Сделай Сам Свою Работу на 5
 

АНАЛИТИКО - СИНТЕТИЧЕСКАЯ ОБРАБОТКА РЕТРОСПЕКТИВНОЙ ДОКУМЕНТНОЙ ИНФОРМАЦИИ

ВАША ЦЕЛЬ: Изучить проблемы описания документов и получить практические навыки составления информационных характеристик документов и дел.
ВАША ЗАДАЧА: Провести описание дел (документов) конкретного фондообразователя. В процессе описания выявить и зафиксировать на карточках все информационные характеристики дела, в том числе отредактировать или составить заново заголовки дел и аннотации документов.

 

 

Понятие об описании документов и дел.

Организация документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ) основана на строгой иерархии этапов классификации, идет сверху вниз: от Архивного фонда страны в целом по сети государственных архивов, затем внутри архивов по архивным фондам, наконец - внутри архивного фонда по делам.

Как Вы помните, документы АФ РФ страны являются носителями первичной документной информации.

Для того, чтобы первичную информацию можно было легко и быстро отыскать в архиве, она подвергается аналитико-синтетической обработке, то есть сжатию, свертыванию, обобщению, в результате чего появляется вторичная документная информация архивов.

Описание документов и дел - это ... (дайте определение)  

 

Описание дел - это обязательное условие составления всех видов справочников о составе и содержании архивных документов.

Этапы и способы описания.

Описание начинается в делопроизводстве учреждений, а также проводится в ведомственных и государственных архивах.

Укажите, в каких случаях проводится описание дел и документов:

в делопроизводстве учреждений

 

в ведомственных архивах

 

 

и государственных архивах

 

Описание - первый шаг в создании архивной описи.

Архивная опись - “мать” всех архивных справочников и Ваша задача, чтобы она не стала “мачехой” для исследователя, который будет ей пользоваться. Ведь от точности, полноты и информативности описи зависит зачастую успех научного исследования.

Почему же описи придается такое значение? Во - первых, архив может не иметь многих вещей: финансирования, сотрудников, помещения, но если он имеет опись, это уже архив, а не бумажный хлам. Во - вторых, неописанные материалы - россыпь не выдаются исследователям. Опись - это первое, что историк потребует, придя в читальный зал.



А сейчас вооружитесь нашим советом: запаситесь терпением! Описание- довольно трудоемкое, но интересное и порою захватывающее занятие.

Помните об ответственности, приступая к описанию! Из - за трудоемкости процесса аналитико - синтетической обработки информации средний срок службы описи, каталога, указателя - почти столетие! Представьте себе - рухнут империи, будут опровергнуты старые учения и созданы новые парадигмы - и все новые и новые поколения исследователей, тщетно пытаясь разыскать материалы по Вашей описи, будут “благодарно” вспоминать Ваше имя. Вместе с тем, историки действительно с благодарностью вспоминают создателей описей и каталогов архивов Министерства юстиции, Сената, Синода, собраний рукописей музеев и библиотек созданных в середине – второй половине XIX века - П.Иванова, А.Х.Востокова, В.С.Иконникова, Н.В.Калачева, Н.Н. Бантыш-Каменского и других.

В архивах при обработке значительного комплекса документов описание производится на карточках. Карточный способ помогает не только оперативно исправлять неточности, но и облегчает в дальнейшем классификацию дел внутри архивного фонда.

На обложках и карточках указываются одинаковые и в единой последовательности информационные характеристики документов и дел.

 

2.3. Информационные характеристики документов и дел.

 

Информационными характеристиками каждого дела являются :

- название учреждения с указанием вышестоящего ведомства ;

- название структурной части (функции, отрасли);

- индекс дела по номенклатуре ;

- заголовок дела ;

- крайние даты ;

- количество листов ;

- архивный шифр.

 

Название учреждения, как Вы знаете, является в тоже время и названием фонда. Дается полное наименование учреждения с указанием ведомства, в систему которого оно входит. Обычно, если есть официально принятое сокращенное наименование, то оно дается в скобках после полного наименования учреждения.

Если название учреждения менялось или дело из одного учреждения передавалось в другое, то... (укажите, как передается название учреждения)

 

Название структурной части помогает быстро и правильно провести классификацию дел внутри архивного фонда.

Имейте в виду, если название структурной части менялось, то... (впишите, как поступают в таком случае)

 

Если учреждение не имело структуры, то указываются (впишите, как поступают в таком случае)...

 

 

Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел внутри архивного фонда, показывает степень сохранности и полноты материалов.

Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание его документов. Составление заголовка является самым трудным и важным при описании.

Крайние даты определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводстве. Следует учитывать, что дела могут начинаться или заканчиваться документами входящими, исходящими или внутренними. На каждом документе, как правило, бывает несколько дат : составления, подписания, исходящей или входящей регистрации.

 

Помните : в качестве крайних дат для документов входящих приняты даты (укажите, какие даты)

 

 

Будьте осторожны : документы могут быть подшиты не в хронологической последовательности.

 

Особое внимание следует уделить на датировку декретов и законов, планов и отчетов, книг и копий документов.

Знайте :

Декреты, законы, указы, постановления, приказы - для них крайними датами являются даты подписания или утверждения. Если они не датированы, то... (укажите, как поступают в таком случае)...

 

Планы, отчеты, сметы - крайними датами являются даты, на которые или за которые они составлены, а не даты составления или подписания. Такие даты достаточно указать только в заголовке, не указывая крайних дат.

Книги (кассовая , учета, регистрации) - крайние даты определяются первой и последней записями.

Копии документов - крайними датами являются (укажите, как поступают в таком случае)...

 

Помните : на практике встречаются случаи, когда дело было начато в одном учреждении, а затем передано в другое. Особенно это типично для судебных дел. В этих случаях указываются 3 даты :

(укажите, как поступают в таком случае)...

 

Количество листов проставляется с целью сохранности документов дела.

Архивный шифр - это (дайте определение):

 

Элементы заголовка дела.

Рассмотрим более подробно важнейшую информационную характеристику дела -заголовок.

Заголовки бывают 3-х типов : простые, обобщенные, сложные.

Простой заголовок складывается из расположенных в определенной последовательности элементов (укажите последовательность элементов заголовка):

 

 

Элементы заголовка одновременно никогда не применяются. Их набор зависит от состава и содержания документов дела.

Если в делопроизводстве правильно были сформированы дела по признакам их заведения, то не представляет труда составить заголовок, с наибольшей полнотой отражающий состав и содержание документов этого дела.

Если дела были сформированы неправильно, они все равно в архиве не расшиваются. В таком случае надо попытаться максимально адекватно описать дело в том виде, в каком оно дошло до нас.

Здесь необходимо остановиться на диалектической взаимосвязи всех процессов работы с документами, которые основываются на природе самого документа.

Ни в документоведении, ни в архивоведении, ни в области информатики не создаются искусственные, формальные признаки (такой подход считается не научным) организации документов и информации из них, а применяется такие признаки, которые логически связаны с формуляром документа - его реквизитами.

 

Реквизиты документа Признаки заведения дел Элементы информации заголовка Критерии экспертизы ценности Признаки классификации дел внутри фонда
вид документа номинальный вид документа, вид дела Вид документа номинальный
автор   авторский Автор Фондообразователь, авторство авторский
адресат корреспондентский Корреспондент корреспондент корреспондентский
заголовок предметно-вопросный Содержание содержание предметно-вопросный
место географический Территория место события географический
дата хронологический Время дата события хронологический

Как видно из этой схемы, налицо даже терминологическое совпадение в названии отдельных признаков, характеризующих тот или иной этап работы с документами.

Наибольшее совпадение прослеживается между признаками заведения дел и характеристиками описания.

Состав реквизитов документа, критериев экспертизы и признаков классификации дел внутри архивного фонда несколько шире приведенных здесь признаков. Но и они будут основываться на анализе или формализации того или иного реквизита документа.

Так, если дела были сформированы с учетом признаков заведения дел, то на такие дела заголовки составить легко.

Помните : Понятие “материалы” применяется (впишите, когда применяется понятие):

 

Понятие “дело” применяется при описании личных дел (укажите , когда):

 

Понятие “переписка” применяется (укажите, когда):

 

 

После того, как определен характер дела, составляется заголовок из определенных элементов, вытекающих из признаков заведения дел.

 

 


 

ПРИМЕРНАЯ СХЕМА

 



©2015- 2022 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.