Конкретная ситуация «Проект автоматизации документооборота»

Крупная московская фирма по производству и продаже ликероводочных изделий инициировала проект автоматизации документооборота, который подразумевал проектирование, разработку и внедрение Intranet-сети. В качестве заказчика проекта выступила сама фирма, а в качестве генерального подрядчика – консалтинговая фирма, специализирующаяся на предоставлении услуг в области современных информационных технологий. При этом консалтинговая фирма взяла на себя обязательства самостоятельно спроектировать всю систему документооборота и создать ее силами субподрядной софтверной фирмы.

На стадии переговоров были определены объемы, сроки и стоимость проекта, которая являлась оплатой услуг консалтинговой фирмы. При этом оплата услуг консалтинговой фирмы зависела от конкретных результатов – создания системы документооборота в оговоренные сроки. Из общей стоимости проекта часть денежных средств шла на оплату стоимости работы софтверной фирмы, причем работа программистов оценивалась в зависимости от затраченного времени, т.е. используя повременную систему оплаты труда.

После окончания первых двух этапов проекта оказалось, что консалтинговая фирма выполнила работы только по первому этапу, получила оплату результатов только по первому этапу, но софтверной фирме заплатила уже за два этапа, т.е. за все время работы программистов. Руководитель проекта со стороны консалтинговой фирмы рассчитал показатели контроля стоимости и доложил результаты руководству. Руководство консалтинговой фирмы обнаружило, что данный проект с точки зрения их фирмы абсолютно нерентабелен. На совещании, посвященном обсуждению сложившейся ситуации, было принято решение обратиться к заказчику с предложением пересмотреть условия договора ввиду серьезного увеличения объемов работ и усложнения условий их реализации.

Вопросы по ситуации:

1. На основе каких показателей руководитель проекта мог бы выявить ошибки в управлении стоимостью?

2. Какие ошибки были допущены в управлении стоимостью со стороны консалтинговой фирмы?

3. Как Вы оцениваете решение, принятое на совещании?

4. Какое решение было бы более целесообразно, по Вашему мнению?

Вопросы для самоконтроля:

1. Перечислите основные этапы закрытия контракта.

2. В чем заключается проверка финансовой отчетности?

3. Какие основные аспекты проекта должны рассматриваться при анализе результатов?

4. В течение какого времени желательно хранить итоговый отчет по проекту?

5. По каким основным направления происходит накопление данных?

6. Какие основные результаты должны быть достигнуты с помощью использования накопленных данных?

7. Какие виды гарантийных сроков Вы знаете?

8. В чем заключается основной критерий принятия решения по выходу из проекта?

9. В чем заключается управление изменениями?

10. Раскройте содержание понятия «пусконаладочные работы».

11. Перечислите документы, обязательные для представления рабочей комиссии при приемке объекта.

12. Перечислите документы, входящие в комплект документации, оформляемой при приемке законченного строительством объекта, помимо акта приемки.

13. Перечислите три основные категории сотрудников, готовых к эксплуатации проекта.

Литература:[1, С. 388-409, С. 635-656]; [3, С. 295-335; С. 184-196]; [6, С. 9-39, 42-48]; [7, С. 242-264].

Практическое занятие 9.Управление рисками

Вопросы для обсуждения:

Риск. Типология проектных рисков. Риски во внешней макро микро среде при реализации проекта. Риски внутренней системы. Сценарный подход к управлению проектными рисками. Оценка устойчивости проекта в условиях неопределенности. Расчет границ безубыточности. Система методов ухода от проектных рисков. Методы борьбы с проектными рисками. Учет рисков при расчете эффекта от проекта. Расчет премии за риск.

Методические рекомендации

Понятие риска характеризует неопределенность, связанную с возможностью возникновения неблагоприятных ситуаций и их последствий.

Риск – это вероятность или угроза потери предприятием части своих ресурсов, недополучения доходов или появления дополнительных расходов в результате осуществления хозяйственной деятельности.

Риск – это потенциальная, численно измеримая вероятность неблагоприятных ситуаций и связанных с ними последствий в виде потерь, ущерба, убытков; вероятность получения непредсказуемого результата при реализации принятого хозяйственного решения.

Риск – неопределенное событие или условие, наступление которого может иметь как положительное, так и отрицательное влияние на проект (согласно PMBoK PMI).

Большинство потенциальных рисковых событий воспринимается организациями как возможная помеха успешному ведению бизнеса. Однако принятие риска может принести проекту и определенную выгоду. Риски несут в себе как угрозы, так и возможности. Например, решение о параллельном выполнении работ и ускорении их темпа довольно рискованно, но в случае успеха сроки реализации проекта могут быть существенно сокращены.

Принято различать следующие основные виды рисков:

1) производственный риск, связанный с возможностью невыполнения фирмой своих обязательств по контракту или договору с заказчиком;

2) финансовый риск, связанный с возможностью невыполнения фирмой своих финансовых обязательств перед инвестором;

3) инвестиционный риск, связанный с возможностью обесценивания портфеля ценных бумаг;

4) рыночный риск, связанный с возможным колебанием рыночных процентных ставок, собственной национальной денежной единицы и курсов валют, изменением рыночной конъюнктуры;

5) институциональный риск, связанный с изменением государственной политики, международных отношений.

Управление рисками подразумевает не только констатацию факта наличия неопределенности и рисков и анализ рисков и ущерба. Рисками проектов можно и нужно управлять. Основным положением современных методологий управления проектами является смещение приоритетов от избежания рисков (т.е. отказа от рискованных проектов) к управлению рисками.

Задания по теме

Задание 1. Оценка риска изменения цены на продукцию.

Условие:Цены на металлопродукцию за последние 11 месяцев по статистическим данным составили:

Задание №2:Какова вероятность того, что в следующем месяце цена уменьшится по сравнению с ее последним значением?

Решение:

Рассчитаем отклонение цены металлопродукции за каждый месяц, начиная со второго, по сравнению с предыдущим:

Вывод:Как видно из расчетов, представленных в таблице, только в шести случаях из десяти цены на металлопродукцию снижались. Таким образом, вероятность снижения цены в следующем месяце составляет:

6/10=0,60.

Теперь рассчитаем вероятность того, в следующем месяце цена будет иметь значение меньше 304 руб./т. Из статистических данных видно, что на протяжении последних одиннадцати месяцев цена меньше 304 руб. наблюдалась 4 раза. Таким образом, вероятность описанного явления составляет:

4/11=0,36.

Вопросы для самоконтроля:

1. Дайте определение «проектным рискам»: типология проектных рисков.

2. Что такое «сценарный подход к управлению проектными рисками»?

3. Охарактеризуйте оценку устойчивости проекта в условиях неопределенности.

4. Опишите систему методов ухода от риска.

5. Перечислите методы борьбы с рисками.

6. Опишите приемы учета рисков при расчете эффекта от проекта.

Литература:[1, С. 388-409, С. 635-656]; [3, С. 295-335; С. 184-196]; [6, С. 9-39, 42-48]; [7, С. 242-264].

Практическое занятие 10. Управление проблемами и изменениями проекта

Вопросы для обсуждения:

1. Понятие и принципы управления проблемами.

2. Матрица приоритетов решения проблем.

3. Принципы и стратегии управления изменениями.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: