Сделай Сам Свою Работу на 5

Условия и правила работы исполнителя с документами

 

Инструкцией по делопроизводству устанавливаются правила работы исполнителей с документами.

Инструкцией по делопроизводству должно быть установлено, что:

- организация работы с документами в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти осуществляется на основании указаний по исполнению документов (резолюций) руководителя федерального органа исполнительной власти, его заместителей, руководителя структурного подразделения, иных должностных лиц;

- подразделение - исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно;

- документы, поступившие в структурное подразделение с резолюцией руководства федерального органа исполнительной власти, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем подразделения.

Специалисты структурных подразделений федерального органа исполнительной власти в процессе исполнения документа осуществляют:

- сбор и обработку необходимой информации;

- подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в федеральном органе исполнительной власти;

- согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;

- подготовку сводки отзывов (с комментарием “Принято”, “Отклонено” с указанием причин, “Принято частично” с соответствующим пояснением);

- доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

- в необходимых случаях - подготовку списка (указателя) рассылки документа;

- представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;

- определение места хранения документа (копии документа);

- проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

Инструкцией по делопроизводству должен быть предусмотрен порядок групповой работы над документом в случаях, если исполнение документа поручено нескольким лицам, в том числе:



- функция ответственного исполнителя и функции соисполнителей в

подготовке проекта документа;

- право ответственного исполнителя созывать соисполнителей для выработки совместного решения;

- порядок и сроки представления проектов ответственному исполнителю.

Инструкцией по делопроизводству должен быть предусмотрен порядок передачи документов в случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) другому исполнителю, а также порядок передачи документов в случае увольнения работника или перехода на другой участок работы по акту приема-передачи руководителю подразделения или по его указанию вновь назначенному сотруднику.

Пример. Условия и правила работы исполнителя с документами четко показаны в Инструкции по делопроизводству в аппарате управления ОАО «Российские железные дороги». Предлагаем рассмотреть извлечение из данной инструкции.

 

 

Извлечение из Инструкции по делопроизводству в аппарате управления

ОАО «Российские железные дороги»

«ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И

ПРИНЯТЫХ РЕШЕНИЙ»

4.1. Исполнение документа включает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта исходящего документа (письма, телеграммы) или внутреннего документа (приказа, распоряжения, правил, инструкции и др.), его согласование, оформление, представление на подпись (утверждение) руководству общества или руководителю подразделения аппарата управления общества, подготовку к пересылке адресату.

4.2. Принятые обществом решения, резолюции президента и вице-президентов общества по документу доводит до исполнителей отдел документационного обеспечения, как правило, в срок до 2 дней, а срочные и оперативные - незамедлительно, но не позднее чем в течение 12 часов с момента их подписания (с использованием при необходимости факсимильной, телеграфной, телефонной и других видов связи).

Решения (указания), содержащиеся в приказах, распоряжениях и поручениях общества, доводит до исполнителей отдел документационного обеспечения путем направления им копии приказа, распоряжения и поручения или выписок из этих документов согласно указателю рассылки, составленному исполнителем приказа (распоряжения), а решения (указания), содержащиеся в протоколах совещаний, проводимых президентом и вице-президентами общества, - путем направления копии протокола или выписки из протокола согласно указателю рассылки, составленному исполнителем протокола совещания.

4.3. В резолюции президента (вице-президента) общества по документу первым указывают вице-президента общества, на которого возлагается организация исполнения этого документа, а первым из руководителей подразделений аппарата управления общества указывают руководителя подразделения, на которого возлагается исполнение документа, - ответственного исполнителя. Другие должностные лица, указанные в резолюции, являются соисполнителями документа.

При необходимости против фамилии ответственного исполнителя пишется слово “отв.”, “созыв” или “обобщение”.

4.4. Подлинник подлежащего исполнению документа с резолюцией президента общества направляется через отдел документационного обеспечения ответственному исполнителю.

Если резолюция президента общества адресована только вице-президентам общества, то подлинник документа с резолюцией направляется через отдел документационного обеспечения вице-президенту общества, указанному в резолюции первым. Указанный вице-президент определяет ответственного исполнителя, которому через отдел документационного обеспечения направляется на исполнение подлинник документа. Копию документа с резолюцией президента общества отдел документационного обеспечения направляет соисполнителям, которые подготавливают по ней соответствующие материалы, а также помощнику президента общества или другому работнику Департамента управления делами, подготовившему проект резолюции и осуществляющему контроль за исполнением этого документа. В случае если вице-президент общества дает руководителям подразделений аппарата управления общества поручение, необходимое для выполнения резолюции президента общества, рассылку поручения исполнителям осуществляет через экспедицию секретариат соответствующего вице-президента общества.

В аналогичном порядке направляется на исполнение адресованный президенту общества документ, резолюция по которому подписана первым вице-президентом общества.

4.5. Подлинник документа, поступившего в адрес вице-президента общества, после его рассмотрения и подписания резолюции направляется через отдел документационного обеспечения ответственному исполнителю. Копии документа с резолюцией подготавливаются секретариатом вице-президента общества и направляются через отдел документационного обеспечения соисполнителям для подготовки соответствующих материалов.

4.6. Ответственный исполнитель и соисполнители решений (указаний), содержащихся в приказах, распоряжениях, поручениях и протоколах совещаний, проводимых президентом и вице-президентами общества, определяются аналогично порядку, предусмотренному для резолюции.

4.7. Ответственный исполнитель персонально отвечает за соблюдение срока исполнения документа и качество подготовленного документа. Он дает соисполнителям задания по подготовке необходимых материалов и указывает сроки их представления. При необходимости ответственный исполнитель может также затребовать материалы для исполнения поручения от подразделений аппарата управления общества, которые в поручении не указаны.

Соисполнители отвечают за своевременное представление ответственному исполнителю запрашиваемых материалов (предложений, справок, сведений, других материалов) и их качество. О непредставлении ими таких материалов в срок ответственный исполнитель докладывает вице-президенту общества, организующему исполнение документа.

4.8. Подразделение аппарата управления общества, которое подготавливает проект документа, взаимодействует в ходе этой работы с причастными подразделениями аппарата управления общества и его обособленными структурными подразделениями. Для обеспечения соответствия проекта документа законодательству Российской Федерации и нормативным документам общества работниками Правового департамента совместно с исполнителем документа проводится экспертная оценка положений разрабатываемого проекта, а также редактирование его текста для обеспечения правильного и однозначного восприятия содержания документа.

4.9. Проект документа, завизированный исполнителем и руководителем подразделения аппарата управления общества, подготовившего этот проект, до представления на подпись должен быть согласован (завизирован) с соответствующими должностными лицами.

При наличии приложений каждое из них визируется исполнителем и руководителем подразделения аппарата управления общества, подготовившего документ, а также руководителями подразделений, в ведении которых находятся предусмотренные в приложении вопросы, задания.

4.10. Визы согласования документа, подлинник которого остается в обществе (приказ, распоряжение, протокол, поручение, положение, правила, инструкция, телеграмма и др.), проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника документа.

При согласовании документа должностным лицом указывается, как правило, его условное (сокращенное) наименование, используемое в телеграфной связи общества, например, ЦД, ЦФ, ЦЮ, Желдоррасчет, ЦФТО.

4.11. Согласование (визирование) документа производится в следующей примерной последовательности:

- исполнитель документа;

- руководитель подразделения аппарата управления общества, подготовившего документ;

- руководители причастных подразделений аппарата управления (обособленных структурных подразделений) общества;

- вице-президент (вице-президенты) общества, в ведении которого находится рассматриваемый вопрос. Первый вице-президент общества визирует документ при необходимости после согласования документа с Правовым департаментом;

- начальник Правового департамента (при необходимости согласования документа с Правовым департаментом).

Визы согласования рекомендуется размещать, как это показано на примере:

ЦЮ _____________________________________________ И.О.Фамилия

(подпись начальника Правового департамента) (дата)

ЦЗ ______________________________________________ И.О.Фамилия

(подпись вице-президента общества, в ведении которого находится рассматриваемый вопрос) (дата)

ЦМ ______________________________________________ И.О.Фамилия

(подпись руководителя причастного подразделения) (дата)

ЦЛ ______________________________________________ И.О.Фамилия

(подпись руководителя подразделения, подготовившего документ) (дата)

ЦЛ ______________________________________________ И.О.Фамилия

(должность и подпись исполнителя документа) (дата)

4.12. Согласование проектов документов производится, как правило, не позднее рабочего дня, следующего за днем представления его на согласование в подразделение аппарата управления общества.

Проекты приказов, распоряжений и писем (телеграмм), подготовленных по указанию президента (вице-президентов) общества для подписания в срочном порядке, согласовываются причастными должностными лицами в день получения проекта документа на согласование, при этом допускается в виде исключения устное согласование документа с руководителями (заместителями руководителей) отдельных подразделений. В этом случае вместо подписи соответствующего руководителя подразделения делается запись “согласовано по телефону”, которая удостоверяется подписью руководителя подразделения, подготовившего проект документа.

Правовое редактирование проекта документа, не содержащего вопросов, связанных с применением правовых норм, производится Правовым департаментом не позднее рабочего дня, следующего за днем представления документа на согласование.

Правовая экспертиза, редактирование и согласование проекта нормативного документа производится Правовым департаментом, как правило, в срок не более 10 дней.

4.13. Вице-президент общества, организующий работу по подготовке сложного и большого по объему проекта, может устанавливать иные сроки его согласования (правового редактирования) Правовым департаментом.

4.14. Руководитель подразделения аппарата управления (обособленного структурного подразделения) общества, подготовившего проект документа, должен принимать необходимые меры для своевременного согласования документа с причастными должностными лицами.

4.15. При разногласиях по проекту документа в целом или по его отдельным положениям согласовывающий (визирующий) может изложить на проекте документа или отдельном листе свое замечание, особое мнение, дополнение (с соответствующей мотивировкой). В этом случае он ставит свою подпись с отметкой “С замечаниями” или “Замечания прилагаются”. Текст проекта документа при этом не исправляется.

Отказ от визирования не допускается.

4.16. Подготовленный для представления на подпись президенту общества проект документа исполнитель передает руководителю секретариата (помощнику) президента общества, который проверяет - при необходимости в присутствии исполнителя – содержание документа, соответствие текста подписного экземпляра тексту визового экземпляра (для письма), полноту его согласования, наличие пояснительной записки (справки), если имеются разногласия по проекту, и правильность оформления и удостоверяет это своей подписью.

В аналогичном порядке руководитель секретариата (советник) вице-президента общества проверяет проект документа, подготовленный для представления на подпись вице-президенту общества. Если в подготовленном на подпись проекте документа не соблюдены требования настоящей Инструкции по его согласованию и оформлению, руководитель секретариата (помощник) президента общества, руководитель секретариата (советник) вице-президента общества может возвратить такой проект исполнителю для устранения отмеченных недостатков.

4.17. Проект документа представляется исполнителем на подпись вместе с подлинником документа, на основании которого он подготовлен, а также справочными и другими необходимыми материалами, которые должны быть подписаны (завизированы) должностным лицом, ответственным за подготовку представляемого документа, с расшифровкой фамилии и указанием должности.

4.18. Разработанный филиалом или иным обособленным структурным подразделением общества проект нормативного документа общества представляется на подпись президенту (вице-президенту) общества через подразделение аппарата управления общества, в ведении которого находятся изложенные в документе вопросы.

Руководитель указанного подразделения аппарата управления общества организует согласование такого документа с соответствующими должностными лицами и представляет его на подпись в установленном настоящей Инструкцией порядке.

4.19. Подписанные или утвержденные президентом (вице-президентом) общества приказ, распоряжение, поручение, положение, правила, протокол совещания и другой внутренний документ передаются (кроме протокола совещания, проводимого вице-президентом общества, регистрируемого секретариатом этого вице-президента) в отдел документационного обеспечения, который регистрирует их и направляет адресатам согласно составленному исполнителем указателю рассылки (Приложение №5).

4.20. Исходящий документ (письмо, телеграмма), подписанный президентом общества, передается в отдел документационного обеспечения, который производит сверку текстов подписанного и визового экземпляров документа, его регистрацию и подготовку к отправке.

Отдел документационного обеспечения подготавливает копии подписанного исходящего документа: одну - для подразделения аппарата управления общества, подготовившего проект документа, одну (телеграммы) - для Центральной станции связи, а также для направления в другие подразделения согласно составленному исполнителем указателю рассылки.

Исходящий документ (письмо, телеграмма), подписанный вице-президентом общества, после сверки работником секретариата вице-президента общества текстов подписанного и визового экземпляров документа и его копий передается в отдел документационного обеспечения для регистрации и отправки адресатам согласно разметке, проставленной на копиях документа (пункты 6.76 и 6.91 настоящей Инструкции).

Если президент или вице-президент общества внес при подписании в подготовленный проект документа исправления, то исполнитель документа должен перепечатать его с учетом этих исправлений и внести соответствующие изменения в визовой экземпляр и копии документа.

4.21. Если поступившее в общество поручение из Администрации Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации дано нескольким организациям и общество указано в поручении первым, то оно является головным исполнителем поручения и организует работу других организаций-исполнителей по выполнению этого поручения.

В этом случае общество как головной исполнитель определяет сроки представления материалов другими исполнителями, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа».



©2015- 2019 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.