Мониторинг, оценка и контроль реализации проекта

Мониторинг, оценка и контроль нацелены на обеспечение исполнения проекта в соответствии с планом проекта, отслеживание определенных параметров проекта, которые должны сохраняться в заданных пределах, а также на своевременное обнаружение возможных проблем и отклонений, принятие решений в ответ на изменения, возникающие в проекте, контроль качества. В ходе контроля проводится проверка результата на степень его соответствия плановым показателям. По итогам такой проверки может быть принято решение либо о доведении качества продукта или услуги до требуемого уровня, либо о завершении проекта.

Мониторинг – регулярный сбор основных данных по текущим результатам деятельности проекта, затратам и т.д. Мониторинг производится в течение всего периода осуществления проекта и оценивает соответствие хода проекта календарному плану и экономичность использования ресурсов. Мониторинг необходим для своевременного реагирования на возникающие отклонения от плана.

Оценка проектов – периодическое оценивание функционирования, эффективности и воздействия проекта в контексте его запланированных целей. Как правило, это сравнение желаемого с действительным, поэтому при оценке необходимо иметь информацию о первоначальных планах. По итогам оценки выносится суждение об эффективности проекта, и формулируются рекомендации на будущее.Традиционно оценивается:

- Экономичность– степень минимизации затрат. Т.е. фактически оценивается то, насколько экономно вы относитесь к расходованию ресурсов в своем проекте.

- Продуктивность – степень достижения запланированных результатов и их соответствия запланированному качеству. Таким образом, вы оцениваете, смогли ли вы произвести необходимые продукты в вашем проекте (оцениваются количество и качество оказанных услуг, выпущенных брошюр/ буклетов, проведенных мероприятий и пр.)

- Эффективность –степень воздействия полученных результатов на решение проблемы. Оценка эффекта от проекта обычно проводится через какое-то время после окончания проекта. В ней необходимо показать, насколько получение запланированных результатов повлияло на достижение долгосрочной цели проекта и решение проблемы/ удовлетворение потребности. Кроме того, сравнивается то, что получилось «на выходе» (продукты) с тем, что потрачено «на входе» (затраченные ресурсы) - степень максимизации показателей по сравнению с затратами.

И при мониторинге и при оценке, анализ ведется в трех направлениях:

На обоих этапах очень полезно отслеживать реакцию ваших клиентов на то, что вы им предлагаете: на ваши услуги и то, что вы им предлагаете в рамках проектной деятельности.

Критерии для оценки реакции клиентов аналогичны тем, что и для оценки исполнения плана: необходимо понять, 1) насколько качественным они считают то, что вы предлагаете, 2) насколько доступно это для них финансово, и 3) насколько удобно и доступно это для них с точки зрения времени и места..

Рассмотрим более детально процедуру проведения оценки. Процесс оценки состоит из нескольких шагов:

- планирование оценки (цель, вопросы, индикаторы);

- определение методов и инструментов оценки;

- сбор и обработка данных;

- анализ и интерпретация данных;

- подготовка отчета и сообщение о результатах;

- использование результатов.

В самом начале, на стадии планирования методов и инструментов оценки, для того чтобы избежать лишней работы рекомендуется ответить на следующие вопросы:

- Какая информация понадобится и от кого?

- Как вы получите необходимые данные?

- Кто будет собирать информацию?

- Кто и какими методами будет обрабатывать данные?

- Кто будет анализировать данные?

- В каком виде и кому нужен отчет?

- Как будут использоваться результаты оценки?

- Сколько времени и ресурсов понадобится?

Средством для определения того, какие признаки можно считать доказательствами успешного выполнения проекта являются индикаторы. Индикатор – доступный наблюдению факт, сообщающий информацию о переменах в состоянии, движении, направлении некоего явления, представляющего интерес для наблюдателя.

Например, индикатором улучшения пре- и послеродового медицинского обслуживания может послужить последовательное сокращение детской смертности.

Показатель – мера какого-либо состояния на конкретный момент времени. Показатели необходимы для анализа перемен. Показатели можно установить с разными измерениями:

Þ КОЛИЧЕСТВО --- сколько?

Þ КАЧЕСТВО -------- насколько хорошо?

Þ ВРEМЯ -------------- когда?

Например, в 1990 показатель детской смертности в стране Х составил 36 смертей на 1000 новорожденных.

Для выбора индикаторов необходимо определить:

- Что является целью оценки? Выбирайте только те индикаторы, которые будут полезны для этой цели

- Индикаторы должны давать информацию, которую можно и необходимо будет использовать в дальнейшем

- Выбирайте индикаторы, которые легко измерять, анализировать и распространять с учетом имеющихся для этого ресурсов

- Индикаторы легче будет оценивать и анализировать, если они выбраны людьми, которые будут заниматься сбором и анализом информации

Поскольку указать некую универсальную систему критериев и показателей оценки всех без исключения проектов невозможно, то в большинстве случаев для решения этой задачи привлекают экспертов – знающих людей, имеющих опыт в соответствующей области. Такие люди на основе имеющегося у них опыта подбирают наиболее существенные признаки (критерии), определяют наиболее значимые события (показатели), выделяют доступные для наблюдения и измерения характеристики (индикаторы), которые будут использоваться для оценки проекта. Для того чтобы итоги работы разных экспертов носили сопоставимый характер, используют систему унифицированных показателей выраженности того или иного критерия. Например, оценка выраженности критерия в баллах.

Эффективность оценки проекта в значительной мере определяется выбранными для ее проведения методами – т.е. совокупностью используемых для оценки проекта приемов и операций. В зависимости от того, поддаются ли существенные параметры проекта прямому измерению и расчету или нет, различают количественные и качественные методы оценки. Из-за большого многообразия оценочных методов, их разнородности и подчас высокой сложности для качественного выполнения оценки проектов требуется специальная подготовка и немалая практика. Тем не менее, любой разработчик проектов должен иметь хотя бы общие представления о том, каким образом заинтересованные лица могут оценивать результаты его труда.

При оценке значимости социальных проектов широко используют:

- Анализ объективных показателей (динамика роста числа клиентов, числа звонков, обращений, публикаций и т.п.)

- массовые социологические опросы,

- методики качественных социологических исследований (например, глубинное интервьюирование, фокус-группы).

- Анализ резонанса, в т.ч. в СМИ

- Анализ звонков и обращений по другим каналам (личный визит, электронная и обычная почта)

- Специальное мероприятие (например, встреча с клиентами, клуб клиентов, день открытых дверей)

- Экспертиза специалистов, воспользовавшихся услугой «на пробу».

Массовые социологические опросы применяются для оценки преобладающего в обществе мнения по поводу того или иного социального проекта. Их проводят с помощью единообразного перечня вопросов, собранных в виде стандартизованных анкет.

Качественные социологические методы применяют для выявления причин тех или иных вариантов оценки проекта. Для этого в групповом (метод фокус-групп) или в индивидуальном режиме (глубинное интервью) выяснятся не только то, что люди думают о данном проекте, но и почему они так думают.

Как правило, финальная оценка проекта осуществляется на основании отчетов исполнителей проекта и позволяет понять достигнуты ли результаты проекта, оценить персонал проекта, корректирует стратегию на будущее и минимизирует риски

В целом оценка качественная и своевременная оценка реализации проекта дает возможность продолжить или повторить проект на лучшем уровне, поставить вопрос о дальнейшем финансировании.

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: