Выдача документов из хранилища и прием их обратно

Документы и описи выдаются из хранилища:

· пользователям в читальный (просмотровый) зал архива и организациям, физическим лицам-фондообразователям во временное пользование;

· работникам архива в рабочие помещения;

· в лабораторию архива, сторонним организациям для проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования, специальной обработки с целью улучшения физического состояния документов.

Выдача документов из хранилища и прием их обратно, в том числе полистная проверка документов перед выдачей их из хранилища и при возврате от пользователя (кроме документов, возвращаемых из читального зала), производится работниками хранилища. Полистную проверку документов, возвращаемых пользователями в читальном зале, осуществляет работник читального зала.

Обязательной полистной проверке перед выдачей документов из хранилища и при возврате документов от пользователей подлежат:

· уникальные документы;

· документы, имеющие в оформлении или приложении к ним материальные ценности;

· несброшюрованные документы.

Другие документы, подлежащие полистной проверке, определяются руководством архива на основе решения экспертно-методической комиссии.

Отметка о проведенной полистной проверке ставится в листе-заверителе.

На место выдаваемых из хранилища документов и описей подкладывается карта-заместитель, выдаются из хранилища на срок, не превышающий:

· один месяц — пользователям в читальный зал и работникам архива для служебных целей;

· три месяца — организациям, физическим лицам - фондообразователям во временное пользование;

· шесть месяцев — для экспонирования документов.

Документы страхового фонда и фонда пользования, специальной обработки с целью улучшения физического состояния документов определяется планами работы архива и договорами на проведение соответствующих работ сторонними организациями.

По запросам судебных и правоохранительных органов документы выдаются на срок до шести месяцев.

В порядке исключения допускается увеличение срока представления документов для экспонирования в соответствии с договором о проведении выставки.

Продление установленных сроков выдачи документов и описей пользователям допускается в особых случаях с разрешения руководства архива, выдачи во временное пользование — по письменному подтверждению организации наличия и нормативных условий хранения выданных документов.

Требования к физическому состоянию и оформлению документов при их выдаче

Документы, находящиеся в плохом физическом состоянии, имеющие копии фонда пользования, а также документы, не прошедшие научного описания технического оформления, для использования не выдаются.

В порядке исключения документы, не прошедшие научного описания, могут быть выданы для проведения реставрации в случае их критического физического состояния.

Документы, выдаваемые из хранилища, должны иметь архивный шифр (поисковые данные), пронумерованные листы, лист-заверитель и лист использования документов.

Подготовка документов к выдаче из хранилища включает:

· выемку документов;

· сверку архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью (книгой учета и описания);

· полистную проверку дел — в установленных случаях.

Сверка архивного шифра документов с описью (книгой учета и описания) предполагает проверку правильности оформления обложки и титульного листа дела, первичного средства хранения аудиовизуального, машиночитаемого (электронного) документа, правильности составления заголовка и шифровки единицы хранения. При наличии больших исправлений обложка и титульный лис заменяются с сохранением при необходимости старой обложки. При подготовке к выдаче для экспонирования отдельных документов, изъятых из дел, на оборотной стороне каждого листа вне текста документа карандашом проставляется архивный шифр. Документы из хранилища выдаются с письменного разрешения:

· директора или его заместителя: при выдаче особо ценных и уникальных документов; при передаче документов во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках; на реставрационно-профилактическую обработку, копирование;

· заведующего хранилищем (отделом обеспечения сохранности): при выдаче сотрудникам архива для работы в рабочих помещениях, пользователям в читальный зал.

Выдача документов из хранилищ регистрируется в книгах выдачи документов, копий фонда пользования которые ведутся раздельно по каждому хранилищу и виду выдачи.

Выдача документов в читальный зал оформляется заказами (требованиями) на выдачу документов, копий фонда пользования, описей и регистрируется в книге выдачи документов из хранилища в читальный зал, в которой расписывается работник читального зала. Исполненные заказы (требования) пользователей направляются в читальный зал вместе с выданными документами и хранятся в личных делах пользователей.

Выдача документов работникам архива для использования в служебных целях оформляется заказами (требованиями) на выдачу документов, копий фонда пользования, описей и регистрируется в книге выдачи документов из хранилища в рабочие помещения, в которой расписывается получивший документы работник. Заказы (требования) работников архива визируются руководителем соответствующего подразделения в целях подтверждения необходимости получения этих документов для работы. Заказы (требования) работников архива находятся в хранилище до истечения срока их хранения. Выдача документов в лабораторию архива оформляется заказами на проведение соответствующих работ и регистрируется в книге выдачи документов в лабораторию, в которой расписывается работник лаборатории.

Заказы учитываются в лаборатории и в соответствующем подразделении архива и служат контрольным документом за ходом проведения всех этапов работы с документами.

Выдача документов организациям во временное пользование оформляется актами о выдаче документов во временное пользование и регистрируется в книге выдачи документов во временное пользование.

В графе «Примечание» акта о выдаче документов во временное пользование указываются особенности оформления и физического состояния документов.

Решение о выдаче документов организациям во временное пользование в зависимости от целей выдачи принимается при наличии:

· гарантийного письма;

· договора о проведении выставки и условиях экспонирования документов.

Разрешение на выдачу во временное пользование документов, представляемых для экспонирования, оформляется приказом директора архива.

Уникальные документы, представляемые на выставки, а также все документы, отправляемые за границу, подлежат обязательному страхованию в установленном порядке; договора о проведении работ по созданию страхового фонда и фонда пользования, по улучшению физического состояния документов. Заключение договора на реставрацию документов допускается только со специализированными реставрационными организациями.

Выдача копий фонда пользования оформляется заказами (требованиями) на выдачу документов (и регистрируется в книге/книгах выдачи копий фонда пользования, ведущихся централизованно или раздельно по каждому хранилищу).

Описи выдаются на срок, не превышающий пяти дней. Выдача описей, имеющихся только в одном экземпляре и хранящихся централизованно, допускается в исключительных случаях с разрешения директора или его заместителя на срок, как правило, не превышающий один день, и оформляется аналогии с выдачей подлинных документов.

Выдача описей оформляется заказами (требованиями) на выдачу документов и регистрируется в книге выдачи описей, в которой расписывается получивший опись работник архива.

При транспортировке документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту документов от осадков, света, механических повреждений.

Транспортировка документов производится при плотной укладке документов, исключающей возможность их перемещения внутри упаковки, ударов и различных сотрясений, при этом фото-фонодокументы упаковываются в вертикальном положении в коробки жесткой конструкции соответствующего размера, обернутые во влагонепроницаемую ткань. Другие аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы, графические и крупноформатные дела и документы перемещаются только в упаковке, в которой они хранятся, или в специально предназначенных для их перемещения средствах.

Для внутриархивных перемещений используются передвижные тележки и другие средства транспортировки.

Внутригородские перевозки документов производятся в закрытых автомашинах при обязательном сопровождении работника архива.

Транспортировка документов на дальние расстояния производится в упакованном виде в крытых транспортных средствах в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленными для соответствующего вида транспорта.

Пример 5

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: