Образец оформления карты-заместителя дела

Наименование предприятия

Наименование структурного подразделения

КАРТА ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело ___________________________________________________________

(номер и название)

Выдано во временное пользование

Пример 8

Форма заказа на выдачу дел (лицевая сторона)

Наименование организации

Название архива

ЗАКАЗ (ТРЕБОВАНИЕ) РАЗРЕШАЮ выдачу дел

на выдачу документов Руководитель архива

_______________№____________ зав. читальным залом) (место составления) __________Расшифровка подписи

Дата

____________________________________________________________________

(фамилия и инициалы исследователя; работника структурного подразделения)

____________________________________________________________________

(темы исследования)

Формат А5 (148*210 мм)

Форма заказа на выдачу дел (оборотная сторона)

Подписи исследователя

Пример 9

Форма акта о выдаче дел во временное пользование

Наименование организации

АКТ

_______________№_______

________________________

(место составления)

о выдаче дел во временное пользование _________________________________

(наименование организации, ее адрес, почтовый индекс)

Основание___________________________________________________________

Для какой цели выдаются дела__________________________________________

Выдаются следующие ед.хр. из фонда ___________________________________

(название фонда)

Всего выдаются______________________________________________________ед.хр.,

(цифрами и прописью)

срок возвращения ____________________________________________________.

Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями.

Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не публиковать документы без разрешения организации, выдавшей дела.

Получатель обязуется вернуть дела в архив организации в указанный в акте срок.

Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.

Наименование должности Наименование должности

руководителя организации, руководителя организации-выдающего дела получателя

Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи

Дата Дата

Гербовая печать организации Гербовая печать организации

Выдал дела по поручению руководства__________________________________________________________

(наименование организации)

Руководитель архива

организации (лицо, ответственное за архив) Подпись И.О.Фамилия

Дата

Принял дела по поручению руководства__________________________________________________________

(наименование организации)

Руководитель архива

организации (лицо, ответственное за архив) Подпись И.О.Фамилия

Дата

Дела возвращены в полном объеме и сохранности.

Сдал по поручению руководства организации-получателя.

Руководитель архива

организации (лицо, ответственное за архив) Подпись И.О.Фамилия

Дата

Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела.

Руководитель архива

организации (лицо, ответственное за архив) Подпись И.О.Фамилия

Дата

Пример 10

Форма книги выдачи документов

Наименование организации

КНИГА ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ №_____________________

Начата ___________________

Окончена__________________

Итого в ______ году выдано из хранилища №_____________________________________________________________ ед.хр.

(цифрами и прописью)

Наименование должности работника,

составившего итоговую запись Подпись Расшифровка подписи

Пример 11

Форма листа использования документов

Наименование организации

ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Фонд № _________________Опись № ___________________ Дело №_________

Заголовок дела_______________________________________________________

Пример 12

Форма карты-заместителя дела

Наименование организации

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело________________________________________________________________

(№ и название)

Опись_______________________________________________________________

(№ и название)

Фонд________________________________________________________________

(№ и название)

Выдано во временное пользование (читальный зал):

Вопросы для самоконтроля:

1. Цели использования документов АФ РФ.

2. Значение документальных памятников в развитии культуры.

3. Использование документов в социально-правовой сфере.

4. Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации.

5. Виды информационных документов в архивах.

6. Организация выставок документов.

7. Организация работы читального зала.

Лекция 12. Организация работы государственного архива, планирование и отчетность архивных учреждений

План:

12.1. Порядок работы архива.

12.2. Планирование в архиве.

12.3. Работа с персоналом.

Порядок работы архива

Управление в целом – это общее свойство, присущее технико-технологическим, биологическим и социальным системам: для сохранения или поддержания существующих параметров системы; изменения каких-либо параметров на величину (+); изменения каких-либо параметров на величину (-), т.е. сведение существующих параметров к 0.

Виды управления определяются предполагаемым или реальным объектом управления, при этом существуют: технико-технологические системы управления (неживые); автоматизированные системы управления технологическими процессами; биологические системы (живые); социальные системы, где главным субъектом и объектом управления является человек.

Менеджмент – это совокупность современных концептуальных моделей и специфических технологий, нацеленных на постоянное изменение и развитие предприятий и организаций в динамично меняющейся среде хозяйствования.

Основными функциями управления на сегодняшний день являются:

1. организация – предметная деятельность, организация как процесс достижения цели, задач и используемых мер, действий, решений;

2. прогнозирование – система и процесс определения вероятностей событий: научно-техническое; экономическое; экологическое; политическое;

3. планирование – система и процесс определения и установления плановых показателей на определенный период времени;

4. координация – взаимная увязка работ, задач по видам, исполнителям, объемам и срокам;

5. работа с персоналом – изучение различных способов стимулирования деятельности, психологических мотиваций работников и др.;

6. маркетинг – вид человеческой деятельности, связанной с изучением спроса на товары и реализацией мер по удовлетворению этого спроса;

7. инновации – нововведения на предприятиях, в организациях.

Характерные функции для архивов: планирование, работа с персоналом и маркетинг.

Вся деятельность архива базируется на правовой основе. Нормативно-правовую базу архива составляют помимо архивного законодательства, нормы гражданского, административного и трудового права РФ, постановления и указы правительства, ведомственные нормативные акты (приказы Росархива, постановления ее коллегии, основные правила работы государственных и ведомственных архивов, отраслевые инструкции и нормативы, типовые структуры, типовые нормы времени и выработки на основные виды работ в архивах).

Основные нормативные документы, которыми в своей работе руководствуются директор архива и руководители структурных подразделений, разрабатываются в самом архиве и утверждаются органами управления архивным делом данного субъекта РФ. Состав этих документов различен для государственных архивов и архивов учреждений:

Самый важный документ, определяющий деятельность архива – Положение (Устав).

Положение о государственном архиве или архиве учреждения (Устав) определяет его юридический статус (юридическое лицо, структурное подразделение); ранг (центральный республиканский, объединенный ведомственный); профиль архива (источники комплектования, состав документов, принимаемых на хранение); задачи, функции, права и обязанности архива, организационные основы деятельности архива.

Положение о структурном подразделении архива определяет задачи, функции, права, организацию деятельности структурного подразделения архива.

Должностные инструкции сотрудников определяют обязанности, права и ответственность сотрудников архива. Они составляются на всех сотрудников, кроме директора архива и его заместителей.

Штатное расписание – перечень должностей учреждения (организации) с указанием количества и размера должностных окладов.

Все эти документы, кроме Положения об архиве и инструкции о службе документационного обеспечения управления (ДОУ), подписываются директором архива.

Положение (Устав) о государственном, центральном отраслевом архивах, центральном архиве министерства (ведомства) утверждаются соответствующим органом управления архивными делами.

Планирование в архиве

Планирование – деятельность по составлению планов, определяющих приоритетные задачи архива.

Планы составляются в соответствии со структурой и штатами архива, т.к. запланированные мероприятия не должны превышать возможности имеющихся подразделений трудовых ресурсов.

Работу по планированию и отчетности в архиве организуют директор или его заместитель; непосредственное участие в этой работе принимают руководящие работники и специалисты архива.

Планирование работы осуществляется архивом самостоятельно, на основе анализа результатов деятельности, с учетом федеральных и региональных программ (планов) развития архивного дела, рекомендаций Федеральной архивной службы России, органа управ­ления архивным делом субъекта Российской Федерации.

План работы архива составляется на год. В соответствии с фе­деральными, региональными программами (планами) развития ар­хивного дела, а также по собственной инициативе могут разрабаты­ваться перспективные программы (планы) работы архива и/или развития отдельных направлений его деятельности.

К плану работы архива на год составляется расчетная часть по принятой в архиве форме, в которой на основе плановой штатной численности архива и норм времени и выработки проводится расчет бюджета рабочего времени, необходимого для выполнения наме­ченных работ, предусматривается резерв времени на выполнение внеплановых заданий.

Обязательным приложением к плану работы архива являются ос­новные показатели плана работы архива на год. Они включают наименования и объемы видов работ, выполнение которых контроли­руется Федеральной архивной службой России, органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации, директором архива. Основные показатели плана работы архива на год составляются с полугодовой, а при необходимости — с поквартальной разбивкой.

Сроки представления плана архива устанавливаются вышестоя­щим органом управления архивным делом.

Индивидуальный план работника составляется на срок и по форме, определяемым директором архива, и утверждается руко­водителем структурного подразделения. Индивидуальный план работника составляется на основе плана структурного подразделения,

Контроль за выполнением планов и качеством работы осуществляется руководством архива и его структурных подразде­лений постоянно. Ход и результаты выполнения плана и качества работы рассматриваются на дирекции архива, доводятся до сведения трудового коллектива.

Порядок, сроки представления и состав приложений к отчету о выполнении плана работы архива за год, о выполнении плана за по­лугодие (квартал) устанавливаются вышестоящим органом управле­ния архивным делом.

Отчеты о выполнении плана структурного подразделения, инди­видуального плана работника составляются по форме планов в сро­ки, устанавливаемые директором архива.

Учет труда работников архива осуществляется в целях контроля за выполнением запланированных работ, норм времени и выработки, использованием рабочего времени по форме и в порядке, устанавливаемым директором архива. В архиве или его подразделе­ниях ведется также Табель учета и использования рабочего времени выработки, использованием рабочего времени по форме и в порядке, устанавливаемым директором архива. В архиве или его подразделе­ниях ведется также Табель учета и использования рабочего времени.

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

Должность руководителя организации

Подпись, расшифровка подписи

Дата

ПЛАН

работы ____________________________________________________ на 200__г.

(наименование архива)

Заведующий архивом подпись И.О.Фамилия

Дата

Вопросы для самоконтроля:

1. Планирование работы государственного архива.

2. Формы планирования в архивных учреждениях.

3. Перспективное планирование (прогнозирование).

4. Текущее планирование.

5. Система планово-отчетной документации учреждений государственной архивной службы.

6. Работа с персоналом.

Список литературы

1. ГОСТ Р 5 1141 - 98 Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения. - М.: Издательство стандартов, 1998

2. Основные правила работы государственных архивов. - М., 2002

3. Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 1986

4. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. - М., 2002.

5. Алексеева Е.В. и др. Архивоведение: Учеб.- М.: Проф ОбрИздат. 2007. -270 с.

6. Крайская З.В., Челлини З.В. Архивоведение.- М.: Норма. 2006. -259 с.

7. Павлюк А. и др. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. СПб.: ИД Герда. 2009. – 179 с.

8. Тельчаров А.Д. Архивоведение: конспект лекций.- М.: Приор – издат. 2008. – 146 с.

9. Рогожин М.Ю. Делопроизводство. Организация архива предприятия.- СПб.: Питер. 2006. – 266 с.

10. Ульянина, Е.А. Якименко А.С. Архивоведение: конспект лекций.- М.: Высш. образование. 2007. – 135 с.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: