Организация деятельности экспертных служб.

При Федеральном архивном агентстве действует Центральная экспертно-проверочная комиссия (ЦЭПК), при органах управления архивным делом субъектов РФ действуют экспертно- проверочные комиссии. Экспертиза ценности документов осуществляется органами и учреждениями системы Федеральной архивной службы России в соответствии со следующими полномочиями:

– Федеральная архивное агентство России определяет: принципы и критерии формирования Архивного фонда Российской Федерации, состав документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, сроки хранения документов; утверждает: типовые, примерные перечни документов со сроками хранения и подлежащих передаче в архивы, изменения и дополнения к ним; акты о выделении к уничтожению документов, образовавшихся по 1945 год включительно и находящихся на хранении во всех архивах; согласовывает: ведомственные перечни документов, изменения и дополнения к ним, примерные номенклатуры дел; решает спорные вопросы по отбору документов на хранение и уничтожение;

– органы управления архивным делом субъектов Российской Фе-дерации определяют состав документов, относящихся к Архивным фондам субъектов Российской Федерации и подлежащих хранению в архивах; утверждают: примерные перечни документов, подлежащих передаче в соответствующие архивы, изменения и дополнения к ним, описи дел, документов постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов из фондов архивов, описи дел, документов постоянного хранения, подлежащих приему в архивы, перечни копий (микрокопий) документов, подлежащих постоянному хранению на правах подлинников, листы учета и описания уникальных документов; согласовывают: описи дел по личному составу и долговременного хранения, акты о выделении к уничтожению документов из фондов соответствующих организаций, примерные номенклатуры дел и номенклатуры дел организаций — источников комплектования архивов; решают в пределах своей компетенции спорные вопросы по отбору документов на постоянное хранение; – архив организует отбор и своевременную передачу в архив документов юридических и физических лиц — источников комплектования; рассматривает списки фондов, подлежащих экспертизе ценности; проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов; рассматривает с последующим представлением органу управления архивным делом составленные, переработанные описи на документы, хранящиеся в архиве, акты о выделении к уничтожению документов из фондов архива, описи дел постоянного и долговременного сроков хранения и акты о выделении к уничтожению документов, образовавшихся в деятельности самого архива.

Для проведения экспертизы ценности дел, отбору и подготовки дел к передаче на постоянное хранение в организациях создаются экспертные комиссии(ЭК). ЭК создается приказом руководителя организации из наиболее квалифицированных работников в количествен не менее трех человек. В состав ЭК в обязательном порядке включается руководитель архива, представитель архивного учреждения. Председателем ЭК назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства. Основными задачами ЭК являются:

• Организация и проведение экспертизы ценности дел на стадии

делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

• Организация и проведение экспертизы ценности дел при подготовки к

сдаче их в архив организации;

• Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче

их на постоянное хранение в государственный или муниципальный

архив.

ЭК проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости. Заседания протоколируются. Протокол подписывает председатель и секретарь. Решения ЭК вступают в силу после утверждения руководителем организации.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно. Отбор документов постоянного и временного хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор только на основании заголовков дел. Дела с отметкой «ЭПК» подлежат полистному просмотру с целью выявления документов постоянного срока хранения.

Подшивка вновь сформированных дел проводится только после завершения экспертизы ценности дел.

По результатам экспертизы ценности документов составляются: описи дел, документов постоянного хранения, описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи дел по личному составу и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Акт и описи согласовываются ЭК организации и представляются на утверждение ЭПК архивного учреждения.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составленный при описании документов, переработке описей, вступает в силу после утверждения описей дел, документов постоянного хранения и описей дел по личному составу.

Документы, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию) и снимаются с учета в установленном порядке.

Учет документов в архиве

Централизация архивного дела создала предпосылки для централизованного учета документов. Установлены единые требования к учетным данным (без чего было бы невозможно их суммирование и обобщение), единая методика учета и единые формы учетных документов.

Состав и объем почти любого комплекса документов (в особенности комплексов, в состав которых входят материалы действующих учреждений), не являются стабильными. Они изменяются по мере приема одних материалов, передачи и выделения к уничтожению других и т; п. Это требует от системы учета динамичности, т. е. способности оперативно отражать все изменения как в объеме, так и в составе документов.

Однако функции учета не ограничиваются вопросами обеспечения сохранности и использования архивных материалов. Учет способствует проведению планомерного комплектования государственных архивов в соответствии с их профилем, а также организации планирования работы архивов и их отчетности.

Все документы, поступающие в государственные архивы, подлежат немедленному учету. “Основные правила работы государственных архивов” определили, что учет ведется по фондам, объединенным архивным фондам, архивным коллекциям, делам, микрофотокопиям документов (негативы и позитивы), описям.

Правила установили также состав учетных документов, обязательных для ведения в каждом государственном архиве: книга поступлений, список фондов, листы фондов, описи, внутренние описи в делах, заверительные

надписи в делах, паспорт архива, дело фонда. Для архивных управлений республик, краев и областей обязательным справочником по учету являются фондовые каталоги, в которых учитываются все фонды, хранящиеся в госархивах республики, края, области. Функция учета всех фондов, входящих в состав Архивного фонда РФ возложена на Федеральное архивное агентство, которое осуществляет ведение Центрального фондового каталога (ЦФК).

Правила определили также группу вспомогательных форм учета, которые могут вестись в госархивах в зависимости от характера хранимых материалов: реестры описей, книги учета фондов, передаваемых в другие архивы, книги учета изменений в составе и объеме фондов и др.

Основной особенностью всех учетных документов является их органическая связь, и взаимодополняемость в зависимости от выполняемых задач.

Книга поступлений документов— учетный документ, с помощью которого осуществляется первичный учет поступающих в архив материалов. Книга поступлений дает возможность узнать в каждом отдельном случае, когда, откуда и в каком состоянии были получены те или иные материалы; установить поступление в архив фондов и дел за каждый год; показать динамику роста архива за тот или другой отрезок времени; правильно вести отчетность о приеме архивных материалов. В книгу в хронологической последовательности заносятся все поступления независимо от того, является поступление первым по данному фонду или повторным. Кроме порядкового номера в книге поступлений указываются основные данные о каждом поступлении: когда, от кого и на основании какого документа материалы поступили, наименование, годы, объем и состояние этих материалов, какие номера фонда им присвоены (или к каким уже имеющимся в архиве фондам они присоединены). Каждое поступление получает порядковый номер, независимо от того, состоит оно из материалов одного или нескольких фондов.

Список фондов— учетный документ, представляющий собой перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров. Список фондов фиксирует фондовый состав архива. По списку фондов каждый поступающий в архив фонд в хронологической последовательности поступлений получает порядковый номер, который не может быть присвоен другому фонду.

Вследствие того, что материалы фонда уже могли войти в научный оборот под своим номером, в случае передачи или утраты фонда этот номер другому фонду не присваивается. Перенумерация хранящихся в архиве фондов может проводиться лишь в исключительных случаях, например в результате утраты большого количества фондов. В архивах, хранящих документы советских и дореволюционных учреждений, списки фондов ведутся раздельно для каждой из этих групп фондов с самостоятельной порядковой нумерацией, при этом перед номерами фондов советских учреждений проставляется буква “Р”, отделяемая от номера фонда чертой (Р—1, Р—2, Р—3 и т.д.). Во всех других случаях список фондов ведется один для всего архива.

В списке фондов помимо номера фонда и даты его первого поступления указываются полное, официально принятое название учреждения-фондообразователя и если есть—официально принятое сокращенное название. Если название фондообразователя менялось, то указываются все названия в хронологической последовательности. Если фонд полностью выбывает из архива, то в графе “Отметка о выбытии” указываются учреждение, куда переданы материалы, а также название, номер и дата документа, на основании которого выбыли материалы.

При записи в список фондов материалов, поступивших из действующего учреждения, в списке оставляется несколько строк на случай последующих переименований фондообразователя.

Лист фонда—учетный документ, отражающий сведения о названии и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и описей на дела и документы фонда. Лист фонда составляется при первом поступлении материалов после записи в книгу поступлений и в список фондов. Он служит первичным источником информации по фонду, раскрывая кратко содержание материалов, и дает динамичную картину состава и состояния фонда благодаря наличию записей всех поступлений и каждого выбытия материалов.

Этот документ является важнейшей формой учета архивных материалов, так как содержит суммированные сведения о составе фонда в целом и происходящих изменениях.

Лист фонда состоит из трех основных разделов: 1) общая характеристика материалов, включающая название фонда и крайние даты каждого названия, дату первого поступления, местонахождение фонда (название государственного архива), номер фонда, дату посылки карточки фонда вышестоящему архивному учреждению, прежний номер фонда, примечание; 2) учет неописанных материалов, включающий количественные показатели и документальное основание поступления и выбытия материалов, а также наличное количество дел на каждую дату записи; 3) учет описанных материалов, включающий характеристику описей (номера описей, их названия, даты и объем в делах), выбытие описанных материалов, а также наличное количество дел по каждой описи и фонду в целом по состоянию на каждую дату записи.

Форма листа фонда позволяет представить в конкретных объемных показателях состояние фонда и состав его описей. По листу фонда присваивается номер каждой описи. Если материалы какой-либо описи выбывают из архива, то ее номер другой описи не присваивается, чтобы впоследствии не затруднить ссылки на документы в процессе их использования.

В некоторых случаях лист фонда может пересоставляться, в частности, если материалы фонда были подвергнуты пересистематизации, переработке, перешифровке, в результате чего он перестал отражать содержание материалов. Новый лист фонда составляется также при приеме фонда из другого государственного архива. В указанных двух случаях составляется

новый лист фонда, а старый (составленный до переработки или полученный из другого архива) помещается в дело фонда.

Листы фондов архива располагаются в порядке номеров фондов и составляют один или несколько прошнурованных и опечатанных печатью архива томов.

Если в архиве хранятся фонды советских и дореволюционных учреждений, то листы фондов комплектуются в два различных тома соответственно нумерации фондов каждой группы фондов.

Являясь частью системы научно-справочного аппарата, листы фондов выполняют не только учетные, но и информационные функции, поскольку содержат важные сведения о содержании фондов.

Опись дел—это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел архивного фонда.

На основании описи определяется архивный шифр дела, представляющий собой совокупность сведений о его местонахождении: сокращенное обозначение архива, номера фонда, описи, дела. Архивный шифр является адресом каждого дела, его поисковым образом, на который даются ссылки при использовании архивных материалов. Так как использование материалов происходит на всех этапах их существования, начиная с момента возникновения в системе делопроизводства, то в описях имеются сведения об изменении поисковых данных. С этой целью в специальной графе указывается делопроизводственный или прежний инвентарный номер, а в случае переработки описей составляются переводные таблицы.

Для учета архивных материалов особое значение имеют итоговые записи, которые делаются в конце каждой описи или в конце каждого тома, если опись состоит из нескольких томов, и содержат сведения о количестве дел, внесенных в опись,

При наличии в архиве большого количества описей ведется реестр описей, в котором указываются: номера по порядку, номер фонда, описи, название описи, крайние годы материалов, внесенных в опись, количество дел, количество листов в описи, количество экземпляров описи, отметка о выбытии, примечание.

Документы, образующиеся в процессе деятельности учреждения, организации, предприятия, частного лица, как правило, не являются обособленными объектами хранения, а входят в состав первичных комплексов — дел. Поэтому учет состава дел ведется путем нумерации листов и имеет важное значение, поскольку обеспечивает сохранность отдельных документов внутри дела. В архивной практике установился твердый порядок проведения нумерации листов, обеспечивающий учет и сохранность не только отдельных документов, но и каждого листа документа, поступающего в государственный архив.

Нумерация листов проводится черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу листа, не задевая текста. Обороты листов

не нумеруются, имеется в виду, что при ссылке на оборотные стороны листа документа будет проставляться номер листа с добавлением букв “об”. Если проводится перенумерация листов дела, то старый номер листа зачеркивается косой чертой, но так, чтобы его можно было прочитать. Не разрешается нумерация листов цветными карандашами, поскольку они неустойчивы при хранении, а при проведении микрофильмирования или фотографирования документа надпись цветным карандашом не всегда пропечатывается.

В конце каждого дела на отдельном чистом листе делается заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, а также оговариваются особенности нумерации листов и физического состояния документов дела.

Для обеспечения сохранности наиболее ценных документов в делах могут составляться внутренние описи, в которых перечисляются все документы дела с указанием их делопроизводственных номеров, заголовков, дат и номеров листов. Внутренняя опись помещается в начале дела и заверяется составителем. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию.

В заверительной надписи дела листы внутренней описи указываются через знак +. Например: в деле № 25 пронумеровано 230 (двести тридцать) листов с № 1 по №230+3 листа внутренней описи.

Дело фонда— дело, заводимое в архиве для хранения документов по истории и состоянию архивного фонда.

Для правильной организации работы с документами необходимо хорошо знать не только историю фондообразователя (учреждение или лицо, в результате деятельности которого образуется его документальный фонд), но также историю самого фонда. Когда было создано учреждение, какие функции оно выполняло, как менялись его название и подчиненность, в каких условиях находились его материалы, как проводились их обработка, экспертиза, использование—все это чрезвычайно важно для организации комплектования и хранения документов, осуществления всех форм их использования. Эти сведения в виде официально оформленных документов (подписанные или заверенные справки, утвержденные акты и т. д.) можно почерпнуть из дела фонда, которое заводится на каждый хранящийся в архиве фонд. В дело фонда помещаются: историческая справка о фондообразователе; схема систематизации дел фонда; рабочая инструкция по обработке материалов; акты о приеме материалов; акты о выделении материалов к уничтожению, как не подлежащих хранению; акты проверки наличия и состояния материалов; акты о неисправимом повреждении материалов; копии характеристик фонда, составленных для путеводителя; обзоры фонда; справки об использовании материалов фонда и др. Если документы, подлежащие включению в дело фонда, находятся в делопроизводстве архива, то в дело фонда помещается справка с перечислением этих документов и указанием их местонахождения. Каждому делу фонда присваивается номер и название данного фонда. Дела фондов хранятся в порядке их номеров.

Документы о поступлении и выбытии материалов фонда, о переименовании фондообразователя и об изменениях в справочном аппарате фонда включаются в дело фонда только после отметки на этих документах о произведенных записях в списке фондов, листе фондов, в описях, реестре описей. Выполнение этого требования обеспечивает контроль за своевременным отражением в учетных документах всех происходящих с фондом изменений.

Все листы фонда должны быть подшиты и пронумерованы; на документы дела фонда составляется внутренняя опись.

Паспорт архива— учетный документ периодической отчетности, содержащий сведения об условиях хранения, объеме хранящихся в архиве документов, составе научно-справочного аппарата к ним и кадрах архива.

Паспорт архива составляется ежегодно на 1 января наступившего года в двух экземплярах, один из которых остается в архиве, а второй направляется в архивное управление (отдел), где паспортные данные суммируются по всем подведомственным архивам. Далее составляется сводный паспорт по архивам республики, содержащий сведения о количестве архивов и количестве находящихся у них на хранении дел.

В Росархив поступают паспорта центральных, государственных архивов и сводные паспорта. Таким образом, создается сводная статистическая отчетность по комплексам материалов отдельных архивов и групп архивов, объединенных в определенные регионы.

Учет архивных материалов ведется не только в государственных архивах, но и в архивных управлениях (отделах). Архивные управления республик, архивные отделы краев и областей создают фондовые каталоги из карточек фондов, которые представляются государственными архивами сразу же после первого поступления документов по каждому фонду и составления на него листа фонда.

Карточка фонда представляет собой сокращенный вариант листа фонда. В карточке указываются номер и название фонда с указанием всех переименований и дат этих переименований, название архива, в котором хранится фонд, и вышестоящего архивного органа, дата первого поступления карточки фонда в архивный орган, объем фонда (включая описанные и неописанные дела) на 1 января наступившего года, состав фонда с указанием крайних дат структурных частей фондообразователя или групп документов. В карточке указывается также прежний номер фонда в другом архиве, откуда фонд поступил. Карточка заверяется подписью сотрудника, ее составлявшего.

Карточки фондов составляются государственными архивами республик, краев и областей в 2-х экземплярах, из которых один направляется в областной архивный отдел республики, края, области, второй – в Росархив.

Форма карточки фонда позволяет отражать все изменения, происходящие в его составе и объеме. Записи об этих изменениях делаются в архивных управлениях (отделах) на основании ежегодно получаемых от государственных архивов “Сведений об изменениях в составе и объеме архивных фондов”. В сведениях приводятся: номер и название фонда, в

котором произошли изменения, название структурной части или групп материалов с указанием года документов, которые поступили в архив или выбыли из него.

Карточки в фондовом каталоге располагаются по алфавиту названий архивов, а внутри—по номерам фондов. Для быстрого нахождения карточек в фондовом каталоге к нему составляется карточный указатель по образцу указателя к листам фондов.

Центральный фондовый каталог (ЦФК) включает фондовые карточки на все фонды, хранящиеся в государственных архивах, в архивах Академии наук и академий наук союзных республик, в рукописных отделах музеев и библиотек. ЦФК позволяет представить фондовый состав всего архивного фонда Российской Федерации. Центральный фондовый каталог построен в соответствии с сетью государственных архивов. Первую группу каталога составляют карточки фондов центральных государственных архивов, вторую—государственных архивов республик. Во второй группе карточки фондов располагаются следующим образом: сначала помещаются карточки центральных государственных архивов республики, а затем карточки государственных архивов автономных республик, краев и областей. Внутри каждого архива карточки располагаются по номерам фондов.

Для облегчения пользования каталогом составляется карточный указатель названий учреждений-фондообразователей, систематизированный по заранее разработанной схеме. Однако создание указателя, основанного на ручном поиске, для такого значительного по объему массива, каким является Центральный фондовый каталог,—задача сложная, очень трудоемкая, требующая постоянного привлечения к этой работе значительного числа сотрудников. Кроме того, этот указатель может обеспечить получение информации только по названиям фондов, исключена возможность использования информации, имеющейся в ЦФК, по ряду важных аспектов, например в плане тематическом, новых поступлений, наличия неописанных материалов по одному или группе архивов и т. д.

В настоящее время разработаны две автоматизированных баз данных для государственных и муниципальных архивов: «Архивный фонд» и для органов управления архивным делом «Фондовый каталог». Эти базы позволяют вести автоматизированный учет всех хранящихся в архивах фондов и документов. Эта база позволяет занести все данные по фонду начина я с названия фонда и заканчивая данными по каждому делу. На основании занесенных данных можно выводить паспорт архива, создавать путеводители по архивам.

Существующая система учета документов обязательна для всех уровней архивов: начиная с архива учреждения и заканчивая федеральными архивами. По ведению учетных документов применяются единые требования. Характерным для системы учета документов в архивах является взаимодополняемость учетных документов и сопоставимость учетных данных. Это позволяет вести учет архивных материалов на всех стадиях их

хранения и по любым классификационным группам, начиная от листа и кончая фондовым каталогом.

Эти особенности учетных документов могут быть прослежены на примере проанализированных выше форм. Так, название и номер фонда, впервые записанные в списке фондов, повторяются во всех учетных документах вплоть до Центрального фондового каталога. Повторяются данные об объеме материалов, однако этот показатель, включаемый в большинство учетных документов, выводится не сразу. Объем документов, принимаемых в архив, указан в книге поступлений, объемы по фондам даются в листе фонда, где этот показатель выводится на основе итоговых записей в описях, затем в виде количества хранимых дел на 1 января текущего года этот показатель включается в карточку фонда, а объем документов архива определяется как сумма объемов документов всех хранимых в архиве фондов. Иными словами, показатели объема дел, указанные в итоговых записях описей данного фонда, должны совпадать с аналогичным показателем в листе фонда и карточке фонда. Если этот показатель в различных учетных документах одного фонда имеет различное цифровое выражение, то, следовательно, в учете материалов фонда допущена ошибка, которая должна быть оперативно устранена.

Другим примером может быть показатель количества хранимых в архиве фондов: цифра, показывающая это количество в паспорте областного архива, должна совпадать с количеством соответствующих карточек фондов в фондовых каталогах архивного отдела, архивного управления области и Центрального фондового каталога Росархива.

Взаимодополняемость учетных документов может быть прослежена на примере определения количества листов документов. Этот показатель, основанный на нумерации листов в деле, в виде суммы указывается в заверительной надписи, эта же сумма указывается в описи. Такие особенности учета имеют очень важное значение в деле обеспечения сохранности материалов, поскольку позволяют осуществлять контроль за количеством хранимых материалов.

Поскольку учетные документы представляют собой материалы первостепенной важности, то в архивах должна быть гарантирована их полная сохранность. Поэтому книги поступлений, списки, листы и дела фондов, неприкосновенные экземпляры описей сосредоточиваются в изолированном помещении и находятся в ведении специального подразделения архива или у сотрудника-, отвечающего за учет документов. Каждый том книги поступлений, списка фондов и листов фондов прошнуровывается н опечатывается сургучной печатью государственного архива, количество листов каждого тома заверяется. Внесение изменений в учетные документы осуществляется только в специальном подразделении или сотрудником, отвечающим за учет, которые также готовят ежегодные “Сведения об изменениях в составе и объеме архивных фондов”, карточки фондов для архивного органа и составляют паспорт архива. Централизация учета в государственном архиве способствует обеспечению сохранности учетных

документов и осуществлению через учет контроля за обеспечением сохранности архивных материалов.

В архивных органах концентрируются паспорта государственных архивов, карточки фондов и ежегодные “Сведения об изменениях в составе и объеме архивных фондов”. Архивный отдел (управление) готовит сводный паспорт по области, краю, республике, ведет фондовый каталог и контролирует правильность ведения учетных документов в подведомственных архивах.

В архивах учреждений, организаций и предприятий фонды и дела подлежат учету. Основными учетными документами являются описи дел, список фондов, листы фондов, паспорт архива. На каждый фонд заводится дело фонда.

Дела учитываются прежде всего по описям. Документы со сроками хранения до 10 лет включительно могут учитываться по номенклатурам дел. Каждой описи при ее поступлении в архив присваивается очередной порядковый номер по листу фонда. Если документы одной описи поступают по частям, то номер присваивается описи при первом поступлении, все последующие продолжения учитываются под тем же номером. Описи документов постоянного и временного хранения нумеруются отдельно (описи № 1, 1в, 2,2в).

Особенностью учета документов ведомственных архивов является его взаимосвязь и преемственность с учетом документов в государственном архиве. Так, если материалы данного фонда уже имеются на хранении в архиве, то нумерация фондов, а также порядок нумерации описей согласовываются с этим государственным архивом.

Лист фонда ведомственного архива во многом напоминает лист фонда государственного архива как по форме, так и по своему назначению. В листе фонда ведомственного архива приводятся полное название фонда со всеми его переименованиями, даты деятельности и переименований учреждения-фондообразователя, номер фонда, сведения о составе и объеме фонда и всех происходящих в нем изменений. Как и в государственном архиве, лист фонда используется для учета описей. Все записи в листе фонда об изменениях в объеме и составе производятся со ссылками на соответствующие документы.

На основании листов фондов в архиве ежегодно заполняется III раздел паспорта архива, где указываются общее количество фондов и дел, крайние даты материалов, состояние обработки документов постоянного хранения в самом архиве, а также количество и крайние даты документов постоянного хранения в подразделениях учреждения.

На основании листа фонда составляются карточка фонда, направляемая в архивный орган, а также ежегодные сведения об изменениях в составе и объеме архивных фондов, которые по своей форме во многом повторяют аналогичные учетные документы государственных архивов.

Назначение дела фонда, которое ведется в ведомственном архиве, аналогично делу фонда в государственном архиве.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: