ВНИИДАД в электронном формате, содержит на дискете программу просмотра Примерного перечня и выбора статей для формирования собственного перечня управленческих документов.

Данная система перечней охватывает так называемые “управленческие” документы. Но есть перечни для специальной документации. Например, в 1998 году был выпущен “Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России”.

Рассмотренные перечни, пособия по отбору, как уже отмечалось выше, представляют две типологии перечней документов: с указанием сроков хранения и подлежащих постоянному хранению.

Перечни документов постоянного и временного хранения.

Но сегодня можно уже говорить о новом, третьем типе перечней, где даны группы документов постоянного и временного сроков хранения, но последние не только не дифференцированны по срокам, а напротив обозначены лишь как “тяготеющие” к постоянному сроку хранения, среди них нет документов, однозначно имеющих тот или иной временный срок хранения.

Такой перечень типовых видов управленческих документов негосударственных организаций дан в Методических рекомендациях “Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических - хозяйственных структур)” (М., 1997).

Помните! Перечни не являются панацеей от всех бед.

Во-первых, несмотря на наличие перечней необходимо непосредственное изучение документов, особенно передаваемых на государственное хранение и выделяемых к уничтожению.

во-вторых, перечни устаревают, особенно ведомственные, особенно с указанием сроков хранения, особенно в наше бурное время;

в-третьих, перечни обратной силы не имеют. Их действие распространяется только на документы, образовавшиеся после его издания.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ.

1. В каких случаях нельзя проводить экспертизу документов по перечням?

2. Что такое типовой перечень?

3. Чем ведомственный перечень отличается от типового?

4. Какова структура перечня?

5. Как группируются учреждения в ведомственном перечне?

6. Состав описательной статьи перечня:

Тесты

1. Перечнем называются:

- списки документов учреждений, организаций и предприятий, с указаниями о сроках хранения документов или о составе документов, прием которых на госхранение обязателен;

- справочник, выполняющий функции учета и систематизации документов, раскрывающий состав и содержание дел фонда;

- штатное расписание государственного архива;

- список оборудования госархива.

2. Виды перечней:

- типовые;

- ежегодные;

- квартальные;

- учрежденческие;

- ведомственные;

- тематические;

- систематические;

- карточные;

- листовые.

3. Звенья перечня это:

- названия видов организаций по уровням управления;

- предисловие к перечню;

- разделы перечня;

- составители перечня.

3. Номенклатура дел это:

- систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве в течение делопроизводственного года, с указанием сроков их хранения;

- систематизированый список дел, законченных делопроизводством в течение делопроизводственного года и передаваемых в государственный архив;

- совокупность видов документов данной организации;

- делопроизводственное меню.

Впишите в таблицу виды документов соответствующих сроков хранения ( используйте типовые и ведомственные перечни документов)

Список основных источников и литературы по теме

Источники.

Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР. М., 1973.

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. М., 1989.

Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов). М.:ВНИИДАД, 1996.

Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических структур): Методические рекомендации. М., 1997.

Литература.

Бурова Е.М. Как сегодня определить сроки хранения документов? (Современная система пособий по экспертизе ценности документов) // Делопроизводство. 1998. № 1.

Жукова М.П. Экспертиза ценности и комплектования государственных архивов управленческими документами (теоретико-методический аспект)// Отечественные архивы. 1995. № 6.

ТЕМА 4.

СОЗДАНИЕ АРХИВНОЙ ОПИСИ

4.1. Понятие ” архивная опись”

Понятие “опись” дорого cердцу каждого архивиста - архив без описей - как капитан без морской лоции. Опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата, обеспечивающим оперативный поиск дел.

Архивная опись - это (дайте определение)

Укажите, какие виды описей составляют:

в делопроизводстве учреждения

в ведомственном архиве

в государственном архиве

Три важнейшие функции описи в системе научно-справочного аппарата:

информационная (раскройте)

учетная (раскройте)

классификационная (раскройте)

Архивная опись состоит из двух частей: собственно описи, т.е. перечня дел (описательных статей) и справочного аппарата к описи. Как правило, описи составляютя еще в учреждениях. Но и в государственных архивах составляются описи при усовершенствовании системы научно-справочного аппарата, при переработке неудовлетворительно описанных документов.

Работа по составлению описи складывается из:
(перечислите этапы)

На исключительную важность “описаний”, “инвентарей” для поиска и сохранения документов в архивах указывали ученые, стоявшие у истоков отечественного архивоведения - Н.В.Калачов, Д.Я.Самоквасов и др.

Опись является одним из самых древних архивных справочников - самая ранняя русская опись, дошедшая до нас, относится к XIII веку. Опись в России имеет свою историю. Наиболее ценный опыт составления описей, выработки теоретических основ описания относится к XIX веку. В 1920-30-е годы продолжались дискуссии о том, какую опись можно действительно считать “научной”, а какую “лженаучной”, обсуждались и состав описательной статьи, степень подробности описания. Единая форма архивной описи, с которой мы сейчас познакомимся, сложилась сравнительно поздно, в 1940-50-х годах.

Перечислите группы дел, на которые составляются отдельные описи.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: