РЕКОМЕНДУЕМАЯ ТЕМАТИКА РЕФЕРАТОВ И КУРСОВЫХ РАБОТ ПО

КУРСУ «Документоведение и документационное обеспечение управления»

ПРИЛОЖЕНИЯ (см.часть II):

1. Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. №477

«Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (приложение: Правила).

2. Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 г. №754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (приложение: Положение).

3.ПриказМинистерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г.

№536 г. Москва «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (приложение: Типовая инструкция).

4. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Приказ Росархива №76 -2009 г.).

5. ГОСТ 51148-98.

6. ГОСТ Р 6.30 – 2003.

7. ГОСТ Р 51511- 2001.

8. Извлечение из Инструкции по кадровому делопроизводству в ОАО «РЖД».

9. ГОСТ Р 51506 – 99. « Конверты почтовые. Технические требования.

Методы контроля» (извлечения).

10. Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать.

11. Извлечения из Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93. Класс 0200000 «Организационно-распорядительная документация» (Утвержден и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. №299 (с изм. и доп. 1999 – 2002 гг.).

12. Приказ от 5 января 2006 г. №1 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате управления ОАО «Российские железные дороги».

13. Извлечения из Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 6 октября 2000 г.).

14. Перечень типовых сроков исполнения документов.

15. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению.

16. Извлечение из Федерального закона «О связи» (от 7.07.2003 г. № 126-ФЗ).

17. Извлечения из Федерального закона «О почтовой связи» (от 17.07.1999 № 176-ФЗ).

18. Извлечения из Правил оказания услуг почтовой связи (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.2000 № 725).

19. Федеральный закон «О федеральной фельдъегерской связи» (от 16.10.1994 № 67-ФЗ, с изм. от 03.12.1999 и 27.11.2001).

20. Положение о государственной фельдъегерской Службе Российской Федерации
(утв. Указом Президента Российской Федерации от 10.08.2000 № 1485).

21. Правила радиосвязи морской подвижной службы и морской подвижной спутниковой службы Российской Федерации (утв. Приказом Минтранса РФ № 137, Минсвязи РФ
№ 190, Госкомрыболовства РФ № 291 от 04.11.2000).

22. Извлечения из Руководящего документа отрасли «Телематические службы»
(утв. Приказом Министерства Российской Федерации по связи и информатизации от 23.07.2001 № 175).

23. Рекомендации по стилистическому оформлению приказов и распоряжений.

24. Извлечения из Норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти.

25. Извлечения из «Государственной системы документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33).

ВВЕДЕНИЕ

В последнее время в различных слоях российского общества не утихают разговоры о необходимости политической и экономической модернизации страны. Вот и Президент Российской Федерации Дмитрий Медведев в своем послании Федеральному собранию Российской Федерации (2009 г.) фактически объявил о начале нового курса, направленного на преодоление всеобщей отсталости страны, и, в первую очередь, модернизацию ее экономического блока.

Так что само время определило задачу совершенствования организационной структуры и методов управления, как важного звена в улучшении руководства экономикой. Значительное место в успешном решении этой задачи занимает документоведение и документационное обеспечение управления (в дальнейшем именуем – «делопроизводство»).

Документоведение и документационное обеспечение управления (делопроизводство) – это один из инструментов управления (менеджмента).

Подготовка по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» сегодня открыта во многих вузах, получаемая выпускниками квалификация – документовед.

Вдумаемся в эти названия. Ключевым, базовым понятием в них выступает слово документ. Документоведение и документовед – т.е. все ведающий, знающий о документе. Что же это такое документ, о котором надо так много знать, что необходимо учиться в высшем учебном заведении.

Документ – явление сложное и древнее. Его появление, эволюция, функции документа, требования, предъявляемые к его составлению и оформлению, а также весь порядок работы с ним изучаются в цикле специальных документоведческих дисциплин, а курс «Документоведение и документационное обеспечение управления» открывает профессиональную подготовку специалиста высшей квалификации.

Государственный образовательный стандарт (специальность 032001.65 –Документоведение и документационное обеспечение управления, цифры 65 – это свидетельство того, что это высшее профессиональное образование) дает квалификационную характеристику специалисту следующим образом.

«Документовед» разрабатывает, внедряет и обеспечивает функционирование единого в организации технологического процесса документирования и работы с документами и документной информацией на основе использования современных автоматизированных технологий (составление, оформление документов, учет, регистрация, контроль исполнения, справочно-информационная работа, хранение). Планирует, организует и совершенствует деятельность службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства в организации. Разрабатывает унифицированные формы документов, системы документации, табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков организации. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации текущего хранения и экспертизе ценности документов. Принимает участие в постановке задач проектирования, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий, базирующихся на применении компьютерной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

Значение делопроизводственного обслуживания, как одной из сфер управленческой деятельности, определяется универсальностью делопроизводства, поскольку основу информационного хозяйства любого предприятия, учреждения или организации составляют традиционные машинописные, рукописные, типографские документы и документы на магнитных носителях.

Как сам процесс создания документов, так и организация работы с ними всегда были регламентированы специальными законодательно-нормативными и нормативно-методическими актами. В дореволюционный период крупнейшими законодательными актами, определявшими постановку делопроизводства, были «Генеральный регламент», утвержденный Петром 1 в 1720 году, «Учреждение для управления губернией» 1775 года Екатерины II, «Общее учреждение министерств» 1811 года. В этих актах были установлены основные принципы работы с документами, действующие и сегодня (например, обязательный учет документов, регистрация, контроль, формирование дел, создание архива учреждения и т.д.).

Велик удельный вес делопроизводственных операций в общем объеме управленческого труда. На работу с документами специалисты тратят 20-60% рабочего времени.

Организация делопроизводства влияет на оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. При рационально организованном делопроизводственном процессе специалисты и руководители освобождаются от несвойственных им операций, повышается производительность и эффективность их труда и сокращаются затраты, связанные с функционированием аппарата управления.

В правильной организации делопроизводства заложены основы сохранности и эффективного использования документов в будущем. С целью регламентации и рационализации работы с документами в учреждениях, организациях и на предприятиях на основе государственной системы делопроизводства разрабатывается своя система документооборота. Цель государственной системы документационного обеспечения управления – доведение до уровня общей нормы оправдавших себя на практике и апробированных рациональных форм и методов обработки служебной документации – может быть достигнута, если служащие, занятые обработкой документов, будут использовать в практической деятельности правила и нормы рационального делопроизводства.

Специальные законы регламентируют язык служебных документов. Это Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. Федеральных законов от 24.07.1998 № 126-ФЗ и от 11.12.2002
№ 165-ФЗ) и дополняющий его Федеральный закон РФ «О государственном языке Российской Федерации» от 01.06.2005 № 5З-ФЗ, в которых специальные статьи устанавливают язык ведения делопроизводства. Создание гербовых бланков и гербовых печатей ведется в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» от 25 декабря 2000 г. № 2­ФКЗ (в ред. Федеральных конституционных законов от 09.07.2002 № 2-ФКЗ, от 30.06.2003 № 1-ФКЗ), а их изготовление на основании постановления Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» (в ред. от 08.06.2001 N 450).

Повсеместное внедрение компьютерных технологий потребовало признания электронного документа и придания ему юридической силы. В конце ХХ – начале XXI века все страны мира издают законы, посвященные этому вопросу. В России Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» был подписан Президентом 10 января 2002 г. (№ 1-ФЗ). Распоряжением Правительства РФ от 26 мая 2005 г. утверждена форма анкеты поступающего на работу, используемая как в государственных, так и в негосударственных структурах (распоряжение Правительства РФ от 26 мая 2005 г. № 667-р «Об утверждении формы анкеты»). Вопросы организации делопроизводства рассмотрены в утверждённом постановлением Правительства РФ 19 января 2005 г. № 3 «Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» и «Типовом регламенте внутренней организации органов исполнительной власти», утверждённым постановлением Правительства РФ от 28 июля 2005 г. № 453.

Помимо Правил составления и оформления отдельных видов документов: решений, планов и показателей, докладов о результатах, протоколов, договоров, контрактов и др. в типовых регламентах подробно расписана организация контроля за выполнением поручений.

Глава 11 «Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» целиком посвящена основным правилам организации документооборота. В ней указано, что делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти должно вестись в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и на её основе федеральные органы исполнительной власти составляют свои инструкции по делопроизводству и согласуют их с Федеральным архивным агентством.

Таким образом, постановлением правительства ещё раз проводится идея организации единой системы делопроизводства в органах власти.

Общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства должны быть в каждой службе делопроизводства. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 № 537 утверждена и зарегистрирована Министерством юстиции РФ 27.01.2006 (рег. № 7418) новая типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Инструкция включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, распоряжения, инструкции, протокола, служебных писем и др. видов документов.

В ней расписана процедура организации документооборота (доставка документов, прием, обработка, распределение, передача, прохождение), регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение.

В приложении даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания инструкции, она отражает практически все вопросы организации делопроизводства. Хотя она предназначена в первую очередь для федеральных органов исполнительной власти, ею могут воспользоваться и найдут много полезного для себя службы делопроизводства организаций любых форм собственности. Она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации.

В 2009 г. Правительством Российской Федерации принято Постановление от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в Федеральных органах исполнительной власти» и от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота».

В связи с изданием данных документов, во всех федеральных органах исполнительной власти предстоит огромная работа по подготовке новых Инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

В современном мире, прямо или косвенно затрагивающий вопросы управления, неминуемо присутствует понятие «система» или система управления.

Под системой следует понимать некое целостное образование, состоящее из отдельных элементов. Все эти элементы связаны между собой энергетическими или информационными (а чаще и теми и другими) связями.

Каждый руководитель, предприниматель (деловой человек) — за порядок, базирующийся на экономической и организационной основах, а не на эмоциях. А это может дать система, где каждому нормальному здоровому человеку были бы предоставлены возможности приложить свои способности за достойную плату. Формы управления слепо копироваться не должны, но основы управления (системы управления) должны быть заложены в организационно-штатные структуры и функциональные обязанности должностных лиц (должностные инструкции).

Решающим фактором в управлении выступает человек во всей сложности своей социальной сущности и психологии.

Как научная дисциплина «Документоведение и документационное обеспечение управления» тесно связано с архивоведением, информатикой, источниковедением, теорией управления, правовыми дисциплинами и др.

На развитие документоведения и документационного обеспечения управления значительное влияние оказывает теория управления, поскольку в документах отражаются функции управления. В документах фиксируется вся многогранная деятельность учреждений, организаций и предприятий. Рациональная организация документных работ способствует совершенствованию управленческой деятельности.

Документоведение связано с юридическими дисциплинами, особенно в области разработки правовых аспектов управления.

Важное место проблемы документоведения занимают в сфере формирования и совершенствования системы защиты информации. Так как документ может содержать не только открытую (общедоступную) информацию, но в отдельных случаях и конфиденциальную информацию, разглашение которой повлечет за собой нанесение ущерба ее владельцу, а также информацию, составляющую государственную тайну, разглашение которой повлечет нанесение ущерба государству.

Тесная связь «Документоведения и документационного обеспечения управления» с рядом научных дисциплин, постоянное расширение и углубление ее в связи с научно-технической революцией означает в то же время и влияние достижений теории документоведения на развитие других наук.

Разработка и совершенствование методов подготовки, обработки, хранения и использования документной информации, оптимизация документных потоков, систем документации и документирования оказывают значительное влияние на совершенствование управления, методов исследования документов и систем документации сопредельными научными дисциплинами.

Знания в области документоведения необходимы для глубокого и всестороннего овладения делопроизводством, организацией управленческого труда в учреждениях. Не зная основных теоретических положений, заложенных в документоведении, нельзя правильно решать вопросы подготовки, обработки документов, классификации и использования документной информации.

Большое значение документоведение имеет при разработке информационной базы автоматизированных систем обеспечения управления. При внедрении в организации автоматизированных систем обработки документов необходимо уметь использовать Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. В соответствии со ст. 15 Федерального закона от 27.12.2002 №184-ФЗ «О техническом регулировании» общероссийские классификаторы являются нормативными документами, распределяющими технико-экономическую и социальную информацию в соответствии с её классификацией (классами, группами, видами и т.д.). Общероссийские классификаторы являются обязательными для применения при создании государственных информационных систем и информационных ресурсов, а также при обмене информацией между ведомствами.

В книге особое внимание уделено системному рассмотрению документа – его сущности, структуре, свойствам, функциям, классификации, роли и месту в системе документной коммуникации. Это создает теоретическую базу для последующего изучения видов и разновидностей документов, функционирующих в обществе.

Подробный анализ видов документов связан с тем, что курс «Документоведение и документационное обеспечение управления» предшествует ряду специальных дисциплин, предметом изучения которых являются особенности создания, обработки, распространения, хранения и использования документной информации, формирования документальных фондов государственных федеральных органов исполнительной власти, библиотек, информационных центров, архивов, музеев и т. п. В рамках данного курса не ставилась задача рассмотреть всю историю документа, это задача отдельной дисциплины. Для ее изучения важно знать современное состояние разработки тех или иных понятий, владеть специальной документоведческой терминологией.

Учебник содержит материалы по всем разделам дисциплины в соответствии с программой курса. Усвоению курса способствуют контрольные вопросы, практические задания, схемы, таблицы.

При подготовке учебника учтены новейшие официальные, нормативные и инструктивно-регламентирующие документы в области делопроизводства и информатики, библиотечного, издательского, архивного дела (в том числе и международные стандарты), которые действуют на территории Российской Федерации. Использован большой массив специальных публикаций, наиболее важные из них указаны в списке литературы.

Авторы глубоко уважают наших предшественников, которые исследовали в своих работах вопросы документоведения и документационного обеспечения управления, внесли значительный вклад в развитие этого научного направления. Научные работы (монографии, учебники, учебные пособия и т.д.) Г.С. Гиляревского, О.П. Коршунова, Т.В. Кузнецовой, Г.Н. Швецова-Водки, Н.Н. Куняева и других советских и российских ученых внесли существенный вклад не только в теорию, но, главное, в практику документоведения и документационного обеспечения управления.

Настоящий учебник – это систематизированное изложение теоретических, исторических, методических и организационных проблем документирования и документационного обеспечения управления как научной дисциплины.

Авторы с благодарностью примут предложения и замечания по совершенствованию содержания и структуры учебника при подготовке следующего издания.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: