Организация документов в пределах архивного фонда

В пределах архивного фонда учетно-классификационной единицей является единица хранения документов. Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.

Единицы хранения систематизируются в пределах фонда согласно схеме систематизации. Систематизация документов фонда проводится в делопроизводстве и в архиве организации при подготовке документов к передаче в государственный архив. В государственном архиве систематизация производится при составлении и переработке описей.

Схема систематизации единиц хранения является основанием для внутренней организации документов архивного фонда и закрепляется описью (описями).

Схема систематизации архивного фонда организации может отражать исторически сложившуюся структуру фондообразователя, его функции, состав его фонда (виды и разновидности документов) или важнейшие темы (вопросы), отраженные в документах фонда.

Распределение единиц хранения внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих признаков:

– структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);

– хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);

– функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);

– номинального (по делопроизводственной форме — родам единиц хранения, видам и разновидностям документов);

– корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);

– географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими наименованиями, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);

– авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Структурный и хронологический признаки применяются в двух вариантах схемы систематизации: хронологически-структурном и структурно-хронологическом.

Хронологически-структурная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующих организаций (учитывая дальнейшее пополнение фондов) и ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой. По этой схеме единицы хранения группируются прежде всего по времени их создания (годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы — по структурным подразделениям организации. Например:

Г. 1971 г.

Секретариат Управление делами

Плановый отдел Планово-экономическое управление

Финансовый Финансово-счетное управление

И т.д. И т.д.

Структурно-хронологическая схема систематизации применяется по отношению к фондам организаций, имевших стабильную структуру, изменения которой происходили редко и были несложны, а также при систематизации единиц хранения ликвидированных организаций. При систематизации по этой схеме единицы хранения группируются прежде всего по структурным подразделениям фондообразователя, а в пределах каждой структурной группы — по времени формирования единиц хранения.

Например:

1. Канцелярия - 1970 г., 197! г., 1972 г., 1973 г. и т. д.

Общий отдел - 1970 г., 1971 г., 1972 г., 1973 г. и т. д.

Производственный отдел— 1970 г., 1971 г., 1972 г., 1973 г. и т. д. Если структура фондообразователя подвергалась частым изменениям и он не прекратил своей деятельности, применяется хронологически-структурная схема. Согласно этой схеме дела сначала группируются по годам, а потом по структурным подразделениям.

Хронологически-функциональная или функционально-хронологическая схема систематизации единиц хранения применяются по отношению к фондам организаций с часто менявшейся структурой.

При систематизации единиц хранения по хронологически-функциональной схеме их группировка происходит вначале по хронологическому признаку, а затем по функциям (видам, направлениям деятельности) фондообразователя. При этом подгруппы единиц хранения располагаются с учетом значимости функций фондообразователя (руководство, финансирование, учет и отчетность и т.д.) или по классификатору документов (дел) самой организации.

При систематизации единиц хранения по функционально-хронологической схеме они группируются вначале по функциям деятельности фондообразователя, а затем по хронологическому признаку.

Например:

Функционально-хронологическая схема

1. Руководство и контроль—1970 г., 1971 г., 1972 г. и т. д.

2. Планирование- 1970 г., 1971 г., 1972 г. и т, д.

3. Финансирование— 1970 г., 1971 г., 1972 г. и т. д. Хронологически-функциональная схема

Г. 1971 г.

1. Руководство и контроль 1. Руководство и контроль

2. Планирование 2. Планирование

3. Финансирование 3. Финансирование ……… Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы систематизации единиц хранения применяются по отношению к небольшим по объему фондам, а также к отдельным архивным коллекциям. В первом случае единицы хранения располагаются сначала по хронологии, и внутри каждого года по отдельным темам (вопросам); во втором случае единицы хранения сначала группируются по темам (вопросам), а затем внутри каждой темы по хронологии.

Хронологически-номинальная и номинально-хронологическая схемы применяются для систематизации единиц хранения фондов бесструктурных организаций, — сначала по хронологии, и внутри каждого года по видам единиц хранения; или же сначала по видам единиц хранения (приказы, протоколы и др.), и внутри каждого вида по хронологии.

Как правило, выделяются в особые группы, систематизируются обособленно и вносятся в отдельные описи документы по личному составу, а также отчеты по научным темам в научно-исследовательских организациях, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских организациях, акты проверок в контрольных органах и т.д.

Схемы систематизации единиц хранения фондов личного происхождения определяются составом фондообразователей (отдельное лицо, семья, род), характером их деятельности, составом и объемом документов фонда. Рекомендуется следующая примерная схема:

1. Творческие документы (рукописи литературных произведений, статей и исследований, автобиографии, воспоминания, дневники, переводы, выписки, черновые записи, рисунки и др.);

2. Письма фондообразователя (по адресатам или по тематическому признаку);

3. Письма фондообразователю;

4. Документы к биографии фондообразователя (личные документы, материалы служебной и общественной деятельности, о присвоении почетных званий и др.);

5. Документы имущественно-хозяйственного и бытового характера (документы о покупке имущества, договоры, записи расходов и др.);

6. Документы членов семьи фондообразователя о других лиц, отложившиеся в фонде;

7. Коллекции.

Внутри каждого раздела примерной схемы единицы хранения группируются по хронологии, алфавиту, теме, видам документов, жанрам произведения в зависимости от их объема и удобства пользования.

Документы семейных и родовых фондов систематизируются вначале по отдельным фондообразователям, документы каждого фондообразователя — по разделам примерной схемы систематизации. В семейных фондах на первое место выносятся документы основного фондообразователя, затем документы членов семьи в порядке степени родства. В родовых фондах документы располагаются в порядке генеалогической последовательности, причем документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы) помещаются в начале.

Единицы хранения, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т.д. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, выбор схемы систематизации определяется характером деятельности конкретной организации, составом и объемом ее документов. Для фондов однотипных организаций используется одинаковая схема систематизации.

Систематизация документов коллекций определяется тематикой и составом документов. В пределах коллекции документов одного вида (разновидности) возможна группировка по авторскому признаку с расположением групп единиц хранения в алфавитном порядке названий организаций или фамилий авторов. В пределах коллекции документов, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по более общим темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических подгрупп документы могут быть объединены по различным признакам, исходя из их объема и состава.

При распределении единиц хранения в соответствии со схемой систематизации необходимо иметь в виду следующее:

– единицы хранения относятся к тому году, в котором они начаты производством, или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения) для продолжения производства;

– единицы хранения, содержащие планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; долгосрочные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы — к последнему году отчетного периода;

– единицы хранения, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены;

– в пределах года или хронологического периода единицы хранения располагаются по значимости функций организации;

– единицы хранения, представляющие собой личные дела, систематизируются по датам увольнения и алфавиту фамилий.

Группы единиц хранения в пределах последних (завершающих) ступеней систематизации распределяются по их значимости или хронологии.

Машиночитаемые (электронные) документы систематизируются по видам носителей информации (магнитные ленты, лазерные и жесткие диски, компакт-диски, дискеты); внутри видов — по форматам представления информации, и далее — по характеру зафиксированной информации. Порядок расположения г р у п п документов в пределах фонда. Группы следует располагать от общего к частному, от высшего к низшему, с учетом существующих порядков расположения объектов: систематического (по значимости объектов), хронологического и алфавитного.

При расположении дел в систематическом порядке они могут следовать по значимости авторов, корреспондентов, содержания, делопроизводственных форм и т.д.

В канцелярии может быть группа дел с различными протоколами. Внутри этой группы лучше всего расположить дела с учетом значимости авторов протоколов:

протоколы совещаний работников сельского хозяйства области;

протоколы совещаний работников управления.

Дела с перепиской вопросам могут быть расположены по значимости корреспондентов:

переписка с Министерством сельского хозяйства республики;

переписка с облисполкомом и др. областными учреждениями;

переписка с научными учреждениями.

Дела с годовыми планами можно расположить по значимости содержания планов:

годовые планы капитального строительства за счет республиканского бюджета;

годовые планы капитального строительства за счет местного бюджета.

Дела, сформированные по однородным видам документов и однородным авторам или учреждениям, рациональнее располагать в хронологическом порядке, так как он наиболее правильно отражает исторический процесс деятельности учреждений и облегчает быстрое нахождение документов. Например, дела с протоколами заседаний (и материалами к ним) правлений колхозов следует располагать в хронологической последовательности заседаний – по датам протоколов.

Кроме того, хронологический порядок расположения желательно применять при наличии группы дел, касающихся одного процесса, явления

или вопроса, когда возникает необходимость показа последовательности развития этого процесса, явления, вопроса. Например:

материалы о внедрении в земледелие достижений науки и опыта передовых хозяйств (планы, сводки, доклады, информации, описания достижений, акты и др.) и переписка с научными учреждениями, совхозами и колхозами по этому вопросу. 15 января – 11 июня 1978г.

то же. 16 июня-18 декабря 1978г.

Алфавитный порядок расположения удобен для определенных категорий дел, когда возникает необходимость привести их в систему, облегчающую быстрое нахождение документов. Этот порядок применяется в том случае, если документы касаются определенных лиц, территорий, корреспондентов и пр., а в заголовках дел отражаются имена, названия учреждений, наименования административно-территориальных единиц, населенных пунктов и т.д. В алфавитной последовательности рекомендуется располагать дела, заведенные по авторскому признаку (например, дела с протоколами заседаний различных сельсоветов), по корреспондентскому признаку (например, дела с планами, отчетами, протоколами заседаний правлений колхозов и перепиской с ними), а также судебные и личные дела. Кроме того, алфавитный порядок необходим для расположения некоторых материалов в фондах личного происхождения (например, рукописей и писем).

Составление исторических справок. Основной предпосылкой правильного фондирования, разработки схем классификации документов архивного фонда и проведения других работ с документами является изучение истории фондообразователя, историй фонда, состава и содержания его материалов. Результаты этого изучения отражаются в исторической справке о фондообразователе и фонде.

Историческая справка о фондообразователе и фонде необходима: для определения и уточнения состава материалов архивного фонда (в частности, для выявления недостающих, отсутствующих в фонде материалов и их розыска); проведения экспертизы ценности документов фонда; установления системы построения фонда и разработки схемы классификации его документов, для учета документов фонда, создания полноценных архивных справочников, раскрывающих состав и содержание документов фонда (описей, обзоров, каталогов, путеводителей к др.).

Историческая справка о фондообразователе и фонде должна состоять из четырех разделов: истории фондообразователя, истории фонда, характеристики документов фонда, списка использованных источников и литературы.

В первом разделе — история фондообразователя — сжато, точно, с обязательными ссылками на законодательные источники и документы фонда излагается история фондообразователя.

В результате изучения истории фондообразователя, должны быть установлены: крайние даты деятельности фондообразователя, задачи и

содержание деятельности фондообразователя, ее политическая направленность, масштаб деятельности фондообразователя, место и роль фондообразователя в системе государственного аппарата, в народнохозяйственной или общественно-культурной жизни, организационная структура фондообразователя, ее изменения, условия и обстоятельства, вызвавшие ликвидацию фондообразователя и передачу его функций другому учреждению, особенности организации документов в делопроизводстве фондообразователя.

Во втором разделе — история фонда — приводятся краткие сведения по истории архивного фонда (где, в каких условиях, в каком составе находился фонд до его поступления в архив, время поступления фонда в архив, какие изменения произошли с ним в архиве). В ходе изучения истории фонда необходимо установить: крайние даты документов и количество единиц хранения в фонде; время поступления фонда в. архив и данные по его истории до этого поступления; наличие структурных частей фонда (отделы, отделения и т. п.), крайние даты материалов и количество единиц хранения по каждой части в отдельности; степень сохранности материалов (по структурным подразделениям фондообразователя); случаи проведения экспертизы ценности документов и количество отобранных к уничтожению дел; наличие утерянных документов и нахождение материалов данного фонда в других фондах или архивах, музеях и библиотеках; наличие документов, имеющих определенную художественную ценность или написанных на иностранных языках; общее состояние материалов фонда, доступность их для использования; состав научно-справочного аппарата к фонду.

Третьим разделом исторической справки является характеристика документов фонда. Эта характеристика должна кратко раскрыть состав и содержание материалов фонда и показать их научно-историческое, практическое и другое значение, по каким темам они были использованы, имеются ли публикации, какие работы написаны на основании этих материалов.

В четвертый раздел — список источников и литературы — вносятся все источники и литература по истории фондообразсвателя и истории фонда, использованные при написании исторической справки.

Сведения, необходимые для составления исторической справки, извлекаются из законодательных материалов, общеисторической литературы, литературы по истории учреждений, из документов фонда, из дела фонда и учетных документов архива, из литературы по истории фонда.

Полная историческая справка, как правило, составляется после приведения в порядок документов фонда, но история фондообразователя должна быть написана раньше, так как определить состав материалов архивного фонда и научно обосновать систему построения фонда невозможно без знания истории фондообразователя. Один экземпляр исторической справки должен храниться в деле фонда.

В результате изучения истории фондообразователей, документы которых предполагается включить в объединенный архивный фонд, должна быть написана историческая справка по истории этих фондообразователей. В ней

кроме общих законодательных актов и структуры учреждений необходимо показать, что связывает эти учреждения друг с другом, отметить единство состава и содержания материалов, обосновать причины и необходимость создания объединенного архивного фонда, а также указать, на основании каких признаков объединяются архивные фонды.

Перед созданием коллекции документов особое внимание уделяется розыску и установлению сохранности фондов, к которым относятся эти документы, и только в случае отрицательного результата поиска формируется коллекция.

Размещение фондов в архивохранилищах. В архивах установлено единство между классификацией документов по архивным фондам, классификацией документов в пределах фондов и размещением материалов в хранилищах. Это важный фактор способствует закреплению научной организации документов, а тем самым облегчению их использования.

При разработке группировки и порядка расположения архивных фондов в хранилищах должны учитываться взаимосвязи фондообразователей между собой.

В пределах групп архивные фонды могут быть размещены по значимости фондообразователей, по времени их возникновения, по алфавиту наименований, по номерам фондов.

Классификация архивных фондов в архивохранилищах закрепляется не только физическим размещением документов, но и научно-справочным аппаратом архива: описями, планами или схемами размещения архивных фондов и топографическими указателями.

Планы или схемы размещения фондов в хранилищах рекомендуется составлять для определения рационального размещения этих фондов. План или схема размещения фондов должны предусматривать место и для последующих поступлений материалов в соответствии с планами комплектования архивов.

Если схемы размещения намечают общий план распределения групп архивных фондов по хранилищам, то топографические указатели показывают место нахождения фондов и групп материалов в пределах каждого фонда.

Как было сказано выше, наиболее удобной формой размещения фондов в хранилище является их объединение по логическим группам: отраслевым, территориальным и др. Но такое объединение фондов не соответствует порядку их номеров, потому что нумерация фондов при поступлении в архив производится без учета их принадлежности к определенным отраслевым и другим группам учреждений.

Это делает необходимым составление указателей, позволяющих переходить от номера фонда к указанию места его хранения. Такой вид указателя называется пофондовым топографическим указателем. Он дает возможность определить место хранения фонда, числящегося за любым номером.

Пофондовый топографический указатель составляется в виде карточек, чтобы можно было легко заменять карточки (или отдельные листы) при любых перемещениях фондов. На каждую карточку заносится один архивный фонд, а карточки располагаются в порядке номеров. Кроме пофондовых указателей в хранилище необходимы указатели другого типа, показывающие, какие именно материалы находятся в данном месте хранилища, т. е. указатели, идущие от места хранения к архивному фонду. Такие указатели называются постелажными.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: