Лабораторная работа 6. Системы управления базами данных.

Цель работы

Овладеть теоретическими и практическими навыками работы в Microsoft Access 2007. Научиться создавать реляционные базы данных в среде Microsoft Access 2007.

Теоретическая справка

База данных (БД) – упорядоченная совокупность данных, предназначенных для хранения, накопления и обработки с помощью ЭВМ. Для создания и ведения баз данных (их обновления, обеспечения доступа по запросам и выдачи данных по ним пользователю) используется набор языковых и программных средств, называемых системой управления базами данных (СУБД).

Объекты базы данных Access

К объектам базы данных Access относятся:

Таблицы – предназначены для упорядоченного хранения данных.

Запросы –являются основным средством просмотра, отбора, изменения и анализа информации, которая содержится в одной или нескольких таблицах базы данных.

Формы – это объекты базы данных, предназначенные для просмотра данных из таблиц и запросов, для ввода данных в базу, корректирования существующих данных и выполнения заданных действий. Форма может содержать графики, рисунки и другие внедренные объекты. Можно вносить данные в таблицы и без помощи каких-либо форм. Но существует несколько причин, которые делают формы незаменимым средством ввода данных в базу:

1) при работе с формами ограничен доступ к таблицам (самому ценному в базе данных);

2) разные люди могут иметь разные права доступа к информации, хранящейся в базе. Для ввода данных им предоставляются разные формы, хотя данные из форм могут поступать в одну таблицу;

3) вводить данные в форму легче, чем в таблицу, и удобнее, так как в окне формы отображается, как правило, одна запись таблицы;

4) в большинстве случаев информация для баз данных берется из бумажных бланков (анкет, счетов, накладных, справок и т. д.). Экранные формы можно сделать точной копией бумажных бланков, благодаря этому уменьшается количество ошибок при вводе и снижается утомляемость персонала.

Создавать формы можно на основе нескольких таблиц или запросов с помощью Мастера, используя средство автоформы, «вручную» в режиме Конструктора, сохраняя таблицу или запрос как форму. Созданную любым способом форму можно затем изменять в режиме Конструктора.

Отчеты – используются для анализа и печати данных.

Часто данные в них располагаются в табличной форме. В отличие от распечаток таблиц или запросов отчет дает более широкие возможности сортировки и группировки данных, он предоставляет возможность добавлять итоговые значения, а также поясняющие надписи, колонтитулы, номера страниц, стили и различные графические элементы.

Создавать отчеты в базе данных Access можно несколькими способами:

1) с помощью Мастера отчетов;

2) на основе таблиц или запросов;

3) в режиме Конструктора.

Макросы – используются для выполнения часто встречающегося набора макрокоманд, осуществляющих обработку данных.

Модули – предназначены для описания инструкций и процедур на языке VBA.

Основным объектом базы данных является таблица, которая состоит из записей (строк) и полей (столбцов). На пересечении записи и поля образуется ячейка, в которой содержатся данные.

Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов. В каждом поле содержатся данные одного типа.

Типы данных

Текстовый

Используется для хранения символьных или числовых данных, не требующих вычислений. В свойстве Размер поля задается максимальное количество символов, которые могут быть введены в данное поле. По умолчанию размер устанавливается в 50 знаков. Максимальное количество символов, которые могут содержаться в текстовом поле, – 255.

Поле МЕМО

Предназначено для ввода текстовой информации, по объему превышающей 255 символов; может содержать до 65 535 символов.

Числовой

Предназначен для хранения числовых данных, используемых в математических расчетах. На вкладках Общие и Подстановка можно установить свойства числового поля, среди которых Размер поля, Формат поля, Число десятичных знаков.

Дата/Время

Используется для представления даты и времени. Выбор конкретного формата даты или времени устанавливается в свойстве Формат даты.

Денежный

Предназначен для хранения данных, точность представления которых колеблется от 1 до 4 знаков после запятой. Целая часть может содержать до 15 десятичных знаков.

Счетчик

Предназначен для автоматической вставки уникальных последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел в качестве номера новой записи. Номер, присвоенный записи, не может быть удален или изменен. Поля с этим типом данных используются в качестве ключевых полей таблицы

Логический

Предназначен для хранения одного из двух значений, интерпретируемых как «Да / Нет», «Истина / Ложь», «Вкл. / Выкл.»

Поле объекта OLE

Содержит данные, созданные в других программах, которые используют протокол OLE. Это могут быть, например, документы Word, электронные таблицы Excel, рисунки, звуковые и видеозаписи и др. Объекты OLE связываются с базой данных Access или внедряются в нее.

Гиперссылка

Специальный тип, предназначенный для хранения гиперссылок.

Ключевое поле

Ключ состоит из одного или нескольких полей, значения которых однозначно определяют каждую запись в таблице. Наиболее подходящим в качестве ключевого поля является «Счетчик», так как значения в данном поле являются уникальными (т. е. исключают повторы).

Схема данных(связи)

Существует несколько типов отношений между таблицами: при отношении «один-к-одному» каждой записи ключевого поля в первой таблице соответствует только одна запись в связанном поле другой таблицы, и наоборот. Отношения такого типа используются не очень часто. Иногда их можно использовать для разделения таблиц, содержащих много полей, для отделения части таблицы по соображениям безопасности; при отношении «один-ко-многим» каждой записи в первой таблице соответствует несколько записей во второй, но запись во второй таблице не может иметь более одной связанной записи в первой таблице; при отношении «многие-ко-многим» одной записи в первой таблице могут соответствовать несколько записей во второй таблице, а одной записи во второй таблице могут соответствовать несколько записей в первой.

Ход работы

1) Ознакомиться с теоретической справкой.

2) Выполнить общее задание описанное в технологии выполнения работы.

3) Подготовить отчёт.

Технология выполнения работы

Запустите Microsoft Access 2007.

Выберите Новая база данных задайте имя «Фирма Аврора » нажмите кнопку Создать. Сотрудники данной организации работают с клиентами и выполняют их заказы.

Чтобы уменьшить число ошибок, нужно исходную таблицу разбить на несколько таблиц и установить связи между ними. Создадим 3 таблицы: Сотрудники, Клиенты и Заказы. Во Вкладке Режимы таблицы в группе Режим выберите Конструктор задайте имя таблицы, занесите имена полей и тип данных. Для типа данных Дата/Время в свойствах поля формат даты установите краткий.

Сотрудники

Клиенты

Заказы

Сохраните таблицы, указав ключевые поля.

Нажмите правой кнопкой мыши на поле Код сотрудника и в появившемся контекстном меню выберите команду Ключевое поле. Ключевые поля используют для установки связи между таблицами. Для таблицы Клиенты установите ключевое поле Код клиента, а для таблицы Заказы – Код заказа.

Таблица Заказы содержит поля Код сотрудника и Код клиента. При их заполнении могут возникнуть некоторые трудности, так как не всегда удается запомнить все предприятия, с которыми работает фирма, и всех сотрудников с номером кода. Для удобства можно создать раскрывающиеся списки с помощью Мастера подстановок.

Откройте таблицу Заказы в режиме Конструктора. Для поля Код сотрудника выберите тип данных Мастер подстановок. В появившемся окне выберите команду «Объект «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса» и щелкните на кнопке Далее. В списке таблиц выберите таблицу Сотрудники и щелкните на кнопке Далее. В списке Доступные поля выберите поле Код сотрудника и щелкните на кнопке со стрелкой, чтобы ввести поле в список Выбранные поля. Таким же образом добавьте поля Фамилия и Имя и щелкните на кнопке Далее. Выберите порядок сортировки списка по полю Фамилия. В следующем диалоговом окне задайте необходимую ширину столбцов раскрывающегося списка. Установите флажок «Скрыть ключевой столбе» и нажмите кнопку Далее. На последнем шаге Мастера подстановок замените при необходимости надпись для поля подстановок и щелкните на кнопке Готово. Аналогичным образом создайте раскрывающийся список для поля Код клиента.

После создания ключевых полей можно приступить к созданию связей.

Закройте все открытые таблицы, так как создавать или изменять связи между открытыми таблицами нельзя. Выполните команду: вкладка ленты Работа с базами данных → Схема даннах .

Если ранее никаких связей между таблицами базы не было, то при открытии окна Схема данных одновременно открывается окно Добавление таблицы, в котором выберите таблицы Сотрудники, Клиенты и Заказы. Если связи между таблицами уже были заданы, то для добавления в схему данных новой таблицы щелкните правой кнопкой мыши на схеме данных и в контекстном меню выберите пункт Добавить таблицу. Установите связь между таблицами Сотрудники и Заказы, для этого выберите поле Код сотрудника в таблице Сотрудники и перенесите его на соответствующее поле в таблице Заказы. После перетаскивания откроется диалоговое окно Изменение связей, в котором включите флажок Обеспечение условия целостности. Это позволит предотвратить случаи удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи. Флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице. Параметры связи можно изменить, нажав на кнопку Объединение. После установления всех необходимых параметров нажмите кнопку ОК. Связь между таблицами Клиенты и Заказы установите самостоятельно.

В приведенном примере используются связи «один-ко-многим». На схеме данных они отображаются в виде соединительных линий со специальными значками около таблиц. Связь «один-ко-многим» помечается «1» вблизи главной таблицы (имеющей первичный ключ) и «∞» вблизи подчиненной таблицы (имеющей внешний ключ). Связь «один-к-одному» помечается двумя «1» (оба поля таблиц имеют первичные ключи). Неопределенная связь не имеет никаких знаков. Если установлено объединение, то его направление отмечается стрелкой на конце соединительной линии (ни одно из объединенных полей не является ключевым и не имеет уникального индекса).

В таблицу Сотрудники внесите данные о семи работниках.

В таблицу Клиенты внесите данные о десяти предприятиях, с которыми работает данная фирма. В таблице Заказы оформите несколько заявок, поступивших на фирму.

Отбор данных с помощью запросов

Существуют различные виды запросов, но наиболее распространенными

являются запросы на выборку. Выполните команду: вкладка ленты Создание → Мастер запросов →Простой запрос. В появившемся диалоговом окне укажите таблицу Сотрудники и выберите поля Фамилия, Имя, Телефон. Нажмите кнопку Далее. Введите имя запроса – Телефоны – и нажмите кнопку Готово. Перед вами появится запрос, в котором можно просмотреть телефоны сотрудников.

Следующий запрос создадим с помощью Конструктора, для этого выполните команду: вкладка ленты Создание → Конструктор запросов. В диалоговом окне Добавление таблиц выберите таблицу Клиенты и щелкните на кнопке Добавить, а затем – на кнопке Закрыть. Чтобы перенести нужные поля в бланк запроса, необходимо по ним дважды щелкнуть левой кнопкой мыши. Чтобы отсортировать записи в поле Название компании в алфавитном порядке, необходимо в раскрывающемся списке строки Сортировка выбрать пункт по возрастанию. Сохраните запрос с именем «Адреса клиентов».

Самостоятельно создайте запрос «Дни рождения», в котором можно будет просмотреть дни рождения сотрудников. Допустим, мы хотим узнать, у кого из сотрудников день рождения в текущем месяце, например в апреле. Для этого откройте запрос в режиме Конструктора. В строке Условие отбора для поля «Дата рождения» введите значение *.04.*. В данной записи * означают, что дата и год рождения могут быть любыми, а месяц 4-м (т. е. апрель).

Создание форм

Выполните команду: вкладка ленты Создание → Формы → Другие формы Мастер форм.

В диалоговом окне Создание форм выберите таблицы (запросы) и поля, которые будут помещены в форму. Щелкните по кнопке Далее. В следующих диалоговых окнах мастера выберите внешний вид формы, стиль, задайте имя формы. Щелкните по кнопке Готово. С помощью Мастера создайте формы Сотрудники, Клиенты, Заказы,

Создание отчетов

В окне базы данных выполните команду: вкладка ленты Создание → панель инструментов Отчеты → Мастер отчетов. Выберите из списка таблицу (или запрос), которая будет использована как источник данных (например, запрос Адреса клиентов). В появившемся диалоговом окне Создание отчетов переместите все доступные поля в область «выбранные поля».

Содержание отчета

1) Тема;

2) Цель работы;

3) Ход работы;

4) Распечатка созданного документа.

6.6 Контрольные вопросы

1) Что называется базой данных (БД)?

2) Что такое система управления базами данных (СУБД)?

3) Какие объекты базы данных Microsoft Access вы знаете?

4) Какой объект в базе данных является основным?

5) Что называется полями и записями в БД?

6) Какие типы данных вы знаете?

7) Как можно создать поле с раскрывающимся списком?

8) Что такое ключевое поле?

9) Как установить связи между таблицами?

10) Какие существуют отношения между таблицами?

11) Для чего предназначены запросы?

12) Для чего предназначены формы?

13) С помощью чего можно создавать формы?

14) На основе чего можно создавать формы?

15) Для чего предназначены отчеты?

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту: