Понятие архивного каталога

Архивный каталог – межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам, темам, отраслям, расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива.

В отличие от архивной описи каталог:

· охватывает подавляющее большинство фондов архива, т.к. его структура не зависит от системы хранения документов, а отражает классификацию документной информации по темам, отраслям и т.д., опись же составляется на документы одного архивного фонда или его части;

· гораздо подробнее описи, может содержать информацию не только одной не только одной единицы хранения, но и части документа, одного документа, группы документов, группы единиц хранения;

· в отличии от описи не является учетным справочником, т.е. он не служит для подсчета количества единиц хранения и документов; единственная его функция – информационный поиск;

· если каждая опись строится на основе собственной схемы систематизации материалов данного фонда, то каталожные карточки всех форм архива упорядочиваются в соответствии с единой схемой, основы, построения которой являются общими для всех архивов.

Роль архивных каталогов:

В делопроизводстве – нужно уметь быстро найти ту или иную документную информацию – ведутся регистрационные и учетно-регистрационные картотеки документов, картотеки писем и заявлений граждан и др. (картотеки имеют не только сиюминутное значение: в дальнейшем вместе с документами они должны будут поступить в ведомственный архив, архив учреждения, где вольются в каталог учреждения). Особое значение имеют картотеки документов по личному составу (помогают архивистам своевременно исполнять социально-правовые запросы граждан). От точности и четкости картотеки зависит порой судьба человека.

В архиве учреждения – путь делопроизводственных картотек не завершается, они поступают вместе с документами постоянного хранения в государственный архив. Картотеки по истории государственных учреждений активно используются информационно-справочными службами государственных архивов для ответа на запросы граждан.

В государственном архиве создается стройная система каталогов архива. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива.

Совокупность работ по подготовки, составления и ведения архивных каталогов называется каталогизацией архивных документов, который складывается из следующих видов работ:

· определение вида каталога;

· разработка схемы классификации документной информации в каталоге;

· выявление и отбор документной информации для каталогизации;

· описание документной информации на каталожных карточках;

· индексирование каталожных карточек;

· систематизация карточек и ведение каталога.

При каталогизации осуществляется дифференцированный подход:

· определяется очередность выбора архивных фондов и их структурных частей по степени их значимости;

· отбираются необходимые дела, документы, сведения о них;

· в зависимости от формирующего каталога применяются различные приемы описания документной информации.

Порядок каталогизации архивных документов

При определении вида каталога учитывается:

· уровень и профиль архива;

· структура, состав, содержание, степень разработанности фондов;

· интенсивность и задачи использования документов;

· наличие и качество других архивных справочников;

· кадровые и материально-технические возможности архива.

Каталог должен наиболее полно отражать документный состав архива, служить ключом к поиску наиболее востребованных документов. В основе архивной картотеки может лежать делопроизводственная картотека, подвергающаяся в архиве переработке с целью разделения ее на картотеки постоянных, долговременных (свыше10 лет), кратковременных (до 10 лет) дел документов личного состава.

В зависимости от выбранной структуры каталоги бывают двух типов: логической структуры - если информация располагается от общего к частному, т.е. сверху вниз (систематические, тематические, хронологические); алфавитной структуры - если информация располагается от частного к общему, т.е. снизу вверх (предметные, именные, географические).

Каталоги логической структуры по видам подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (каталог по истории учреждений и каталог по истории административно-территориального деления) и хронологические. Каталоги алфавитной структуры – на предметные и их разновидности, именной и географический. Каталоги могут быть как внутриархивными, так и межархивными. Для архивов федерального и регионального уровней основу системы каталогов составляют систематический и именной каталоги.

В систематическом каталоге документная информация классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности общества и располагается в логической последовательности. К системному каталогу или его подразделениям могут быть составлены предметный, географический именной указатели (при отсутствии соответствующих каталогов).

В тематическом каталоге документная информация по теме сгруппирована внутри по подтемам, рубрикам и подрубрикам, расположенным в логической последовательности. Условия самостоятельного существования тематического каталога в архиве, где ведется систематический каталог, является группировка информации по признаку, отсутствующему в систематическом каталоге.

В каталоге по истории учреждений документная информация классифицируется по отраслям, затем – по подведомственности, а далее – по типам учреждений (банки, заводы, общества, товарищества, управления) в алфавитном порядке, внутри – по алфавиту их наименований.

В каталоге по административно-территориального деления документная информация классифицируется по алфавиту предметных понятий (географических названий). Затем систематизации проводится в логической и хронологической последовательности.

Если надо описать документы с точки зрения времени их создания, то составляют хронологический каталог (сведения о документах группируются по периодам времени, века, годам, месяцам, числам). Такие каталоги создаются – где хранятся древние рукописи.

В именном каталоге информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация осуществляется в хронологической или другой последовательности.

В географическом каталоге документная информация классифицируется по алфавиту географических и топографических объектов (названия стран, республик, краев, областей, экономических районов, населенных пунктов, морей и т.д.).

Ведомственный по личному составу – данные о трудовом стаже, зарплате, других показателях для начисления пенсий, при передаче в архив может использоваться для составления именного каталога.

Названий фондов – при большом количестве фондов может использоваться для первичного знакомства с фондом, их названиями, номерами, крайними датами.

Название каталогов будет определяться в зависимости от того, что положено в основу его деления: если взяты темы, то каталог по виду будет тематический (предметно-тематический), если предмет, - то предметный, если отрасли человеческих знаний или деятельности, - то систематический.

Все каталоги объединяются в единую архивную систему каталогов. При их классификации можно использовать Схему единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР.

Виды архивных каталогов

В международной документалистике приняты:

1. Универсальная десятичная классификация (Мельвиль Дьюи – организатор американской библиотечной ассоциации – в 1972 г. составил 1-й вариант десятичной классификации (ДК), в соответствии которой вся совокупность сведений архива или библиотеки делится на основе дедуктивного метода на 10 классов, которые затем делятся на сотые, тысячные и т.д. классы. Например: ДК для книг:

000 Общие произведения

100 Философия

200 Религия

600 Полезные искусства. Каждый их этих классов делится на 10 классов:

610 Медицина

620 Инженерия …).

2. Классификация при помощи двоеточия (Индийский теоретик систематической классификации Ш.Р.Ранганатан (1892-1972) развил многоаспектовый поиск информации, заложенный в УДК (универсальная десятичная классификация). Он разработал «Классификацию при помощи двоеточия», которая имеет 37 разделов. Связь между понятиями, взятыми из разных разделов и таблиц, обозначается двоеточием (:), например: Д: Е2:Р1 «Инженерные исследования земляных работ»).

Таким образом, если УДК и ДК Дъюи относятся к иерархическим классификациям, то классификация Ранганатана преодолевает одноаспектность иерархической классификации и может служить основанием для автоматизированных информационно-поисковых языков (ИРЯ). .

.С конца 70-х гг. XX вв. в отечественном архивоведении использовали Схему единой классификации (СЕК). Приступая к каталогизации документов нужно изучить структуру построения СЕК, четко представить себе, к какому отделу, подотделу и т.д. логически может быть соотнесено то или иное понятие, выражено в документах. После изучения методики построения систематического каталога на основе СЕК следует перейти к выявлению и отбору документной информации для включения ее в каталог.

Выявление и отбор документной информации для каталогизации

В архивном фонде для каталогизации определяются следующие группы документов:

· организационно-распорядительные, планово-отчетные и другие основные документы учреждения-фондообразователя;

· руководящие документы вышестоящих органов, непосредственно относящиеся к учреждения-фондообразователя;

· документы подведомственных учреждений, присланные для контроля, обобщения, анализа;

· печатные издания, относящиеся к деятельности учреждения-фондообразователя;

· копии предложений, проектов постановлений, актов проверки и другие

· документы, по своей ценности и трудности поиска, заслуживающие каталогизации.

Выбор схемы классификации определяется составом документов архива и задачами их использования. Они взаимосвязаны системой отсылок, в которую входят полные отсылки (от понятия без индекса к понятию с индексом) и частичные отсылки (дополняющие) для связи родственных понятий. Возможен переход от внутри – к межархивным каталогам, более полно отражающим состав архивной документации по той или иной проблеме, тому или иному вопросу.

Вживление и отбор документной информации для каталогизации происходит как при тематической разработке архивных фондов, так и при попутной каталогизации, связанной с другими видами работ по выявлению и описанию документов. Выявленная информация описывается на каталожных карточках на уровне подокументного, поединичного, группового описания. При подокументном описании сообщается информация об одном документе, при поединичном – единице хранения, при групповом – связанной между собой тематически, логически, хронологически группе единиц хранения или документов.

В результате возможно описание на уровне части документа, документа, группы документов, единицы хранения, группы единиц хранения.

Каталожная карточка включает следующие атрибуты:

· индекс классификационного деления; наименование рубрики и подрубрики;

· обозначение даты и места события;

· информационные сведения (описание содержания);

· название архива; название фонда;

· архивный шифр документа (номер фонда, описи, единицы хранения, листа);

· язык; способ воспроизведения;

· фамилия составителя; дата составления;

· в отдельных случаях, на оборотной стороне карточки может помещаться аннотация.

Архивные каталоги постоянно пополняются новыми данными. Одной из связанных с ними работ является ведение каталога, которое включает:

· научно-методическое обеспечение работ;

· индексирование карточек;

· систематизацию их по индексам и рубрикам;

· составление отсылочного аппарата к каталогу;

· усовершенствование каталога;

· ведение учетных форм работы по каталогизации и использованию каталогов.

После отбора и описания документной информации на каталожных карточках можно приступать к индексированию.

Индексирование – это процесс выбора или состояния индексов по схеме и их проставление на каталожных карточках.

Включенные в каталог карточки должны быть индексированы, на них должен проставляться индекс – условное обозначение, элемент языка, букв, цифр, условных знаков, целью которого является передача содержании информации, зафиксированной в документах, закрепление места делений в классификационной схеме и определение связи между этими делениями.

Одно условное обозначение или их совокупность присваивается соответствующим классификационным делением схему классификации документной информации и проставляется на каталожных карточках.

Система индексов – это система построения индексов с учетом методики, определенных правил, это перевод с естественного языка на искусственный язык букв, символов, правил.

Индексы могут быть:

· буквенными;

· цифровыми - подразделяются на нумерационные (это простой ряд чисел от 0 до бесконечности, т.е. порядковая (валовая) индексация, применяемая при наличии только одного уровня деления в схеме), серийные, десятичные (для деления в схеме отводится определенный ряд цифр: от 0 до 99, от 100до 999 и т.д. Она применяется часто, так как позволяет вводить новые условные ступени делений. Недостаток – она нечетко отражает и закрепляет структуру схемы);

· комбинированными. Они служат для определения места карточек в каталоге.

Десятичная система индексов позволяет отводить для понятий ряд делений от 0 до 9. Первая цифра указывает уровень делений (класс, раздел, тему), вторая – следующий уровень делений и т.д. эта система дает количество знаков, используемых для закрепления квалификационных делений; возможность производить изменения при сохранении логической связи. В СЕК десятичная система индексов используется только в одном случае – когда она вводится после букв.

Необходимо учитывать следующие требования при выборе системы индексов:

1. система должна быть удобной в применении, хорошо выражать взаимопонимания. Легко запоминаться (должна быть мнемоничной);

2. индексы должны вызывать ассоциацию близости или удаления обозначенных предметов от основных классификационных понятий и наиболее сокращенным способом указывать на степень подчинения и соподчинения;

3. индексы должны быть максимально краткими (при наименьшем количестве обозначений давать наибольший объем сведений).

Заиндексированные карточки необходимо систематизировать для включения в каталог.

Систематизация их проводится в соответствии с индексами в порядке расположения букв и цифр.

В группе карточек с одинаковыми индексами дальнейшая систематизация проводится по рубрикам и подрубрикам, указанным на карточках. Расположение самих карточек уже на уровне подрубрик производится по логическому принципу – от высшего к низшему, от общего к частному. Например, группы карточек, образованные по географическому признаку, располагаются по указанному принципу, а разнозначные – по алфавиту географических наименований. Группы карточек образованные по хронологическому признаку, располагаются по дате событий и далее по датам документов.

Для взаимосвязи как отдельных делений систематического каталога, так и всего каталога с архивными справочниками используются отсылочные карточки. В отсылочных карточках графы «Индекс», «Рубрика» и «Подрубрика» заполняются в обычном порядке, а графе «Содержание» после информации из документов указываются: «см. также» и индекс соответствующего деления в каталоге или в другом архивном справочнике.

Постоянное усовершенствование каталогов включает в себя совершенствование схемы классификации, проверку их содержания и оформления, совершенствование описей. В результате каталоги должны быть вторым по значимости архивным справочником.

Вопросы для самоконтроля:

1. Назначение и виды архивных каталогов.

2. Классификационные схемы каталогов.

3. Понятие о структуре каталогов.

4. Понятие каталогизации архивных документов.

5. Выявление и отбор документной информации при каталогизации.

6. Систематизация карточек и ведение каталогов.

Предыдущая 1 2 3 4 5 678 9 10 Следующая

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:

©2015 - 2024 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.