Лекция 9. Путеводители и краткие справочники

План:

9.1. Понятие и виды архивных путеводителей.

9.2. Структура путеводителя.

Понятие и виды архивных путеводителей

Архивный путеводитель – архивный справочник, содержащий в систематизированном виде характеристики или краткие сведения об архивных фондах, и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.

Путеводитель – является обязательным справочно-информационным изданием архива, дающим общее представление о составе и содержании его документов на уровне фондов.

В зависимости от уровня содержащейся в путеводителе информации он может быть внутри - и межархивным. Путеводители охватывают информацию на уровне Архивного фонда РФ, от этого путеводители подразделяются: на путеводитель по фондам архива; краткий справочник по фондам архива; тематический путеводитель по фондам архива; путеводитель по архивам.

Путеводитель по фондам архива определяет состав архива на уровне фонда. Он содержит систематизированный перечень характеристик архивных фондов, включающий название, номер, объем фонда, его крайние даты, историческую справку, аннотацию, библиографию.

Краткий справочник по фондам архива сообщает сведения об архивных фондах более общего или более узкотематического, чем путеводитель по фондам, характера. В нем указываются названия фондов и краткие сведения о них. К ним относятся номер, объем, крайние даты фондов. Справочники могут быть аннотированными и неаннотированными.

Тематический путеводитель по фондам архива сообщает сведения о фондах, определяемые конкретной темой. В нем, в соответствии с темами, указываются название, номер фонда, крайние его даты, номера описей, содержащих документы по теме, научно-справочный аппарат к фонду, аннотации, библиографию. Дополнительно могут быть указаны сведения по истории фондообразователя и условия доступа и использования документов.

Путеводитель по архивамвключает сведения о ряде архивов, начиная с Архивного фонда РФ и продолжая группой архивов. Он определяет состав архива, группы архивов, состав Архивного фонда РФ по хранилищам его всего или отдельных его частей. Характеристика архива в этом путеводителе содержит название и адрес архива, справочные данные по видам документации, историческую справку и аннотацию. Дополнительно может сообщаться библиография по архиву. В зависимости от задач, стоящих перед таким путеводителем, он может быть общим или тематическим.

При подготовке путеводителей применяется дифференцированный подход, заключающийся в отборе фондов, дел и документов, предназначенных для него, отборе сведений, выявлении оптимального состава и степени полноты справочного аппарата. Как правило, в путеводителях информация делится на сведения о фондах досоветского, советского, постсоветского периодов. Внутри их материал располагается исторически и логически.

Структура путеводителя

Путеводитель состоит: из основной части, в которой дается характеристика фондов и документов, и справочного аппарата, включающегося титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели.

При составлении путеводителей главным требованием к ним является полнота отражаемых сведений, наличие справочных данных (архив, фонд, опись, единиц хранения), при необходимости - аннотации к документам. Путеводители помимо сведений об основных архивных фондах могут содержать сведения о неаннотируемых фондах. Путеводители по архивам могут содержать развернутую библиографию, в которой указываются не только данные общей библиографии, но и публикации документов архива или сообщения о них.

Основной частью в путеводителе является характеристика фонда – это совокупность сведений, включающих название фонда, справочные данные о нем, историю организации - фондообразователя (для фонда личного происхождения – основные биографические сведения о лице), информацию о составе и содержании документов фонда. Она может пополняться библиографическим списком литературы о фонде. Порядок расположения характеристик зависит от классификационной схемы, которая определяется составом фондов архива. Архивы, хранящие фонды досоветского, советского и современного периодов, характеристики на них даются раздельно по историческим периодам (фонды досоветского периода, фонды советских, современных учреждений, организаций и предприятий).

Характеристики фондов досоветского периода могут располагаться по следующей схеме:

· высшие и местные органы государственного управления;

· органы административно-полицейского управления и подчиненные им учреждения и организации;

· органы финансово-хозяйственного управления и подчиненные им учреждения; хозяйственно-экономические организации и предприятия;

· культурно-просветительские органы и подчиненные им учреждения;

· органы суда и прокуратуры;

· органы сословно-городского и земского самоуправления;

· учреждения религиозного культа;

· общественные организации;

· фонды личного происхождения и архивные коллекции.

Характеристики фондов советского и современного периодов могут располагаться по схеме:

· высшие и местные органы государственного управления;

· органы народного и государственного контроля;

· органы управления промышленностью, сельским хозяйством и другими отраслями экономики и подведомственные им учреждения, организации, предприятия;

· органы управления народным образованием, здравоохранением, научной и другими отраслями социально-культурного строительства; подведомственные им учреждения и организации;

· органы правосудия, арбитража и прокурорского надзора;

· общественные организации;

· фонды личного происхождения и архивные коллекции.

Внутри разделов фонды группируются в подразделы по отраслям или характеру производственной деятельности. В пределах подразделов характеристику могут объединяться по признаку ведомственного подчинения или однотипности учреждений. Внутри этих групп возможно расположение характеристик по хронологии, значимости фондов, алфавиту названий.

При составлении характеристик фондов существуют различные методы и способы описания документов данного фонда или группы фондов архива, которые заключаются в выборе принципа группировки в аннотации, различной методике подачи информации о содержании отдельных видов документов, в разной степени подробности сведений, включаемых в историческую справку, в составе и степени полноты справочного аппарата к изданию.

Характеристики фондов:

· индивидуальные – должны соответствовать его названию в учетных документах;

· групповые – типовое или обобщенное название группы фондов, включенных в характеристику. Для групповой характеристики, объединяющей последовательно сменяющие друг друга организации с родственными функциями, названием может служить перечисление в хронологической последовательности этих фондообразователей.

Цель характеристики фонда в целом – дать необходимую и достаточную информацию о составе и содержании документов фонда и адрес информации. Необходимость и достаточность информации определятся тем, что в характеристике фонда отражаются основные направления деятельности организации, зафиксированные в ее документах, с учетом специфики ее деятельности. Выполнению этой задачи служат все элементы характеристики фонда: название фонда, справочные данные о фонде, историческая справка, аннотация, библиографический список литературы о фонде.

Каждый элемент характеристики фонда несет определенную информационную нагрузку.

Название фонда – обязательный элемент характеристики, который может дать указание: 1. на историческую эпоху деятельности фондообразователя; 2. название фондообразователя, его функции в государственном аппарате или отрасли экономики, культуры; 3. масштаб деятельности фондообразователя; 4. местонахождение фондообразователя.

Справочные данные о фонде – сообщают поисковые сведения в виде номера фонда; объем фонда позволяет судить в определенной мере о сохранности документов, составе фонда (когда оговаривается количество дел по личному составу).

Историческая справка – помогает вскрыть сущность исторических и логических связей документов описываемого комплекса, уяснить характер и правильно оценить содержание документов, включенных в аннотацию. Основными требованиями, применяемыми к исторической справке, являются связь информации, заключенной в ней, с аннотаций и предельная ясность.

Аннотация состава и содержания документов фонда - краткое обобщенное описание состава документов (по видам) и их содержания (по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя).

Большое значение для повышения информативности путеводителя имеет принцип группировки информации о содержании документов в аннотации.

Библиографический список литературы о фонде–дается описание изданий по истории фондообразователя, справочников и исследований о документах и публикациях документов фонда.

Характеристики печатных изданий – приводятся сведения о количестве печатных изданий, их хронологических рамках, аннотируется их состав и содержание, отмечается наличие редких изданий, изданий на языках народов РФ и иностранных языках, журнального фонда, персональных и коллекционных собраний, системы каталогов.

Справочный аппарат к путеводителю:

· титульный лист – завершает оформление справочника, содержит основные сведения справочно-ориентирующего характера. Это – информация общего характера о подведомственности данного архива, названии архива и названии справочника, о месте и времен издания;

· оглавление (содержание) – включает в себя постраничный перечень не только разделов, подразделов, но и рубрик. Оглавление несет определенную информационную нагрузку, показывая основные ступени систематизации, давая конкретную и наглядную информацию о структуре описания комплекса документов в целом;

· предисловие – включает общие сведения по истории архива, на документы которого составлен данный справочник, по составу и содержанию документов и построению справочника;

· список сокращений; указатели – методика составления списка сокращений, указателей и оглавления к путеводителям аналогична методике подготовки этих элементов справочного аппарата к описи.

Вопросы для самоконтроля:

1. Назначение и основные виды путеводителей.

2. Функции путеводителей.

3. Схема построения путеводителя.

4. Характеристики документов и фондов в путеводителях и кратких справочниках.

5. Понятие и виды, архивные путеводители

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: