Сделай Сам Свою Работу на 5

Организация работы с нормативными правовыми документами в учреждениях социальной защиты

В своей профессиональной деятельности юристам, специалистам по правовым вопросам учреждений социального обслуживания предстоит работать с большим количеством документации: по правовым, организационным, кадровым и другим вопросам.

Специалист должен знать систему и типовую технологию документационного обеспечения управления (ДОУ); правила составления и оформления организационно-распорядительных документов (ОРД); понятие документа, его свойства, способы документирования; особенности делопроизводства по обращениям граждан и конфиденциального делопроизводства. Предстоит также оформлять организационно-распорядительные документы в соответствии с действующим ГОСТом; уметь осуществлять обработку входящих, внутренних и исходящих документов, осуществлять контроль за их исполнением; оформлять документы для передачи в архив организации и многое другое.

Выполнение такой работы должно базироваться на глубоком знании нормативных правовых актов в области трудового законодательства, документирования, документационного обеспечения управления, а также основ современной компьютерной техники и информационных технологий.

Для полноты и качества раскрытия вопроса есть необходимость определиться с категорийным аппаратом, используемым в дальнейшем.

Документ - зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Юридический документ - материальный носитель, оформленный и составленный в соответствии с требованиями действующего законодательства, создающий у лиц права и обязанности.

Согласно положениям ГОСТ ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования" документы позволяют организации осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и подотчетно; предоставлять услуги последовательно и беспристрастно; обеспечивать и документировать формирование политики и принятие управленческих решений; обеспечивать согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности; повышать эффективность деятельности всей организации; обеспечивать бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций; соблюдать требования законодательства и регулирующей среды; обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая управление рисками, связанными с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации; защищать интересы организации и права сотрудников, а также всех заинтересованных сторон; обеспечивать и документировать деятельность по развитию, сохранять корпоративную, индивидуальную память, память общества.



Важным моментом, требующим пояснения, является вопрос о том, распространяется ли определение термина "документ" на документ в электронной форме.

В структуре электронного документа различают общую и особенную части. Общая часть содержит информацию, включающую смысловое содержание документа и сведения об адресате. Особенная часть касается электронной цифровой подписи. Особенность в том, что использование в управлении электронного документа без вывода его на бумажный носитель возможно лишь при условии правового обеспечения применения электронной цифровой подписи. В связи с этим следует подчеркнуть, что при соблюдении требований, установленных для электронной цифровой подписи, цифровая подпись в электронном документе становится юридически равносильной подписи в документе на бумажном носителе. В Федеральном законе от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" четко указано, что электронные документы - это всего лишь особая категория документов. К электронным документам следует относиться так же, как к документам на бумажном носителе.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам. Правила документирования определяются как требования и нормы, устанавливающие порядок документирования. Документирование является частью делопроизводства, связанной с созданием документов.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело. Следует отметить, что от того, насколько налажен в организации документооборот, зависит ее эффективность. Нельзя не согласиться с тем, что уровень оформления документов, его культура - это визитная карточка, по которой судят об организации. Уровень развития документооборота - это степень уважения организации к себе.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Поскольку управленческая деятельность организации осуществляется с применением различного рода документации, делопроизводство в настоящее время именуют также документационным обеспечением управления.

Функции управления в государственном органе, государственном учреждении реализуются с помощью организационно-распорядительной документации, которая включает в себя следующие группы документов: нормативные правовые акты; распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.

Нормативные правовые акты - принимаемые уполномоченными государственными органами акты, содержащие правовые нормы, т. е. нормативные предписания, рассчитанные на неограниченный круг субъектов и многократное или постоянное применение. Это письменные официальные документы, принятые (изданные) в определенной форме правотворческими органами в пределах их компетенции и направленные на установление, изменение или отмену правовых норм.

Распорядительные документы-вид документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности министерства, подразделений, подведомственных учреждений и отдельных должностных лиц. К распорядительным документам относятся: приказ, распоряжение, указание.

Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам. Приказ, распоряжение принимаются уполномоченным на то должностным лицом, действующим на основе единоначалия. Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т. д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом "П Р И К А 3 Ы В А Ю:" ("П Р Е Д Л А Г А Ю:", "О Б Я -3 Ы В А Ю:" - в распоряжениях), которые печатаются вразрядку, затем ставится двоеточие.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Должностные лица, до сведения которых доводится приказ, приводятся в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Указание - распорядительный служебный документ, содержащий предписываемые действия конкретному исполнителю для решения оперативных вопросов информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения распоряжений, приказов, инструкций. Текст указания состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей. Указания приводятся в соответствие с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

Организационные документы - это документы, регламентирующие задачи и функции, устанавливающие структуру, штатную численность, порядок функционирования и взаимодействия подразделений, порядок действий работников при исполнении повседневных трудовых обязанностей.

К организационным документам относятся: положения, уставы, правила, инструкции, должностные регламенты.

Информационно-справочные документы - документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: протокол, служебное письмо, акт, докладная, объяснительная и служебная записки, стенограмма, план, отчет и др.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

o председатель или председательствующий;

o секретарь;

o присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших. Вначале перечисляются члены коллегиального органа, затем - приглашенные с указанием должностей и наименований организаций;

o повестка дня;

o докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов заседаний коллегиальных органов.

Служебные письма готовятся:

o как ответы о выполнении поручений по входящим документам;

o исполнение поручений по обращениям граждан;

o сопроводительные письма;

o ответы на запросы юридических и физических лиц;

o претензионные письма;

o инициативные письма.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д. Датой письма является дата его подписания.

Более подробно рассмотрим правила составления претензионных писем. Если одна из сторон (контрагентов) не выполняет договорных обязательств, составляются претензионные письма. Претензионные письма выполняют функцию урегулирования разногласий между сторонами на добровольных началах, поэтому составление претензий является обязательным этапом перед направлением иска в арбитраж.

Претензионные письма составляются в соответствии с едиными требованиями, предъявляемыми к этим документам. Кроме общих реквизитов письма в претензии должны быть указаны: обстоятельства, являющиеся основанием для составления претензии; требования заявителя; сумма претензии и ее расчет; банковские реквизиты заявителя; перечень предлагаемых к претензии документов.

Претензии составляются в трех экземплярах. Первый экземпляр направляется организации дебитору (должнику), второй остается у заявителя, а третий приобщается к исковому заявлению, если дело передается в арбитраж.

Если претензия не может быть урегулирована сторонами на добровольных началах, то дело передается в арбитражный суд. Основным документом в этих случаях является исковое заявление. Оно содержит следующие реквизиты: наименование арбитража, его адрес; наименование истца, почтовый адрес, банковские реквизиты; наименование организации-ответчика, почтовый адрес, реквизиты; сумму иска; название документа; текст заявления; подписи, дату; перечень предложений.

Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события. Текст акта состоит из двух частей - вводной и констатирующей.

Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата.

Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Акты подписываются всеми членами комиссии, при необходимости акты подлежат утверждению руководителем государственного органа.

Докладная записка - это документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Объяснительная записка - документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.

Служебная записка (разновидность письма) - форма внутренней переписки.

Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу. В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки подразделяются на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.

Текст докладной, служебной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.

Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги.

Стенограмма - дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи.

Стенограмма конференции, совещания, собрания или заседания коллегиального органа ведется в том случае, когда на обсуждение выносятся важные и сложные вопросы, которые могут вызывать прения. Окончательный текст стенограммы составляется на основании произведенных на конференции, совещании, собрании или заседании коллегиального органа стенографических или звуковых записей и представленных материалов (докладов, справок, проектов решений и т. п.).

Текст стенограммы должен состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, разделы нумеруются арабскими цифрами. Инициалы и фамилия докладчика печатаются в именительном падеже. Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствовать дню проведения совещания, собрания или заседания коллегиального органа.

План - документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.

Составляющими пунктами планов являются: наименование (содержание) работы или мероприятия; исполнитель; срок исполнения; отметка об исполнении.

Планы работ или мероприятий должны подписываться должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению.

Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.

Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке. Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.

Реквизиты документов. Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами: подпись, печать, текст, название вида документа и т. д. Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр. Формуляр, характерный для определенного вида документов, называется типовых формуляром. Формуляр-образец разрабатывается при создании системы документирования и представляет собой графическую модель или схему построения документа. Он устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов. ГОСТ Р 6.30-2003. "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" устанавливает почти максимальный набор реквизитов для любого из управленческих документов и их месторасположение на бумажном носителе информации. Всего установлено 29 реквизитов.

Реквизиты документов. Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами: подпись, печать, текст, название вида документа и т. д. Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр. Формуляр, характерный для определенного вида документов, называется типовых формуляром. Формуляр-образец разрабатывается при создании системы документирования и представляет собой графическую модель или схему построения документа. Он устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов. ГОСТ Р 6.30-2003.

"Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" устанавливает почти максимальный набор реквизитов для любого из управленческих документов и их месторасположение на бумажном носителе информации. Всего установлено 29 реквизитов.

При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты: Герб Российской Федерации, субъекта РФ (города Москвы) (при необходимости), наименование организации, справочные данные об организации; наименование вида документа, дата документа, отметка о поступлении документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, гриф ограничения доступа к документу, адресат, гриф утверждения документа, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст документа, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования документа, визы согласования документа, печать, отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

В процессе подготовки документов необходимо соблюдать следующие правила оформления реквизитов:

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.

При оформлении реквизита "Справочные данные об организации" указывается почтовый адрес; номера телефонов (справочная служба), факсов, адрес электронной почты и др.

Используются следующие наименования основных видов документов: постановление, распоряжение, приказ, протокол, акт, справка, служебная записка, план, отчет.

Датой документа является дата его подписания или утверждения. Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения, а не подписания.

Реквизит "Регистрационный номер документа" - цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т. д.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.

Гриф "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется в верхнем правом углу первой страницы документа.

Гриф согласования документа состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования (проставляются в левом верхнем углу листа).

Визы согласования документа. Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Адресование документа.

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным или физическим лицам. Наименования организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже, например: Министерство юстиции Российской Федерации.

Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже; инициалы указываются перед фамилией.

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Если документ отправляется в несколько однородных организаций, их наименования указываются обобщенно.

В составе реквизита "Адресат" элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес: улица, номер дома, квартиры, название населенного пункта, индекс.

Гриф утверждения документа располагается в верхнем правом углу документа и состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Резолюция-реквизит, который оформляется соответствующим должностным лицом и содержит поручение по данному документу.

Резолюции как правило оформляются на специальных бланках формата А6, на нижнем поле которых указываются номер и дата документа, к которому относится резолюция.

Резолюция включает фамилии исполнителей (наименование подразделений), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату

Заголовок к тексту - реквизит документа, выражающий краткое содержание текста. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении.

Заголовок согласуется с наименованием вида документа, например: приказ (о чем) о создании аттестационной комиссии, карточка (чего) учета движения основных средств. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, письмам объемом менее двух страниц и ответам на обращения граждан заголовок, как правило, не составляется.

Отметка о контроле проставляется на документах, подлежащих контролю, в виде буквы "К" или штампа "КОНТРОЛЬ. СРОК_".

Текст документа.

Оформление приложений к документу.

Приложения к документу могут быть трех видов: приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими нормативными правовыми и распорядительными документами (постановлениями, распоряжениями, приказами); приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа; приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые с сопроводительным письмом.

Отметка о наличии приложения оформляется двумя способами. Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии оформляется следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, указываются его наименование, количество листов и экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются.

Подпись документа. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).

При подписании документов на бланке должностного лица, должность подписавшего не указывается. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не разрешается ставить надпись от руки "зам" или косую черту перед наименованием должности. Документы коллегиальных органов (коллегии, совета и др.) подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем. В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте без захвата наименования должности и подписи. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

Номенклатура дел. В процессе деятельности учреждение получает и создает большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т. е. они выступают в роли учреждения. Для быстрого поиска документов, которые используются в управленческой деятельности организации, их группируют в дела.

Дело-совокупность документов или документ, относящийся к данному вопросу или участку деятельности и помещенный в отдельную обложку. Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел (заголовков), заводимых в организации с указанием сроков их хранения, оформления в установленном порядке. Она предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения.

В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности учреждения социального обслуживания.

Основой для определения структуры номенклатуры дел учреждений является штатное расписание. Разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений учреждения, например: административно-управленческий персонал; отдел кадров, бухгалтерия; охрана труда и т. д. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

п/п Индекс дела (документа) Заголовок дела Срок хранения Номер статьи по перечню
         

В графе 2 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в учреждении цифрового обозначения структурного подразделения (например, 01 - административно-управленческий персонал; 02 - отдел кадров и т. д.) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в рамках структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-02, где 01 - индекс структурного подразделения, 02 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел в рамках структурного подразделения.

В номенклатуре дел сохраняются одинаковые порядковые номера заголовков для однородных дел разных структурных подразделений, например, "Приказы по основной деятельности" (01-03, 02-03, 03-03 и т. д.).

В графу 3 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел определяются степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих структур, располагаются перед заголовками дел с приказами и документами учреждения. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т. п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве учреждения используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел утверждается и вводится в действие приказом директора на три года. Исходя из производственной необходимости, она может в конце каждого года уточняться, корректироваться и вводиться в действии с 1 января следующего календарного года. Если в течение года в учреждении возникают новые документированные участки работы (например, введение платных социальных услуг населению), то на них заводятся новые дела, которые по приказу дополнительно включаются в номенклатуру дел.

Успешная деятельность учреждения социального обслуживания невозможна без высокой культуры работы персонала с документами, без четкой организации делопроизводства. Умение грамотно, правильно в соответствии с действующими нормами оформить служебный документ наряду с глубокими специальными знаниями, владением основами делового общения является неотъемлемым элементом профессиональной подготовки руководителя любого уровня, его компетентности.

Качество выполнения учреждением функциональных задач учреждения социального обслуживания, эффективность выработки и реализации управленческих решений самым непосредственным образом зависят от организации документооборота, технологии регистрации, учета, контроля и хранения документов.

В условиях возрастающего объема документооборота развитие менеджмента напрямую определяется степенью внедрения современных инновационных элементов делопроизводства (документационное обеспечение управления, или ДОУ), к числу которых относятся механизация, компьютеризация и автоматизация процессов ДОУ и на их основе осуществление перехода к электронному документообороту.



©2015- 2019 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.