Подведение итогов в списке данных

Один из способов обработки и анализа списков данных состоит в подведении различных итогов. С помощью команды "Данные / Итоги..." можно вставить строки итогов в список, обрабатывая данные нужным способом. При вставке строк итогов программа MS Excel автоматически помещает в конец списка данных строку "Общий итог".

Перед тем, как применять автоматическое подведение итогов к списку данных он предварительно должен быть соответствующим образом отсортирован!

Выделите любую ячейку в учебном списке данных. Выполните команду "Данные / Итоги...". В окне диалога этой команды в подокне "При каждом изменении в:" укажите "Фамилия", в подокне "Использовать функцию" укажите "Сумма" (в смысле – суммирование, сложение), в подокне "Добавить итоги по:" укажите только данные учебного списка "Сумма" (проверьте, чтобы ничего другого здесь не было указано) и, наконец, внизу окна диалога активизируйте параметры: "Заменить текущие итоги" и "Итоги под данными". Щелкните мышкой по кнопке <OK> окна диалога команды "Итоги".

После этого наш учебный список данных приобретает сложную трехуровневую структуру, нижним из которых является текущий уровень 3. Переход с уровня на уровень осуществляется щелчком мышкой по кнопкам, расположенным на левом сером поле вровень с заголовками столбцов ЭТ и обозначенным цифрами 1, 2 и 3. Кроме этого, находясь на первом и втором уровнях Вы можете детализировать или сворачивать информацию относительно каждого предпринимателя, щелкая мышкой по кнопкам, обозначенным знаками минус <–> и плюс <+>.

Правильный результат подведения итогов в учебном списке данных представлен ниже на рис. 10.

Рис. 10. Правильный результат подведения итогов в списке данных.

Предъявите результаты подведения итогов в учебном списке данных преподавателю для проверки.

Выделите любую ячейку в учебном списке данных. Повторно выполните команду "Данные / Итоги..." и щелкните мышкой по кнопке <Убрать все> в окне диалога этой команды.

Выделите любую ячейку в учебном списке данных и выполните команду "Данные / Сортировка...". В окне диалога этой команды выберите в качестве единственного ключа сортировки "Дата" и укажите порядок сортировки "По возрастанию", а для остальных двух ключей выберите режим "(Не сортировать)". Щелкните мышкой по кнопке <OK> окна диалога команды "Сортировка".

Создание сводных таблиц

Сводная таблица – это интерактивная таблица на рабочем листе, которую можно использовать для того, чтобы подытожить и проанализировать данные уже существующих списков или таблиц. Вы можете обновить сводную таблицу, если были произведены изменения в исходных данных, использованных для ее построения. Обновление сводной таблицы не влияет на состояние исходных данных, и сводная таблица остается расположенной на том же листе, на котором и была создана.

При создании сводной таблицы нужно указать данные, которые будут использоваться как поля строк, поля столбцов и поля страниц, а затем указать данные, которые Вы хотите подытожить в области данных сводной таблицы.

Программа MS Excel автоматически использует функцию СУММ для числовых данных и функцию СЧЕТ для нечисловых данных. Можно модифицировать поля, изменяя при необходимости используемые по умолчанию функции.

Выделите любую ячейку в учебном списке данных и выполните команду "Данные / Сводная таблица...".

На первом шаге укажите источник "В списке или базе данных Microsoft Excel". Щелкните мышкой по кнопке <Шаг ►> окна диалога.

На втором шаге подтвердите, что областью исходных данных будет являться весь учебный список, щелкая мышкой по кнопке <Шаг ►> окна диалога.

На третьем шаге на макете сводной таблицы отбуксируйте в область "Страница" кнопку поля "Назначение платежа", в область "Столбец" – кнопку поля "Дата", в область "Строка" – кнопку поля "Фамилия" и в область "Данные" – кнопку поля "Сумма".

На последнем четвертом шаге укажите, что создаваемая сводная таблица будет размещена на существующем листе рабочей книги, щелкнув мышкой по ярлыку соответствующего листа (например, листа 2). Завершая процесс создания сводной таблицы щелкните мышкой по кнопке <Закончить> окна диалога.

Переключитесь на рабочий лист, содержащий сводную таблицу. Щелкните мышкой по кнопке "Дата" в ячейке В3 при этом все ячейки блока В4:CN4, содержащего даты оплат предпринимателями статей расхода должны выделиться. Выполните команду "Данные / Структура / Сгруппировать". В окне диалога этой команды проверьте правильность указания интервала дат с 03.01.1999 по 29.12.1999. В подокне "С шагом" укажите только "Кварталы" (проверьте, чтобы ничего другого здесь не было указано) и щелкните мышкой по кнопке <OK> окна диалога.

Выделите любую ячейку в области числовых данных и выполните команду "Данные / Поле сводной таблицы / Число". В подокне "Категория" выберите категорию "Денежный", а в подокне "Коды формата" выберите рублевый формат # ##0" р.".

В итоге нами создана сводная таблица, вид которой представлен ниже на рис. 11.

Кнопка распахивания списка в ячейке В1 позволяет отобразить в области данных сводной таблицы сводные результаты по всем статьям расхода как в сумме, так и по каждой статье расхода в отдельности.

Выделите любую ячейку в поле сводной таблицы и выполните команду "Данные / Сводная таблица...". Мастер сводных таблиц сразу выводит Вас на макет таблицы. Поменяйте местами кнопки полей "Назначение платежа" и "Фамилия", а затем щелкните мышкой по кнопке <Закончить> окна диалога. Посмотрите как теперь изменилась структура сводной таблицы.

ЛИТЕРАТУРА

1. Альтхаус М. MS Excel. Секреты и советы. – М.: БИНОМ, 1995.

2. Визе Манс MS Excel 5.0 для Windows за 5 минут. – М.: Бином, 1995.

3. Калберг К. MS Excel 5.0 для Windows в вопросах и ответах. – СПб.: BHV, 1995.

4. Никой, Н., Альбрехт Р. MS Excel 5.0. – М.: ЭКОМ, 1994.

5. Нихоль Н., Альбрехт Р. MS Excel 5.0 для профессионалов. – М.: ЭКОМ, 1995.

6. Осейко Н.Н. MS Excel 5.0 для пользователя. – Киев: BHV, 1994.

7. MS Excel 5.0 for Windows для “чайников”. – Киев: Диалектика, 1995.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: